ºÝºÝߣ

Editor's Notes

• #4: Een document management systeem is opgebouwd uit een 10-tal functionaliteiten. De technische basis wordt gelegd door een operating system, database services en storage device services. Hierbovenop zijn de basis applicatie services geplaatst. AIIM (Association for Information and Image Management) definieert een vijftal document management functionaliteiten die gebruik maken van de onderliggende lagen.
• #5: Welke ontwikkelingen zien we rondom Document Management? Groei van informatie is the usual suspect. Nog steeds wordt naar schatting 80% van de informatie op ongestructureerde wijze vastgelegd. Document Management spreekt over ongestructureerd bij informatie welke vastligt in een document. Dat kan een word document zijn of een PDF, maar ook een geluidsopname of een filmpje bijvoorbeeld. We spreken over gestructureerde informatie als deze in bijvoorbeeld een ERP of een Financieel systeem wordt vastgelegd. Tijdens de succes periode van de ERP systemen zijn door software bedrijven en integrators bedrijfsprocessen geanalyseerd en is de informatie die in deze processen nodig was in het beton van deze systemen vastgelegd. De bedrijfsprocessen zijn steeds verder ontwikkeld en gespecialiseerd en zo zijn er ook van deze systemen ontwikkeld rondom de klant (CRM) of met als specialisatie het financieel bedrijfsproces (FIS). Deze systemen zorgen allemaal voor het beheer van een deel van de bedrijfsprocessen. Aanvullend op de gestructureerde data wordt voor documenten die betrekking hebben op deze processen ruimte geboden. Het nadeel is dat er weer een nieuw plekje wordt gecreëerd waar ongestructureerde data opgeslagen wordt. De grenzen van het systeem, als je daar van mag spreken, vervagen als de gebruiker zelf een passende omgeving kan samenstellen waarin informatie wordt samengebracht en gedeeld. Het heeft geen zin om documenten in een silo te stoppen. Informatie kan alleen waarde hebben als het wordt gebruikt en daarvoor is het nodig dat het op een natuurlijke manier gedeeld kan worden, in een soort van netwerk.
• #6: DMS en Collaboration – DMS 2.0 Document Mangement richt zich met functies als Checkout, checkin en version control op het beheer van het document. SharePoint heeft alle nodige functionaliteit aan boord. Uit het voorgaande hebben we al kunnen zien dat we niet meer wegkomen met enkel het beheren van een deel van de informatie. Steeds luider wordt de roep om een omgeving waar de medewerker zelf de juiste middelen kan inzetten om taken optimaal uit te voeren en zo invloed op de eigen productiviteit te kunnen uitoefenen. De overtuiging dat een medewerker hier zelf invulling aan kan geven wordt groter als je naar onze toekomst kijkt. Kinderen die zich totaal niets meer aantrekken van grenzen van een systeem en het als logisch ervaren dat foto’s die ze hebben gemaakt direct met vriendjes gedeeld kunnen worden en op die manier de mening van een vriendin vragen of het jurkje wel past bij dat paarse truitje. Als het document en de functionaliteit die nodig is om deze te beheren aanwezig is gebruikt kan worden om informatie te leveren aan een bedrijfsproces door de medewerker zelf is de kans dat deze wordt ingezet om de taak sneller en beter uit te voeren groot. Bijvoorbeeld bij Durabrik ligt de informatie die door de administratie en de calculator wordt gebruikt vast in Navision, een ERP systeem. Echter de uitvoerder of de accountant die dagelijks contact heeft met eindklant en leverancier werd door deze informatie onvoldoende ondersteund. Als het niet nodig blijkt te zijn om een document nog eens te kopiëren, maar eenvoudig van een commentaar voorzien kan worden kunnen deze beoordelen alsof we een mening geven over een boek dat we hebben gelezen bij BOL.com. De informatie (waarde) van een document groeit naarmate het proces vordert waar deze ondersteuning aangeeft…
• #7: Document imaging Met de toename van de hoeveelheid informatiebronnen wordt het voor het verkrijgen van volledig beheer van documenten van steeds groter belang om deze integraal te kunnen beheren. Het ‘klassieke’ document dat in ordners georganiseerd in een kast staat neemt hierin een heel belangrijke plaats in. DM als ondersteuning van het bedrijfsproces De succes waarmee een bedrijf haar processen uitvoert is in toenemende mate afhankelijk van verschillende bronnen van informatie. Waar voorheen het ERP dè belangrijkste bron en werkruimte vormde heeft deze gezelschap gekregen van systemen die zich rondom een specifiek deel van de bedrijfsprocessen organiseert. Enerzijds zijn dit data en transactie gedreven informatiesystemen als het CRM en Financiële systemen. In toenemende mate spelen documenten die elk van deze verschillende systemen moeten ondersteunen een essentiële rol. Document management wordt in elk bedrijf toegepast. Al is het maar in de organisatie van het papier op het bureau van de medewerker en de route die de interne postbezorger loopt om de diverse documenten te distribueren. Of bijvoorbeeld de filestructuur waarin grote hoeveelheden informatie wordt opgeslagen en tussen medewerkers van een afdeling wordt gedeeld. Deze wijze van document management geeft weliswaar invulling aan een aantal functies die we graag terugwillen zien, zoals het vastleggen van handelingen in het proces. Daarmee is het al mogelijk om een register van het verleden op te bouwen dat als bewijslast kan dienen. Het ondersteunen van een bedrijfsproces, zodat het aantal handelingen teruggebracht kan worden of informatie kan bijdrage aan een betere kwaliteit van de dienstverlening aan de klant vraagt om een andere benadering van het document in relatie tot het proces. Samenwerken met documenten De geschreven brief van weleer vond haar weg via de PTT en de postkamer. Daar waar de verschijningsvorm sterk is gewijzigd, worden de voordelen nog lang niet altijd benut. Niet zelden zijn bedrijfsprocessen nog afhankelijk van het papier of de brief in een digitale vorm. Juist in het laatste geval lijken bedrijven moeite te hebben met de verwerking daarvan, door deze informatie op de klassieke wijze te behandelen (overtypen van een mail in het ERP) en te bewaren (op de mailserver). Flexibiliteit en functionele mogelijkheden Met de komst van een nieuwe generatie lijkt de druk van binnenuit op het benutten van deze mogelijkheden sterk toe te nemen. De mogelijkheden nemen alsmaar toe. In de afgelopen 15 jaar dat wij bezig zijn als bedrijf met Document Management en inrichten van informatieprocessen is steeds meer duidelijk geworden dat klanten niet om keuze vragen, maar om een oplossing. De vraag zo blijkt heeft vaak veel overeenkomsten. De behoefte aan flexibiliteit en samenwerking bij het uitvoeren van werkzaamheden wordt alsmaar groter. Veel platformen geven hier op een bepaalde manier invulling aan. Het aantal omgevingen die ingericht worden om het team beter te kunnen laten samenwerken nemen explosief toe. Helaas leidt dit niet altijd tot verbetering van het bedrijfsproces of verbetering van de beheersbaarheid van documenten in het bedrijf als geheel. Schaalbaarheid, wet –en regelgeving De gevraagde flexibiliteit en de toevoeging van de mogelijkheid om samen aan de opbouw van een document te werken heeft op het niveau van ‘het team’ tot grote veranderingen geleid. Meteen ook heeft dit gezorgd voor een wildgroei aan teamomgevingen die contra productief zijn voor het beheer van de informatievoorziening binnen het bedrijfsproces als geheel. Wetgeving rondom processen wijzigt snel. Het wordt eenvoudiger om een factuur digitaal te versturen. Door daar handig gebruik van te maken is het niet alleen mogelijk om aan de uitgaande kant maar ook aan de binnenkomende kant efficiënter (lees sneller en goedkoper) te werken. De wetgeving echter verdwijnt niet en we zullen er rekening mee moeten blijven houden. Het toevoegen van meer opslag of opslag op een andere locatie draagt niet (per definitie) bij aan schaalbaarheid. Vaak heeft het zelfs als ongewenst effect dat het lastiger wordt om het bedrijfsproces volgens de regels te laten verlopen. Neem als voorbeeld de mogelijkheid om de bijlage van een email op te slaan in een folder van een netwerkschijf. De herkomst van het document is nu lastiger te herleiden. Het is ook mogelijk om het gehele email bericht te ‘archiveren’. Meestal betekent dit dat het bericht uit de mailbox van de server verwijderd wordt en in een persoonlijke archiefmap op de lokale harde schijf wordt geplaatst. Daarmee wordt deze informatie ontrokken aan het beheer van backup en restore van de email server. Het optimaal inrichten van Storage in een document intensieve informatieomgeving is een heel lastig vraagstuk, we staan daar gelukkig niet alleen voor en onze partner op dat gebied zal u vandaag ook uitleggen hoe groei van een omgeving en het voldoen aan wet –en regelgeving ingericht kan worden.
• #8: SharePoint richt zich met haar capability’s oa op Document Management. Met een brede set aan collaboration tools wordt het samenwerken binnen teams ondersteund. De combinatie tussen deze twee maakt het platform erg sterk en kan voor de ondersteuning van bedrijfsprocessen tot grote verbeteringen leiden. SharePoint is nog meer dan dat, zo kan de sterke mogelijkheden van Search het terugvinden van informatie verbeteren, maar wat vooral niet onderschat moet worden is de relatieve eenvoud waarmee de desktop op een natuurlijke wijze met het platform integreert.
• #10: Document imaging DM als ondersteuning van het bedrijfsproces Samenwerken met documenten Flexibiliteit en functionele mogelijkheden Schaalbaarheid, wet –en regelgeving Tijdens de behandeling van de aandachtspunten hebben we aangegeven waar een aantal valkuilen zitten en ook wij hebben daar van geleerd. In het beheer van informatie zijn enorme ontwikkelingen te zien en deze komen steeds meer samen in de ontwikkelingen die door Microsoft in het nieuwe werken worden genoemd. Nog steeds spelen documenten en het beheer daarvan een heel belangrijke rol. Steeds meer ook zal de samenwerking tussen medewerkers het succes van een organisatie gaan bepalen. Binnen organisaties is al zoveel informatie aanwezig en het gebruik van deze informatie in de hoofden van de mensen, de documenten die zij schrijven en de presentaties die zij geven, maakt dat ze waardevol wordt. De impact op het resultaat kan al heel groot zijn met een kleine aanpassing in de wijze waarop de informatie beschikbaar wordt gemaakt. Door informatie op de juiste plek samen te brengen en aan te bieden vanuit meerdere bronnen en minder afhankelijk van plaats of tijd aan te bieden geeft de medewerker het platform….
• #11: We gaven u 5 aandachtspunten en hebben u laten zien hoe we deze in een aantal cases hebben geïmplementeerd. In de case van Arcelor Mittal hebben we laten zien: Dat het basis systeem alle benodigde DM functionaliteit biedt nodig om fysieke documenten centraal beschikbaar te stellen, zodat de informatie snel decentraal gevonden kan worden. Hoe Document Management en de vorming van een dossier u kan helpen informatie volledig en snel in het proces beschikbaar te krijgen lieten wij u zien in de case van Loonservice . De ambitie is dat de informatie in het dossier gedeeld zal worden met leverancier en ook klant. Dat samenwerken met documenten niet ten koste hoeft te gaan van flexibiliteit en toch controle op het bedrijfsproces als geheel levert kon u terug zien in het voorbeeld van het Patiënt dossier dat in het ADRZ wordt toegepast. De project dossiers die de kern vormen bij de ondersteuning van de informatie uitwisseling en samenwerking rondom projecten bij het projectbouw bedrijf Durabrik geeft een sprekend voorbeeld hoe informatiebronnen bij elkaar gebracht kunnen worden in een portaal, waarmee een totaal overzicht over de status van elk deelproject voor alle betrokken medewerkers, leveranciers en klant wordt verkregen. Het gehele basis pakket is bij de stichting Sophia geïmplementeerd en vormt daarmee een belangrijke basis voor de ondersteuning van de processen binnen dit bovenschoolsbestuur en levert daarmee een substantiële bijdragen aan de kwaliteit van dienstverlenging aan de 20+ scholen die onder dit bestuur vallen. Met de ontwikkelingen van Ricoh Document Store zijn we nog niet klaar. De functionaliteiten die nu beschikbaar zijn worden doorontwikkeld en zijn in een roadmap voor de komende jaren uitgezet. Daarbij zijn belangrijke ontwikkelingen die Ricoh in de markt ziet de leidraad en zullen we onze kennis, maar vooral onze ervaring op dit vakgebied inbrengen. Flexibiliteit zit ook in het kunnen gebruiken en hergebruiken van informatie, het systeem snel en eenvoudig kunnen configureren, waarbij klein beginnen en doorbouwen op successen er voor zorgt dat een organisatie in staat is om de verandering te benutten. De eerste stappen zijn de release van een 3-tal nieuwe templates, de lancering van een ‘Generic’ pakket naast het pakket ‘Educatie’ waarin een aantal verbeteringen worden doorgevoerd. Vervolgens staat een ‘2010’ versie op het programma en zullen de verschillende templates bij het beschikbaar komen van de nieuwe SharePoint Online versie ook binnen de totale business productivity online suite van Microsoft beschikbaar komen.
• #12: Ricoh levert met Ricoh Document Store op basis van SharePoint een basis platform. Daarin zijn een vaste set aan minimaal benodigde DM functionaliteiten met de ervaring van Ricoh in Document Management als een best practice voorgeconfigureerd. Bovendien heeft Ricoh een aantal aanvullingen en verbeteringen toegevoegd. De medewerker kan natuurlijk gebruik kan maken van de beschikbare DM functies vanuit zijn of haar eigen vertrouwde desktop omgeving. Met de toevoeging van de integratie van San en routering functies wordt volledig voldaan aan de gehele set van regels waar aan een DMS moet voldoen.
• #14: Feature comparison matrix: http://sharepoint.microsoft.com/en-us/buy/pages/editions-comparison.aspx http://www.rharbridge.com/?page_id=103
• #16: 5 Aandachtspunten heb ik inmiddels ingevuld ik er nog 1 toevoegen. De kracht van eenvoud. Het is met onze ervaring een heel belangrijk uitgangspunt geweest om de oplossing op de vraag eenvoudig in te kunnen vullen. Met voorgaande voorbeelden hebben we u getoond dat dit heel goed mogelijk is. Maar het kan NOG beter.
• #19: Traditionele systemen voor DM werken prima, maar ook wij zijn er achter gekomen dat we daarmee niet altijd de medewerker goed ondersteund hebben.