More Related Content
Similar to 001. Prosedur Monev Program CSR.docx (20)
More from HeriHermawan66 (20)
Recently uploaded (13)
001. Prosedur Monev Program CSR.docx
- 1. Prosedur Monev Program CSR
- 2. PROSEDUR QUICK WIN PRACTICES (PROGRAM AKSI JANGKA PENDEK) 1. TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan : 1.1. Tujuan Monitoring : 1.1.1. Mengetahui sejauh mana tahapan-tahapan dalam Rencana Kerja telah dilaksanakan 1.1.2. Melihat sejauh mana kegiatan-kegiatan (termasuk prosedur dan mekanisme) dalam implementasinya dilakukan. 1.1.3. Mengetahui apakah rentang waktu (sesuai rencana kerja yang disusun) dalam implementasinya sudah terpenuhi secara tepat atau tidak 1.1.4. Mengetahui apakah setiap aspek dalam perencanaan dan implementasi sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 1.2. Tujuan Evaluasi : 1.2.1. Mengidentifikasi tingkat pencapaian tujuan yang telah disusun dalam Rencana Kerja. 1.2.2. Mengukur dampak langsung yang terjadi pada kelompok sasaran. 1.2.3. Mengetahui dan menganalisis konsekuensi-konsekuensi lain yang mungkin terjadi di luar rencana (externalities). 2. RUANG LINGKUP 2.1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam melakukan Monitoring dan Evaluasi yang berlaku dalam program-program community development yang dilakukan oleh CSR SIA maupun unit kerja/lembaga penunjang CSR. 2.2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses Monitoring dan Evaluasi 3. STANDAR YANG BERLAKU 3.1. Persyaratan Standar ISO 9001:2000 klausul : 3.1.1. Persyaratan Dokumentasi 3.1.2. Pengendalian Dokuman 3.2. Persyaratan Standar ISO 14001:2004 klausul : 3.2.1. Dokumentasi Sistem Manajemen Lingkungan 3.2.2. Pengendalian Dokumen 3.3. Persyaratan Standar SMK3: PP. RI. No.50 Thn. 2012 klausul : 3.3.1. Persetujuan, Pengeluaran dan Pengendalian Dokumen 3.4. Persyaratan Standar ISO/IEC 17025:2005 klausul : 3.4.1. Pengendalian Dokumen 3.5. Persyaratan Standar OHSAS 18001:2007 klausul : 3.5.1. Dokumentasi 3.5.2. Pengendalian Dokumen
- 3. PROSEDUR QUICK WIN PRACTICES (PROGRAM AKSI JANGKA PENDEK) 4. PROSEDUR 4.2.1 Flow Chart
- 4. PROSEDUR QUICK WIN PRACTICES (PROGRAM AKSI JANGKA PENDEK) 4.2 Uraian Kegiatan Monitoring dan Evaluasi (M & E) mendorong akuntabilitas dan transparansi, menginformasikan pengambilan keputusan tentang desain dan manajemen program, dan memberikan perbaikan untuk program-program di masa depan. Monev yang dilakukan secara partisipatif, dapat menjadi proses yang berharga untuk membangun kepercayaan di seluruh kelompok pemangku kepentingan yang beragam, menggabungkan pengetahuan dan preferensi lokal, meningkatkan hasil program, triangulasi temuan, dan melembagakan keterlibatan lokal. Metode partisipatif dalam melakukan M & E, di mana para pemangku kepentingan lokal mengidentifikasi indikator dan memberikan penilaian keberhasilan sesuai dengan pengalaman mereka sendiri. Sehingga para pemangku kepentingan yang sama secara aktif berpartisipasi dalam diskusi di tingkat masyarakat dengan perusahaan mendapatkan definisi dan persepsi yang sama mengenai keberhasilan program community development. Hal Ini akan memberikan dasar untuk menyelaraskan program investasi masyarakat, jika diperlukan, untuk memastikan bahwa penerima manfaat merasa puas dengan hasilnya, atau memahami di mana dan mengapa hambatan telah terjadi. Monev ini dilakukan untuk program-program di bawah Biro/Unit CSR secara langsung dan program-program yang dilakukan oleh unit kerja/lembaga penunjang CSR. 4.2.1. Monitoring dan Evaluasi (Monev) Program Community Development Monev adalah proses yang berkelanjutan dengan mengajak pemangku kepentingan terlibat di dalamnya. Para profesional eksternal dapat membawa keahlian yang dibutuhkan, Sedangkan melibatkan mitra masyarakat adalah strategi untuk melibatkan pemangku kepentingan dalam manajemen program dan untuk menunjukkan akuntabilitas. Pelaksanaan Monev mengikuti sembilan langkah yaitu : 1) Membuat Model Logika dan Indikator: Setelah menyelesaikan model logika untuk perencanaan dan manajemen tujuan, indikator yang terkait harus dibuat dalam konsultasi dengan pemangku kepentingan untuk memantau prestasi pada setiap langkah dari program, dari input kegiatan, output dan outcome. Indikator harus Specific, Measurable, Achievable, Relevan dan tepat waktu (SMART). 2) Validasi Indikator dengan Stakeholder: Mengembangkan indikator adalah kesempatan utama untuk partisipasi masyarakat. Dengan memberikan masukan pada indikator, masyarakat tidak hanya dibuat sadar, tetapi yang lebih penting memberikan masukan, desain program dan penentuan tujuan. Proses merumuskan indikator membantu membangun kepemilikan dan transparansi. 3) Dasar Penilaian Monitoring : Penilaian kondisi saat ini diperlukan dalam rangka menciptakan dasar pertimbangan untuk mengukur kemajuan dari waktu ke waktu. Sebagai contoh,
- 5. PROSEDUR QUICK WIN PRACTICES (PROGRAM AKSI JANGKA PENDEK) seseorang hanya dapat efektif mengukur peningkatan pengentasan kemiskinan dari waktu ke waktu jika ada informasi tentang tingkat awal KK miskin pada awal program. 4) Menetapkan Target dan Skala : Setelah menyelesaikan daftar indikator yang akan diukur untuk memantau kemajuan, target harus ditetapkan untuk setiap indikator. Target adalah pencapaian yang ingin diraih pada titik tertentu direlevansikan dengan waktu. 5) Pemantauan Input, Output dan Dampak : Spesifik siklus pengumpulan data suatu program disesuaikan dengan timeline untuk target. Pengumpulan data periodik sejalan dengan upaya perusahaan untuk membuat laporan yang baik untuk mengintegrasikan pengembangan masyarakat ke dalam proses bisnis. Pengumpulan data bersifat partisipati dengan melibatkan masyarakat dalam pemantauan. Stakeholder dapat terus mengikuti kemajuan dan membuat saran dan koreksi. 6) Konsultasi dengan Stakeholder : Dengan melaporkan data kinerja yang dikumpulkan melalui pemantauan, perusahaan memenuhi harapan masyarakat untuk berperilaku transparans dan melanjutkan dialog tentang desain program, manajemen dan kinerja. Informasi yang dikembangkan dari pemantauan harus diungkapkan dalam bentuk yang dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan eksternal (dalam bahasa lokal, mungkin dibacakan di radio lokal atau dalam pertemuan masyarakat bukan hanya disajikan secara eksklusif dalam bentuk tertulis, dll) . 7) Membuat Penyesuaian Program : Stakeholder yang dilibatkan dalam pengumpulan data dan pelaporan akan membantu penanggung jawab program mendapatkan informasi tentang bagaimana program harus disesuaikan untuk lebih memastikan bahwa tujuan secara konsisten terpenuhi. Setelah informasi ini diolah sedemikian rupa, penyesuaian program harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja. Ini adalah siklus berulang sepanjang program berlangsung. 8) Mengevaluasi Dampak Program: Evaluasi Program terjadi setelah program telah selesai. Ini adalah analisis yang membantu untuk menjelaskan mengapa program lakukan, atau tidak, hasil tertentu. Tidak seperti pemantauan, tidak digunakan untuk manajemen yang sedang berlangsung, tetapi dilakukan dalam bentuk survei skala besar yang dilakukan oleh kelompok eksternal dengan keahlian ilmu statistik dan sosial. Demikian juga, dapat menjadi kajian cepat skala kecil yang menggunakan metode partisipatif, seperti wawancara kelompok dan informan kunci serta data yang tersedia seperti studi kasus. Evaluasi tidak hanya dapat membantu mengklarifikasi apakah biaya untuk sebuah program yang dibenarkan tetapi juga menginformasikan keputusan pada desain dan pengelolaan program masa depan dan berfungsi sebagai mekanisme akuntabilitas. 9) Mengkomunikasikan kepada stakeholder : Berbagi informasi mengenai dampak program dengan pemegang saham, komunitas dan masyarakat luas melalui berbagai saluran. Pelaporan bersifat internal dan eksternal, sebagai undangan untuk dialog dengan pemangku kepentingan
- 6. PROSEDUR QUICK WIN PRACTICES (PROGRAM AKSI JANGKA PENDEK) eksternal. Menginformasikan kepada publik mengenai kemajuan program, serta mengundang umpan balik pada pihak yang lebih luas dalam upaya pengembangan masyarakat yang dilakukan perusahaan. 4.2.2. Indikator Program Secara Umum Penetapan indikator program secara umum berlaku untuk seluruh program community development baik yang dilakukan oleh Biro CSR maupun unit kerja/lembaga penunjang CSR lainnya. Nantinya setiap indikator akan dikembangkan sesuai dengan program masing-masing yang akan rencanakan. Indikator program juga memuat target yang terukur sebagai berikut : No Indikator Target 1 Implementasi Program sesuai dengan rencana kerja, memperhatikan aspek partisipasi, kemandirian, keswadayaan dan keberlanjutan. (Masing-masing program dapat mengacu pada indikator di MDGs, SDGs dan ISO 26000SR bagian CID) Tercapai 80 % 2 Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana waktu kegiatan Tercapai 80% 3 Realisasi anggaran sesuai dengan rencana biaya Tercapai 90% 4 Target penerima manfaat atau sasaran kegiatan sesuai dengan perencanaan Tercapai 80% 5 Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) terhadap program > 60 % 6 Institusi sosial lahir dari kegiatan atau institusi yang sudah berkembang dan berkelanjutan Memiliki struktur pengelola yang sudah jelas Memiliki aturan main/tata kelola organisasi Memiliki aturan main/tata kelola dengan penerima manfaat. Memiliki rencana kerja Menunjukkan output dan dampak kegiatan yang meningkat dari waktu ke waktu 7 Kelompok penerima manfaat menerapkan pengetahuan/keterampilan yang diterima. Terlihat perubahan dan peningkatan kehidupan dari waktu ke waktu 8 Kelompok penerima manfaat menyebarluaskan pengetahuan/keterampilan ke pihak lain. Ada aktifitas untuk menyebarkan pengetahuan/keterampilan baik secara formal dan informal. 9 Perbaikan dari hasil M & E. Notulensi, catatan monitoring, dll sebagai Bukti perbaikan dan peningkatan kegiatan per tri wulan. 10
- 7. PROSEDUR QUICK WIN PRACTICES (PROGRAM AKSI JANGKA PENDEK) 4.2.3. Laporan Monev 4.2.3.1. Laporan Monitoring. Disusun per tri wulan atau per semester disesuaikan dengan program masing-masing yang ingin di monitor. 4.2.3.1. Laporan Evaluasi Disusun pada akhir dari program, yaitu pada saat program dinyatakan telah berakhir. Laporan Evaluasi dapat pula bersifat laporan keseluruhan program yang dihubungkan dengan kinerja Biro CSR. 4.3 Aspek Lingkungan 4.3.1. Terlaksananya kegiatan monitor dan evaluasi pada setiap program pemberdayaan masyarakat 4.3.2. Tata laksana pengelolaan arsip yang baik 4.4 Keselamatan dan Kesehatan Kerja 4.4.1. Patuh dan taat pada peraturan lalu lintas selama berkendaara kendaraan bermotor 4.4.2. Menggunakan masker pada daerah berdebu 4.4.3. Konsumsi air putih yang cukup dalam setiap aktifitas 5. Risiko dan Pengendalian 5.1. Risiko. Ketidak sesuaian antara perencanaan dan realisasi 5.2. Pengendalian Melakukan monitor dan pengawasan secara rutin dan Terjadwal 6. DEFINISI DAN DAFTAR SINGKATAN 6.1. Definisi : Monitoring : Pemantauan secara terus menerus proses perencanaan dan pelaksanaan kegiatan Evaluasi : Mengukur berhasil tidaknya suatu pendampingan yang dilaksanakan, apa sebabnya berhasil dan apa sebabnya gagal (mengidentifikasi keberhasilan dan atau kegagalan suatu rencana kegiatan atau pendampingan), serta bagaimana tindak lanjutnya. Proses membangun (kembali) struktur komunitas dari tidak/kurang berdaya menjadi lebih berdaya yang memungkinkan dilakukannya cara-cara baru dalam menata kehidupan sosial dalam memenuhi kebutuhan insani (kebutuhan manusia). Komunitas Kumpulan individu sejenis (bagian dari masyarakat) yang memiliki ciri-ciri yang sama (lebih spesifik)
- 8. PROSEDUR QUICK WIN PRACTICES (PROGRAM AKSI JANGKA PENDEK) Stakeholder Eksternal: Pemngku kepentingan yang berasal dari luar perusahaan yaitu masyarakat luas, komunitas penerima manfaat, lembaga yang mewakili masyarakat dan pemerintah dan tokoh-tokoh berpengaruh. 6.2. Daftar Singkatan : CSR = Coorporate Social Responsibility M & E (Monev)= Monitor dan Evaluasi MDGs = Millenium Development Goals SDGs = Suistenable Development Goals SR = Suistenable Report CID = Community Involvement Development 7. DOKUMEN PENDUKUNG/TERKAIT - 8. LAMPIRAN Format Monitoring Program CD