Project Management, questo sconosciuto!
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Il documento discute l'importanza del project management come approccio strutturato applicato al buon senso per gestire progetti con successo. Sottolinea che 竪 fondamentale pianificare e adattare i metodi al contesto, coinvolgendo l'intera organizzazione, piuttosto che affidarsi solo a determinazione o software. Infine, il cambiamento nell'approccio al project management richiede supporto e comprensione per superare le resistenze e migliorare i risultati.
Project Management, questo sconosciuto!
- 1. 32 | gennaio 2017 Project Management, questo sconosciuto! Project Management: lapproccio corretto per applicarlo in azienda Premessa Ricordo una vignetta in cui il Project Management era paragonato al sesso allet adolescenziale: tutti ne parlano, tanto che sembra che tutti lo facciano, allo- ra tutti dichiarano di farlo, ma in realt nessuno sa come farlo! Mi fece sorridere, ma ancora oggi vi trovo un fondo di verit, pensando alle molte persone che lo dichiarano fra le proprie competenze (lo si trova quasi sempre nei curricula!), ma poi approfondendo... Il Project Management come buon senso applicato Ma qual 竪 la questione? Viene inteso in maniera distorta o proprio non c竪 unidea chiara di cosa sia? proprio cos狸 difficile capire di cosa si tratti? possi- bile darne una definizione facile ed immediata? La mia risposta 竪 s狸, 竪 molto facile: il Project Manage- ment 竪 buon senso applicato! Di fronte a questaffermazione mi aspetterei una rea- zione del tipo: Allora 竪 vero che ce lhanno tutti, basta avere buon senso!. Consideriamo per嘆 che la definizione diventa meno banale quando ci si sofferma sulla parola applicato, e la si intende in maniera rigorosa, non come un buon proposito, che poi lascia il tempo che trova. E allora le cose cambiano. Come spunto di riflessione amo citare il Manzoni, che scriveva Il buon senso cera; ma se ne stava nascosto per paura del senso comune. Ed 竪 proprio qui la differenza, anche oggi, nella vita professionale tanto quanto nella vita privata, nellaf- frontare progetti tutti noi vorremmo usare pienamen- te e fino in fondo il buon senso, e invece usiamo labitudine, il consueto, il senso comune, appunto. Tanto che invece di gestire i progetti, li rincorriamo affannosamente o il pi湛 delle volte ne veniamo travolti e li subiamo. Concentriamoci sul contesto lavorativo: il Project Management 竪 un approccio strutturato alla gestio- ne di progetti (non le operations, che sono diverse), che poggia sul buon senso, cio竪 sul fatto che ci sono approcci, metodi, processi, tecniche e strumenti, che negli anni si sono dimostrati pi湛 che validi, per far in modo che i progetti siano completati con successo, cio竪 con la qualit desiderata, nei tempi e nei costi pattuiti. Nulla di pi湛. Mi trovo spesso a dialogare con persone, ma anche organizzazioni intere, convinte che per gestire i pro- getti ci voglia solo determinazione (o esasperata perentoriet!), clausole contrattualistiche, molta fur- bizia, o addirittura basti un software! La mia opinione 竪 diversa, e condivisa da molti colle- ghi che, come me, dopo aver provato a gestire progetti come appena descritto, hanno capito che non funzio- na, si fatica da morire e si producono scarsi risultati. Quando avvertiamo come sintomo che i progetti sono sempre in ritardo, i costi esplodono, si fanno e rifan- no le cose, insomma, quando manca il controllo delle
- 2. 33gennaio 2017 | ORGANIZZAZIONE E RISORSE UMANE cose e delle persone, la diagnosi 竪 carenza di Project Management, quello vero. Qual 竪 la cura? Beh, confrontarsi con chi lo sa fare dav- vero, con un pizzico di umilt, magari studiare un po, provare un approccio diverso (quello giusto), applicarsi e vedere che funziona, caspita se funziona! Attenzione, il Project Management non 竪 una bacchet- ta magica, e soprattutto non 竪 un rimedio efficace se i progetti sono gi compromessi, in quei casi si riuscir al massimo a contenere i danni. Gli approcci corretti al Project Management Ma quali sono gli approcci corretti per innescare un cambiamento? Quali gli ostacoli? Eccone una carrellata: il Project Management richiede un cambio di approccio, soprattutto per le persone cosiddette dazione, quelle che cominciano subito a fare, piuttosto che pianificare il come fare. Pianificare bene un progetto, piuttosto che buttarvisi a capofitto, fa risparmiare soldi e tempo! il Project Management 竪 un metodo, anche standardizzato, di gestire attivit, ma va adattato al contesto, al settore, al tipo e alla dimensione di progetto. Tutte le organizzazioni beneficiano dellintroduzione di metodi che aumentano leffi- cacia (raggiungimento di obiettivi) e lefficienza (non sprecare risorse), vanno per嘆 contestualizza- ti, non usati a caso; il cambiamento toccher diversi comportamen- ti ed 竪 bene che avvenga in maniera graduale, e non tutto insieme. Altrimenti il rischio 竪 che forzando le cose si ingessi lorganizzazione e quindi si salti alla conclusione errata che il Project Management non funziona; lintera organizzazione deve essere coinvolta nel cambio di approccio; il progetto 竪 costituito da un insieme di attivit condotte da diverse persone allinterno dellazienda, evitando incom- prensioni e modi di operare incoerenti, altrimenti si genera solo confusione. Il Project Management serve per fare chiarezza, a beneficio di tutti; il Project Management non deve essere confuso con luso di un software di gestione progetti; i software o strumenti in genere supportano un metodo condiviso; essi sono utilissimi, spe- cialmente quando i progetti hanno dimensioni rilevanti, ma non possono sostituire il metodo, la corretta comunicazione, il ragionamento, il buon senso! infine 竪 determinante油il supporto油dei vertici aziendali nellinfondere carica e spinta al cam- biamento. necessario un contributo illuminato, in mancanza del quale la macchina progettuale avr il freno a mano tirato.油 Il Project Management, quando viene percepito come scomodo? Aggiungo qualche considerazione, poich辿 nella mia esperienza ho notato che ci sono casi in cui il Project Management a torto pu嘆 essere percepito come scomodo. I casi principalmente sono: quando si temono i controlli formali, la supervi- sione, che possono mettere in evidenza lacune di competenza o scarsa volont. Il Project Man- agement toglie gli equivoci e chiarisce il chi fa che cosa, e questo - mi chiedo - non 竪 un bene?!; quando si preferisce lavorare in maniera creati- va, fantasiosa, libera; il Project Management, per quanto flessibile, innegabilmente ha com- ponenti di rigidit e ci嘆 comporta che alcune at- tivit siano condotte con rigore. Ma vorrei tran- quillizzare, proprio e solo nelle attivit in cui 竪 Il Project Management 竪 un approccio strutturato alla gestione di progetti che poggia sul buon senso, cio竪 sul fatto che ci sono approcci, metodi, processi, tecniche e strumenti, che negli anni si sono dimostrati pi湛 che validi
- 3. 34 | gennaio 2017 meglio non usare creativit! quando la direzione teme di perdere il controllo, perch辿 il Project Management prevede che og- nuno si assuma la propria responsabilit, con delle opportune deleghe, che rendono il tutto efficace ed efficiente, liberando tempo e au- mentando i risultati. Nonostante sia forte il desiderio di far meglio le cose, Ing. Cristiano Ottavian Ingegnere gestionale, con- sulente e formatore presso aziende, trainer in Business School. Gi direttore di una Cor- porate Academy, progetta e real- izza percorsi formativi a suppor- to dellefficacia ed efficienza dei modelli di business. In ambito Project Management 竪 certifi- cato PMP, Prince2. Associato al PMI e membro del comitato editoriale del PMI-Northern Italy Chapter. Co-autore de Il Glossario dei termini di Project Management. Si occupa di innovazione, sviluppo prodotto e pro- cesso, cambiamento organizzativo e ottimizzazione di processi, progettazione della distribuzione di prodotti e servizi. Conduce progetti in aziende di diversi settori, in Italia, in Europa e Medio Oriente. 竪 normale che labitudine sia pi湛 forte, e che la quotid- ianit ed il contesto inducano a ripetere le stesse cose nel medesimo modo, anche gli errori. Alcune resistenze al cambiamento sono naturali e logiche, altre emozionali e irrazionali. Per fornire un semplice aiuto a superare questa paura dellignoto, pensiamo a questo: se il Project Management (quello vero!) non migliorasse le cose, cio竪 producesse qualit deprecabile, scadenze non rispettate, costi fuori con- trollo, allora, perch辿 se ne parla tanto? Certo, implica un po di impegno, ma sembra ne valga proprio la pena. Tornando alla metafora e provocazione iniziale, forse 竪 il caso di provare a farlo davvero, e magari ci piace e ci dar soddisfazione! Il Project Management richiede un cambio di approccio, soprattutto per le persone cosiddette dazione, quelle che cominciano subito a fare. Pianificare un progetto, piuttosto che buttarvisi a capofitto, fa rispar- miare soldi e tempo!
- 4. LA RIVISTA EXECUTIVE TRIMESTRALE PER LEGALI RAPPRESENTANTI, DIRIGENTI, MEMBRI DI CDA E COLLEGI SINDACALI ABBONATI SUBITO! ACQUISTA VIA FAX Labbonamento annuale alla versione Premium Plus di Dirigere lazienda ( 249, spedizione inclusa) comprende: Rivista cartacea (4 numeri) Versione sfogliabile online (consultabile ovunque e con qualsiasi device) e scaricabile in PDF Contenuti aggiuntivi disponibili online Labbonamento annuale alla versione Stampata di Dirigere lazienda ( 179, spedizione inclusa) comprende: Rivista cartacea (4 numeri) ACQUISTA ONLINE Per informazioni visita il sito di Forum Media Edizioni, www.forum-media.it oppure scrivi a pietro.butturini@forum-media.it