Digitalizzazione dei documenti e dei processi aziendali
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International Garage SNC, un service partner Volkswagen, ha raggiunto eccellenti risultati, diventando una delle migliori officine in Italia. L'azienda ha implementato una soluzione di digitalizzazione dei processi, migliorando l'efficienza e riducendo l'uso della carta, con vantaggi significativi nella gestione dei documenti e nella soddisfazione del cliente. Grazie all'adozione di ARXIVAR Next, l'azienda ha ottimizzato i flussi di lavoro e ha introdotto pratiche più sostenibili.
Digitalizzazione dei documenti e dei processi aziendali
- 1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO International Garage Snc
- 2. AZIENDA Fondata nel nuovo millennio, International Garage Snc diventa negli anni una solida realtà nel panorama automobilistico dell’ Alto Garda, in qualità di service partner Volkswagen. Forte dell’esperienza del socio fondatore Enzo Cristofari, unita ad un team dinamico ed intraprendente, l’azienda raggiunge lodevoli obiettivi. Nel 2022, infatti, sale sul podio della classifica delle migliori officine Volkswagen in Italia a livello di soddisfazione del cliente. Nel 2021 diventa carrozzeria ufficiale Volkswagen, e nel 2023, vince il bando della Camera di Commercio di Trento per la digitalizzazione dei processi lavorativi, proiettandosi cosi direttamente verso il futuro. International Garage Snc
- 3. AZIENDA L’obiettivo principale per International Garage è sempre la soddisfazione del cliente, migliorando progressivamente le procedure di accettazione e assistenza. International Garage Snc 7 collaboratori Più di 2.500 passaggi nell’ultimo esercizio Più di 1 milione di euro di fatturato nell’ultimo esercizio
- 4. ESIGENZA DIGITALIZZAZIONE AZIENDALE L’esigenza principale del cliente era quella di passare da una gestione tradizionale dei documenti ad una gestione digitalizzata e automatizzata. Questo transazione aveva lo scopo di eliminare il più possibile l’utilizzo di carta e la creazione di copie ridondanti dello stesso documento e razionalizzare e gestire i propri processi aziendali in modo automatico, controllato e efficace.
- 5. SOLUZIONE
- 6. SOLUZIONE Dopo un’attenta analisi dei processi aziendali ed un confronto diretto con il responsabile amministrativo Andrea Maino, è stata implementata la soluzione ARXivar NEXT declinata nella nostra verticalizzazione ADA.DPM Small Business Edition, con funzionalità specifiche in linea con le esigenze del cliente. L’introduzione di questa nuova piattaforma ha permesso, oltre alle classiche procedure di gestione, archiviazione e conservazione di documenti digitali (funzioni core di un software di gestione documentale), un efficientamento e razionalizzazione dei processi e flussi di lavoro con un aumento significativo della produttività aziendale e una progressiva eliminazione dei documenti cartacei. Implementando questo tipo di soluzione, non solo il cliente ora può gestire tutti i processi e i documenti aziendali, ma è in grado di organizzare e integrare perfettamente tutte le attività di business quotidiane. COS’È STATO REALIZZATO
- 7. SOLUZIONE FUNZIONALITÀ CHIAVE Scansioni barcode: Permette di scansionare la copia firmata degli ordini di lavoro emessi ai clienti collegandola automaticamente alla sua versione sul software Ricerca e indicizzazione dei documenti: Oltre alla ricerca basata su metadati, si può estendere la ricerca al contenuto completo del documento, permettendo ricerche full-text da qualsiasi schermata. Integrità e riservatezza: Livelli di accesso ai dati personalizzati garantiscono la riservatezza e l'integrità delle informazioni. Piattaforma multi-device: Accessibile da dispositivi desktop, tablet e mobile, infatti, le funzionalità sono disponibili sia sul portale web sia su app Android e iOS.
- 8. SOLUZIONE GESTIONE FATTURE ELETTRONICA ACQUISTO-VENDITA Il workflow per la gestione delle fatture elettroniche (FE) di acquisto e vendita è stato ideato per trattare le informazioni parziali o incomplete presenti in questi documenti. Questo processo interviene quando tali fatture sono già nel sistema aziendale e si occupa di: • Invio autonomo delle fatture di vendita: le fatture di vendita vengono inviate al portale IX-FE. Quest’ultimo si occupa poi di trasmetterle al Sistema di Interscambio e di restituire l’esito della consegna. • Completamento delle fatture di acquisto: se una fattura di acquisto ha dati mancanti, il workflow permette di aggiungere informazioni come il “Sistema”, la “Causale”, il “Mittente” e di estrarre eventuali allegati. • Conversione in formato PDF: dopo aver arricchito le fatture con le informazioni necessarie, queste vengono convertite in formato PDF. Ciò rende le fatture più accessibili e facilmente consultabili dagli utenti.
- 9. SOLUZIONE GESTIONE AUTOMATICA INVIO DOCUMENTI Il workflow è stato creato per rendere più efficiente l’invio dei documenti prodotti dal reparto officina del gestionale aziendale, mirando a ridurre i tempi e i costi legati alla gestione e stampa di tali documenti. Documento “Soddisfazione cliente”: È un documento fondamentale che deve essere sempre allegato alle email, rappresentando la conclusione dell’intervento di officina. Documento “Check-list ELSA”: Se disponibile, questo documento attesta le operazioni effettuate sul veicolo. Documento “Deposito pneumatici”: Se disponibile, dettaglia le informazioni riguardanti lo stoccaggio, le specifiche e le condizioni d’uso del pneumatico. La fattura viene inoltre inviata direttamente al cliente da parte del software documentale.
- 10. SOLUZIONE APPROVAZIONE FATTURE DI ACQUISTO La procedura interna per l’approvazione delle fatture d’acquisto è stata ideata per monitorare e gestire gli acquisti dei vari reparti aziendali, facilitando la gestione dei budget e la corretta attribuzione ai centri di costo. Attivazione: dopo aver ricevuto una fattura d’acquisto (scansionata o dal portale IX-FE), l’utente attiva manualmente il processo che invia un compito all’amministrazione per assegnare un verificatore. Ruolo del Verificatore: che può approvare, rifiutare o rispedire al mittente a seconda dei casi. Ruolo dell’Approvatore: che può approvare o rifiutare il pagamento o richiedere un’ulteriore verifica. Compito dell’Amministrazione: basandosi sulle decisioni di verificatori e approvatori, procede alla gestione della fattura. Registrazione e Conclusione: la fattura viene arricchita con i dati dell’ERP aziendale e la procedura termina quando sia l’approvazione che la registrazione sono complete.
- 11. SOLUZIONE INVIO DOCUMENTI VIA E-MAIL L’azienda ha deciso di ridurre il proprio impatto ambientale e i costi legati alla stampa, optando per l’archiviazione digitale di tutti i documenti prodotti dal DMS/ERP. Questa scelta ha portato allo sviluppo di una procedura condivisa tra i collaboratori per facilitare l’invio dei documenti archiviati digitalmente, promuovendo l’uso digitale al posto della stampa. Quando necessario, un collaboratore può attivare manualmente il processo per emettere un documento. Esso verrà inviato all’indirizzo email associato al documento o, se necessario, a un altro indirizzo specificato durante il processo. L’email avrà un corpo e un oggetto standard, richiedendo all’utente di inserire solo il destinatario.
- 12. SOLUZIONE CONSERVAZIONE ELETTRONICA Dopo aver analizzato i costi associati alle marche da bollo, consumabili e archiviazione fisica, l’azienda ha deciso di implementare una procedura per la conservazione elettronica dei documenti contabili. 1. Documenti da conservare: comprende documenti contabili come il Libro Giornale, vari Registri IVA, LUL, fatture emesse e ricevute in forma cartacea. 2. Archiviazione: l’utente recupera i documenti in formato elettronico e, seguendo una procedura predefinita, li archivia nel sistema. 3. Invio e Conservazione: i documenti vengono automaticamente inviati al portale IX- CE in pacchetti specifici, dove verranno controllati e conservati secondo le normative vigenti. 4. Firma Digitale: i documenti conservati verranno automaticamente firmati dal sistema.
- 13. BENEFICI Abbiamo apportato delle significative modifiche al sistema di gestione della fatturazione e dell’archiviazione del cliente. Questi cambiamenti sono stati possibili grazie alle seguenti innovazioni: • Eliminazione del cartaceo: è stato fatto un passo avanti verso un ambiente più sostenibile ed efficiente eliminando completamente la necessità di documenti cartacei, la relativa archiviazione e tutti i materiali di consumo relativi ai processi di stampa. Questo non solo accelera il processo, ma riduce anche l’impatto ecologico. • Automatismi personalizzati: è stato introdotto degli automatismi specificamente progettati per le nostre esigenze. Uno dei più rilevanti è l’invio automatico delle fatture ai clienti tramite email. Questo assicura che le fatture vengano consegnate tempestivamente, riducendo gli errori e semplificando la gestione per il nostro team. Con queste modifiche, il service partner mira a offrire un servizio più rapido e senza intoppi, garantendo allo stesso tempo un impegno verso pratiche più ecologiche e sostenibili.
- 14. LA PAROLA AL CLIENTE «Essere il primo Service Partner Volkswagen in Trentino Alto Adige ad implementare ARXivar NEXT è un grande motivo di orgoglio. E’ un programma molto intuitivo che ci ha permesso di digitalizzare notevolmente l’azienda, tramite l’archiviazione digitale, l’invio tramite email delle fatture, check list e deposito gomme. La possibilità di consultare digitalmente ogni documento (fatture, ordini di lavoro, DDT), è un notevole risparmio di tempo per tutti, e va a migliorare di molto i nostri processi interni e li rende più rapidi rispetto al passato.» Andrea Maino - Responsabile amministrativo di International Garage Snc