Time IT in het algemeen (beknopt)
Download as PPSX, PDF0 likes287 views
In deze presentatie wordt Time IT toegelicht incl. de toepassingen waarvoor het geschikt is. Ook de voordelen voor uw organisatie worden belicht.
Time IT in het algemeen (beknopt)
- 1. 1 door: Peter van Deutekom 息 Mirada BV Info@mirada.nl
- 2. Welke aspecten spelen een rol binnen een stappenplan? Wat? Wie? Wanneer? Hoe? Afhankelijk heden? Volgorde? Benodigde tijd? Aansturing middels Tijd en / of Agenda Medewerker Stappen/ Activiteiten Werkinstructies/ Procedures Organisatie/ Afdeling/ Medewerkers Sequentieel/ Parallel/ Vast moment Toepassingen Implementatie programmatuur Implementatie apparatuur Installatie werkzaamheden Upgrading programmatuur Data migraties Uitwijkplannen (Calamiteiten) Transitie trajecten Onderhoudstrajecten Verhuizingen Organiseren van evenementen Testplannen Repeterende activiteiten Beheer Verzameling van activiteiten die in een bepaalde tijdsvolgorde moeten worden uitgevoerd. COMMUNICATIE (virtueel) (SMS en/of E-mail) Onderverdeling in hoofdgroepen Opmer- kingen Contingency Management
- 3. Trends en . 3 Niet meer in control ZIJN en BLIJVEN! Oplossingen Knelpunten/ Valkuilen MACHTEN en KRACHTEN Organisatie In control ZIJN en BLIJVEN!
- 4. Knelpunten vanuit de klant, oplossingen en de besparingen vanuit 4
- 5. Knelpunten/Valkuilen Praktijk situaties, herkent u deze ook? Stappenplannen zijn niet overzichtelijk, wie doet nu wat? Communicatie gaat niet goed of vindt helemaal niet plaats; Het plan is niet consistent; Het maken ervan kost veel tijd en is omslachtig; Het in controle zijn en blijven, gaat vanwege de omvang niet; Wat heeft er allemaal plaatsgevonden? Evaluatie? Geen controle op beschikbaarheid medewerkers; Business impact bij uitloop onbekend; 5
- 6. Oplossing Alles is in 辿辿n oogopslag te zien, dus overzichtelijk; Communicatie vooraf definieerbaar middels SMS en/of E-mail; Altijd consistent, tijden worden automatisch doorgerekend; Eenvoud, kopi谷ren van, import vanuit Excel; Middels een uitgebreid Dashboard en communicatie altijd in control; Elke handeling wordt ten tijde van de uitvoering gelogd; Inzet van medewerkers via agenda en verificatie vooraf; Vooraf wordt het window bepaald met de Business; 6
- 7. Besparingen 70% Tijdsbesparing bij het maken van een stappenplan (doormiddel van templates gebruik, multi-user en basis stamdata); 35% minder kans op een afbreuk/rollback in de uitvoering door betere validatie / verificatie vooraf; 50% minder kans om een afbreuk/rollback in de uitvoering door betere bewaking en communicatie van het stappenplan; 40% minder kans op afbreuk/rollback vanwege herplannings problemen in de uitvoering van het stappenplan; Besparing in tijd door een gestructureerde methodiek te gebruiken voor de diverse processen binnen 辿辿n organisatie! 7 Gebaseerd op een case, waarbij een stappenplan wordt gemaakt van 100 stappen uitgevoerd door 10 verschillende medewerkers. en waarvoor 40 uur benodigd is. Het stappenplan wordt gemaakt op een conventionele manier.
- 8. Wat is Time IT Het is een geautomatiseerd pakket voor het aanmaken, aansturen en controleren van een gedetailleerd real time stappenplan, te gebruiken voor o.a. Planningen, Implementaties, Upgrade trajecten, Test en Wijziging trajecten zowel functioneel alsmede technisch, Calamiteiten plannen, Uitwijkplannen, etc. Het pakket zorgt ervoor dat alles volgens een gestructureerde manier plaatsvindt en garandeert ook consistentie in het gebruik.
- 9. Samenvatting Wat betekent dat nu voor uw organisatie: Meer efficiency en daardoor productiever; Gestructureerd werken; Besparing van tijd en dus geld zowel in de voorbereiding als tijdens de uitvoering; Vermindering van risicos; Meer transparantie, professionalisering; Terugdringen van vrijblijvendheid; U bent en blijft altijd in control! 9
- 10. Unique Buying Reasons Makkelijk en eenvoudig in gebruik middels manuele invoer, kopi谷ren van bestaande templates, import functies, etc. Zowel via Tijd als via Agenda medewerker aanstuurbaar Real Time Communicatie via innovatieve middelen zowel aansturen als informeren van personen Structuur en flexibel Dashboard voor monitoring voortgang Logging ten tijde van de uitvoering voor evaluatie 10
- 11. Time IT in de Praktijk! Time IT, waarvoor en waarom dit unieke pakket? Commercial van Time IT (RTV Utrecht) Time IT, introductie beknopt Calamiteiten module Klant aan het woord 11 Gebruik en toepassing TimeIT Waar meer info te vinden? www.time-it.org
- 14. Diverse tabbladen in Excel Communicatie protocol; Finale doorlooptijden (de uit te voeren activiteiten); Team samenstelling; Etc; In Word Onderverdeling in diverse hoofdstukken; In MS-Project Diverse overzichten; 14 Stappenplannen zijn niet overzichtelijk, wie doet nu wat?
- 15. Alles geschiedt handmatig; 15 Communicatie gaat niet goed of vindt helemaal niet plaats
- 16. Formules aanbrengen is handmatig werk, dus de kans op fouten is erg groot; 16 =H128+G128+ G128 =H146+G146- G136-G138 Het plan is niet consistent
- 17. In Excel kun je veel automatiseren m.b.v. allerlei macros, maar de kans op fouten is nog steeds erg groot! Importeren of kopi谷ren van andere templates, vraagt om problemen, formules kloppen niet meer, etc. Check op beschikbaarheid medewerkers is onmogelijk! Excel is een reken hulpmiddel/programma en GEEN pakket voor een stappenplan! Word is een tekstverwerkingspakket; MS-Project is een planningspakket! 17 Het maken ervan kost veel tijd en is omslachtig
- 18. Je hebt geen totaal overzicht van het plan, alles is versnipperd in meerdere tabbladen of meerdere paginas; 18 Het in controle zijn en blijven, gaat vanwege de omvang niet
- 19. Wat heeft er allemaal plaatsgevonden? Evaluatie? 19
- 20. Geen controle op beschikbaarheid medewerkers Vanuit Excel of Word geen directe koppeling met een agenda; Geen verificatie! 20
- 21. Business impact bij uitloop onbekend Beschikbaarheid systemen? Hoeveel tijd extra nodig? Kosten? 21
- 23. 23 Alles is in 辿辿n oogopslag te zien, dus overzichtelijk
- 24. Communicatie vooraf definieerbaar middels SMS en/of E-mail Koppelen bericht aan gebeurtenis Overzicht berichten 24 Inhoud bericht SMS en/of E-mail
- 25. Altijd consistent, tijden worden automatisch doorgerekend 25
- 26. Manueel, kopi谷ren vanuit, import vanuit Excel Kopi谷ren vanuit ander plan Importeren vanuit Excel Manuele invoer 26
- 27. Middels een uitgebreid Dashboard en communicatie altijd in control 27
- 28. Detail informatie incl. logging Logfile online Rapport Elke handeling wordt ten tijde van de uitvoering gelogd 28 Logfile communicatie
- 29. Inzet van medewerkers via agenda en verificatie vooraf Verificatie Agenda Bezetting 29
- 30. Verificatie Bepalen window 30 Vooraf wordt het window bepaald met de Business
- 31. Resultaat . 31 In control ZIJN en BLIJVEN! Oplossingen Knelpunten/ Valkuilen MACHTEN en KRACHTEN Organisatie
- 33. 70% Tijdbesparing 70 % bij het maken van een stappenplan (doormiddel van eenvoudige invoer, templates, import en multi-user); Besparing (schatting): aanmaken van een plan: per maand 2.800,-, per jaar 33.600,- 33
- 34. 35% minder kans op een afbreuk/rollback 35 % in de uitvoering door betere validatie / verificatie vooraf; Besparing (schatting): aanmaken van een plan: per maand 1.400,-, per jaar 16.800,- 34
- 35. 50% minder kans op een afbreuk/rollback 50% in de uitvoering door betere bewaking en communicatie van het stappenplan; Besparing (schatting): aanmaken van een plan: per maand 1.500,-, per jaar 18.000,- 35
- 36. 40% minder kans op een afbreuk/rollback 40% vanwege herplannings problemen in de uitvoering van het stappenplan; Besparing (schatting): aanmaken van een plan: per maand 1.600,-, per jaar 19.200,- + Business besparingen! 36
- 38. Time IT Het is een geautomatiseerd pakket voor het aanmaken, aansturen en controleren van een gedetailleerd real time stappenplan, te gebruiken voor o.a. Planningen, Implementaties, Upgrade trajecten, Test en Wijziging trajecten zowel functioneel alsmede technisch, Calamiteiten plannen, Uitwijkplannen, Organiseren van evenementen, etc. Het pakket zorgt ervoor dat alles volgens een gestructureerde manier plaatsvindt en garandeert ook consistentie in het gebruik. 38
- 39. Vergelijking pakketten 39 Nr. Criteria MS-Excel MS-Word MS-Project Time IT 1 Dynamisch nee nee nee ja 2 Communicatie mogelijkheden (SMS en/of E-mail) nee nee nee ja 3 Directe aansturing, reclameren en informeren van mensen via sms en/of e-mail nee nee nee ja 4 Medewerker en/of Tijd gedreven tijd nee medewerker beide 5 Real time dashboard nee nee nee ja 6 Consistent bij invoering benodigde tijden van activiteiten nee nee nee ja 7 Logfile ten tijde van uitvoering nee nee nee ja 8 Rapportages ja, beperkt nee ja ja 9 Overzichtelijk (in een oogopslag ziet men wie wat doet en wanneeer) nee nee ja ja 10 Dynanisch bijstellen van communicatie berichten nee nee nee ja 11 Kopieren van templates ja ja ja ja, ook gedeeltelijk 12 Importeren vanuit Excel ja ja ja ja 13 Check resources op beschikbaarheid nee nee ja ja 14 Vooraf bepalen tijdswindow en alarmering nee nee nee ja 15 Consolidatie van activiteiten middels Gantt Chart ja, beperkt nee ja ja 16 Meerdere stappenplannen binnen een window nee, extra tabblad nee ja nee, extra starten 17 Flexibel, eenvoudig, gestructureerd van opzet nee nee nee ja 18 Alles in 辿辿n applicatie (maken van een plan, aansturing, sms, e-mail, dashboard, rapportages, etc.) nee nee nee ja
- 40. Unique Buying Reasons Combinatie aansturing Medewerker en Tijd gedreven is uniek; Het maken van een stappenplan gaat snel en gestructureerd en is daardoor altijd consistent; Aansturing en informeren van mensen via innovatieve communicatie middelen is uniek; Overzichtelijk middels het uitgebreide Dashboard; Real Time; Alle handelingen in uitvoering worden direct gelogd; Alles in 辿辿n applicatie! Is simpel opgezet, dus gebruikersvriendelijk en makkelijk te begrijpen; Elke organisatie bespaart hierdoor veel tijd en dus geld; 40
- 41. Wat is Time IT? Een programma (standalone of netwerk) gebaseerd op 辿辿n bewezen methodiek; Juli 2010, versie 2.0 gelanceerd; In januari 2011 uitgebreid met innovatieve communicatie middelen; In juli 2011 uitgebreid met Medewerker/Tijd aansturing en extra module Calamiteiten toegevoegd; In november 2011 Cloud omgeving via plug-in (Citrix receiver) in browser beschikbaar. Januari 2012 uitgebreid met Exchange Server koppeling. April 2012 uitgebreid met Test modus verificatie en uitvoering. Juni 2012 Cloud omgeving via MSTSC. Programmatuur bestaat uit: SQL Server (free), SMS Gateway (licentie) en Crystal Reports runtime (free) en Time IT (licentie, Nederlands en Engels); 41
- 42. Time IT: in het algemeen Time IT: Calamiteiten module 42
- 43. Toepassingen Release Management Change Management Contingency Management Patch Management Keten Management Beheer Project Management 43
- 44. vanuit Voorbeeld VOORBEELD CALAMITEIT: BRAND Voorbeeld WAAR IS HET actuele OVERZICHT? WIE MOET IK NU INFORMEREN? HOE BEHOUD IK DE CONTROLE? EVALUATIE? 44
- 45. Calamiteiten Aparte licentie; Activiteiten overzicht gebaseerd op rollen; Templates per soort calamiteit; Directe aansturing calamiteiten plan; Real Time; Alle bestaande functionaliteit zoals Communicatie, Dashboard, Rapportage, etc. blijft gehandhaafd; 45
- 46. Huidige aandachtspunten Overzichtelijk stappenplan (wie doet wat en wanneer); Real Time communicatie; Logging tijdens de uitvoering t.b.v. evaluatie; 46
- 47. Opbouw template Toekenning van rollen Bepalen Calamiteiten template 47
- 48. Start Calamiteiten Selectie template Toekennen personen aan rollen Start uitvoering 48