More Related Content
What's hot (20)
Similar to 2._pengelolaan arsip aktif.pdf (20)
Recently uploaded (6)
2._pengelolaan arsip aktif.pdf
- 2. Menerangkan Pengelolaan Arsip Aktif a. menjelaskan pengertian pengelolaan arsip aktif; b. menguraikan sarana dan prasarana pengelolaan arsip aktif; c. menjabarkan sistem pemberkasan dalam pengelolaan arsip aktif; d. mencontohkan kegiatan pemberkasan dalam pengelolaan arsip aktif; e. mencontohkan pembuatan daftar arsip aktif; f. menjabarkan prosedur layanan arsip aktif.
- 4. Dasar hukum 1. UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN 2. PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PELAKSANAAN UU NOMOR 43 TAHUN 2012 3. PERATURAN MENTERI KEUANGAN NOMOR 196/PMK.01/2019 TENTANG PEDOMAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KEUANGAN 4. KEPUTUSAN MENTERI KEUANGAN NOMOR 682/PMK.01/2019 TENTANG PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KEUANGAN Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 5. 1. Arsip aktif dan inaktif masih bercampur di ruang kerja, 2. pemberkasan tidak menggunakan klasifikasi, tetapi masih didasarkan pada nomor urut agenda, 3. pemberkasan dilakukan atas inisiatif dan kreasi sendiri, dengan menuliskan indeks berkas tanpa kode klasifikasi 4. penumpukan arsip karena tidak dikelola dengan baik Masalah arsip di unit kerja Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 6. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus yang masih dalam Retensi Arsip aktif berdasarkan Jadwal Retensi Arsip Pemeliharaan Arsip Aktif, dimaksudkan untuk menjaga : 1. Keautentikan arsip 2. Keutuhan arsip 3. Keamanan arsip 4. Keselamatan arsip (pasal 26 ayat 1 PMK 196/2019) Pemeliharaan arsip dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif dan penyimpanan dengan menggunakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan dan menjadi tanggung jawab Unit Pengolah Dalam Pemeliharaan arsip aktif, Unit Pengolah membentuk sentral arsip aktif atau central file yang merupakan tempat penyimpanan arsip aktif yang dirancang untuk penyimpanan arsip secara efisien, efektif dan aman Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 8. PERALATAN PEMBERKASAN 1. Filing Cabinet 2. Map Folder 3. Guide (sekat) 4. Suspension Folder (Map Gantung) 5. Kertas Label 6. Out Indikator Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 9. Filing cabinet merupakan sarana untuk menyimpan arsip aktif yang sudah ditata. Filing cabinet yang digunakan merupakan filing cabinet yang memiliki empat laci. Setiap laci filing cabinet idealnya berisi 50 buah folder, dengan jumlah sekat 20-40 buah. Filing cabinet harus memiliki kunci pengaman. Contoh filing cabinet dapat dilihat pada gambar . Filing Cabinet Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 10. Folder Arsip wadah untuk menyimpan naskah-naskah transaksi Bahan folder Arsip terbuat dari lembar kertas manila karton. Bentuk folder seperti map dengan tab atau bagian menonjol disebelah kanan atas yang berfungsi sebagai tempat untuk menuliskan kode/indeks. Ukuran folder yaitu: panjang 35,5 cm, lebar 24 cm ditambah 1 cm untuk lipatan. Panjang tab folder 8 cm, lebar tab folder 1,5 cm. Bentuk folder arsip dapat dilihat pada gambar 1,5 cm Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 11. Guide (sekat) Arsip pembatas/penyekat antara kelompok berkas yang satu dengan berkas yang lain atau penunjuk antara kode yang satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian Guide Arsip terbuat dari kertas karton 賊 1 mm, lebih tebal darl bahan folder sehingga tidak mudah melengkung (terlipat). Bentuknya segi empat clan terdapat bagian yang menonjol yang juga disebut tab. Tab gunanya untuk menulis kode klasifikasi. Ukuran guide yaitu: panjang 35,5 cm, lebar 24 cm. Panjang tab guide 8 cm, lebar tab guide 1,5 cm. Kiasifikasi menurut penggunaan guide adalah sebagai berikut: Guide Primer (dipergunakan untuk pokok masalah) Guide Sekunder (dipergunakan untuk sub masalah); dan Guide Tersier (dipergunakan untuk sub-sub masalah) Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 12. Map Gantung jenis folder atau map yang memiliki besi penyangga yang berfungsi menggantung map yang biasanya dipasang pada filing cabinet dalam posisi horizontal. Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 13. Label Label adalah kertas yang ditempelkan di tab guide atau folder Contoh penggunaan di map folder Label Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 14. Out indicator merupakan alat yang digunakan untuk menandai adanya keluarnya arsip darl laci atau filing cabinet. Out indicator memiliki 2 jenis, yaitu: Out guide digunakan apabila arsip yang dipinjam meliputi keseluruhan berkas (satu folder). Out sheet digunakan apabila yang dipinjam hanya beberapa lembar atau item arsip saja. Out Indicator Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 15. Tunjuk Silang PL6 Kepemilikan dan Kelengkapan Barang Milik Negara Blueprint Gedung Djuanda Lihat Ruang Penyimpanan Arsip Dhanapala, Rak 3 baris 1 Tunjuk silang, digunakan apabila : 1. Arsip memiliki informasi lebih dari satu pelaksanaan fungsi. 2. Arsip memiliki keterkaitan informasi dengan berkas lainnya yang berbeda media seperti : peta, CD, Foto, Film, dan media lain; dan 3. Terjadi perubahan nama orang atau pegawai atau lembaga Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 16. KETIGA Menjabarkan sistem pemberkasan dalam pengelolaan arsip aktif
- 17. Sistem Pemberkasan Sistem pemberkasan (filing system) adalah sistem penyusunan arsip aktif secara sistematis menurut aturan tertentu, sehingga dapat ditemubalik dengan cepat. Sistem ini dibangun sesuai dengan fungsi kerja organisasi
- 18. Jenis Sistem Pemberkasan Sistem Abjad ALPHABETICAL FILLING SYSTEM Sistem Nomor NUMERICAL FILLING SYSTEM Sistem Abjad & Angka ALPHANUMERIC FILLING SYSTEM Sistem Geografis GEOGRAPHICAL FILLING SYSTEM Sistem Subyek SUBJECTICAL FILLING SYSTEM
- 19. SISTEM PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ABJAD Adalah sistem penyimpanan dan penataan arsip aktif berdasarkan urutan abjad dari kata tangkap (caption). Sistem ini sederhana dan mudah, petugas dapat langsung menuju filing cabinet dan langsung dapat melihat huruf abjad berkas yang dicari berdasarkan kata tangkap tanpa mengunakan alat bantu. Sistem pemberkasan alfabetic ini penerapannya lazim digunakan untuk penataan kartu-kartu pasien, kartu nama klien dan sebagainya, namun kelemahannya keamanan tidak terjamin karena kata tangkap pada folder langsung dapat dibaca Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 20. SISTEM PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ANGKA adalah cara penyimpanan dengan menggunakan nomor atau angka sebagai kode dari lokasi/tempat, nama orang atau identitas lainnya. Sebagai contoh identitas SIM, polis asuransi, faktur yang dibuat perusahaan. Kode angka/nomor diambil dari buku nomor (accession book). Kode angka mewakili koresponden (nama badan/individu). Sistem ini biasanya diterapkan dalam perusahaan asuransi, perbankan, dan sebagainya. Sistem pemberkasan numeric disebut sebagai sistem pemberkasan tidak langsung (Indirect filing system), karena petugas tidak bisa secara langsung menuju ke file tanpa mengetahui nomor tetapi harus melalui indeks (yang tertuang dalam kartu file). Sesudah mengetahui nomor baru petugas dapat mencari berkas yang dimaksud Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 21. SISTEM PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ABJAD DAN ANGKA adalah sitem penyimpanan berkas yang didasarkan kombinasi huruf dan angka. Kode huruf menunjukkan suatu informasi tentang isi file. Pengaturan angka dan nama-nama subyek sering digunakan system alfanumerik ini. Subyek mengikuti susunan ensiklopedi yang terkait dengan pengelompokkan Arsip dibawah kelompok utama. Judul subyek ditandai nomor yang menunjukkan kelompok utama dan sub-subnya. Sistem dapat dikombinasikan antara abjad, nomer yang dapat menunjukkan subyek atau lainnya. Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 22. SISTEM PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN GEOGRAFI Adalah sistem penyimpanan arsip dengan dikelompokkan berdasarkan atas wilayah-wilayah tertentu, misalnya pulau, propinsi, kota, dan sebagainya. Misalnya, sebuah penerbit majalah yang mempunyai langganan di seluruh Indonesia, dapat meyimpan surat-surat dengan para langganan itu menurut kota-kota tempat tinggal masing-masing orang. Di sini dapat dipakai sistem abjad untuk mengatur urut-urutan nama langganan itu, tapi pengelompokan utamanya adalah menurut pembagian wilayah. Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 23. SISTEM PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN SUBYEK Arsip disusun berdasarkan kesamaan, subjek atau pokok permasalahan yang dimuat dalam tiap-tiap berkas.Siste m ini mempunyai diterapkan pada korespondensi (surat dan sejenisnya), kegiatan lain seperti penelitian, kasus dan sebagainya. Dibandingkan dengan sistem lainnya, sistem subyek ini paling sulit. Karena untuk melaksanakannya diperlukan bukan saja ketrampilan di bidang penataan arsip tetapi juag kemampuan menganalisis serta memahami tugas dan fungsi organisasi. Walaupun berdasarkan sistem subyek pedoman penataannya adalah masalah yang terkandung dalam dokumen, namun dalam pengaturan foldernya dapat dgabungkan dengan sistem lainnya, bargantung kepada indeks yang digunakan (abjad, subyek atau angka). Dalam praktek penataan berkas senantiasa akan terjadi penggabungan antara sistem yang satu dengan yang lainnya.
- 25. VIDEO PEMBERKASAN ARSIP AKTIF Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 26. ORDNER SURAT MASUK 2021 ORDNER SURAT KELUA R 2021 ORDNER LAIN- LAIN ORDNER ARSIP CAMPUR AN 2021 ORDNER UMUM 2021 Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 27. PENGERTIAN BERKAS Himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis. PEMBERKASAN Penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja . (PP 28/2012) Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 28. Tujuan Pemberkasan Arsip Aktif Menyatukan Informasi Temu Kembali Arsip Memudahkan Penyusutan Arsip Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 29. Pemberkasan Arsip Aktif Dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima Dilakukan berdasarkan klasifikasi arsip Menghasilkan tertatanya fisik arsip dan informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip aktif Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 30. Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 31. TAHAPAN PEMBERKASAN PEMERIKSAAN PENENTUAN KODE KLASIFIKASI PENYIMPANAN DAFTAR ARSIP DAFTAR BERKAS Unit Pengolah: Bagian Kepegawaian NO BER KAS KODE KLASIFIKASI URAIAN INFORMASI ARSIP KURUN WAKTU JUMLAH KE T 1 KP 10.00 Cuti Tahunan Pegawai 2019 1 Folder 2 KP 10.01 Cuti Besar Pegawai 2019 1 folder 3 KP 10.02 Cuti Sakit Pegawai 2019 1 Folder 4 KP 11.0 1 Sasaran Kerja Pegawai (SKP) 2019 1 folder 1 2 4 PELABELAN 3 6 5 PENENTUAN INDEKS Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 32. Surat-surat yang akan di berkas kan (atau disimpan dalam filling cabinet) sudah mendapat Disposisi Simpan, Jika ada surat2 yang terkait digabungkan menjadi satu berkas, lalu beri klip. Setiap berkas beri nomor urut yang akan digunakan dalam pengisian daftar isi berkas Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa setiap arsip yang akan diberkaskan autentik, utuh dan lengkap pada setiap proses kegiatan dan sudah diregistrasi dan didistribusikan. (Pernyataan selesai) 1. Pemeriksaan/Inspecting - tanda siap file - kelengkapan - kondisi fisik Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 33. Indeks (judul berkas) ditentukan dengan cara menentukan kata tangkap (keyword) dari arsip yang akan diberkaskan yang dapat mewakili isi informasi dari berkas/isi berkas. Indeks dapat berupa nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah dan kurun waktu . Penulisan indeks diikuti setelah penulisan kode klasifikasi arsip pada folder Ketentuan mengindeks : - singkat, jelas, mudah diingat - berorientasi pada kebutuhan pemakai - harus dapat dikelompokkan dalam pola klasifikasi 2. Penentuan indeks Tanda pengenal pada berkas Fungsi : Membedakan antara berkas yang satu dengan yang lainnya Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 34. KP 4 KESEJAHTERAAN PEGAWAI KP 41 CUTI DAN IZIN LN DI LUAR KEDINASAN KP41 CUTI TAHUNAN TAHUN 2020 KP 41 CUTI BESAR TAHUN 2020 KP 41 IZIN PERGI LN TAHUN 2020 INDEKS Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 35. Penentuan Kode pemberkasan dilakukan sesuai dengan fungsi, kegiatan, dan transaksi yang dilaksanakan oleh unit kerja sesuai dengan kode klasifikasi berdasarkan ketentuan yang diatur dalam lampiran I PMK nomor 196/PMK.01/2019 Kode Klasifikasi Arsip merupakan Penggolongan dan Pengelompokkan Arsip Atas Dasar Persamaan Masalah Yang Terkandung Dalam Arsip 3. Penentuan Kode Klasifikasi Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 36. Kode dan Indeks Klasifikasi Arsip Kementerian Keuangan KODE INDEKS DL Pendidikan HK Hukum HM Humas dan Protokol KA Kearsipan KP Kepegawaian KU Keuangan OT Organisasi Tatalaksana PL Perlengkapan PR Perencanaan PS Perpustakaan KODE INDEKS PW Pengawasan RT Rumah Tangga TI Teknologi Informasi AG Anggaran BR Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko IK Perimbangan Keuangan KN Kekayaan Negara KT Kajian dan Penelitian PB Perbendaharaan PK Profesi Keuangan PN Penerimaan Negara Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 37. Contoh Klasifikasi Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 38. Contoh Pengkodean Klasifikasi Arsip PL1 PENGADAAN PL10 PENGADAAN BARANG NON KONSTRUKSI PL101 PENGADAAN BARANG INVENTARIS PL 1 0 1 Fungsi dan Kegiatan (PERLENGKAPAN) Primer Sekunder Tertier Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 39. Contoh Skema Klasifikasi Fungsi Kode : PERLENGKAPAN : PL PL101 Pengadaan Barang Inventaris Seperti: Korespondensi Pengadaan Barang inventaris Dokumen pengadaan / pemilihan Dokumen penawaran penyedia Dokumen Evaluasi Surat Perintah Kerja/ Surat Pesanan/Kuitansi/Kontrak; BAST, BAPP dan BAPA; Lelang Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 40. Proses Pemberkasan Korespondensi Pengadaan Meubeler Korespondensi Persyaratan Administrasi Korespondensi Persyaratan Administrasi SPK/ Dokumen Lelang Sura t Surat masuk dan surat keluar terkait pengadaan Barang inventaris Surat masuk dan surat keluar ditambah Persyaratan dan Dokumen Pengadaan Barang inventaris Ditambah dengan SPK/ Dokumen lelang Seluruh dokumen Pengadaan meubeler Tahun 2020 dalam Satu kesatuan berkas Berkas Pengadaan Meubeler Tahun 2020 Seluruh dokumen dimasukan dalam map folder dan diberi label Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 41. 4 Pelabelan Pelabelan adalah realisasi dari kegiatan penentuan indeks dan kode Label Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari berkas menggunakan kertas label yang dilekatkan pada tab folder. a. Arsip yang disimpan pada Pocket File, Label dicantumkan pada bagian depan Pocket File. b. Arsip peta/rancang bangun. c. Arsip yang menggunakan media magnetic label dicantumkan pada: 1. Untuk arsip foto, negative foto ditempelkan pada bagian luar dan lapisan transparan (seperti negative foto) dan pada wadahnya; 2. Untuk slide ditempelkan pada frame; 3. Video dan film ditempelkan pada bagian luar dan lapisan transparan (seperti negative foto) dan pada wadahnya; dan 4. Untuk kaset/cd ditempelkan pada kaset/cd nya dan wadahnya. Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 42. Penjajaran Guide/Sekat dan Folder yang telah diberi label PL101 Pengadaan Barang Inventaris PL10 Pengadaan Barang Non Konstruksi PL1 Pengadaan Sekat Primer Sekat Sekunder Sekat Tertier PL 101 Pengadaan Meubeler Tahun 2020 MAP GANTUNG Map Folder
- 44. Daftar Berkas berisi: Daftar Isi Berkas berisi: 1. unit pengolah 2. nomor berkas 3. kode klasifikasi 4. uraian informasi berkas 5. kurun waktu 6. jumlah 7. keterangan 1. nomor berkas 2. nomor item arsip 3. kode klasifikasi 4. uraian informasi arsip 5. tanggal 6. jumlah 7. keterangan Daftar Arsip terdiri dari Daftar Berkas Daftar Isi Berkas Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 45. Daftar Berkas Arsip Aktif No Berkas Kode Klasifikasi Uraian Informasi Berkas Kurun Waktu Tingkat Perkembangan Jumlah (bundel) Lokasi PIC Ket 1 KP110 Kontrak Kinerja Kepala Biro Umum 2020 Asli 1 FC.1 mety 2 DL04 Bimbingan Teknis Kearsipan 2020 Asli 1 FC.2 dewi 3 dst. Unit Pengolah: Subbagian Tata Usaha Lokasi = Tempat penyimpanan FC.1 = Filing Cabinet 1 Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 46. Daftar Isi Berkas Arsip Aktif No. Item Uraian Informasi Arsip Nomor Surat/Naskah Dinas Tgl Tingkat Perkembangan Jumlah No. Berkas Kode Klasifikasi Lokasi Ket 1 Undangan Karo Umum pada Para Kabag terkait Penyusunan IKU UND- 2/SJ.8/2020 5 Jan 2020 Asli 1 1 KP110 FC.1 2 Undangan Karo Umum pada Para Kabag terkait Penadatanganan IKU UND- 4/SJ.8/2020 15 Jan 2020 Asli 1 1 KP110 FC.1 3 Kontrak Kinerja Karo Umum dan Manual IKU 3/SJ/2020 1 April 2020 Asli 1 1 KP110 FC.1 4. dst. Unit Pengolah: Subbagian Tata Usaha Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 47. Penyimpanan Berkas dapat dilakukan dengan memasukan berkas ke dalam filling cabinet Letakan map folder yang berisi arsip pada guide/sekat terakhir sesuai kodenya dalam filing cabinet. 5 Penyimpanan Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 48. Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 49. SIMULASI PEMBERKASAN PETUNJUK 1. Periksa berkas yang memiliki kesamaan masalah 2. Pilih kode klasifikasi yang tepat 3. Masukan berkas ke dalam map folder lalu tuliskan label yang sesuai dengan isi berkas 4. Pilih label untuk guide/sekat yang tepat 5. Buatlah daftar berkas dan daftar isi berkas dengan merujuk pada berkas yang telah disatukan dalam map folder ALAT BANTU PENGERJAAN Pengecekan kode klasifikasi dapat dilihat pada lampiran I PMK nomor 196/PMK.01/2019 Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 50. Laporan perkembangan belajar S2 Universitas Indonesia KP.. KP.. PL.. TULIS LABEL YANG SESUAI BERKAS PILIH KLASIFIKASI YANG SESUAI BERKAS PILIH BERKAS KP 201 KP 103 KP 100 KP104 PL30 DL 103 KP 101 Surat Perintah Mengeluar kan Barang (SPMB) ATK Nota Dinas subbagian arsip perihal permintaan ATK Sertifikat Webinar Kearsipan Universitas Indonesia Permohonan melanjutkan kuliah S2 UI a.n. Anton Kusuma Surat Tugas mengikuti webinar Kearsipanan Susi PL31 Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 51. KP2 Manajemen Karir KP1 Pengembangan Kompetensi dan Kinerja KP10 Pengembangan Kompetensi KP20 Pengembangan Karir PL104 Pembelajaran KP200 Manajemen Talenta PL103 Pendidikan Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 52. PL1 Pengadaan PL3 Distribusi Barang PL30 Distribusi Barang Persediaan PL1 Pengadaan PL10 Pengadaan Barang Non Konstruksi PL100 Pengadaan Barang Persediaan Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 53. Daftar Berkas Arsip Aktif No Berkas Kode Klasifikasi Uraian Informasi Berkas Kurun Waktu Tingkat Perkembangan Jumlah (bundel) Lokasi PIC Ket Unit Pengolah: Subbagian xxx Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 54. Daftar Isi Berkas Arsip Aktif No. Item Uraian Informasi Arsip Nomor Surat/Naskah Dinas Tgl Tingkat Perkembangan Jumlah No. Berkas Kode Klasifikasi Lokasi Ket Unit Pengolah: Subbagian xxx Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 55. Kunci Jawaban Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 56. Laporan perkembanga n belajar S2 Universitas Indonesia PL30 Permintaan ATK tahun 2021 KP103 Pendidikan S-2 DN Tahun 2021 KP104 Kegiatan Webinar Kearsipan tahun 2021 KP104 PL30 Surat Perintah Mengeluar kan Barang (SPMB) ATK Nota Dinas subbagian arsip perihal permintaan ATK Sertifikat Webinar Kearsipan Universita s Indonesia Permohona n melanjutkan kuliah S2 UI a.n. Anton Kusuma Surat Tugas mengikuti webinar Kearsipan an susi KP 103 Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 57. KP2 Manajemen Karir KP1 Pengembangan Kompetensi dan Kinerja KP10 Pengembangan Kompetens i KP20 Pengembangan Karir PL104 Pembelajaran KP200 Manajemen Talenta PL103 Pendidikan Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 58. PL1 Pengadaan PL3 Distribusi Barang PL30 Distribusi Barang Persediaan PL1 Pengadaan PL10 Pengadaan Barang Non Konstruksi PL100 Pengadaan Barang Persediaan Tidak menggunakan sekat tersier Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 59. Daftar Berkas Arsip Aktif No Berkas Kode Klasifikasi Uraian Informasi Berkas Kurun Waktu Tingkat Perkembangan Jumlah (bundel) Lokasi PIC Ket 1 KP 103 Pendidikan S-2 Dalam Negeri Tahun 2021 2021 Asli 1 FC.1 budi 2 KP-104 Kegiatan Webinar Kearsipan tahun 2021 2021 Asli 1 FC.1 itong 3 PL 30 Permintaan ATK tahun 2021 2021 Asli 1 FC.2 dewi Unit Pengolah: Subbagian xxx Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 60. Daftar Isi Berkas Arsip Aktif No. Item Uraian Informasi Arsip Nomor Surat/Naskah Dinas Tgl Tingkat Perkembangan Jumlah No. Berkas Kode Klasifikasi Lokasi Ket 1 Permohonan melanjutkan kuliah S2 UI a.n. Anton Kusuma Surat xxx xxx Asli 1 1 KP103 FC.1 2 Laporan perkembangan belajar S2 Universitas Indonesia Laporan No xxx xxx Asli 1 1 KP103 FC.1 1. Surat Tugas mengikuti webinar Kearsipan an susi ND-xxx xxx Asli 1 2 KP104 FC.1 2. Sertifikat Webinar Kearsipan Universitas Indonesia Setifikat No xxx xxx Asli 1 2 KP104 FC.1 Unit Pengolah: Subbagian xxx Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 61. Daftar Isi Berkas Arsip Aktif No. Item Uraian Informasi Arsip Nomor Surat/Naskah Dinas Tgl Tingkat Perkembangan Jumlah No. Berkas Kode Klasifikasi Lokasi Ket 1 Nota Dinas subbagian arsip perihal permintaan ATK ND- xxx xxx Asli 1 3 PL30 FC.2 2. Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) ATK Xxx xxx Asli 1 3 PL30 FC.2 Unit Pengolah: Subbagian xxx Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 63. Penggunaan Arsip Kegiatan seperti peminjaman dan permintaan Copy suatu arsip harus berpedoman pada Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD), apakah permintaan tersebut dapat diberikan atau tidak, karena tidak semua arsip dapat diakses oleh umum Akses dan Layanan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (SKKAD) Akses dan layanan memberikan kontrol terhadap hak dan akses kepada informasi agar informasi diterima dan digunakan secara tepat dan cepat Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 64. Contoh SKKAD Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 65. No Tingkat Klasifikasi Keamanan dan Akses Penentu Kebijakan Pelaksana Kebijakan Pengawas Internal/ Eksternal Publik Penegak Hukum 1. Biasa/ Terbuka 2. Terbatas - - 3. Rahasia - - 4. Sangat Rahasia - - Penggolongan Hak Akses Arsip Dinamis Catatan : UU 14/2008 - 1 kategori informasi terbuka - 2,3,4 kategori dikecualikan. Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 66. Peminjaman Arsip Kegiatan tersebut dibantu dengan alat yang disebut dengan Out Indikator, yaitu alat penunjuk keluarnya/ dipinjamnya arsip dari tempatnya. Fungsi : sebagai pengganti arsip yang sedang keluar / dipinjam Out Guide : Out Sheet : Jika arsip yang dipinjam 1 Folder (1 map) Jika arsip yang dipinjam lembaran Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 67. Out Indikator K E L U A R No. Jenis Arsip Jumlah Peminjam Tanggal Pinjam Tanggal Kembali Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 68. Layanan informasi arsip internal diberikan langsung oleh unit pengolah atau unit kerja masing-masing untuk informasi arsip aktif sedangkan unit keasipan memberikan layanan informasi arsip inaktif. Mekanisme Layanan Internal Pelayanan eksternal, yakni pelayanan informasi arsip kepada masyarakat, diintegrasikan melalui Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Dengan demikian layanan informasi publik dilakukan melalui satu pintu. Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal Mekanisme Layanan Eksternal
- 69. PERMINTAAN (lisan, telepon, tertulis) PENCARIAN 1. Langsung ke arsip 2. Melalui daftar OUT INDIKATOR PENGENDALIAN 1.Masa peminjaman 2.Lokasi, pengguna PENGANTARAN/ PENGAMBILAN PENEMPATAN KEMBALI 1.Out indikator diambil 2.Arsip ditempatkan O U T LAYANAN ARSIP PENCATATAN Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal
- 70. Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro Umum Sekretariat Jenderal