More Related Content
Recently uploaded (20)
Featured (20)
Sejarah Sistem Kearsipan.ppt
- 1. SISTEM KEARSIPAN Disampaikan oleh Dr. Dewi Ladiawati Arsip Nasional Republik Indonesia
- 2. SISTEM KEARSIPAN Sistem Resolutiestelsel Sistem Agenda/Register Sistem Verbal Sistem Kaulbach Sistem Takah Sistem Kartu Kendali Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi
- 3. SISTEM RESOLUTIESTELSEL Belanda datang di Indonesia th 1596 Tahun 1602 Belanda mendirikan kantor dagang dengan nama Vereenigde Oost Indie Compagnie (VOC) Arsip yg tercipta pd waktu itu, terdiri dr resolusi. Sistem penataan semacam ini sering dikenal sbg Resolutiestelsel. Klasifikasi berdasarkan jenis arsip
- 4. Misalnya : resolusi, missieven (surat dinas), bijlagen (lampiran), ingekomen stukken (surat masuk), copyuitgaande (salinan surat keluar), ordres (perintah), dagregister (catatan buku harian), rapporten (laporan), memorie van overgave, adviezen
- 5. SISTEM AGENDA 1602-1916 Sistem agenda dikenal juga dg nama sistem register. Dlm pelaksanaan pengurusan suratnya menggunakan sarana buku (buku agenda) utk pencatatan surat & buku ekspedisi untuk distribusinya.
- 6. Sistem agenda mulai disosialisasikan di Indonesia oleh Pemerintah Hindia Belanda pd th 1602 sampai 1916. Karakteristik dr sistem ini dlm penyimpanan surat masuk & keluar yg saling terkait (jawab menjawab) tdk dlm satu berkas. Surat masuk disimpan secara terpisah dg copy (tindasan) surat keluarnya.
- 7. 1. Pengurusan Surat a. Surat Masuk Surat masuk dicatat pd buku catatan/ daftar penerimaan Selanjutnya, surat & buku ekspedisi dibawa ke tujuan & penerima surat hrs memaraf pd buku ekspedisi.
- 8. No. urut dlm 1 th dimulai dg nomor 1 periode 1 Januari s/d 31 Desember. Th berikutnya dimulai lagi dg nomor 1 kembali, dst. Cont. Nomor 1 80 tahun 1890 Nomor 81 200 tahun 1890 Nomor 1 80 tahun 1891 Nomor 81 200 tahun 1891, dst.
- 9. Buku Agenda Surat Masuk Tgl. Terima No. Agen da Terima Dari Tgl dan No Surat Msk Isi Surat Lam Piran Dite rus kan Ket 7-3-1891 11 -4- 1891 1 2 Gouver -nour Gene- raal Gouv. Gen 6-3-1891, 1/1891 10-4- 1891, 2/1891 Pemberita- huan Pemberita- huan - - Depar temen Finan- cien Alge- meen Secre t arie - -
- 10. BUKU EKSPEDISI SURAT MASUK No. Urut Tgl. Surat No. Surat Dikirimkan Kepada Nama Penerima Paraf dan Tgl terima 1 2 6-3- 1891 10-4- 1891 1/1891 2/1891 Dep. Financien Algemeen Secretarie Robert Jimmy 8-3-1891 12-4-1891
- 11. b. Surat Keluar Surat keluar adalah surat yg dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yg diterima dr suatu organisasi, agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yg serasi & menguntungkan kedua belah pihak. Jika surat keluar sdh disetujui, lalu diregistrasikan (dicatat) untuk diberi kode/nomor surat. Kode / nomor surat tsb diperoleh dr petugas verbalis (petugas yg memberi nomor surat keluar).
- 12. Cont. Buku Agenda Surat Keluar Nomor Surat Tanggal Dikirim Kepada Isi Surat Lampiran Keterang- an 10/DF/ 1892 15 Okt. 1892 Gouv. Gen Pengirim- an Barang - - 11/AS/ 1892 18 Okt. 1892 Gouv. Gen Perminta- an Tenaga - - Dst.
- 13. Cont. Buku Ekspedisi Surat Keluar Tanggal Nomor Dikirim Kepada Nomor Surat Paraf/tanda tangan 15 Okt. 1892 1 Gouv. Gen 10/DF/1892 Robert 18 Okt. 1892 2 Gouv. Gen 11/AS/1892 Jimmy Dst.
- 14. Buku agenda, baik untuk surat masuk maupun keluar apabila sudah terisi penuh maka harus diganti dg buku yg baru. Penulisan nomor akn berlanjut dr buku yg lama kpd buku yg baru, dst. Jika terjadi pergantian tahun, walaupun buku yang lama belum terisi penuh tetap harus diganti dengan buku yang baru dengan nomor surat masuk maupun keluar dari nomor 1 lagi dengan tahun yang berbeda.
- 15. Cont. Buku Agenda bila sudah dikumpulkan 1891 1891 1891 Nomor Urut: Nomor Urut: Nomor Urut 1 200 201- 400 401 - 600
- 16. Penataan Berkas Penataan berkas/arsip didasarkan atas: Nomor urut, bulan dan tahun, atau Tanggal surat, atau Nama pengirim surat
- 17. Contoh Map bln Januari 1891, nomor 1 30; Map bln Februari 1891, no 31 - 60; Dst. 1981 Nomor Urut 1 - 200 1981 Nomor Urut 201 - 300
- 18. Penemuan Kembali Penemuan kembali/jalan masuk yang dipergunakan pada sistem agenda ini adalah : 1. Buku agenda : buku yg dipergunakan utk mencatat surat masuk & keluar. 2. Buku ekspedisi : buku yg dipergunakan utk mencatat surat yg baru diterima dr buku agenda 3. File (deporen) : file yg sudah masuk dlm sebuah map sesuai dg nomor urut, bulan & tahun. 4. Indeks merupakan kode petunjuk dlm sebuah surat.
- 19. Sistem agenda/register pertamakali dikembangkan oleh Inggris, sehingga sistem ini merupakan yg tertua di dunia. Suatu penataan arsip yg disimpan dlm pencatatan dua seri (surat masuk & keluar), yg masing-masing diberi no. sesuai no. arsipnya. No arsip berfungsi sbg indeks sekaligus alat bantu untuk penemuan kembali. Penataan ini memunculkan istilah bundel.
- 20. Penyusutan Arsip Penyusutan arsip tidak tampak dilakukan. Akibat dr sistem ini masih terasa hingga kini, yakni terjadi penumpukan arsip dlm kondisi yg tdk teratur shg sering tdk didayagunakan.
- 21. SISTEM VERBAAL (1861 1924) Suatu sistem seri yang terdiri dari seri net (minuten) surat keluar. Setiap net secara tersendiri digabungkan/ dihimpun surat yg berkaitan. Setiap net surat keluar dituliskan pada lembaran ganda Ditengahnya diletakkan setiap net diberi nomor yg disebut nomor verbaal. Nomor verbaal bkn nomor surat. Nomor verbaal tsb akan berlanjut terus dlm setiap tahunnya sampai tidak terbatas. Setiap pergantian tahun dimulai dari nomor 1 lagi.
- 22. Contoh : V 1 100 ----- tahun 1914; V 100 200 ----- tahun 1914; V 201 300 ----- tahun 1914. Nomor verbaal : Hanya nomor urut, tidak merupakan petunjuk urusan/subyek Pada setiap awal tahun, kembali ke nomor 1 (satu) lagi.
- 23. Instansi : 1. Departemen van Verkeer en Waterstaat . 2. Departemen de Burgelijke Openbare Werken. (Departemen Pekerjaan Umum)
- 24. Penataan Berkas Voorstukken / Retroacta Verbaal-verbaal yang berkaitan dan sudah dihimpun/disatukan Bundel Besar / Groote Bundel / Dossier Pd pembungkus/bagian luar biasanya ditempel etiket/label yang bertuliskan mengenai isi bundel dan nomor verbaal yang terakhir.
- 25. Contoh : Irigatie Batavia------V 2596 / 1876 Nomor-nomor verbaal sebelum - nya: V 1023 / 74 V 1024 / 74 V 900 / 75
- 26. Jika suatu verbaal diambil dari suatu bungkus/bundelnya & disatukan dg verbaal lain, krn urutan persoalannya sama atau berkaitan, mk dlm tempat verbaal yg diambil diberi bon atau kartu tunjuk silang yg disebut verwisbon yang biasanya berukuran 10 x 15 cm.
- 27. Penggabungan Verbaal Verbaal Verwisbon Verbaal Verbaal yg digabungkan
- 28. Penemuan Kembali Penemuan kembali sistem verbaal ini dapat mempergunakan : Agenda : suatu daftar yg berisi keluar-masuknya surat secara urut nomor, ttp untuk penemuan kembali arsip inaktif/statis tidak berfungsi. Indeks : suatu daftar, di mana pd lajur bagian atas pd halaman atau folio tertentu ditulis mengenai urusan (subyek) yang telah ditentukan;
- 29. Klapper (indeks nama) namenklapper merupakan catatan secara alfabetis yg memuat nama- nama orang yg terdapat/tercantum di dlm surat yg diterima/dikirimkan. Cont. Sami V 20160 --- cari bundel nomor 20100 -20200 - 1922
- 30. Authoriteiten : suatu daftar/catatan yg memuat dr instansi mana suatu surat itu dikirim, tanggal & nomor berapa. Di sini nama-nama instansi dituliskan secara alfabetis.
- 31. Kelebihan Sistem Verbaal : Proses penemuan kembali arsip, baik pd saat aktif, inaktif, & statis, memiliki derajat yg sama. Adanya bundel menghindari kerusakan & tercecernya arsip.
- 32. SISTEM KAULBACH (1916 1942) Sistem pencatatan & pengaturan arsip dng kartu. Pengelompokan arsipnya didasar kan pd hoofdenlijst (klasifikasi). Pengurusan surat masuk & keluar dilakukan dg kartu Kaulbach berdasarkan masalahnya.
- 33. Penemuan Kaulbach pd th 1916 diterapkan oleh Departemen Justitie . Instansi : Departemen van Justitie Departemen Binnenlands Bestuur Departemen Financien
- 34. Contoh : Klasifikasi A. Umum Perihal : 1. Penasehat 8. Pengadilan 2. Pengaduan 9. Penggantian 3. Pemesanan 10. Rapat 4. Pemberitahuan 11. Informasi 5. Perijinan 12. Arsip/ 6. Kontrak Ekspedisi 7. Asuransi, kecelakaan
- 35. B. Personalia Perihal : 1. Lamaran 7. Penghukuman 2. Pemeriksaan 8. Pembayaran kembali 3. Perjanjian 9. Uang Pensiunan 4. Pengangkatan 10. Kehadiran 5. Per. Uang muka gaji11. Kerja harian 6. Perkawinan 12. Libur hari raya
- 36. Bahan DPR Surat Kabinet Surat Rahasia Surat Peringatan Pendidikan Pegawai Dokumentasi/Perpustakaan
- 37. Cara Pengisian 1.Surat masuk & keluar mempunyai kode yg berlainan.Misalnya : Surat mengenai pemeriksaan seorang pegawai bernama Saliman B2/1/1/1960 Ket. : B = Personil 2 = Perihal, pemeriksaan pegawai 1 = Kartu ke 1 1 = Surat ke 1 1960 = tahun
- 38. Untuk surat keluarnya : Bila belum ada surat yg masuk adalah : B 2/1/2/ 1960
- 39. B Perihal : Pemeriksaan Peg Kartu No. : 1 Tahun : 1960 Tgl. Terim a No. Urut Surat Masuk Isi Surat Surat Keluar Pet. Pen. Surat Tgl No Dari Tgl Kpd - - - - - - 8 Ags 1960 Salim an - Kartu Korespondensi Surat Keluar
- 40. B Perihal : Pemeriksaan Peg Kartu No. : 2 Tahun : 1960 Tgl. Terim a No. Urut Surat Masuk Isi Surat Surat Keluar Pet. Pen. Surat Tgl No Dari Tgl Kpd - - - - - - 3 Nov 1960 Samin o - Kartu Korespondensi Surat Keluar
- 41. Perbandingan Cara 1 : isi singkat surat balasan. dapat dibaca pada kartu tanpa melihat arsipnya. Cara 2 : harus diambil surat/ arsipnya untuk mengetahui apa isi balasannya.
- 42. PENATAAN BERKAS Penataan berkas pd sistem ini adl : 1. Berdasarkan pd klasifikasi 2. Arsip dg urusan yg sama dibungkus/dibundel jadi satu dlm 1 (satu) tahun.
- 43. 3. Pd setiap bungkus/bundel diberi label yg bertuliskan kode & tahun didalamnya. Misalnya : E 1 1 5 1928 Keterangan : E = Pokok urusan (irigasi) E 1 = Urusan 1 5 = Nomor kartu 1928 = Tahun
- 44. Penemuan Kembali Dapat mempergunakan : Hoofdenlijst : klasifikasi ini mem- pergunakan kode huruf & angka. Huruf menunjukkan pokok urusan, angka menunjukkan urusannya; Kartu Korespondensi : kartu ini merupakan catatan keluar-masuknya surat secara kronologis menurut urusannya;
- 45. Klapper : indeks nama Digunakan untuk mencari arsip yg berisi nama orang. Klapper Authoriteiten : klapper instansi atau indeks . Klapper ini di dlmnya memuat nama instansi pengirim surat yg ditunjukkan dg aneka hal
- 46. Authoriteiten : daftar yg memuat dr instansi mana suatu surat dikirim, tanggal berapa & nomor berapa. Kekurangan : Tidak efisien dalam layanan karena yg diberikan dalam bentuk bundel. Terjadi banyak bundel.
- 47. SISTEM TAKAH Kegiatan administrasi umum dalam menciptakan, mengolah, memelihara, mengendalikan dan menyajikan surat secara kronologis di dalam suatu berkas yang sama. Dlm sistem ini, pengurusan surat masuk & keluar dibedakan antara proses takah (berkelanjutan) & proses non takah.
- 48. PENATAAN ARSIP Memakai map takah dua sisi, yaitu sisi kiri sebagai lembar catatan, sedangkan sisi kanan sebagai tempat naskah. Instansi Pengguna al : Kemhub, Kemhan, Lapan, Basarnas, Kepolisian, TNI
- 49. KELEBIHAN Naskah yg disimpan datanya lengkap Memudahkan penemuan kembali Memudahkan penyusutan arsip krn sudah memberkas.
- 50. KEKURANGAN Banyak menggunakan sarana bantu, sehingga berkesan rumit. Banyak menggunakan istilah singkatan, seperti di kalangan militer. Cont. di Basarnas. Dlm lembar catatan disposisi, udk : untuk diketahui, udl: untuk dilaksanakan Jika hilang, maka data hilang semua Perlu disiplin tinggi
- 51. SISTEM KARTU KENDALI, 1982 Sistem keseluruhan kegiatan (opera- sional), tata kerja, personil, peralatan & perlengkapan seluruh kegiatan kearsipan agar berjalan, termasuk asas-asas/petunjuk dlm menyelenggarakan kegiatan kearsipan.
- 52. Pengurusan & Pengendalian Surat Kegiatan mencatat surat masuk atau keluar dlm kartu kendali rangkap 3 (tiga) dg warna putih, kuning & merah muda, atau biru, sesuai keinginan asalkan warna-warni. Jika instansi kecil spt. Kecamatan, cukup pakai 2 warna.
- 53. Kartu kendali hanya digunakan untuk mencatat surat-surat penting yang masuk dan keluar; Surat-surat biasa atau rutin dicatat pada lembar pengantar surat biasa; Surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat rahasia.
- 54. Pelaksanaan Penerimaan surat masuk & keluar; Mencatat surat masuk dan keluar; Mengarahkan atau mengendalikan; Penyampaian ke Unit Pengolah; Penyimpanan dan penataan arsip.
- 55. KELEBIHAN : Pengendalian surat : rahasia, penting, & biasa. Memudahkan pemberkasan & penemuan kembali arsip. Memudahkan penyusutan arsip. Mengurangi penumpukan arsip krn yg disimpan hanya yg bermanfaat bagi organisasi.
- 56. KELEMAHAN : Biaya mahal krn hrs mencetak formulir Nasib akhir kartu saat inaktif tidak jelas Klasifikasi masih banyak berdasarkan struktur & bukan fungsi Banyak instansi yg blm memiliki JRA
- 57. SISTEM KEARSIPAN NASIONAL adalah suatu sistem penyelenggaraan kearsipan secara nasional yg melibatkan unsur kelembagaan, sistem & prosedur, sarana/prasarana serta SDM secara komprehensif & terintegrasi dlm rangka mencapai tujuan kearsipan dg berbasis kpd teknologi informasi & komunikasi maupun SDM yg berkualitas. Sasaran SKN : terkelolanya arsip dinamis & statis dg baik & mudah untuk diakses.