More Related Content
Similar to Dasar_dasar_Keprotokolan.pptx (20)
Recently uploaded (20)
Dasar_dasar_Keprotokolan.pptx
- 1. ULFININGTYAS, SH. MM. KEPROTOKOLAN TEKNIS DASAR Kepala Bagian Protokol & RT Setda Kab. Probolinggo
- 2. Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/ atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat. (Pasal 1 ayat (1) UU RI Nomor 9 Tahun 2010)
- 3. Tata Tempat Tata Penghormatan Tata Upacara Pengaturan Pejabat Negara Pejabat Pemerintah Tokoh Masyarakat Tertentu Sasaran RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN
- 5. What yaitu apa judul acara/ kegiatan yang akan dilakukan. Who yaitu siapa saja pejabat serta undangan yang terlibat dalam kegiatan tersebut. When yaitu waktunya kapan kegiatan itu akan dilakukan. Where yaitu di mana kegiatan itu akan dilakukan. How yaitu bagaimana menjangkau tempat acara tersebut. PRINSIP UMUM 4W-1H
- 6. JENIS KUNJUNGAN Bersifat terbuka dan sudah direncanakan sebelumnya, menyangkut anggaran maupun urutan kegiatannya. Serta melibatkan beberapa pihak yang terkait dengan acara tersebut. Seperti peresmian proyek, pelantikan Kepala Desa, dan upacara. Kunjungan Kerja/ Resmi Bersifat terbuka dan mendadak, yang dilakukan dalam rangka melihat langsung perkembangan di lapangan. Seperti meninjau bencana alam, meninjau perkembangan harga komoditas di pasar, dan inspeksi mengenai kedisiplinan pegawai. Peninjauan/ Sidak Bersifat tidak resmi dan tertutup serta tidak melibatkan lembaga kedinasan. Seperti silaturahim keluarga, istirahat, berobat, acara partai politik, dll. Kunjungan Pribadi
- 7. Mengadakan rapat koordinasi yang melibatkan berbagai unsur terkait (kepanitiaan dan/ atau SKPD). Menginventarisir segala sesuatu yang berhubungan dengan maksud dan tujuan acara: Lokasi, lay out acara, route/ alur dan lama perjalanan, susunan acara dan properti/ perlengkapan yang dibutuhkan. Menentukan tim pendahulu, untuk: survey lokasi seluruh titik kunjungan, gladi bersih, koordinasi akhir. PERSIAPAN KUNJUNGAN
- 8. Menentukan daftar rombongan sekaligus menyampaikan undangan untuk berangkat bersama dengan Bupati/ Wakil Bupati dalam rombongan utama (main group). Mempersiapkan penerimaan pada titik kunjungan serta mengatur jajar penyam- butan (receiving line) dan mempersiapkan tempat transit (holding room). Menghadiri acara, yang perlu dipersiapkan adalah: tata tempat, susunan acara dan properti/ perlengkapan PELAKSANAAN KUNJUNGAN
- 9. Penyambutan terhadap VIP: Dilakukan secara sederhana, tidak berlebihan. Durasi waktu singkat. Jika penyambutan berupa atraksi, ditampilkan 1 atraksi terbaik (jangan sampai berupa banyak atraksi) PENYAMBUTAN VIP
- 10. Penyambutan terhadap VIP: VIP (Very Important Person) harus datang dari arah sebelah kanan dari para penyambut. JAJAR PENYAMBUTAN
- 11. Untuk penerimaan (receiving line), orang yang utama dalam jajar tersebut adalah yang pertama kali menyambut.
- 12. Untuk pelepasan/ kepulangan (farewell line), orang utama dalam jajar tersebut adalah yang melepas/ menjabat tangan paling akhir.
- 13. TATA TEMPAT
- 14. 1. Menetapkan jumlah tamu/ pejabat VIP. 2. Menentukan ranking tamu/ VIP dari yang tertinggi sampai terendah dan memberi nomor urut (1,2,3, dan seterusnya). 3. Menetapkan tempat duduk sesuai rumus / aturan yang berlaku, yaitu orang paling utama mempunyai urutan/ nomor pertama, dan seterusnya. CARA MENGATUR TEMPAT DUDUK TAMU/ PEJABAT VIP
- 15. Aturan Dasar Tata Tempat 1. Posisi Berjajar Tempat yang berada di sebelah kanan dari orang yang mendapat preseance paling utama, dianggap lebih tinggi daripada yang berada di sebelah kirinya. Teknis penempatan/ rumus: Setelah menentukan orang nomor urut 1, maka nomor urut berikutnya menggunakan rumua, Jika jumlah orangnya genap, maka urutan genap berada di sebelah kiri; jika jumlah orangnya ganjil, maka urutan ganjil berada di sebelah kiri
- 16. 1 Bupati 2 Kakanwil 1 Bupati 3 Kakan Kab. 2 Kakanwil 1 lebih tinggi dari 2 2 lebih tinggi dari 3
- 17. 2 Ketua DPRD Kab 4 Kakan Kab 1 Bupati 3 Kakanwil 1 lebih tinggi dari 2 3 lebih tinggi dari 4 CATATAN: Ketentuan ini berlaku pula untuk kursi model teater (tanpa meja pimpinan)
- 18. j. ..... k. Bupati/ walikota; l. Kepala Kantor Perwakilan Badan Pemeriksa Keuangan di daerah, Kepala Kantor Perwakilan Bank Indonesia di daerah, ketua Komisi Pemilihan Umum Daerah; m. pemuka agama, pemuka adat, dan Tokoh Masyarakat Tertentu tingkat provinsi; n. Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota; o. wakil bupati/wakil walikota dan Wakil Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota; p. anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota; q. asisten sekretaris daerah provinsi, kepala dinas tingkat provinsi, kepala kantor instansi vertikal di provinsi, kepala badan provinsi, dan pejabat eselon II; dan r. kepala bagian pemerintah daerah provinsi dan pejabat eselon III. TATA TEMPAT TINGKAT PROVINSI (Pasal 10 UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan)
- 19. 4 2 1 3 5 A lebih tinggi dari B tempat utama A B 2. Posisi Berjajar pada Garis yang Sama Mengacu pada ketentuan bahwa tempat paling tengah adalah tempat yang paling terhormat (utama), sedangkan tempat di sebelah kanan tempat utama memiliki kedudukan lebih tinggi dibandingkan tempat di sebelah kiri tempat utama.
- 20. A lebih tinggi dari B A B 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5
- 22. Alat Bantu Preseance Seating Card Menandai tempat duduk, ditempatkan di sandaran kursi BUPATI PROBOLINGGO BUPATI PROBOLINGGO BUPATI PROBOLINGGO
- 23. Hand Rail Membatasi lalu lintas manusia di depan VVIP (contoh: batas pengambilan gambar oleh wartawan) Name Stand Menandai tempat duduk, ditempatkan di atas meja pimpinan
- 25. Bentuk prasasti landscape (seperti contoh di atas), dengan ukuran perbandingan 2 : 3 (contoh: 60 x 90 cm) Kata-kata peresmian cukup sebagaimana pada contoh. Pejabat yang menandatangani cukup 1 orang, yaitu pejabat yang meresmikan.
- 26. MANAJEMEN ACARA
- 27. Pedoman Upacara/ Acara Upacara Bendera; Upacara Bukan Bendera; Acara Kunjungan Bentuk Upacara Acara Kenegaraan; Acara Resmi; Acara Tidak Resmi; Acara Kemasyarakatan; Acara Keluarga; Acara Hiburan Sifat Upacara Men (orang-orang yang terlibat dalam upacara/ petugas) Kelengkapan Upacara Materials (peralatan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan upacara) Perlengkapan Upacara Susunan acara; lay out; tata tempat; tata pakaian; JUKLAK acara; konsumsi Langkah Persiapan Upacara
- 28. Pelantikan Susunan acara upacara pelantikan dan tata pakaiannya Surat keputusan dari pejabat yang berwenang Naskah kata-kata pelantikan untuk dibaca yang melantik Naskah pengambilan sumpah untuk dibaca yang melantik Berita acara pengambilan sumpah untuk ditandatangi oleh yang bersumpah, yang melantik dan rohaniawan Berita acara serah terima jabatan Memori serah terima jabatan untuk diserahkan oleh pejabat yang lama kepada pejabat yang baru di hadapan yang melantik Atribut jabatan bagi pejabat yang dilantik Lay out/ tata tempat upacara pelantikan Peralatan upacara yang diperlukan (meja penandatanganan, microphone) Petugas pelantikan (rohaniwan, pembaca SK, pembaca doa) Dekorasi (pertamanan ruangan, bunga-bunga meja dan back drop) Yang Perlu Dipersiapkan/ Ditentukan
- 29. 1. Pembukaan 2. Menyanyikan Lagu Kebangsaan Indonesia Raya 3. Pejabat yang akan dilantik menuju tempat yang ditentukan/ berdiri 4. Pembacaan Surat Keputusan 5. Pejabat yang melantik menuju tempat yang disediakan 6. Pengambilan Sumpah Jabatan 7. Penandatanganan Berita Acara Pengambilan Sumpah 8. Kata-kata pelantikan 9. Pejabat yang dilantik kembali ke tempat/ duduk kembali 10.Pemasangan tanda jabatan/ penyerahan SK/ atribut lain (bila perlu) 11.Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Jabatan 12.Serah terima Memori Jabatan (bila perlu) 13.Sambutan pejabat yang melantik 14.Menyanyikan Lagu Bagimu Negeri 15.Pembacaan doa 16.Pemberian ucapan selamat Urutan Acara Pelantikan