�ݺ�ߣ

หนวยที่ 3 การสรางตารางฐานขอมูล
หัวขอเรื่องและงาน
การสรางตารางฐานขอมูล จากคําสั่งตาราง (Tables) ชุดคําสั่งแมแบบตาราง (Table
Templates) และการออกแบบตาราง (Table Design)

สาระสําคัญ
การสรางตารางฐานขอมูล จากคําสั่งตาราง (Tables) เปนการสรางตารางฐานขอมูลเปลา
ผู สรางต องจัด การเองทั้ ง หมด แต ถาสร า งตารางฐานขอมู ล จากชุ ด คํ าสั่งแมแ บบตาราง (Table
Templates) จะมีรายการยอยใหเลือก คือ ที่ติดตอ งาน ประเด็น เหตุการณ และสินทรัพย ซึ่งจะได
ตารางใหมที่มีฟลดและกําหนดชนิดและรูปแบบขอมูลมาใหเรียบรอยแลว สวนการสรางตาราง
ฐานขอมูล จากการออกแบบตาราง (Table Design) จะไดตารางใหมในมุมมองออกแบบที่มีหัว
ตารางเปนชื่อเขตขอมูล (ฟลด) ชนิดขอมูล และคําอธิบาย สวนดานลางเปนคุณสมบัติของขอมูลมี 2
แท็บ คือ ทั่วไปและคนหา ซึ่งมุมมองออกแบบนี้ เราตองตั้งชื่อเขตขอมูลหรือฟลดเปนแถวลงมา
และตองกําหนดคุณสมบัติของขอมูลทางดานลางไปดวยเลย

จุดประสงคการสอน
จุดประสงคทั่วไป
1. เพื่อใหมีความรูความเขาใจ เกี่ยวกับการกําหนดชนิดและรูปแบบใหกับขอมูล
2. เพื่อใหมีความรูความเขาใจและมีทักษะในการสรางตารางฐานขอมูลดวยคําสั่งตาง ๆ
3. เพื่อใหมีความรูความเขาใจและมีทักษะในการนําเขาฐานขอมูลจากโปรแกรม Excel
2007

จุดประสงคเชิงพฤติกรรม
1. สามารถอธิบายการกําหนดชนิดและรูปแบบใหกับขอมูลได
2. สามารถสรางตารางฐานขอมูลดวยคําสั่งตาง ๆ ได
3. สามารถนําเขาฐานขอมูลจากโปรแกรม Excel 2007 ได

3-2

เนื้อหา

1. กรณีศึกษา: การออกแบบฐานขอมูลที่จะนํามาใชในงาน Access 2007
สรุปตารางที่ไดออกแบบในการเก็บขอมูลนักศึกษาลงทะเบียนเรียนวิชาหลักสูตรระยะสั้น
ของวิทยาลัยสารพัดชางพิษณุโลกเสร็จแลว ดังนี้
1. ตารางขอมูลนักศึกษา มีฟลด ไดแก รหัสนักศึกษา (StudentID) ชื่อ นามสกุล ที่อยู
เมือง จังหวัด รหัสไปรษณีย วุฒิการศึกษา อาชีพ หมายเลขโทรศัพท เปนตน
2. ตารางบั ต รลงทะเบี ย น มี ฟ ล ด ได แ ก รหั ส บั ต รลงทะเบี ย น (registerID) รหั ส
นักศึกษา (StudentID) วันที่ลงทะเบียน (dateRegister) เปนตน
3. ตารางรายการลงทะเบียน มีฟลด ไดแก รหัสบัตรลงทะเบียน (registerID) รหัสวิชา
(subjectID) รหัสระยะเวลาที่เรียน (periodID) เปนตน
4. ตารางวิ ช า มี ฟ ล ด ได แ ก รหั ส วิ ช า (subjectID) รหั ส วิ ช า (divisionID) ชื่ อ วิ ช า
(subjectName) คาลงทะเบียน (price) เปนตน
5. ตารางแผนกวิ ช า มี ฟ ล ด ได แ ก รหั ส แผนกวิ ช า (divisionID) ชื่ อ แผนกวิ ช า
(divisionName) เปนตน
6. ตารางครูผูสอน มีฟลด ไดแก รหัสระยะเวลาที่เรียน (periodID) ชื่อรอบระยะเวลา
ที่เรียน (periodName) ชื่อครูผูสอน (teacherfirstName) นามสกุลครูผูสอน (teacherlastName) เปน
ตน

2. สรางตารางฐานขอมูล (Table)
รายละเอียดของแท็บคําสั่งสราง (Create) ในแถบเครื่องมือ Ribbon มีสวนประกอบของ
คําสั่งหลัก 4 กลุมคําสั่ง ดังนี้
1. กลุมคําสั่งตาราง (Tables) ใชในการสรางฐานขอมูลในรูปแบบตาราง
2. กลุมคําสั่งฟอรม (Forms) ใชในการสรางฐานขอมูลในรูปแบบฟอรม
3. กลุมคําสั่งรายงาน (Reports) ใชในการสรางรายงาน
4. กลุมคําสั่งอื่น ๆ (Other) ใชในการคิวรีขอมูล และการสรางแมโคร (Macros)

รูปที่ 3-1 กลุมคําสั่ง 4 กลุมของแท็บสราง

3-3

กลุมคําสั่งตาราง (Tables) มีคําสั่งอยู 4 คําสั่ง ดังนี้
1. ตาราง (Table) ใชในการสรางตารางใหม
2. ชุดคําสั่งแมแบบตาราง (Table Templates) ใชในการสรางตารางใหมจากแมแบบ
3. ชุดคําสั่งรายการ SharePoint (SharePoint Lists) เมื่อตองการใชขอมูลรวมกับผูใช
คนอื่น
4. ออกแบบตาราง (Table Design) ใชในการสรางตารางจากมุมมองการออกแบบ

รูปที่ 3-2 กลุมคําสั่งสรางตารางฐานขอมูล 4 คําสั่งในแท็บสราง

2.1 การสรางตาราง (Table)
2.1.1 เริ่มสรางตารางใหม
ที่แท็บสรางกลุมคําสั่งตาราง คลิกปุมตาราง จะไดตารางชื่อ Table1 ที่มา
พรอมกับฟลด ID

รูปที่ 3-3 หนาตางของตารางขอมูลใหม

2.1.2 การเปลี่ยนชื่อฟลดหรือชื่อเขตขอมูลหรือคอลัมน
คลิกขวาที่ชื่อคอลัมน จะเปดเมนูลัด ใหเลือกรายการเปลี่ยนชื่อคอลัมน โดย
มีหลักการตั้งชื่อ ดังนี้
1. สามารถใชชื่อยาวไดถึง 64 ตัวอักษร
2. ชื่อตองไมขึ้นตนดวยชองวาง และไมควรมีชองวางระหวางชื่อ
3. ควรใชชื่อที่เขาใจไดงาย ชัดเจน และบงบอกถึงวัตถุประสงคของเขตขอมูล
4. อาจเปนตัวเลขและอักขระพิเศษประกอบดวยก็ได ยกเวนมหัพภาค (,)
อัศเจรีย (!) อัญประกาศคู (“ ”) และวงเล็บ [ ]
5. ชื่อเขตขอมูลตองไมซ้ํากันในตารางเดียวกัน

3-4

6. ตองไมซ้ํากับชื่อของคุณสมบัติหรือองคประกอบอื่น ๆ (คําสงวน) ที่ใช
ในโปรแกรม

รูปที่ 3-4 สวนประกอบของฐานขอมูลในโปรแกรม Microsoft Access 2007

2.1.3 การพิมพขอมูล เพิ่มเขตขอมูลใหม และการกําหนดชนิดขอมูล
ใหดับเบิลคลิกที่ฟลดเพื่อเพิ่มเขตขอมูลใหม แลวตั้งชื่อฟลด และใหคลิกที่
เซลลแลวพิมพขอมูลลงไปในเซลล แตตองกําหนดชนิดและรูปแบบใหกับขอมูลเสียกอน โดยใช
แท็บคําสั่งตามบริบท คือ แถบเครื่องมือตาราง แท็บแผนขอมูล (สีเหลือง)

รูปที่ 3-5 แถบเครื่องมือตาราง แท็บแผนขอมูล (สีเหลือง)

รูปที่ 3-6 การกําหนดชนิดและรูปแบบใหกับขอมูล

3-5

ตารางที่ 3-1 รายละเอียดของชนิดขอมูล (Data Type)
ชนิดขอมูล Data Type ใชสําหรับ ขนาด
ขอความ Text ขอความหรือตัวเลขที่ไมใชในการคํานวณ สูงสุด 255 ไบต
(ตัวอักษร)
บันทึก Memo บันทึกขอความ สูงสุด 65,535 ไบต
(ตัวอักษร)
ตัวเลข Number ตัวเลขที่ใชในการคํานวณ 1,2,4 หรือ 8 ไบต
(ขึ้นอยูกับชนิดของ

ตัวเลข)
วันที่ / เวลา Date / Time วันเดือนป และเวลา 8 ไบต
สกุลเงิน Currency สกุลเงินและตัวเลขจํานวนเงิน 8 ไบต
หมายเลขอัตโนมัติ AutoNumber เลขลําดับอัตโนมัติ (เพิ่มทีละ 1) 4 ไบต
ใช / ไมใช Yes / No คาใดคาหนึ่งของ Yes / No, True/False 1 บิต
หรือ On / Off
วัตถุ OLE OLE Object วัตถุอื่น เชน แผนงาน Excel, เอกสาร สูงสุด 1 กิกะไบต
Word, รูปภาพ, ไฟลเสียง และอื่นๆ
การเชื่อมโยงหลายมิติ Hyperlink ที่อยูการเชื่อมโยงหลายมิติ เชน เว็บเพจ 2,048 ตัวอักษร
สรางเขตขอมูลการ Lookup Wizard เขตขอมูลการคนหา เทากับเขตขอมูลที่เปน
คนหา คียหลัก

2.1.4 การบันทึกและปดตาราง
เมื่อตองการบันทึกตารางใหมใหคลิกปุมบันทึกที่แถบเครื่องมือดวน จะมี
กรอบสนทนาชื่อบันทึกเปนถูกเปดขึ้นมา ใหตั้งชื่อตารางขอมูล แลวคลิกปุมตกลง

รูปที่ 3-7 ขอมูลเมื่อไดปอนเสร็จสิ้นแลว ตองบันทึกเก็บไวในตารางวิชา

3-6

หรือถาบังเอิญไปคลิกที่ปุมปดตาราง โดยไมไดบันทึกกอน จะปรากฏแผน
เตือนวาตองการจะบันทึกตารางขอมูลนี้หรือไม ใหคลิกปุมใช จะมีกรอบสนทนาชื่อบันทึกเปนถูก
เปดขึ้นมา ใหตั้งชื่อตารางขอมูล แลวคลิกปุมตกลง

รูปที่ 3-8 แผนคําเตือนเมื่อปดตารางโดยไมไดบันทึกตารางกอน

2.2 การสรางตารางจากแมแบบตาราง (Table Templates)
2.2.1 เริ่มสรางตารางจากแมแบบตาราง
เมื่อคลิกปุมแมแบบตารางแลว จะมีรายการยอยใหเลือก คือ ที่ติดตอ งาน
ประเด็น เหตุการณ และสินทรัพย ใหเลือกรายการที่ติดตอ จะไดตารางใหมที่มีฟลดและกําหนด
ชนิดและรูปแบบขอมูลมาใหเรียบรอยแลว

รูปที่ 3-9 การสรางตารางขอมูลจากแมแบบตาราง

3-7

2.2.2 การแกไขฟลดหรือคอลัมน
ในกรณีที่แมแบบตารางมีคอลัมนที่เราไมตองการ สามารถลบคอลัมนนั้นทิ้ง
ได หรือสามารถที่จะเพิ่มเติมคอลัมนใหมได และสามารถแกไข แทรก เปลี่ยนชื่อ ตั้งความกวาง ยาย
ซอน ตรึงคอลัมนได

รูปที่ 3-10 การแกไขคอลัมน ในที่นี้จะลบคอลัมนบริษัท

2.3 การสรางตารางจากคําสังออกแบบตาราง (Table Design)
่
2.3.1 การสรางตารางจากมุมมองออกแบบ ตั้ งชื่อเขตขอมูล และกํา หนดชนิด
ขอมูล
เมื่อคลิกปุมออกแบบตารางแลว จะไดตารางใหมในมุมมองออกแบบที่มีหัว
ตารางเปนชื่อเขตขอมูล (ฟลด)ชนิดขอมูล และคําอธิบาย สวนดานลางเปนคุณสมบัติของขอมูลมี 2
แท็บ คือ ทั่วไปและคนหา ซึ่งมุมมองออกแบบนี้ เราตองตั้งชื่อเขตขอมูลหรือฟลดเปนแถวลงมา
และตองกําหนดคุณสมบัติของขอมูลทางดานลางไปดวยเลย
ขนาดเขตขอมูล (Field Size) ถาชนิดขอมูลเปนขอความ (Text) ขนาดที่ตั้ง
ไวจะเปน 50 แตถาชนิดขอมูลเปนตัวเลข (Number) ขนาดที่ตั้งไวจะเปน Long Integer
ตารางที่ 3-2 ขนาดและคาของขอมูลแบบตัวเลขขึ้นอยูกับแบบตัวเลขตาง ๆ
แบบตัวเลข คาต่ําสุด คาสูงสุด ขนาด (ไบต)
Byte 0 255 1
Integer -32,768 32,767 2
Long Integer -2,147,483,648 2,147,483,648 4
Single -3.4 x 10 38 3.4 x 10 38 4
Double -1.797 x 10 308 1.797 x 10 308 8
Replication ID ทุกคาของทุกแบบ ทุกคาของทุกแบบ 16

3-8

นอกจากนี้ยังมีแบบ Decimal ซึ่งเก็บคาทศนิยมไดถูกตองสูงสุด 18 ตําแหนง
(รวมตัวเลขทั้งหนาและหลังจุด)

รูปที่ 3-11 การสรางตารางดวยคําสั่งออกแบบตารางและการตั้งชื่อและกําหนดชนิดขอมูล

รูปที่ 3-12 โปรแกรมไมอนุญาตใหใชชื่อคําสงวน Date

3-9

รูปที่ 3-13 รูปแบบการปอนขอมูลวันที่/เวลา

รูปที่ 3-14 คําเตือนในการลบแถวหรือเขตขอมูล

รูปที่ 3-15 การกําหนดคียหลักใหกับเขตขอมูล

3-10

รูปที่ 3-16 ถาไมไดกําหนดคียหลักใหกับเขตขอมูล Access จะดําเนินการใหเมื่อคลิกใช

รูปที่ 3-17 การบันทึกและตั้งชื่อตาราง

2.3.2 การปอนขอมูล
เมื่อไดดําเนินการตั้งชื่อเขตขอมูลหรือฟลด กําหนดคุณสมบัติของขอมูล
และบันทึกตารางเสร็จแลว จะเขามาสูหนาตางการปอนขอมูล

รูปที่ 3-18 การปอนขอมูลลงในเซลลและตาราง

3-11

รูปที่ 3-19 ผลที่เกิดจากขอมูลมีมากกวาความกวางของคอลัมน

รูปที่ 3-20 ขอมูลที่ไดปอนเสร็จสิ้นแลวในตารางบัตรลงทะเบียน

3. การนําขอมูลภายนอกเขามาในตารางฐานขอมูล Access 2007
จากแท็บเครื่องมือขอมูลภายนอก สามารถนําเขาและสงออกฐานขอมูลไดอยางงาย ๆ ซึ่งใน
ที่นี้ไดมีตารางขอมูลนักศึกษาในโปรแกรม Excel 2007 ที่จะนําเขามาใชในฐานขอมูลของ Access
2007 โดยมีขั้นตอน ดังตอไปนี้
3.1 แท็บขอมูลภายนอกนําเขาขอมูล Excel
ที่กลุมคําสั่งนําเขา ใหคลิกปุม Excel จะปรากฏแผนงานรับขอมูลจากภายนอก-
กระดาษคํ า นวณ Excel ในที่ นี้ ไ ด ค ลิ ก เลื อ กตั ว เลื อ กนํ า เข า ข อ มู ล ต น ฉบั บ ลงในตารางใหม ใ น
ฐานขอมูลปจจุบัน แลวเรียกดูไปที่แหลงของขอมูลที่ตองการ

รูปที่ 3-21 แท็บขอมูลภายนอกกับกลุมคําสั่งนําเขา สงออก รวบรวมขอมูล และรายการ SharePoint
ในที่นี้คลิกปุม Excel

3-12

รูปที่ 3-22 ที่แผนงานรับขอมูลจากภายนอก-กระดาษคํานวณ Excel

รูปที่ 3-23 เรียกดูไปทีแฟมขอมูลกระดาษคํานวณ Excel
่

3-13

รูปที่ 3-24 เลือกตัวเลือกนําเขาขอมูลตนฉบับลงในตารางใหมในฐานขอมูลปจจุบัน

รูปที่ 3-25 คลิกปุมสลับไปยัง...

รูปที่ 3-26 ผลลัพธจะสลับไปยังแผนงานของ Excel 2007

3-14

3.2 การจัดการกับขอมูลภายนอกดวยตัวชวยนําเขากระดาษคํานวณ
ที่แผนงานตัวชวยนําเขากระดาษคํานวณ ที่หัวตารางกระดาษคํานวณ Excel สามารถ
ที่จะนํามาเปนชื่อเขตขอมูลได แตถามีบางรายการที่ไมสามารถนํามาใชเปนชื่อเขตขอมูลได Access
2007 จะมีแผนเตือนและทําการปรับแตงขอมูลใหอัตโนมัติ และจะกําหนดคียหลักเองก็ได

รูปที่ 3-27 คลิกเลือกแถวแรกมีหัวของคอลัมน

รูปที่ 3-28 จัดการตั้งคาตัวเลือกของเขตขอมูล

3-15

รูปที่ 3-29 จัดการเลือกคียหลักดวยตนเอง

รูปที่ 3-30 คําเตือนคียหลักไมสามารถมีคา Null

3-16

รูปที่ 3-31 นําขอมูลเขามาในตาราง

รูปที่ 3-32 ขั้นตอนการนําเขาสามารถที่จะบันทึก เพื่อนํามาจัดทําใหมได

3-17

รูปที่ 3-33 ขอมูลใน Excel ไดถูกนําเขามาในฐานขอมูลของ Access 2007 เรียบรอยแลว

3.3 การจัดการกับขอมูลที่นําเขามาในฐานขอมูล Access 2007
ในตารางฐานขอมูลที่ไดนําเขากระดาษคํานวณมาแลว อาจตองมีการปรับปรุงแกไข
ขอมูลใหถูกตองตามคุณสมบัติของ Access 2007

รูปที่ 3-34 คลิกขวาเรียกเมนูลัดขึ้นมา เพื่อลบระเบียนวาง

3-18

รูปที่ 3-35 คลิกขวาเรียกเมนูลัดขึ้นมา เพื่อเปลี่ยนชื่อคอลัมน

รูปที่ 3-36 ปอนขอมูลใหถูกตองครบถวน

3-19

รูปที่ 3-37 การเปลี่ยนชื่อตารางฐานขอมูล

รูปที่ 3-38 การลบตารางฐานขอมูลนักศึกษาที่ไมตองการออกจากกลุมทั้งหมด

3-20

4. ผลลัพธจากการสรางตารางฐานขอมูล Access 2007

รูปที่ 3-39 ขอมูลที่ไดปอนเสร็จสิ้นแลวในตารางรายการลงทะเบียน

รูปที่ 3-40 ขอมูลที่ไดปอนเสร็จสิ้นแลวในตารางแผนกวิชา

3-21

รูปที่ 3-41 ขอมูลที่ไดปอนเสร็จสิ้นแลวในตารางครูผูสอน

กิจกรรม
1. ใหนักศึกษาเรียนรูเกี่ยวกับการกําหนดชนิดและรูปแบบใหกับขอมูล
2. ครูผูสอนสาธิตการสรางตารางฐานขอมูลดวยคําสั่งตาง ๆ เปนตัวอยาง
3. ใหนักศึกษาฝกปฏิบัติการสรางตารางฐานขอมูลดวยคําสั่งตาง ๆ และนําเขา
ฐานขอมูลจากโปรแกรม Excel 2007
4. ครูและนักศึกษารวมกันอภิปรายผลและปญหาที่เกิดขึ้นจากกรณีศึกษาของแตละคน

แบบฝกหัด
คําสั่ง ใหเลือกคําตอบที่ถูกที่สุดเพียงขอเดียว
1. เมื่อเปดโปรแกรม Access 2007 แลวคลิกปุมตารางที่แท็บสรางกลุมคําสั่งตาราง จะ
ไดตารางชื่อวาอะไร
ก. Doc1
ข. Table1
ค. Book1
ง. Sheet1
2. ปุมไอคอนใดที่เปนปุมเปดโปรแกรม Access 2007

ก.
ข.
ค.
ง.

3-22

3. จากรูปกรอบดานซายเรียกวาอะไร

ก. ตาราง
ข. มุมมอง
ค. เขตขอมูล
ง. บานหนาตางนําทาง
4. ขอใดเปนชนิดแฟมของ Access 2007
ก. doc
ข. xls
ค. mdb
ง. accdb
5. จากรูปเปนการสรางตารางที่มุมมองอะไร

ก. มุมมองปกติ
ข. มุมมองเคาโครง
ค. มุมมองตาราง
ง. มุมมองออกแบบ
6. รายการใดทีไมอยูในแมแบบตารางของแท็บสราง
่
ก. โครงการ
ข. งาน
ค. ประเด็น
ง. สินทรัพย
7. ถาจะนํากระดาษคํานวณ Excel เขามาในโปรแกรม Access 2007 ตองไปที่แท็บใด
ก. หนาแรก
ข. สราง
ค. ขอมูลภายนอก
ง. เครื่องมือฐานขอมูล

3-23

8. ขอมูลแบบ Decimal จะสามารถเก็บคาทศนิยมไดถูกตองสูงสุดกี่ตําแหนง (รวม
ตัวเลขทั้งหนาและหลังจุด)
ก. 2
ข. 8
ค. 18
ง. 32
9. หลักการตั้งชื่อคอลัมน ตั้งไดไมเกินกี่ตัวอักษร
ก. 8
ข. 16
ค. 32
ง. 64
10. ชนิดขอมูลขอความ จะมีขนาดสูงสุดกี่ ไบต (ตัวอักษร)
ก. 255
ข. 256
ค. 512
ง. 1024

�ݺ�ߣ

บท3

Recommended

More Related Content

What's hot (13)

Viewers also liked (9)

Similar to บท3 (20)

More from โทโม๊ะจัง นานะ (20)

บท3