More Related Content
Similar to Surat Menyurat_LLKS 2024_Romli, M.Pd.pptx (20)
Recently uploaded (20)
Surat Menyurat_LLKS 2024_Romli, M.Pd.pptx
- 1. SURAT MENYURAT DALAM ORGANISASI Oleh : ROMLI, M.Pd
- 2. Surat adalah media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya. Surat memiliki banyak kelebihan yaitu memberikan kesempatan yang lebih leluasa untuk berpikir dan merenungkan hal-hal yang akan disampaikan. Surat juga memiliki kelemahan yaitu keterbatasan dalam penyampaian ekspresi kejiwaan.
- 3. Fungsi Surat Media komunikasi Bukti tertulis Alat pengingat Bukti historis Pedoman kerja Duta organisasi
- 4. Pengertian Surat Dinas Surat Resmi (Dinas Pemerintah) Adalah salah satu jenis surat yang berisi informasi resmi yang dibuat oleh seorang pejabat untuk ditujukan kepada pihak lain, yang antara lain berupa pemberitahuan, permintaan, pernyataan, dan pertanyaan.
- 5. Jenis-jenis Surat Dinas. Surat dinas Surat keputusan Surat perintah Surat Tugas Surat Instruksi Surat Pengantar Surat Kuasa Nota Dinas Surat pengumuman
- 6. Ciri-ciri Surat Dinas 1. Dikeluarkan oleh suatu instansi atau jawatan, baik milik pemerintah maupun swasta. 2. Berisikan kepentingan-kepentingan kedinasan, keorganisasian. 3. Disusun dengan ragam bahasa resmi.
- 7. Tata Urutan Bagian-bagian Surat Dinas Bagian-bagian surat
- 8. 1) Logo 3) 2) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11 ) 12 ) Keterangan : 1) Kepala surat 2) Nomor surat 3) Tanggal surat 4) Lampiran 5) Hal atau perihal surat 6) Alamat surat 7) Salam pembuka 8) Isi 9) Salam penutup 10)Status/jabatan, tanda tangan, nama jelas 11)Tembusan 12)Inisial
- 11. 1. Kepala Surat Fungsinya sebgai identitas diri bagi instansi bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan identitas berikut : a. Nama instansi b. Lambang atau logo instansi c. Kode pos d. Nomor telepon e. Nomor faksimile atau e-mail
- 12. 2. Nomor Surat Penulisan nomor surat berguna untuk : a. Memudahkan dalam pengarsipan b. Memudahkan dalam mencarinya kembali c. Mengetahui banyaknya surat yang keluar d. Bahan rujukan dalam surat menyurat tahap berikutnya
- 13. Lazimnya nomor surat berisikan : a. Nomor urut surat b. Kode surat c. Angka bulan d. Angka tahun Angka tahun Angka bulan Kode surat Nomor urut Nomor : 007 / X-23-J-(kode ranting) /SR-01/ IV / 2001 Jenis Surat
- 14. 3. Tanggal Surat Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Namatempat mendahului tanggal surat. Namun apbila sudah tercantum dalam kepala surat, nama tempat tidak perlu lagi dituliskan. Contoh : 1) Wonosobo, 27 Juli 2021 2) 17 Agustus 2021 Hal-hal lainnya yang harus diperhatikan adalah : a. Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap b. Angka tahun tidak boleh disingkat c. Pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik
- 15. 4. Lampiran Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Contoh penulisan lampiran yang benar : 1) Lampiran : tiga helai 2) Lampiran : satu berkas 3) Lampiran : dua lembar 4) Lampiran : sepuluh lembar
- 16. 5. Hal Surat Hal bermakna perkara, soal, urusan, peristiwa, dan tentang hal. Cara penulisannya : a. Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik b. Berwujud kata atau frase, bukan kalimat c. Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh penulisan hal yang benar : 1) Hal : Jadwal Ujian Matematika 2) Hal : Undangan Rapat Panitia
- 17. 6. Alamat Surat Pada umumnya surat dinas dikirim dengan menggunakan sampul atau amplop. Dengan demikian, ada dua macam alamat yaitu alamat luar dan alamat dalam. Alamat Luar pada sampul Terdiri atas : 1) kata Kepada Yth 2) nama jabatan 3) unit kerja 4) alamat lengkap
- 18. Contoh alamat luar pada sampul: a) Kepada Yth. Encep Syarif Nurdin, Drs., M.Pd. Jalan Gegararum Baru 20 Bandung 40153 b) Kepada Yth. Direktur LPK Triguna Jalan Tentara Pelajar 91 Tasikmalaya c) Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi Sekretariat Jendral Departemen Pendidikan Nasional Jalan Jendral Sudirman, Senayan Jakarta 10270
- 19. b. Alamat Dalam pada surat Ketentuan penulisan pada alamat surat bagian dalam: 1. Didahului kata Kepada 2. Menggunakan kata Yth 3. Menggunakan nama jabatan 4. Mencantumkan unit kerja 5. Menggunakan alamat lengkap 6. Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di
- 20. 7. Salam Pembuka salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju. Hal yang perlu diperhatikan : a. Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital b. Huruf awal kata hormat ditulis dengan huruf kecil c. Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.
- 21. 8. Isi Surat a. Alinea pembuka Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat. b. Alinea Isi Alinea isi merupakan bagian surat yang menampung maksud penulisan surat. c. Alinea penutup Alinea penutup bisa berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat.
- 22. Beberapa contoh kesalahan dalam penulisan alinea penutup adalah sebagai berikut : 1) Atas perhatiannya saya sampaikan terima kasih. 2) Saya haturkan terima kasih atas perhatian ibu.
- 23. 9. Salam Penutup Salam penutup yang lazim digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wassalam. Hal-hal yang perlu diperhatikan : a. Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital b. Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma Contoh : Hormat kami, Wassalam,
- 24. 10. Pengirim Surat Pengirim surat dalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/ penyampaian surat. Singkatan-singkatan : Singkatan a.n. ---- bukan a/n merupakan kepanjangan dari atas nama 1) singkatan ini digunakan pengirim jika menandatangani surat yang mengatasnamakan pejabat lain misalnya atasan pengirim surat. 2) Surat yang ditandatangani tidak harus dikonsultasikan isinya kepada atasan pengirim surat.
- 25. 11. Tembusan Surat Tembusan dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak lain. Tembusan diletakkan pada margin sebelah kiri, lurus vertikal denga nomor, lampiran, dan perihal surat dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani surat.
- 26. Hal yang perlu diperhatikan dalam tembusan : a. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital. b. Kata tembusan tidak perlu diberi garis bawah. c. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu. d. Penulisan Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan. e. Yang diberi tembusan adalah pejabat atau orangnya dan kantornya f. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.
- 27. Contoh penulisan tembusan yang benar : Tembusan : 1) KCD Wilayah III Provinsi Jawa Barat 2) Komite Sekolah