More Related Content
What's hot (20)
Similar to Information in implementation (12)
More from pujisetiani12 (8)
Information in implementation
- 1. Puji Setiani 43116010205 Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA Universitas Mercu Buana Jelaskan langkah-langkah Implementasi sistem Informasi yang baru di terapkan pada suatu perusahaan, menggunakan metode apa. LANGKAH-LANGKAH IMPLEMENTASI SISTEM ONFIRMASI Tahap Perencanaan Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan pengembangan sistem tersebut dilontarkan. Dalam tahap perencanaan pengembangan sistem harus mendapatkan perhatian yang sama besarnya dengan merencanakan proyek-proyek besar lainnya, seperti perencanaan pengadaan perangkat jaringan teknologi informasi (TI), rencana membangun gedung kantor 15 tingkat. Keuntungan-keuntungan yang diperoleh jika proyek pengembangan sistem informasi direncanakan secara matang, mencakup: ï‚· Ruang lingkup proyek dapat ditentukan secara jelas dan tegas. Unit organisasi, kegiatan ataun sistem yang mana yang akan dilibatkan dalam pengembangan ini? unit mana yang tidak dilibatkan? Informasi ini memberikan perkiraan awal besarnya sumber daya yang diperlukan. ï‚· Dapat mengidentifikasi wilayah/area permasalahan potensial. Perencanaan akan menunjukkan hal-hal yang mungkin bisa terjadi suatu kesalahan, sehingga hal-hal demikian dapat dicegah sejak awal. ï‚· Dapat mengatur urutan kegiatan. Banyak sekali tugas-tugas terpisah dan harus berjalan secara bersamaan/paralel yang diperlukan untuk pengembangan sistem. Tugas-tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan untuk efisiensi. ï‚· Tersedianya sarana pengendalian. Tingkat pengukuran kinerja harus dipertegas sejak awal. Tahap Analisis Ada dua aspek yang menjadi fokus tahap ini, yaitu aspek bisnis atau manajemen dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis mempelajari karakteristik organisasi yang bersangkutan.
- 2. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di organisasi dan mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi. Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan manajer, dan komite pengarah SIM terlibat dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut: Menetapkan rencana penelitian system a. Mengorganisasikan tim proyek b. Mendefinisikan kebutuhan informasi c. Mendefinisikan kriteria kinerja system d. Menyiapkan usulan rancangan system e. Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan system Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalahmasalah penting yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan. Tahap Perancangan/Desain Pada tahap ini, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi akan melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti system basis data, jaringan komputer, teknik koversi data, metode migrasi sistem, dan sebagainya. Sementara itu, secara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau manajemen, dan tim teknologi informasi akan melakukan perancangan terhadap komponen-komponen organisasi yang terkait, seperti: yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi. Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan manajer, dan komite pengarah SIM terlibat dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut: Menetapkan rencana penelitian system a. Mengorganisasikan tim proyek b. Mendefinisikan kebutuhan informasi c. Mendefinisikan kriteria kinerja system d. Menyiapkan usulan rancangan system e. Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan system
- 3. Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalah-masalah penting yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan. Tahap Pembangunan Fisik/Konstruksi Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangan sistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksanaan tahap ini, mengingat semua hal yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi informasi dalam skala yang lebih detail. Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melihatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal penggunaan SDM, biaya, dan waktu. Pengendalian terhadap manajemen proyek pada tahap konstruksi harus diperketat agar penggunaan sumber daya dapat efektif dan efisien. Bagaimanapun, hal ini akan berdampak terhadap keberhasilan proyek sistem informasi yang diselesaikan secara tepat waktu. Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba atas sistem informasi yang baru dikembangkan. Tahap Implementasi Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertarna kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam organisasi. Ada berbagai pendekatan untuk implementasi sistem yang baru didesain. Pekerjaan utama dalam implementasi sistem biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut: a. Merencanakan waktu yang tepat untuk implementasi b. Mengumumkan rencana implementasi c. Mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan lunak d. Menyiapkan database e. Menyiapkan fasilitas fisik f. Memberikan pelatihan dan workshop g. Menyiapkan saat yang tepat untuk cutover (peralihan sistem) h. Penggunaan sistem baru Pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi risiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki terhadap sistem baru yang akan diterapkan.
- 4. Dengan cara ini, seluruh jajaran pengguna akan dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di masa-masa mendatang. Tahap Pasca Implementasi Pengembangan sistem informasi biasanya diakhiri setelah tahap implementasi dilakukan. Namun, ada satu tahapan lagi yang harus dijaga dan diperhatikan oleh manajemen, yaitu tahap pasca implementasi. Kegiatan yang dilakukan di tahap pasca implementasi adalah bagaimana pemeliharaan sistem akan dikelola. Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan di kemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi sistem, berpedoman ke sistem lain, perubahan hak akses sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan contoh dari kasus-kasus yang biasanya timbul dalam pemeliharaan sistem. Disinilah diperlukan dokumentasi yang memadai dan pemindahan pengetahuan dari pihak penyusun sistem ke pengguna untuk menjamin terkelolanya dengan baik proses-proses pemeliharaan sistem. Dari perspektif manajemen, tahap pasca-implementasi adalah berupa suatu aktivitas di mana harus ada personil atau divisi yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang dinamis Metode yg di gunakan CBIS Life Cycle CBIS (Computer Based Information Systems) Life Cycle atau yang disebut dengan siklus sistem informasi berbasis komputer. Merupakan tahapan-tahapan dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam mengembangkan sistem informasi, tanpa memperhatikan sistem informasi jenis apa yang akan dibuat dan seberapa luas yang harus di hasilkannya. (forum) Apa saja kendala dalam proses implementasi Sistem Infromasi yang baru pada perusahaan saudara atau pada perusahaan yang saudara amati. Selamat menjawab Quiz dan Forum ï‚· Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen. Salah satu penyebab kegagalan sistem infomasi diperusahaan adalah ketika kurang dukungan dari pihak manajer dalam mendorong keterlibatan aktif untuk perencanaan dan pengembangan sistem infomasi perusahaan. Pada umumya, para manajer menyerahkan seluruh penerapan sistem informasi pada bagian TI, dan kurang termotivasi untuk
- 5. mempelajari dan mempergunakan sistem informasi lebih maksimal. Seharusnya perusahaan menetapkan kebijakan yang mensyaratkan para manajer terlibat dalam pengembangan SI agar dapat mempengaruhi unit bisnis mereka. Dengan kurangnya ketelibatan para manajer, hal ini akan menyebabkan manajemen level bawah akan sulit untuk melaksanakan perintah dengan sistem informasi yang baru dari manajemen level atas yang juga tidak memahami fungsi dari sistem yang akan diterapkan tersebut. Kurangnya ketelibatan pihak eksekutif akan berdampak besar pada nilai bisnis sistem perusahaan yang tidak akan tercapai secara optimal, sehingga penerapan sistem informasi menjadi sia-sia. ï‚· Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang harus dilakukan. Dalam memulai sesuatu, hal yang paling penting dibuat untuk meminimalisir kegagalan adalah perencanaan yang matang. Dalam penerapan sistem informasi di perusahaan, kegagalan yang sering dibuat adalah akibat perencanaan yang dibuat didasarkan pada manfaat jangka pendek. Sehingga perusahaan merasa sistem yang diterapkan didalam perusahaan tidak berjalan secara efektif dan efisien. Perusahaan seharusnya melihat faktor- faktor dari kemampuan sumber daya yang dimilikinya dan kontribusi SI dalam operasi bisnis mereka, sehingga kegagalan dapat diminimalisir. Perencanaan yang tidak matang, membuat karyawan di level atas dan level bawah merasa sistem informasi yang diterapkan dalam perusahaan hanya menjadi pelengkap dalam operasional perusahaan yang tidak memberikan kontribusi yang berarti. ï‚· Inkompetensi karyawan secara teknologi Dalam pelaksanaan SI manusia sangat dibutuhkan dalam penerapan dan pengembangan sistem infomasi. Faktor yang sering meyebapkan kegagalan dalam sistem informasi adalan inkompetensi karyawan secara teknologi. Kurangnya kemampuan dalam menerapkan SI, membuat motivasi karyawan menjadi lemah untuk mengenal dan mempelajari sistem yang telah diterapkan dalam perusahan. Kesalahan perusahaan adalah memaksa karyawan untuk mengaplikasikan SI pada karyawan dalam waktu singkat, sehingga karyawan mengerti kulit luarnya saja dari penerapan SI. Prosedur-prosedur yang kurang jelas dalam perekrutan, pemindahan dan penghentian karyawan menjadi pemicu inkompetensi SDM dalam SI. Sistem infomasi tidak sesuai dengan kemampuan SDM yang dibutuhkan oleh perusahaan yang menyebabkan permasalah ketika implementasi sistem telah berjalan juga menjadi
- 6. pemicu inkompetensi SDM. Tidak hanya itu, kurangnya perhatian terhadap karyawan yang kurang puas akan penerapan SI juga merupakan pemicu inkompetensi karyawan. Untuk itu perlunya dilakukan pelatihan karyawan supaya karyawan mengerti dan paham dari keunggulan menggunaka SI dalam meningkatkan nilai bisnis perusahaan. ï‚· Strategi dan tujuan yang tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi Strategi dan tujuan merupakan faktor penting yang menjadi penentu seberapa besar pencapaian dari tujuan peusahaan. Dengan tidak jelasnya strategi dan tujuan penerapan sistem informasi, perusahaan tidak akan dapat merasakan dampak dari nilai sistem bisnin yang mereka terapkan. Perlu upaya dari pihak manajemen membuat konsep startegi yang matang serta pelaksanaan penerapan SI yang selalu terpantau oleh tim pengembang SI agar hasil dari penerapan sistem infomasi memberikan manfaat pada waktu kedepannya pada tujuan utama perusahaan. ï‚· Perubahan skala yang tidak terkelola dapat menyebabkan kegagalan dalam penerapan sistem informasi. Perubahan skala perusahaan akan berdampak pada sistem informasi yang sekarang diterapkan. Perusahaan harus menyadari bahwa terdapat perbedaan antara penerapan sistem informasi skala kecil, sedang ataupun besar. Menurut Pambudi (2003), harus ada penyesuaian-penyesuaian tertentu yang tentu saja tidak kecil. Penyesuain yang pertama harus dilakukan pada perusahaan adalah Penyesuaian terhadap strategi penerapan sistem baru yang tersosialisasi kepada karyawan dengan jelas dan penetapan kebijakan terhadap prosedur perekrutan, pemindahan dan penghentian karyawan yang jelas. Disini banyak terjadi kegagalan akibat perusahaan tidak menyadari pentingnya penyesuaian, terutama jika pihak manajemen mengangap bahwa pada skala apapun penerapan sistem informasi akan tetap sama kondisinya. ï‚· Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem adalah salah satu penyebab gagalnya implementasi sistem informasi yang dilakukan oleh suatu perusahaan. Dalam menerapkan sistem infomasi, pengidentifikasian yang jelas terhadap kontribusi sistem informasi yang akan digunakan, akan menentukan keberhasilan dan manfaat yang dirasakan perusahaan dari penggunaan sistem tersebut. Sistem yang tidak sesuai dengan kebutuhan
- 7. perusahaan akan menghambat tujuan dari perusahaan. Kurangnya ketelitian dan prosedur yang jelas dalam menetukan sistem infomasi akan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih besar. Permasalahan yang muncul adalah ketika perusahaan membeli peralatan TI melebihi kebutuhan bisnis sehingga dana yang tidak seharusnya keluar malah terbuang sia-sia. Perusahaan dapat mengalami kerugian karena tidak dapat mempertimbangkan kemampuan perusahaan menggunakan capital dan operating expenditure dalam hal pengadaan peralatan (Pambudi, 2003). Untuk itu pihak manajemen harus dapat mengidentifikasi sistem apa yang cocok dengan fakor-faktor kemampuan sumberdaya perusahaan. http://chanisia.wordpress.com/2010/01/01/sistem-informasi-pada-perusahaan/