01 ifma fm-day 2017_opstellen lastenboek schoonmaak_ipso_dirk van hoey
1 like664 views
Doel technisch bestek - Type bestek en structuur - Inhoud technisch bestek - Belangrijkste kostenposten - Werkritme of het aantal schoonmaakuren - Uren en prijzen bepalen - Mogelijke bijlagen - Bijkomende vragen - Offertes vergelijken
01 ifma fm-day 2017_opstellen lastenboek schoonmaak_ipso_dirk van hoey
- 1. www.qualipso.be 1 Het opstellen van een technisch schoonmaakbestek 9 februari 2017
- 2. www.qualipso.be Objectives of our proposal Programma 1. Doel technisch bestek 2. Type bestek en structuur 3. Inhoud van het technisch bestek 4. De belangrijkste kostenposten 5. Werkritme of het aantal schoonmaakuren 6. Uren en prijzen bepalen 7. Mogelijke bijlagen 8. Bijkomende vragen 9. Offertes vergelijken 2
- 3. www.qualipso.be 1. Doel technisch schoonmaakbestek • Aard en omvang schoonmaakbehoeftes uitdrukken • Aanbiedingen schoonmaakfirma's beoordelen • Kader voor opmaak van weldoordachte offerte • Basis contractbeheer (kwalitatief en financieel) “Schoonmaak … een maatpak” 3
- 4. www.qualipso.be Administratieve bepalingen Technische bepalingen Inventaris of Prijslijst Bijlagen 2. Type bestek en structuur 4
- 5. www.qualipso.be • Programma/Frequenties/werkritmes = Uren • Uren x Tarief = Prijs 2. Type bestek en structuur 5 • Gemiddeld toegekend globaal budget ‘all-in’ Resultaatsverplichtingen Een technisch bestek kan op verschillende manieren worden opgebouwd: Middelen Resul- taten Het is noodzakelijk de uitvoering van elk in het programma voorziene taken te controleren Veronderstelt een strikt, begrijpbaar en toepasbaar « controlereferentieel »
- 6. www.qualipso.be Hetzij • Uren • Uurtarief • Indien nodig een indicatief programma 2. Type bestek en structuur 6 Een middelen- verplichting Een resultaats- verplichting Beheersregels gebaseerd op SLA Hetzij • Gemiddeld toegekend globaal budget • Resultaatsverplichtingen via controle. Hetzij • Controle op de naleving van het lastenboek • Actiemiddelen (of sancties) Of
- 7. www.qualipso.be 3. Inhoud van het technisch bestek • SPECIFIEKE BEPALINGEN • Operationeel schema • Personeel en technische middelen • Operationeel beheer • Beheer van de werf • Interventieplanning • Operationele vergaderingen • Plaatsbeschrijving • Enz. • Beheer van de kwaliteit • Administratief - technische controle • Controle van de netheid • Bacteriologische controle • Antwoord op gebreken 7
- 8. www.qualipso.be 4. De belangrijkste kostenposten • Uitvoeringsregels post 1 • Algemeen • Specifieke behandeling van vloeren • Bijzonderheden zoals permanentie • Uitvoeringsregels post 2 – periodieke werken • Interventieplanning • Uitvoeringsregels post 3 – glaswas • Interventieplanning • Bijzonderheden voor verbruiksgoederen post 4 • Bijzonderheden post 5 – specifieke diensten op aanvraag 8
- 9. www.qualipso.be 5. Werkritme of het aantal schoonmaakuren • Het productiewerkritme voor een lokaalsoort geeft de hoeveelheid m² oppervlakte weer die men in 1 uur kan schoonmaken: • Houdt rekening met alle handelingen voorzien in het jaarprogramma. • Verschil productiviteit in functie van de gebouwen, bezetting, de frequentie, de slijtage, de weersomstandigheden. • Komt hoofdzakelijk uit ervaring. • Moet zeggen wat niet voorzien is. • Het werkritme is op een bepaald moment begrensd. • Als de werkritmes hoog zijn = reduceren van de programma's en de frequenties verhoogd. • Nota • Norm = referentie document • Werkritme= herhaling van een handeling 9
- 10. www.qualipso.be Wat is de inschatting voor de schoonmaak van een kantoorruimte van 18 m²? Welke informatie heeft u nodig om deze vraag te kunnen beantwoorden? Tapijt – normale bezetting– werkdagen – kleine werf – uitmuntende kwaliteit Antw.: Tapijt werktempo 350 m²/uur Tijd per uitvoering 18/350 = 0,0513 u of 0,0513*60 = 3 minuten Aantal uren per jaar 0,0513 * 251 dagen/jaar = 12,99 uren/jaar Uurtarief 26 €/uur Jaarbudget 12,99 * 26 = 337,7 €/jaar Prijs/m²/jaar 337,8/18 = 18,76 €/m²/jaar 10 5. Werkritme of het aantal schoonmaakuren
- 11. www.qualipso.be NOODZAKELIJK VOOR BEPALING WERKRITME? • Lokaalsoort • Vloersoort • Schoonmaakfrequentie 5. Werkritme of het aantal schoonmaakuren 11
- 12. www.qualipso.be 6. Uren en prijzen bepalen 12 Operationele gegevens Dienstverlener Vloertype Frequentie Werkritmes Lokaaltype Te presteren uren Bepaling van de totale kostprijs. Uurtarief Inventaris of Prijslijst
- 13. www.qualipso.be Post 1: regulier werk = resultaatsverbintenis Noodzaak om lokaalcategorieën met zelfde frequentie per gebouw te groeperen Met behulp van bovenstaande info eerste budgettaire inschatting maken. 6. Uren en prijzen bepalen 13
- 14. www.qualipso.be 6. Uren en prijzen bepalen Relatie categorie/vloerbekleding/m²/werkritme/frequentie = uren Voor regelmatige werken 14 Categorie Bekleding m² (1) Toegepast werkritme m²/h (2) Tijd/uitv. (3)=(1)/(2) Freq/jaar (4) u/jaar (5) = (3)*(4) Landschaps- bureaus Vasttapijt 500 400 1,25 251 313,75 Toiletten Tegelvloer 30 80 0,375 251 94,13 Archief Linoleum 120 120 1 12 12 Totaal 650 m² 2,65 u/uitv. 420 u/jaar u/dag = 420/251 = 1,67 u/dag of 389 m²/uur
- 15. www.qualipso.be Werklast 100 % 6. Uren en prijzen bepalen BELANGRIJK OM HERCONDITIONERING TE VOORZIEN IN BUDGET! 15 Levenscyclus van materialen herconditionering dagelijks periodiek
- 16. www.qualipso.be 6. Uren en prijzen bepalen Relatie categorie/vloerbekleding/m²/werkritme/frequentie = uren Voor specifieke vloerbehandeling en lokalen 16 Categorie Bekle- ding m² (1) Werkritme m²/u (2) Tijd/uitv. (3)=(1)/(2) Freq/jaar (4) u/jaar (5) = (3)*(4) Parking beton 2091 800 2,61 6 15,68 Dieptereiniging tapijt kantoor vast- tapijt 4152 1 Dieptereiniging tapijt gangen vast- tapijt 1110 4 Strippen en beschermen soepele vloer Lino- leum 690 1 Totaal u/jaar
- 17. www.qualipso.be 6. Uren en prijzen bepalen Relatie categorie/vloerbekleding/m²/werkritme/frequentie = uren Voor de glaswas 17 Categorie m²/eenheid (1) Werkritme m²/u (2) Tijd/uitv (3)=(1)/(2) Freq/jaar (4) u/jaar (5) = (3)*(4) Glaswanden (I/I) 350 2 Buitenvlak 300 4 Binnenvlak 500 1 Totaal u/jaar Tip: prijs van gondels – gekozen techniek kan de prijs en de werkritmes beïnvloeden!
- 18. www.qualipso.be 7. Mogelijke bijlagen Doel: proactief beheer van het contract verzekeren Specifiek technisch bestek bijlagen: • Bijlage A1 SLA managementsysteem • Bijlage A2 Werkwijze voor de administratieve controle • Bijlage A3 Werkwijze voor de schoonmaakcontrole • Bijlage A4 Voorbeeld indicatief schoonmaakprogramma • Bijlage A5: Andere zoals controle op glaswas, bacteriologie… 18
- 19. www.qualipso.be 7. Mogelijke bijlagen 19 Personeel Materiaal KPI Sancties in geval van niet naleving Alle aanwezige personeel zal een opleiding van min. 20 uren krijgen binnen de 3 maanden na hun aanwerving Externe opleider, onafhankelijk t.o.v. werf Gehomologeerd opleidingscertificaat 50 €/ niet opgeleide werknemer/maand vertraging Beheer van de kwaliteit Materiaal KPI Sancties in geval van niet naleving Verkrijgen van het kwaliteitsniveau per lokaalcategorie Software voor controle “Flash control” Resultaat van minimum 90 % behalen -1% en -5% 125 € -5% en -15% 250€ > -15 % 500 € Bijlage A1: SLA managementsysteem
- 20. www.qualipso.be 7. Mogelijke bijlagen 20 Controlemethode Kwaliteitsniveau Regels voor steekproefbepaling Meetsysteem: EN13549 Bijlage A3: Werkwijze voor de schoonmaakcontrole
- 21. www.qualipso.be 7. Mogelijke bijlagen 21 Bijlage A4: indicatieve schoonmaakprogramma’s
- 22. www.qualipso.be 8. Bijkomende vragen • producten en voorziene materiaal voor elk gebouw 22 Maximum 4 pagina's
- 23. www.qualipso.be 8. Bijkomende vragen Voorziene structuur van de werfplanning Maximum 4 pagina’s 23
- 24. www.qualipso.be 8. Bijkomende vragen Andere voorbeelden zoals: • Kwaliteit en doeltreffendheid van de voorgestelde werkwijzen • voor het onderhoud van het vasttapijt (3 punten) • natuursteen (0.5 punt) • keramische tegels (0.5 punt) • parket ( 0.5 punt) • Milieubeheer • Opleiding • Enz. 24 Maximum 4 pagina’s
- 25. www.qualipso.be 9. Offertes vergelijken De « methode van het gemiddelde » begunstigt niet het bedrijf dat tegenwoordig de markt in handen heeft: • Inderdaad, indien de huidige dienstverlener dankzij zijn ervaring weet waar hij besparingen kan doen, dan kan hij toch geen extreem laaggeprijsde offerte indienen om kost wat kost het contract toegewezen te krijgen. In dit geval zou hij immers het gevaar lopen uitgesloten te worden omwille van een te groot verschil ten opzichte van het gemiddelde van de prijzen van de inschrijvers. • Deze methode beperkt de concurrentie niet. • Ze is immers gebaseerd op het gemiddelde van de prijzen die door de inschrijvers voorgesteld worden, dus door de markt. Het vernieuwend element is dat de inschrijvers verplicht zijn een offerte in te dienen die overeenstemt met de juiste prijs voor de te leveren prestatie, zonder te overdrijven, noch naar boven, noch naar beneden. • Het gaat dus om een neutrale methode die in het belang van de klant de vrije concurrentie maximaal laat spelen. 25
- 26. www.qualipso.be Bedankt voor uw aandacht! Q&A 26