Studiedag Microsoft Sharepoint
1 like1,005 views
Presentatie tijdens de VHLORA studiedag rond SharePoint.
More Related Content
Viewers also liked (12)
Similar to Studiedag Microsoft Sharepoint (20)
More from Gene Vangampelaere (20)
Recently uploaded (16)
Studiedag Microsoft Sharepoint
- 1. Studiedag Microsoft SharepointMaandag 14 december 20091
- 2. Agenda10.00 - 10.15 uurverwelkoming en toelichting van het programma10.15 - 10.30 uurwat is Sharepoint?10.30 - 11.30 uurgebruik van Sharepoint in de Vlaamse hogescholen11.30 - 12.15 uurtechnische vereisten12.15 - 13.15 uurlunch13.15 - 15.15 uuroverzicht applicaties en toepassingen15.15 - 15.30 uurvragen en antwoorden15.30 - 15.45 uurafsluitende beschouwingen2
- 3. SprekersKarel Van Vlaenderen (KHBO)Michel Maricau (KHBO)Jethro Seghers (EHB)Gene Vangampelaere (HOWEST)Kenneth Eeckeman (KaHo)Jennifer Van Vooren (KaHo)Mieke Vanhoorne (KaHo)3
- 4. SharePoint is een platform van Microsoft dat dient als een raamwerk voor het opzetten van een website voor informatieuitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie, zoals dat vaak op een intranet gebeurt. Een belangrijk concept daarbij zijn de libraries waar documenten kunnen worden opgeslagen. De opgeslagen documenten kunnen verrijkt worden met metadata die aan een document zijn gekoppeld en libraries kunnen versiebeheer hebben. Niet alleen MS Office-documenten kunnen worden opgeslagen in SharePoint, maar in feite ieder digitaal object. Andere functionaliteiten die in SharePoint bestaan voor het uitwisselen van informatie zijn onder andere fora, enqu棚tes, taken, agenda's. Doel is hier bij dat informatie op de juiste manier met de juiste persoon gedeeld kan worden.SharePoint kent twee varianten: Windows Sharepoint Services (WSS) en Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS). In 2007 is van WSS versie 3 verschenen en is MOSS ge誰ntroduceerd als opvolger van Sharepoint Portal Server (SPS). MOSS kan gezien worden als een uitbreiding op WSS en moet afzonderlijk worden aangeschaft met daarbij nog keuze uit 2 versies, standaard en enterprise.De basisfuncties uit de vorige versie zijn ook weer in 2007 aanwezig. De functioneel meest opvallende vernieuwing is de toevoeging van een wiki-module en een blog-module. Een speerpunt voor Microsoft bij de ontwikkeling van SharePoint is de integratie met Office 2007. In combinatie met Office 2003 moeten een paar functies worden gemist. Verder is er ook integratie met andere Microsoft paketten zoals Active Directory voor Authenticatie en Exchange.SharePoint gebruikt onder andere .NET framework, IIS, SQL server en versie 3 werkt op Windows Server 2003 en 2008. SharePoint is beschikbaar in verschillende talen, waaronder het Nederlands.Wat is sharepoint?Informatieuitwisseling - (online) samenwerking - documenten Metadata versiebeheer fora agenda taken - Active Directory Exchange - Platform4
- 5. Sharepoint in de hogescholenAanpakDoelstellingenImplementatie5
- 8. Sharepoint in ErasmusDoelstellingen:- 1 centrale informatieplaats van documenten, data & informatieVertaling van de informatiesituatie as itshouldbe
- 11. Ondersteunen van werkgroepen, Sharepoint in Erasmusplanning (1)Oplijsten toestand As Is (door externe consultant o.l.v. directie)Bepalen toestand To Be (door externe consultant o.l.v. directie)Keuze sharepointOpleiding Sharepoint 2007 voor Centrale Dienst InformaticaOpstellen werkgroep EhB-Sharepoint (Interne kwaliteitszorgco旦rdinator Interne Informatie - & Kennismanager IT verantwoordelijke) + Externe consultant
- 12. Sharepoint in Erasmusplanning (2)Opstellen Preproductiesysteem + ontwikkeling teamsite voor informatica Opstellen informatiebeleid + Inventariseren welke applicaties er binnen de centrale diensten allemaal bestaan en welke overgezet kunnen worden + toegangsrechtenInformatiebeleid vertalen naar structuren binnen sharepoint(Wij zitten in deze fase)
- 13. Sharepoint in Erasmusplanning (3)Structuur dienst per dienst uitrollen + Migratie van de reeds bestaande applicaties + OverzettenOpleidingen per dienstKennis- & Informatiemanager neemt rol van externe consultant over 11
- 14. Sharepoint in KHBOHoofddoelstelling:alle documenten voor de werkingvan de hogeschool, de departementen, de opleidingen en diensten op een gestructureerde manier archiveren.Afgeleid doelstellingen:interne communicatie verbeterensamenwerking verbeterenkwaliteitszorg verantwoorden12
- 15. Sharepoint in KHBODoelstellingen nieuw portaal:informatie sneller toegankelijk makenstructuur standaardiseren en vereenvoudigennieuwe organisatiestructuur integreren13
- 16. Sharepoint in KHBOPlanning implementatie:gebruik van het oude portaal bevragennieuwe structuur ontwerpen, aftoetsen en bijsturennieuwe structuur implementerenredacteurs nascholen over het nieuw portaal in 2 fasenafspraken maken over plaatsing en naamgeving van documentendocumenten migreren van oude naar nieuwe portaalhet oude portaal afsluitengemaakte afspraken opvolgen14
- 18. Doel- en ProbleemstellingInformatie voor personeel staat op verschillende plaatsenverslagen in docnet (WSS 2.0)kwaliteitshandboek personeelscommunities op toledoGeen overzicht over wie welke informatie levertBijlagen zorgen ervoor de mailboxen te snel vol zittenVerschillende versies van documenten op verschillende plaatsen door kopi谷ren van data (lokale schijf, ftp, eigen back-ups, )16
- 19. ProjectStel een systeem op dat alle documenten voor het personeel verzameld op 辿辿n plaatswaar een doorsnee gebruiker zijn weg in vindtwaar elk document eenduidig zijn eigen plaats heeftwaar duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de geleverde informatiedat uitbreidbaar en integreerbaar ismet andere applicatiesMet de huidige infrastructuur17
- 20. Ingredi谷nten voor een goede startNauwe samenwerking ICT Dienst met kwaliteitsco旦dinator, communicatie en andere keyusersEenvoudige en duidelijke structuur kiezen en toetsen met de doelgroepConsistentie, met respect voor de eigenheid van de verschillende eenheden (diensten, departementen, opleidingen, ) 18
- 21. Ingredi谷nten voor een goede startSplits op in fases, maar de vertrekbasis moet solide zijn voor de volgende fasesDraagvlak cre谷ren door goed te communiceren met de gebruikers (inspraak voorstellen, opleiding, ondersteuning )Steun vanuit de directie19
- 22. Planning / TijdslijnPeriode voor september 2008 Bepalen technologieSept 2008 oktober 2009Inwerken overzicht krijgen huidige structuur KaHo, huidig aanbod informatie en tekortkomingenOpleiding SharePoint AdministratorVerkennende gesprekken Verdelen in fases: Algemene Diensten, Inspraak- en overlegorganen KaHo niveauDepartementen, opleidingen, vakgroepen, expertisecellenCampussen en overige zaken (in kaart te brengen)November, December 2008Workshops rond uitbouwen structuurnavigatie, layout, beveiliging20
- 23. Planning / TijdslijnJanuari, Februari, Maart 2009Uitrollen structuur Algemene DienstenOpleiding eerste gebruikersgroepOndersteuning opladen, bijsturen waar nodigTestfaseErvaring gebruiken om voorstel te formuleren fase 2April, Mei, Juni 2009: departementenVerkennende fase departementenVerder uittekenen structuur departementen en feedback21
- 24. Planning / TijdslijnJuli, Augustus, September, Oktober 2009Implementatie structuur departementenOpleiding departementenBijsturing en ondersteuning op maatPeriode na implementatie departementenOndersteuning BijsturenSensibiliserenLeemtes opvullenMogelijkheden in de toekomst bekijken22
- 25. Bijkomende afsprakenOm documenten over te zettenVastleggen einddatum !Impact op go-live, aantrekkelijkheid en bruikbaarheidRichtlijnen opbouw en gebruik bestandsnamenImpact op archivering, search23
- 27. ResourcesVirtueel gehostWindows Server 2008SQL Server 2005SharePoint 2007 Enterprise25
- 28. MOSS architectuur KaHo Sint-LievenTestomgevingVoorbereiding MOSS 2010
- 29. Testen van codePre-productie omgeving (admin.kahosl.be / intranet2)Interne werkgroepen, tijdelijke werkruimtes
- 30. Werkruimtes diensten (gedeelde kalenders, taken)26
- 31. MOSS architectuur KaHo Sint-LievenProductie - omgeving (acad.kahosl.be / intranet)Personeelsportaal (documenten, aankondigingenExtranet: bredere services van KaHoAMOSA
- 32. Helpdesk
- 33. 27
- 34. Beveiliging / Active DirectoryBeheer van AD tijdens rollout:
- 35. centraal Corrigeren en op punt stellen groepen, accounts
- 36. Application pools: specifieke accounts
- 37. Service Accounts: search, databank, moss
- 38. MOSS groepen = AD groepen
- 41. Standaard: o.a. Readers / Contributors / Full admin
- 42. Eigen sets van rechtenBackup strategieCentral administration MOSS interne backup
- 45. System Center Data Protection Manager
- 46. SymantecVeritasBackup agentLicentieproblematiekDe internet-licentieanonymouslogon, onbeperkt aantal Standard MOSS-CAL's.MOSS Standard Server-licentie 8.260 EUR / excl. Normale licentieMOSS EnterpriseServer-licentie 893 EUR / excl.Bij deze licentie zijn de CAL's niet inbegrepen, maar die zitten wel in het campus agreement.Prijzen op basis van het select agreement (RealDolmen)Campus agreement: een CAL voorzien is voor iedereen die op de payroll staat van een instelling (grijze zone ivmconsultants, gastdocenten)30
- 47. ImplementatieDesign (analyse, workshops )Resource planning ICT personeelTimingHardware / InstallatiePilootGo-liveBijsturenDelegatieUitbreiding31
- 48. Lunch32
- 49. Applicaties en toepassingenVoorbeeldenImplementatieOut-of-the-boxCustom codePro en contras33
- 51. Applicaties en toepassingenNieuws op homepageOTB (out-of-the-box) functionaliteit (CQWP)Alle berichten35
- 52. Applicaties en toepassingenKwaliteitszorg: projectfichesMSInfopathCustom code: workflow (WF, .NET)36
- 53. Applicaties en toepassingenAlumniwerkingExterne webapplicatieWebservices37
- 54. Applicaties en toepassingenCommunicatieInschrijvingslijsten (webservices)Projectbeheer (OTB)38
- 55. Applicaties en toepassingenVisualisatieCustomasp.net applicatie39
- 57. Applicaties en toepassingenDigidoc: documentcenter -> Archief van alle beleidsdocumentenWie is Wie -> to buildDatamining -> voorafgedefinieerde Excel documenten die elke nacht gegeneerd worden in de juiste documentlibraries
- 58. Applicaties en toepassingenOplijsting Jaaractieplannen (Documentlibraries)Gestroomlijnde aanpak voor kwaliteitszorg: contenttypes + workflowsProjectaanpak Dienst Informatica (MS Project sync met Sharepoint)
- 59. Applicaties en toepassingenProjectaanvraag Dienst Informatica (Contenttype met workflow)FAQ dienst informatica (forum)
- 60. Applicaties en toepassingen(EHB)80% OTB mitswatcreativiteit20% Custom code op workflows, webparts,
- 62. Applicaties: overzicht demos100% OTB-toepassingenDocumentenbibliothekenAfstappen van het gebruik van mappen, gebruik maken van labelsKwaliteitshandboekMededelingen naar doelgroepenVergadertemplateICT-dienst
- 64. LeidraadSharePoint als bouwdoosZoveel mogelijk out of the box werkenIndien standaard mogelijkheden niet genoeg zijnWat is er reeds beschikbaar Templates van Microsoft (helpdesk, lokaalreserveringen)Eventueel andere bronnenSharePoint Designer meer uitgebreide workflowsAanpassen layoutToevoegen van extra scripts voor functionaliteitVisual StudioGeavanceerde functiesBouwen van WSP (formaat waarin websites als templates kunnen worden gebruikt)
- 68. Voorbeeld Orgaan - HOC
- 76. Beleid en organisatie Opmaak documentenProcedure beleidsdocumentenBeleidsnotaMeerjarenplanBeleidsplanProcedure afsprakennotasReglementProcedureRegeling Operationele notasEigen lay-outOpladen in eigen bibliotheek
- 77. Beleid en organisatie departement
- 79. ExtranetAMOSA, communicatie tussen 8 hogescholen rond het personeelsprogrammaWerkgroepen met externen, bijvoorbeeld voorbereiding op deze studiedagHelpdesk
- 80. Problemen & uitdagingenUser credentialspop-upWebmappen: verschillend per OSRequirement: Office 2007Grafische interfacedekt niet alles (zie stsadm.exe)Opties en instellingen: niet doorzichtig ArchiveringBottlenecks binnen de organisatie
- 81. Toekomst intranetActies ter bevordering van het gebruik van intranet voor interne communicatie:Digitale nieuwsbriefNuttig gebruik functies Office 2007 (gedeelde agendas, taken, )Mailing met gebruik van verwijzingen naar intranet (vermindering bijlagen en bijgevolg volle mailboxen)ArchiveringOndersteuning jaarverslag en ZER rapportenHelpdeskLokaalreserveringenDocentenwerkruimtes en Docenten mysite