�ݺ�ߣ

Werkplek-Wijzer
Het Nieuwe Werken in bestaande gebouwen
rps.nl

Voorstellen (1/3)
Dagvoorzitter: Albert Geleijns van RPS
Deze middag mogelijk gemaakt door:
 Gemeente Houten
 Center for People and Buildings
 RPS
Wie is RPS

Voorstellen (2/3)
Voor meer informatie zie: www.rps.nl
400 medewerkers met
kantoren in
 Zwolle
 Delft
 Rotterdam
 Leerdam
 Breda

 Bezettingsgraad
onderzoek
 Vlekkenplan
 PVE
 Aanbesteding (EU)
 Breeam
 Bouwkosten
 Project management
(inbouw)
 Projectmanagement
(casco)
 Directievoering
 Toezicht
 Verhuismanagement
 Meerjaren
onderhoudsbegroting
 Conditiemeting
(NEN 2767)
 Brandscan
 EPA/Breeam
 BOEI-inspectie
 Meetrapportage
(NEN 2580)
 Beheer tekeningen
 Vluchtplan
 Indelingsplan
 RI&E Veilig dak
 Legionella
 Asbest inventarisatie
 Asbest analyse
 Begeleiding sanering
 Vrijgave
 Sloopbestek
 Begeleiding sloop
 Bodem
 Kabels & leidingen
Voorbereiding Uitvoering Exploitatie Sloop
Dienstverlening

Voorstellen (3/3)
Doel van deze middag: kennisdeling op een
interactieve manier
Huishoudelijke mededeling:
 Hand-out worden nagezonden
 U ontvangt van ons De Werkplek Wijzer
Programma van vanmiddag

Programma
13:45 Welkom
13:50 Gemeentehuis in beweging
14:15 Werkplekconcept: van idee naar ontwerp
15:45 Zien en ervaren
16:30 Napraten
14:40 Tussendoortje
15:00 Gebouw volgt gebruiker
15:20 Werkplekconcept: de realisatie
15:25 Lessen uit de praktijk

Werkplek wijzer 11-03-2014 - RPS

Gemeentehuis in beweging
Schaarste in middelen, rijkdom in
samenwerken
Marije de Boer
Gemeente Houten

De omgeving verandert...
Rol overheid verandert
Werkpakket verandert
Financiële situatie verslechtert

En wij dus ook...
Hoe wordt Houten in 2014 een stevige
solide en flexibele organisatie, die blijvend
toegevoegde waarde kan leveren aan een
veranderende omgeving?

Houtens Nieuwe Werken
Flexibele organisatie waarin we werk, mensen en
structuur op elkaar afstemmen.
Middelen:
Matchpoint
Flexwerken
Leertraject FVC
Lean
HR21
Houten Academie

Hoe zit dat bij u?
Wat zijn bij uw gemeente de belangrijkste redenen
voor invoering van Het Nieuwe Werken?

Start flexwerken
Fase 1: Pilot Het Nieuwe Werken
Projectteam
Onderzoeken mogelijkheden
Evaluatie

Pilot
2 afdelingen
Inventarisatie behoefte medewerkers
Opruim- en opschoonacties
Geen eigen werkplek meer (m.u.v. secretariaten)
Kastenkamers en lockers
Verschillende type kamers
Huiskamer

Evaluatie pilot
Mogelijkheden met beperkt budget
Voldoende en populaire werkplekken
Diversiteit contacten positief
Vertrouwelijke gesprekken lastig
Projectmatig en gefaseerd werkt
Huiskamer succes
Aandacht voor gedrag
Aandacht voor bereikbaarheid

Project Het Nieuwe Werken
Fase 2:
Vrijspelen kant 3 en omzetten deel organisatie naar
het flexwerkconcept
Fase 3:
Deel A: Uitrol HNW in de rest van de organisatie
Deel B: Aanpassing concept aan de hand van
organisatieontwikkelingen

Uitgangspunten
Ruimtegebruik: activiteit bepaalt werkplek
Flexibel kantoorconcept
Handhaven gebouwstructuur (cellenkantoor)
Gefaseerd uitvoeren
Nieuwe organisatie 1-1-2014
Zo min mogelijk bouwkundige aanpassingen
Acceptatie en draagvlak

Afbakening
Onder project HNW wordt verstaan:
„Het herinrichten van de ruimtes binnen het gebouw op
een zodanige manier dat deze flexibel en efficiënt
gebruikt kunnen worden.
De focus ligt op de veranderende werkomgeving en de
gedragsverandering die daarmee samenhangt.‟

Hoe zit dat bij u?
Wat wordt gezien als de grootste kansen en
knelpunten met betrekking tot invoering van Het
Nieuwe Werken binnen uw gemeente?

Kansen
Aantrekkelijkheid als werkgever
Wens flexibeler en meer resultaatgericht te werken
Doorontwikkeling digitaal werken
Efficiënt gebruik facilitaire middelen door flexwerken
Vrijspelen en afstoten het Kant 3 (bezuinigen)

Knelpunten
Tijd, ruimte en geld voor het project creëren
Schaarste creëren
Draagvlak
Gedragsverandering
Heldere opdrachtformulering en visie

Informatie
Marije de Boer
Gemeente Houten
Marije.de.boer@houten.nl
030-6392611
www.houten.nl

Werkplekconcept:
van idee naar ontwerp
Plan- en projectmatige aanpak
Eline Limbeek
RPS advies- en ingenieursbureau

Onze visie
Gebruiker staat centraal
Elk project is maatwerk
Wij bieden geen standaardoplossing
Er is geen basisrecept voor
Het Nieuwe Werken

Proces
IDEE
• INITIATIEF-
FASE
WAT
• DEFINITIE-
FASE
HOE
• ONTWERP-
FASE
HOE TE MAKEN
• VOORBEREIDINGS-
FASE
DOEN
• REALISATIE-
FASE
IN STAND
HOUDEN
• NAZORG-
FASE
plan van
aanpak,
eisen en
wensen,
concept-
vorming
vertaling
concept
naar
ontwerp +
werkwijze
passend bij
organisatie

Uitrol HNW
Aandachtsgebieden: Bits, Bricks en Behaviour.
Focus van RPS:
1. huisvesting (Bricks)
2. gedragsverandering (Behaviour)

Stappenplan fase 2+3
Stap 1 Presentatie “Houtens nieuwe werken” per afdeling.
Stap 2 Inventarisatie behoeften (eisen en wensen) per afdeling
a.d.h.v. gesprekken en vragenformulieren.
Stap 3 Op afdelingsniveau workshop met focus op “houding en
gedrag” binnen het Houtens nieuwe werken.
Stap 4 Opstellen concept vlekkenplan op basis van de uitkomsten
van de inventarisatie.

Stappenplan fase 2+3
Stap 5 Terugkoppeling uitkomsten inventarisatie en bespreken
concept vlekkenplan in Projectteamoverleg.
Terugkoppeling aan afdeling of cluster tijdens afdelings- of
clusteroverleg door afdelingsvertegenwoordiger.
Stap 6 Definitief maken vlekkenplan.
Stap 7 Voorbereiding en verhuizing afdeling.
Stap 8 Inrichten en werken volgens het flexwerkconcept.

Hoe zit dat bij u?
Welke rol speelt communicatie, participatie en het
creëren van draagvlak binnen uw huisvestingsproject?

Variantenstudie en vlekkenplan

Workshops en enquête
“Verandering fysieke
werkomgeving vereist
aandacht voor houding en
gedrag van medewerkers”

Aanbevelingen vanuit organisatie
1. Aanpassen fysieke werkomgeving
(aanbod + verhouding functies, clustering functies,
locatie, inrichting/aankleding etc.)
2. Stimuleren van gewenst gedrag en nodige
cultuurverandering (wisselen werkplek, clean desk,
uitloggen etc.)
3. Investeren in extra facilitaire ondersteuning
(beperken wachtrijen printers/koffieautomaten,
beleid en inzicht beschikbare ICT middelen,
vergroten bereikbaarheid, digitalisering,
schoonmaak etc.)

Eline Limbeek
RPS
eline.limbeek@rps.nl
010-286 61 00
www.rps.nl
Informatie

GEBOUW VOLGT GEBRUIKER
Wim Pullen 11 maart 2014
Vitale productiviteit en kennisbehoud

Bron: http://forum.opeenshadikhet.nl/viewtopic.php?f=7&t=15598

INHOUDSOPGAVE
› Even voorstellen en wat is de vraag
› Een beetje geschiedenis en wat is het doel
› Aanpak en Overwegingen

1 EVEN VOORSTELLEN
Center for People and Buildings
› Kennismaken en kennis delen
› Over mensen, hun werk en hun werkomgeving
› Betrouwbare (wetenschappelijke) en toepasbare kennis
› Ondersteunen van evidence based besluitvorming
› Inzet van de best beschikbare kennis
› Europa’s grootste onderzoeksdatabase van
eindgebruikersgegevens
› De beste werkomgeving voor iedereen

Wat is het vraagstuk?
Work practices
Effecten als:
•Knowledge sharing
•Knowledge
development
•Connectivity
•Creativity
•Blurring boundaries
•Work productivity
•Information retrieval
•Communication
•Transactive Memory
•Socialization
New Ways of
Working
• Open work
space
Open work
space is een
antwoord.
Maar wat is
de vraag?
Bron: Allen & Gerstberger (1974)

2. Even wat geschiedenis
Van cases
Douane Schiphol
Google
Microsoft
Interpolis
Sol Finland
Centraal beheer
Flexibel meubilair
Hawthorne
Uffizi & Comptoir
Naar management vraag

Het beste van 2013 (voor zover wij weten): Douane
Schiphol

Marketing van Microsoft (2008)

1972centraal beheer apeldoorn
1992
Sol Helsinki

Hawthorne 1927-1932
Bron: www.library.hbs.edu/hc/hawthorne/anewvision.html#e
“the Hawthorne effect” is the phenomenon in which subjects in behavioral studies
change their performance in response to being observed”.

Kantoor Typologie: layout & gebruik
open cellen
Vast werkplekken
Flexibele plekken

Open Gesloten
Vast
Flexibel
VOER NIET EERST EEN SECUNDAIRE
DISCUSSIE

Open Gesloten
Vast
Flexibel
Hoe ontwikkelt de
Vitale
Productiviteit
(Organisatie)
&
Hoe ontwikkelt de
Productieve
Vitaliteit?
(mensen)
DE TWEE ECHTE VRAGEN
Doelen vaak te
vaag
geformuleerd

Aanpak en Overwegingen
Processtappen met Huisvestingskeuzemodel
Productiviteit
Leeftijdseffecten
Gebiologeerd naar Bubbels kijken
59

Huisvesting: inhoud, proces,
keuzes maken
Bron: Ikiz-Koppejan,Y., D.J.M. van der Voordt, A. Hartjes-Gosselink (2009) Huisvestingskeuzemodel

Gebouw factoren die Productiviteit
voorspellen
Werkomgeving steunt
MIJN productiviteit
Concentratiemogelijkheden
Functionaliteit en
comfort van de
werkplek
Privacy
Aantal en
diversiteit van
ruimten
Bron: CfPB, WODI database 2003-2014,
n=25.000

Leeftijdsaspecten
Perceptie van individuele productiviteit
2.50
2.60
2.70
2.80
2.90
3.00
3.10
3.20
3.30
3.40
< 31 31-50 > 50
Fixed office
Flexible office
1
5
Daling
van ca
10%
DRIE LEEFTIJDSGROEPEN

Naar bubbels kijken….
inputs productieproces producten
Planet
ProfitPeople
Mensen, kennis
, IT, huisvesting
Continue
transformatie
Competenti
es
Capabilities
…. IS VERHALEN VERTELLEN

© Stichting Kenniscentrum Center for People and Buildings
De stichting Kenniscentrum Center for People and Buildings is in
2001 opgericht met steun van de ‘founding partners’
Rijksgebouwendienst, TU Delft en de ABN Amro. Anno 2014 zijn
de TU Delft, de Belastingdienst , het Ministerie van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties en de Rijksuniversiteit Groningen
belangrijke partners van het CfPB.
Informatie
Wim Pullen / Center for People and Buildings
015-2781271
info@cfpb.nl
www.cfpb.nl

Werkplekconcept:
de realisatie
Plan- en projectmatige aanpak
Teun ter Voert
RPS advies- en ingenieursbureau

Huisvestingsthema’s
Stimuleren van integratie en samenwerking binnen
+ tussen de afdelingen
Deel v/h gebouw vrijspelen (schaarste creëren +
mogelijkheid snel schakelen bij aanvraag derden)
Maximale flexibiliteit, beweging en dynamiek
nastreven
Aandacht voor bereikbaarheid en vindbaarheid

Uitgangspunten nieuwe indeling
Principes huidig concept HNW handhaven
Clustering functies
Verdiepingen zoveel mogelijk zelfde layout
Streven naar dynamiek in de huisvesting
Overschot aan ruimte zichtbaar maken (ca. 60 wp)
Gemeentehuis opgedeeld in bouwdeel A en
bouwdeel B.

Scenario’s t.b.v. nieuwe indeling
Scenario’s t.b.v.
definitief indelingsplan

Nieuw indelingsplan
Input vanuit kwartiermakers en afdelingshoofden t.a.v.:
Strategische keuzes gebouwindeling
Organisatieonderdelen die korte afstanden vereisen
t.o.v. elkaar (relatieschema)
Clustering (de)centrale algemene ruimten en
voorzieningen
Specifieke eisen en wensen t.a.v. de indeling.

Nieuw indelingsplan
Kwantificeren gegevens door projectleiding en RPS:
Formatieoverzicht (na reorganisatie)
Werkplekcapaciteit per gebouwdeel

Hoe is het nu?
Projectgroep opgeheven
Toename ‘vaste’ werkplekken
Ad hoc vragen blijven
Toename in schoonmaakwerkzaamheden
Thuiswerken
Resultaatgericht werken
Flexibiliteit
Digitalisering

Teun ter Voert
RPS
teun.ter.voert@rps.nl
010-286 61 00
www.rps.nl
Informatie

Lessen uit de praktijk
Eline Limbeek (RPS) en
Marije de Boer (gemeente Houten)

Wat werkte goed?
Medewerkerparticipatie
Investering in communicatie en draagvlak
Gefaseerde aanpak
Maatwerk
Hands-on mentaliteit in ad-hoc situaties
Huiskamers op de verdiepingen

Waar liepen we tegen aan?
Weinig draagvlak bij management
Gebrek aan schaarste
Beperkt budget
Gesloten gebouwstructuur

Hoe kijkt u er tegen aan?
Op welke wijze denkt u er voor te zorgen dat in de
nieuwe werkomgeving wordt (samen)gewerkt zoals
bedoeld? Hoe stimuleert u gewenst gedrag?

In hoeverre is binnen uw gemeente behoefte aan
(geschreven) afspraken/omgangsregels t.a.v. de wijze
waarop in de nieuwe werkomgeving zal worden
(samen)gewerkt?
Zoals bij de werkplek:
Eten
Muziek luisteren
Bellen
Overleggen

Op welke manier zal binnen uw organisatie worden
omgegaan met clean desk, dat wil zeggen de
werkplek schoon en leeg achterlaten zodat hij direct
weer door een ander kan worden gebruikt?

Wanneer je langer dan 2 uur geen gebruik maakt van
een werkplek (omdat je zelf bijvoorbeeld in overleg
gaat), dien je uit te loggen uit het systeem en je
spullen op te ruimen zodat een collega van die
werkplek gebruik kan maken.
Bent u het hiermee eens/oneens?

In hoeverre is het noodzakelijk dat afdelingshoofden
een vaste werkplek krijgen, zodat ze altijd op dezelfde
werkplek zitten?
Dit in relatie tot vindbaarheid,
benaderbaarheid en het
kunnen voeren van
1 op 1 gesprekken.

Wat wilt u delen?
Welke kennis of ervaring in het kader van HNW (in
bestaande gebouwen) wilt u verder nog delen met de
groep?

Zien en ervaren
Marije de Boer (gemeente Houten),
Eline Limbeek en Teun ter Voert (RPS)

�ݺ�ߣ

Werkplek wijzer 11-03-2014 - RPS

Recommended

More Related Content

Similar to Werkplek wijzer 11-03-2014 - RPS (20)

Werkplek wijzer 11-03-2014 - RPS

Editor's Notes