Sistem Kearsipan Perhotelan dan Pariwisata
Download as PPTX, PDF0 likes1,806 views
Materi ini berisi tentang sistem kearsipan, macam-macam sistem kearsipan dengan kelebihan dan kelemahannya dampai peralatan yang diperlukan dalam melakukan pengarsipan.
More Related Content
What's hot (20)
Similar to Sistem Kearsipan Perhotelan dan Pariwisata (20)
More from Ade Ela Pratiwi (20)
Sistem Kearsipan Perhotelan dan Pariwisata
- 2. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, serta fungsi- fungsi kebijakan
- 3. Kearsipan merupakan kegiatan pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaduan, pemeliharaan dan penyimpanan arsip atau warkat menurut suatu sistem tertentu sehingga mudah ditemukan apabila diperlukan.
- 4. MENURUT UNDANG- UNDANG NO. 7 TAHUN 1971 PASAL 2 1. Fungsi Dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, peyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara 2. Fungsi Statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan sehari- hari administrasi negara.
- 5. TUJUAN SISTEM KEARSIPAN 1. Meningkatkan efesiensi dan efektivitas kerja sumber daya manusia 2. Mendukung tercapainya tujuan kearsipan 3. Menciptakan suatu pedoman yang dapat dipakai sebagai acuan bagi pihak-pihak yang berhubungan dengan kearsipan 4. Mendorong semua pihak untuk berperan aktif dalam tugas kearsipan 5. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman 6. Dapat menemukan arsip dengan mudah bila diperlukan 7. Menghemat tempat penyimpanan 8. Menjaga rahasia dan kelestarian arsip 9. Menghemat waktu, tenaga dan ruang
- 6. CIRI- CIRI KEARSIPAN Mudah Dilaksanakan Mudah Dimengerti Mudah atau Ekonomis Tidak Memakan Tempat Mudah Dicapai Fleksibel atau Luwes Dapat Mencegah Kerusakan dan Kehilangan Arsip Mudah Diterapkan Mempermudah Pengawasan Mendukung Penemuan Kembali
- 7. JENIS- JENIS ARSIP 1. Ditinjau dari segi fisik a. Arsip yang berbentuk lembaran yang tebuat dari kertas. Ex : surat, ijazah, akte kelahiaran, kuitansi,dll. b. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Ex: file, disket, pita perekam kaset dan vidio. 2. Ditinjau dari segi masalah a. Financial Record, catatan tentang laporan keuangan, buku kas, cek, giro dan kuitansi. b. Inventory Record, catatan berhubungan dengan inventaris atau barang milik kantor, jumlah barang, kondisi dan lokasi barang. c. Personal Record, catatan yang berisi kepegawaian, jumlah pegawai, DRG da DP3. d. Sales Record, catatan tentang masalah perdagangan, jumlah persediaan, dan daftar penerimaan barang. e. Production Record, catatan tentang masalah produksi, catatan tentang bahan baku, serta lat dan mesin yang digunakan dalam produksi.
- 8. 3. Ditinjau dari segi Pemiliknya a. Lembaga Pemerintahan, arsip Nasional RI dan arsip yang ada di tiap-tiap Ibu kota Daerah tingkat I. b. Instansi pemerintah atau swasta, arsip primer dan sekunder, arsip unit, dan sentral. 4. Ditinjau dari segi Sifatnya a. Arsip Biasa, arsip yang semula punya kegunaan penting namun pada akhirnya menjadi usang dan tidak berguna jika informasinya sudah berlalu. Ex: surat lamaran kerja, surat tagihan, surat ijin,dll. b. Arsip Penting/Esensial, arsip yang ada ubungannya dengan masa lalu da masa yang akan datang. Ex: surat kontrak, sewa gedung dan surat perjanjian. c. Arsip Tidak Penting, arsip yang nilai gunanya bersifat sementara, kadang diperlukan atau bisa diganti jika hilang. Ex: surat undangn, formulir. d. Warkat sangat penting atau vital, arsip yang dijadikan sebagai alat pengingat selamanya yang bernilai sejarah dan ilmiah. Ex: naskah proklamasi, ijazah, dan hasil penelitian. e. Arsip Rahasia, arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja. Ex: strategi pemasaran dan pemberhentian pegawai.
- 9. 5. Ditinjau dari segi Fungsi a. Arsip Dinamis, arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Jenis arsip ini terbagi menjadi arsip aktif, semi aktif, dan inaktif. b. Arsip Statis, arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.
- 10. 1. AZAS SENTRALISASI, dipusatkan pada satu unit tertentu K E L E B I H A N : 1. Pengawasan dan penyelengaraan kearsipan menjadi lebih efektif 2. Dapat mengembangakan keahlian dan kecakapan pegawai arsip 3. Keseragaman dalam perlengkapan & prosedur kerja dapat terjamin 4. Menghemat pemakaian biaya, perlengkapan dan tenaga kerja 5. Surat yang bermasalah terdapat pada suatu tempat. K E L E M A H A N : 1. Jika permintaan arsip terjadi secara bersamaan, maka tidak mudah ditemukan dan berbelit 2. Prosedur yang dignakan pada unit pusat tidak tepat untuk semua bagian 3. Pegawai baru dan pegawai lain tidak mempunyai kesempatan mempelajari sitem kearsipan 4. Makin besar sebuah organisasi, makin kompleks permasalahannya 5. Tidak tepat untuk digunakan oleh kantor yang kompleks permasalahannya.
- 11. 2. AZAS DESENTRALISASI, diselenggarakan oleh masing-masing unit. K E L E B I H A N : 1. Bebas melakukan sistem kearsipan sendiri, sehingga mudah menemukan kembali. 2. Unit dapat menyesuaikan sistem dan metode kearsipan 3. Pengawasan dan kerahasiaan arsip akan mudah serta terjamin 4. Tepat digunakan oleh organisasi yang punya kantor cabang K E L E M A H A N : 1. Pegawai tidak ahli dalam bidangnya 2. Tidak terjamin keseragamannya 3. Terdapat pemborosan tentang perlengkapan dan ruang 4. Lama dalam mengambil keputusan.
- 12. 3. AZAS GABUNGAN, memadukan azas sentralisasi dan desentralisasi,sehingga kelemahan dapat dihilangkan. H A L - H A L Y A N G H A R U S D I P E R T I M B A N G K A N : 1. Penyeragaman klasifikasi organisasi antara arsip pusat dengan arsip bagian unit 2. Letak ruang arsip pusat sebaiknya tidak jauh dengan masing-masing unit yang ada 3. Hindari penumpukan arsip di pusat kearsipan 4. Gunakan pemakaian mesin penyalin oleh arsip pusat untuk membantu keperluan unit organisasi.
- 16. K E L E B I H A N : 1. Tidak membutuhkan daftar klasifikasi 2. Sangat fleksibel dan cocok untuk unit kerja yang melayani masyarakat lomba 3. Tidak terdapat arsip yang memiliki kode yang sama. K E L E M A H A N : 1. Tidak ekonomis dan sulit mencari arsip bila tidak ingat kodenya.
- 17. Langkah Klasifikasi Arsip Menurut Sistem Nomor Dewey 1. Seluruh arsip dibagi menjadi 10 bagian utama yang diberi nomor ratusan mulai nomor (000-900) 2. Tiap bagian utama dibagi lagi menjadi 10 bagian dan diberi kode puluhan (00-90) 3. Tiap bagian utama dibagi lagi menjadi 20 sub bagian dan diberi kode satuan (0-9) Menu
- 18. CONTOH SISTEM NOMOR DEWEY Menu OO O 1OO 2OO 3OO 4OO 5OO 6OO 7OO 8OO 9OO Personalia Keuangan Pemasaran Produksi Perlengkapan PendidikandanLatihan Penelitian dan Pengembangan PerjalananDinas Akomodasi Kesejahteraan 79O 7OO Perjalanan Dinas 71O PerjalananDinasPresiden 72O PerjalananDinasMenteri ke Daerah 73O PerjalananDinasPejabat Tinggi 74O PerjalanandinasParaPegawai PerjalananDinasTamu 75O asing 76O PerjalananDinasGubernur 77O PerjalananDinasAnggotaDPRDI PerjalananDinasKetua Lembaga 78O TinggiNegara PerjalananDinasPegawaike Luar negeri
- 19. Menu 79O 0 Perjalanan Dinas Pegawai ke Luar negeri 79O 1 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Amerika 79O 2 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Singapura 79O 3 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Malaysia 79O 4 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Thailand 79O 5 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Afrika 79O 6 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Vietnam 79O 7 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Arab Saudi 79O 8 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Mesir 79O 9 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Perancis KodeSurat Disimpan Dalam KodeLaci Guide No.Folder 700 790 0 700 790 1 PD.P790.0 PD.P.A790.1
- 20. SISTEM ABJAD 1.Adalah Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan Abjad 2.Daftar Klasifikasi dlm sistem abjad dpt diartikan sbg pengelompokkan arsip berdasarkan nama orang/ badan / organisasi, secara sistematis dan logis. Menu
- 21. K E L E B I H A N : 1. Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi atau lembaga/perusahaan. 2. Penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. 3. Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan maupun pencariannya. 4. Perlengakapan yang digunakan dapat menyimpan bermacam-macam dokumen. 5. Mudah diterapkan, fleksibel dan mudah diingat. K E L E M A H A N : 1. Apabila surat tidak mencantumkan nama perusahaan, maka sulit untuk menemukannya. 2. Jika data nama baru diterima oleh bagan kearsipan, maka daftar klasifikasi harus disesuaikan terlebih dahulu. 3. Sulit memperkirakan persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang berlainan 4. Sulit jika terdapat nama yang sama, terutama nama orang.
- 22. ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD Kode Tanda/simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat, ditulis menggunakan pensil pada lembaran sebagai pedoman penyimpanan. Indeks Suatu daftar/tabel yang digunakan dalam pekerjaan kearsipan. Mengindeks Sebuah kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit. Unit Bagian terkecil dari suatu nama/judul. Kode Arsip Diambil dari abjad pertama dari unit pertama
- 24. K E L E B I H A N : 1. Tepat digunakan oleh organisasi yang memiliki kantor cabang di beberapa tempat, seperti biro perjalanan, usaha pengiriman paket, dll. 2. Sederhana dan mudah dilaksanakan. K E L E M A H A N : 1. Bila terjadi penambahan wilayah baru maka harus mengubah daftar klasifikasi dan perlengkapan kearsipan. 2. Tidak dapat diterapkan untuk seluruh unit organisasi. 3. Sistem harus didukung oleh petugas yang berpengetahuan tinggi tentang geografi.
- 25. SISTEM SUBJEK 1. Adalah Sistem penyimpanan dan penemuan kmbali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama masalah/ subjek pada isi surat 2. Daftar Klasifikasi Subjek adalah daftar yang berisi tentang pengelompokkan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode 3. Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah yang dibagi menjadi beberapa tingkatan ; Tingkat I : Masalah utama Tingkat II : Sub Masalah (Masalah yg lbh kecil dari masalah utama) Tingkat III : Sub-sun masalah (Masalah yg lbh kecil dari sub masalah) Menu
- 26. K E L E B I H A N : 1. Pokok masalah atau perihal mudah diingat. 2. Dapat diterapkan di semua jenis organisasi. 3. Fleksibel 4. Bila peminjam lupa menyebutkan pokok masalah, dapat menyebutkan tujuan/asal surat. K E L E M A H A N : 1. Membutuhkan SDM yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan pokok permasalahan.
- 27. SISTEM TANGGAL Menu 1. Adalah Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal, bulan dan tahun SISTEMTANGGAL NO NAMA UNIT1 UNIT2 UNIT3 KODE 1 10 Juli 2005 2005 Juli 10 2 15 Juli 2005 2005 Juli 15 3 20 Juli 2005 2005 Juli 20 Unit I Unit II Unit III Kode Laci KodeGuide KodeFolder
- 28. K E L E B I H A N : 1. Cocok untuk unit kerja yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo. 2. Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klarifikasi. K E L E M A H A N : 1. Terjadi kesulitan dalam penemuan kembali apabila peminjam hanya dapat menyebutkan perihal arsip. 2. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan surat. 3. Tidak semua unit kerja dalam organisasi cocok menggunakan sistem ini. 4. Pembuatan kode tidak mencapai murni 100% tapi harus ditambahkan dengan kode abjad.
- 29. PERALATAN SISTEM PENGARSIPAN 1. Filling cabinet Lemari arsip yang dapat menyimpan arsip secara vertikal dan terdiri dari beberapa laci. Digunakan menyimpan arsip/berkas yang masih bersifat aktif.
- 30. 2. Map Arsip Terbuat dari karton/plastik untuk menyimpan arsip yang tidak terlalu banyak, sekitar 10-50 lembar. Map Folio Hanging Map Ordner Schnelhecter Map
- 31. 3. Lemari Arsip Digunakan untuk menyimpan berbagai arsip, terbuat dari kayu atau metal.
- 32. 4. Komputer Rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi atau progam yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampillkan keterangan yang diperlukan.
- 33. 5. Numerator Alat yang digunakan untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
- 34. 6. Perforator Alat untuk melubangi kartu atau kertas yang akan disimpan pada map snelhecter atau ordner.
- 35. 7. Stapler Digunakan untuk membendel kertas.