Ch07 資訊管理.....
- 1. 1 第七章 資訊管理概說 7-1 資訊管理簡介 7-5 常見資訊系統簡介 7-2 資訊系統分析與設計 7-6 企業再造工程 7-3 資訊系統規劃 7-4 資訊系統開發模式
- 2. ? 早期電腦單純在計算上的應用，到今日廣泛進入 現代人的日常生活與企業組織內部，不但改變了 生活型態與工作方式，甚至於幫助高層管理者進 行決策與創造競爭優勢。 ? 「資訊管理」（Information Management ）科學 ，就是以管理學的理論與方法，應用流通訊息的 管道與資訊科技，期望達到企業組織中的人員與 資訊設備達成一個最佳整合。 2
- 3. 3 7-1 資訊管理簡介 ? 管理學與資訊技術結合的角度來看，「資訊管 理」的構成要素包括下列四種：
- 4. ? 人員：包括企業內部的資料提供者、資料處理者 、資料使用者、決策者及使用「資訊科技產品」 的相關專業人員。 ? 機器：即是「資訊科技產品」，包括了電腦硬體 、軟體及電話、傳真機、網路等通訊設備。 ? 資訊：當組織成員作決策時，所有經過處理的資 料。 ? 組織：是指人類為達成某些共同目標，經由權責 分配所結合的完整結構，例如一般的企業組織與 公民營機關。 4
- 5. 5 資訊管理的對象 ? 管理之父彼得杜拉克博士曾說：「做正確的事情 ，遠比把事情做正確來的重要」。 ? 現代的管理者，首先需要具備系統規劃、思考及 執行能力，能夠有效地收集資訊及有效地運用組 織資源與相關資訊系統，最終達企業與組織的目 標。
- 6. ? 所謂「資訊」，就是經過「處理」（Process） ，而且具備某種意義或目的的資料，而這個處理 程序就稱為「資料處理」（Data Processing） ，包括對於資料進行記錄、排序、合併、整合、 計算與統計等動作。 6
- 7. ? 管理學大師 Simon 曾經將「資訊」定義為： 「資訊是人類做決策時，能夠導至決策者改變期 待（Expect）或評估（Estimate）的刺激。」 ? 「資訊」本身還具備了兩種特性，分別是「時效 性」與「不確定性」。 ? 「時效性」是指在進行決策時，如果資訊無法事 先提供，那麼這些資訊就成為一堆垃圾。而「不 確定性」則是在決策時，因為人的認知有限，資 訊本身會存在許多未知或不確定的因素，而增加 決策的難度。 7
- 8. 8 資訊管理的功能 ? 企業的資訊資源包括了「內部檔案式資訊資源」 、「內部文件式資源」、「外部檔案式資訊資 源」、「外部文件式資訊資源」四種。 ? 狹義的角度來看，「資訊資源」（IRM）是指 企業組織內相關的資訊資產，但是從廣義的角度 來看，IRM則必須包括以下兩項內容： – 資訊科技產品 – 支援與使用資訊科技產品的作業人員
- 9. 9 資訊管理的目的 ? 資訊管理科學的目的是在引進資訊科技來處理資 訊的過程中，不但促使原組織能適應資訊科技， 並同步蛻變新組織中的一套知識與文化。 – 資訊技術管理：包含資訊相關設備的管理與維護，人 機整合與溝通等等。 – 成本績效管理：嘗試利用先進的資訊設備，並找出低 成本、高效率的方法來改善企業體質與增加獲利。 – 人員行為管理：透過資訊技術來改善人員與組織的溝 通意願及方式，並尋求適當的激勵與監督方法。
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- 11. 7-2 資訊系統分析與設計 ? 資訊管理的實作領域來看，「資訊系統」 (Information System,IS) 無疑是企業組織中整合 資訊科技與管理學常識的具體成果；而從商業角 度看，一個資訊系統是一個用於解決環境所提出 的挑戰，基於資訊技術為架構的組織管理方案。 ? 「資訊系統」的定義可以這樣描述：「將組織中 ，記錄、保存各種活動的資料。然後加以整理、 分析、計算、產生有意義、價值的資訊，做為未 來制定決策與行動參考的系統， 就稱為資訊系 統。」 11
- 12. 12 資訊系統組成元素 ? 完整的資訊系統，必須包含以下五大組成要素， 分述如下：
- 13. 13 7-3 資訊系統規劃 ? 美國人波曼(Brow man)等教授提出了所謂三階段 資訊系統規劃模型，如下所述：
- 14. 14 策略性規劃 ? 資訊系統規劃最困難之處就是如何從組織的整體 策略中導引出正確的規劃。 ? 這個階段所要執行的內容有： – 1.定義出資訊系統的目標及收集各種資料 – 2.按照既定目標排定任務流程 – 3.通盤考量所有可能影響因素
- 15. 15 組織資訊需求分析 ? 這個階段的主要成果是將資訊系統的所有流程及 需求安排妥當。 ? 主要的執行內容包括： – 1.了解組統對資訊系統的整體需求。 – 2.訂定資訊系統的開發流程。 ? 另外本階段可以使用兩項重要的輔助工具： – 企業系統規劃(Business System Planning ：BSP) – 關鍵成功因素(Critical Success Factors：CSF)
- 16. 16 資源分配 ? 這個階段的主要目的就是擬定資源分配計劃及排 程。一般企業的資源有限，不可能一次完成所有 的資訊系統，所以我們可以模組化(module)，將 其分成許多子系統，再決定那一個子系統應該事 先規劃。
- 17. 7-4 資訊系統開發模式 ? 資訊系統的需求經常會隨著主客觀環境的改變， 如何快速因應系統的變化需求，與資訊系統的開 發模式有著莫大的關連。 ? 兩種常用的資訊系統開發模式 ： 17 – 生命週期模式 – 軟體雛型模型
- 18. 18 生命週期模式 ? 軟體工業開始引用流行於硬體工業界的「生命週 期模式」(System Development Life Cycle ： SDLC)做為軟體工程的開發模式，並很快的成為 資訊系統發展模式的主流。 ? SDLC模式就是先行假設所開發的資訊系統像一 般生物系統有其生命週期 。 ? SDLC的優點是對每一個階段的分工及責任歸屬 ，區分的相當清楚，缺點就是如果在每一個階段 的需求分析不盡完善，往往讓以前的開發工作困 難重重，另外因為是以循序性方式進行階段轉移 ，往往導至系統在沒開發完成前，看不到任何成 果。
- 19. 19 SDLC模式示意圖
- 20. 20 軟體雛型模型 ? 軟體雛型模型(Software prototyping) 就是建立一 個資訊系統的初步模型，它需要是可操作的，且 具有完成系統的部份關鍵功能，另外再配合高階 開發工具與技術，如非程序語言、資料庫管理系 統、使用者自建系統、資料字典、交談式系統等 。 ? 雛型法的優點是可以幫助使用者在很短時間內可 以操作的系統，不過正因為雛型系統經常是使用 高階輔助工具設計出來的，無可避免的缺乏結構 化考量而無法通過品質保証檢驗。
- 21. 21 雛型模型模式示意圖
- 22. 22 5-4 常見資訊系統簡介 ? 伴隨著資訊技術發展的蓬勃迅速，電腦在辦公室 內所能協助處理的範圍也日漸擴大，這也揭開了 「企業電子化」（e-Business）的序幕。 ? 「企業電子化」的定義可以描述如下：「適當運 用資訊工具；包括企業決策模式工具、經濟分析 工具、通訊網路工具、活動模擬工具、電腦輔助 軟體工具等，來協助企業改善營運體質與達成總 體目標。」
- 23. 23 電子資料處理系統 ? 「企業電子化」的第一步，就是建立內部的「電 子資料處理系統」（Electronic Data Processing System, EDPS）。 ? 「電子資料處理系統」（EDPS），主要用來支 援企業或組織內部的基層管理與作業部門，例如 員工薪資處理、帳單製發、應付應收帳款、人事 管理等等，並且讓原本屬於人工處理的作業邁向 自動化或電腦化，進而提高作業效率與降低作業 成本 。
- 24. 24 EDPS的特色
- 25. ? 快速處理：處理速度極快，通常是以微秒或毫秒 計。 ? 大量儲存：能夠儲存大量資料，永久保存。 ? 高精密度：自動驗証並改正錯誤，準確度幾達百 分之百。 ? 高保密性：具有經常檢查診斷與預先告警的功能 ，資料還可進行加密動作，故在系統使用期間， 非常隱密可靠。 ? 最佳資訊品質：能夠綜合多項有關資訊，分析比 較後作出最佳建議 ，提供使用者抉擇。 25
- 26. 26 管理资讯系统 ? 「管理资讯系统」（Management Information System, MIS），可能各位很容易與「資訊管 理」在概念上模糊不清。就兩者的本質而言， 「資訊管理」著重在「管理」，而MIS著重在 「系統」。 ? MIS是一種「觀念導向」（Concept-Driven）的 整合性系統，不像EDPS所著重的是作業效率的 增加，MIS的功用則是加強改進組織的決策品質 與管理方法的運用效果。
- 27. 27 MIS的決策模式
- 28. ? 最佳決策模式：問題中的各種變數關係都已確定 ，此時利用MIS處理資料時，可得最大功效與最 佳決策模式。 ? 模擬分析模式：問題中變數僅有部份可知，這時 可依照決策者的需求，做一適當的模擬分析。 ? 通用分析模式：問題中的變數完全不可知，此時 僅能運用統計或數學分析來預測未來的可能趨勢 ，來得到一種通用模式。 28
- 29. ? MIS必須架構在一般EDPS（如生產、行銷、財 務、人事系統等）之上，並將處理所得結果，經 由垂直與水平的整合程序，提供給管理者作為營 運上的判斷依據。 29
- 30. 30 決策支援系統 ? 「決策支援系統」（Decision Support System, DSS）的主要特色是利用「電腦化交談系統」 （Interactive Computer-based system ）協助企 業決策者使用「資料與模式」（Data and Models）來解決企業內的「非結構化問題」。
- 31. DSS 架構與運作示意圖 31
- 32. 32 專家系統 ? 「專家系統」（Expert System, ES）是一種將 專家（如醫生、會計師、工程師、證券分析師） 的經驗與知識建構於電腦上，以類似專家解決問 題的方式透過電腦推論某一特定問題的建議或解 答。
- 33. 專家系統的組成架構 ? 知識庫（Knowledge Base ） ? 推理引擎（Inference Engine ） ? 使用者交談介面（User Interface ） ? 知識獲取介面（Knowledge Acquisition Interface） ? 工作暫存區（Working Area） 33
- 34. 專家系統的結構及執行示意圖 34
- 35. 35 ES的優點 ? 1. 將各種專家知識移轉到專家系統的知識庫中， 可以延伸專業領域的擴展。 ? 2. 再專家缺席或預算不夠時，ES不但物美價簾 ，還可以取代專家的地位。 ? 3. ES是數位化的資訊系統，可以重複製作與大量 生產。
- 36. 36 策略資訊系統 ? 「策略」（Strategy）可以視為是企業、市場與 產業界三方面的交集點。 ? 謂「策略資訊系統」（Strategic Information System, SIS）的功能就是支援企業目標管理及 競爭策略的資訊系統，或者可以看成是結合產品 、市場，甚至於結合部分風險與獨特有效功能的 市場競爭利器。
- 37. ? 規劃良好的SIS，必須依循以下三步驟來建立： 37 – 擬訂總體策略 ? 企業首先必須從多元化層面來考量，決定將要實行 資訊化的總體策略目標。目標的正確與清楚是未來 實行SIS 成功與否的重要關鍵。 – 目標尋找策略 ? 差異化策略導向 ? 成本策略導向 ? 創新策略導向 – 應用資訊技術 ? 選擇包括「資訊處理」（Information Processing）、「資訊儲存」（Information Storage）與「資訊移轉」（Information Transition ）等相關資訊應用技術。
- 38. 38 主管資訊系統 ? 「主管資訊系統」（Executive Information System, EIS）的主要功用是輔助企葉領導階層 規劃及管理組織運作，並且掌握內部資訊（包括 銷售、利潤、客戶、財務、生產力、顧客滿意度 等）、外部資訊（包括股匯市變動、景氣狀況、 市調狀況等）及提供多維分析(multi- Dimension)、整合性資料來輔助高階主管進行決 策。
- 39. 39 客戶關係管理 ? 「客戶關係管理」（Customer Relationship Management, CRM）在今日的網路熱潮下，尤其企業競 爭力與經營模式必須受到來自全球競爭對手的挑戰，幾乎 已經成為企業面對生存發展的最基本管理課題。
- 40. 40 企業資源規劃 ? 「企業資源規劃」（Enterprise Resource Planning, ERP）目的是利用先進的最佳化理論 與演算法運算，來提供企業組織最佳化的資源分 配模式。 ? 當ERP系統導入企業的過程中，往往會造成財務 （軟、硬體設備）與制度的重大衝擊，因此必須 審慎評估是以「全面性導入」或「漸近式導入」 方式來實施 。
- 41. 41 企業再造工程 ? 「企業再造工程」（Business Reengineering ）是目前「資訊管理」科學中相 當流行的課題，所闡釋的精神是如何運用最新的 資訊工具，包括企業決策模式工具、經濟分析工 具、通訊網路工具、電腦輔助軟體工程、活動模 擬工具等，來達成企業崇高的嶄新目標。
- 42. 42 專案管理 ? 所謂「專案」（Project），簡單的說，就是指為 達成某項特定任務的工作過程。 ? 「專案管理」（Project Management ），就是 將暫時性的資源（如設備及人員）結合來解決某 一個特定問題，並對於這些資源進行規劃、組織 與控制的相關活動。 ? 「專案管理」是由「專案經理人」（Project Manager）與「專案小組」（Project Commitee）組成 。
- 43. 專案管理與一般管理的不同 ? 1.必須有明確而特定的目標，而且滿足五項控制 點，包含預算、人力、時間、資訊與知能（與專 案系統相關的知識與技術）。 ? 2.必須在特定時期內完成，並且有完整的「專 案計劃」（Project Plans），內容包括邊際狀況 （boundary condition ）、專案標的、成本效益 分析、時程排定、上級支援項目、小組組織架構 。 ? 3.預算必須固定，不可隨意增加。 ? 4.由指派的專案小組來完成 。 43
- 44. 44 電腦輔助軟體工程 ? 電腦科技的蓬勃發展，軟體重要性急速提高的同 時， 軟體技術、教育訓練及軟體相關制度尚未成 熟的情況下，產生了如產值低、生產成本過高與 品質低落等軟體危機。 ? 「電腦輔助軟體工程」﹝ Computer Aided Software Engineering , CASE﹞，是從1980年代 中期把軟體工程成功地轉向資訊系統開發的一種 協助解決軟體危機的工具與技術。
- 45. 45 ? CASE的優點如下： – 使用軟體工程方法論發展軟體(如雛型方法、資料流程 圖(DFD)與資料字典等)，可加速系統開發與提高生 產力。 – 增加軟體物件(如分類策略、知識工程、程式碼或資料 庫)的再利用性(reusability)。 – 系統設計人員可利用CASE所提供的軟體訊息庫(如 規劃、需求、分析、程式碼、執行碼、資料庫、測試 、相關模組等)，而毋需花費精神在程式碼的編寫，可 將重心花在系統的分析與設計。 – 由於詳細記錄軟體的相關文件，可簡化程式維護工作 ，並經由自動檢驗過程，更容易確保軟體品質。
- 46. ? 「企業再造工程」對於企業組織的影響層次，可 包含以下三個階段 46 – 作業程序階段 ? 詳細的評估與規劃，嘗試利用資訊科技將企業內部 的結構性與非結構性業務通盤改變，最後並以績效 及產能為最終目標。 – 管理模式階段 ? 作業程序階段」的改善成果，「企業再造工程」執 行團隊還必須配合同步在員工薪資福利、管理模式 與技巧、組織架構與制度等方面隨之變動，另外在 進行時，仍需考慮組織架構及技術層面的影響，並 時時評核新的程序和技術為組織所帶來人事、結構 及工作內涵的變化，否則上一階段所做的努力，可 能會前功盡棄。
- 47. 47 – 理念決策階段 ? 完成前兩個階段的目標與任務之後，這時「企業再 造工程」執行團隊的理念及目標都因為資訊科技與 團隊管理精神而做了徹頭徹尾的改變，也只有本階 段的真正達成，才能為「企業再造工程」畫下一個 完美句點，並將全新的理念與標準化作業普及到企 業每個角落。