More Related Content
Similar to ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.pptx (20)
Recently uploaded (11)
ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.pptx
- 2. PENGERTIAN SURAT Surat adalah selembar kertas yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan penulis surat. Kegiatan berkomunikasi dengan surat disebut surat- menyurat atau korespondensi.
- 3. Fungsi Surat sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan sebagai bukti sejarah sebagai pedoman kerja dalam melaksanakan tugas
- 4. Jenis Surat surat pribadi, surat niaga, surat dinas
- 5. Syarat Surat yang Baik Ditulis dengan teknik penyusunan yang benar Bahasa surat disusun sesuai dengan kaidah yang baku (ejaan, diksi, kalimat, dan paragraf), jelas, ringkas, lugas, sopan, dan komunikatif
- 6. Bentuk Surat Bentuk surat (style) adalah tata letak bagian-bagian surat, yaitu dari kepala surat sampai dengan inisial surat. Ia menyiratkan segi estetika serta kepraktisan. bentuk itu adalah sebagai berikut: format lurus penuh (full block style) format lurus (block style)
- 7. BAGIAN-BAGIAN SURAT DINAS 1. Kepala Surat atau Kop Surat Unsur-unsur kepala surat adalah: unsur utama: nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon unsur tambahan: logo/simbol jawatan/perusahaan, nama bank langganan, alamat kantor cabang, dan bidang usaha
- 8. CONTOH KOP SURAT Salah: P.T. RADIO FREQUENCY COMMUNICATION Jl. Ir. H. Juanda No. 47 B.O. Box 70 Bandung Telephone (022)912345, 674432 Facsimile (022) 977765 Telex 28765 FRCBGIA Benar: PT RADIO FREQUENCY COMMUNICATION Jalan Ir. H. Juanda 47 Kotak Pos 70 Bandung 40136 Telepon (022)912345, 674432 Faksimile (022) 977765 Teleks 28765 FRCBGIA
- 9. Tanggal Surat Tanggal surat berfungsi untuk memberi tahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Nama bulan jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11). Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda baca apa pun. Ketentuan tersebut di atas tidak berlaku untuk penulisan surat pribadi. Salah: Jakarta, 28 Okt. 1987 Benar: 28 Oktober 1987 Bandung, 28-10-87
- 10. Nomor Surat Setiap surat keluar dari sebuah jawatan atau perusahaan harus diberi nomor untuk memudahkan pengagendaan, pengarsipan, dan pengacuan di dalam balasan surat. Oleh penerima surat nomor surat yang diterima dapat disebutkan sebagai acuan atau petunjuk di dalam surat jawaban. Demikian pula memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar. Nomor urut surat hanya berlaku untuk tahun yang bersangkutan. Pada awal Januari tahun berikutnya diurutkan kembali dari nomor satu dan seterusnya hingga akhir Desember. Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri, namun sekurang-kurangnya penomoran surat menunjukkan nomor surat keluar, kode (jenis) surat, bulan, dan tahu surat. Contoh: Nomor: 35/SP/IV/1992 Keterangan: 35 - nomor urut surat keluar SP - singkatan dari Surat Penawaran IV - penanda bulan (April) saat surat dikirim 1992 - tahun surat dikirim
- 11. Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut: Kata Nomor (lengkap) diikuti tanda titik dua atau jika nomor itu disingkat dengan No., penulisannya diikuti tanda titik, kemudian tanda titik dua. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Angka tahun ditulis dengan lengkap, dan tidak diikuti tanda baca apa pun. Salah: Nomor:32421/F8/UI.5/87.- No:32421/F8/UI.5/87.- Benar: Nomor: 3245/F8/UI.5/1987 No.: 32421/F8/UI.5/1987
- 12. Lampiran Penulisan Lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Yang dilampirkan itu dapat berupa buku, fotokopi surat keterangan yang diperlukan, brosur, kuitansi, dan sebagainya. Penulisan Lampiran mengikuti aturan sebagai berikut: Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua. Kemudian dicantumkan jumlah yang dilampirkan, tidak diikuti tanda baca apa pun. Salah: Lampiran: satu berkas Benar: Lampiran: Satu berkas Lamp.: dua eksemplar Lamp.: Dua eksemplar Lamp.: seratus dua eksemplar Lamp.: 102 eksemplar
- 13. Hal Surat Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Hal surat dituliskan dengan singkat. Sebaiknya digunakan kata Hal dan bukan Perihal. Penulisan Hal yang benar Hal: Petugas pameran Dies Natalis Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar
- 14. Alamat (dalam) Surat Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat. Alamat yang dituju ini sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat. Alamat (dalam surat) sekaligus dapat berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela. Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut: a. Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah. (Alamat pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal) b. Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diiukuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik) c. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.
- 15. e. Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Nama gang, nomor, RT, dan RW dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak digarisbawahi atau diberti tanda baca apa pun. Alamat pengirim dan alamat tujuan perlu dicantumkan kode pos, jika kota itu telah memilikinya. d. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., dan Drg., kata sapaan Bapak, Ibu, dan Saudara tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju itu memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut seperti direktur PT atau kepala instansi tertentu, kata sapaan juga tidak digunakan. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau dengan jabatan.
- 16. Salam Pembuka Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat berkomunikasi. Salam pembuka dalam surat resmi perlu dipertahankan karena bagian ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan adab. Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat. Huruf pertama awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis dengan huruf kecil semua, kemudian salam pemuka itu diikuti koma. Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat- surat dinas yang bersifat netral adalah: Dengan hormat, (D kapital, h kecil), Salam sejahtera (S besar, s kecil), Saudara, Bapak . yang terhormat, Dr. Ir. Akhmat yang terhormat, Saudara . yang terhormat,
- 17. Penanggung Jawab Surat Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Penulisan nama instansi atau organisasi sebelum tanda tangan dianggap benar bila penanda tangan surat tersebut bukan pimpinan instansi yang bersangkutan, melainkan petugas yang mewakilinya. (Akan diuraikan pada pembicaraan fungsi singkatan a.n. dan u.b.). Salah Tanda tangan Tanda tangan (IR. GURITNO) (DRS SARKAWI) Kepala NIP 130425322 Benar (tanda tangan) (tanda tangan) Ir. Guritnoi Drs. Sarkawi Kepala NIP 130425322
- 18. Penggunaan Bentuk Singkatan a.n. dan u.b. Kadang-kadang surat dari suatu instansi, karena suatu hal, tidak ditandatangani oleh pimpinan instansinya, tetapi ditandatangani oleh pejabat bawahannya yang diberi wewenang untuk itu. Dalam hal seperti ini, lazim digunakan bentuk singkatan a.n. (atas nama) atau u.b. (untuk beliau). Kedua singkatan itu mengikuti ketentuan berikut. Cara penulisan yang salah Cara penulisan yang benar A.n. Direktur Utama PT Sari Asih a.n. Direktur Utama (tanda tangan) PT Sari Asih Minarni, SE (tanda tangan) Direktur Keuangan Minarni, SE
- 19. Tembusan Ada beberapa instansi yang menamakan bagian ini tindasan atau c.c. (carbon copy), Pusat Bahasa tidak menganjurkan penggunaan istilah tersebut. Yang dianjurkan Pusat Bahasa adalah Tembusan. Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula isi surat itu. Salah: Benar: Tembusan: Tembusan: 1. Kepada Yth. Direktur Keuangan 1. Direktur Keuangan (sebagai laporan) 2. Kepala Bagian Pemasaran 2. Yth. Kepala Bagian Pemasaran 3. Sdr. Tabiyat (sebagai undangan) 3. Sdr. Tabiyat (agar dilaksanakan) 4. Arsip
- 20. PENGGUNAAN BAHASA DALAM SURAT DINAS 1. Pengantar: Bagian ini akan membaicarakan penggunaan bahasa yang benar dalam bagian isi surat. 2. Pemilihan Kata Untuk surat resmi perlu dipilihkan kata-kata yang memenuhi syarat baik atau baku, lazim, dan cermat. Pemakaian ungkapan idiomatik, ungkapan penghubung, atau ungkapan yang bersinonim harus dituliskan dengan benar.
- 21. a. Kata yang Baik atau Baku Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakui kebakuannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata- kata gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin, dan yang semacam itu termasuk tidak baik. Padanan kata- kata itu yang dianggap baik adalah bagaimana, mengapa, mengapa, nanti, memberi, membuat. Sebagian kata yang baku dapat dilihat dalam daftar berikut: Kata Baku Kata Tak Baku Februari Pebruari formal formil pertanggungjawaban pertanggungan jawab
- 22. Kata yang Lazim Kata yang Lazim jam dan pukul Kata jam menunjukkan jangka waktu, sedangkan kata pukul menunjukkan waktu. Tidak Baku Rapat akan diadakan pada jam 8.00-10.00 Baku Rapat akan diadakan pada pukul 8.00-10.00 Rapat akan diadakan selama dua jam, yaitu pukul 8.00-10.00 dari dan daripada