Införande av digitalt eArkiv
Download as PPTX, PDF1 like1,123 views
Att tänka på inför ett införande av eArkiv • Effektivt kravarbete o Framgångsfaktorer och risker • Upphandling eller avrop o För- och nackdelar • Marknadsorientering o Aktörer och vad som skiljer dem åt
More Related Content
Similar to Införande av digitalt eArkiv (20)
Införande av digitalt eArkiv
- 1. … visar vägen till rätt beslut Införande av digitalt eArkiv Jörgen Aaröe jorgen.aaroe@dirsys.com 031-711 32 63
- 2. … visar vägen till rätt beslut • Del1 Att tänka på inför ett införande av eArkiv (Jörgen Aaröe) • Vad är ett eArkiv och hur har vi definierat det • Hur kan behovsbilden se ut och varför behöver man ett eArkiv • Marknadsorientering • Aktörer och vad som skiljer dem åt • Effektivt kravarbete • Framgångsfaktorer och risker • Upphandling eller avrop • För- och nackdelar • Del2 Etablering och utveckling av kommunens eArkiv (Mattias Lundin) • Erfarenheter från att införa ett digitalt eArkiv • Framgångsfaktorer och konkreta tips • Fortsatt utveckling Agenda:
- 3. … visar vägen till rätt beslut Möjlighet att ställa frågor Det kommer vara möjligt att ställa frågor vid slutet av webinariet via Questions funktion
- 4. … visar vägen till rätt beslut Kort om DirSys
- 5. … visar vägen till rätt beslut
- 6. … visar vägen till rätt beslut Kommuner • Ale kommun • Borås Stad • Göteborgs Stad • Götene kommun • Kristinehamns kommun • Kungälvs kommun • Lidköpings kommun • Skara kommun • Skövde kommun • Tjörns kommun • Trollhättans Stad • Växjö kommun Regioner och Landsting • Landstinget i Värmland • Landstinget i Östergötland • Region Gävleborg • Göteborgsregionens kommunalförbund • Skaraborgs kommunalförbund Övriga • Danska skattemyndigheten • Göteborg Energi
- 7. … visar vägen till rätt beslut
- 8. … visar vägen till rätt beslut Exempel på uppdrag • Ale kommun • Upphandling Identitetslösning • Borås Stad • Upphandling ny IT-plattform (inklusive identitetshantering) • Göteborgs Stad • Upphandling behörighetslösning (Access Management) • Trollhättans Stad • Upphandling Identitetslösning • Övrigt • Informationssäkerhetsarbete • GIS (Grafiskt Informations-System) • Ärendehantering • eArkiv • Bygglovsstöd • Trygghetslarm • Telefoni • ….
- 9. … visar vägen till rätt beslut Upphandling/Metodstöd process för införande Nulägesanalys Omvärldsbevakning Kravarbete Upphandling Införande Leverans ? •Processkartläggning •Krav •Användningsfall •Leverantörsträffar •Kundreferenser •Intervjuer •Kartläggning •Behovsanalys
- 10. … visar vägen till rätt beslut Vad är ett digitalt eArkiv?
- 11. … visar vägen till rätt beslut Digitala arkiv kan definieras på flera olika sätt. FILER Information Applikation Arkiv Arkiv Process Struktur
- 12. … visar vägen till rätt beslut OAIS (Open Archival Information System) ISO 14721
- 13. … visar vägen till rätt beslut Behovsbild
- 14. … visar vägen till rätt beslut Var är bygglovet för den här fastigheten!? Jag vet inte… letar för fullt… Behovsbild
- 15. … visar vägen till rätt beslut eArkiv Gränssnitt Handläggare Invånare Entreprenörer • Bygglov/Planer • Betyg • Handlingar • Beslut • Ärenden • Bygglov/Planer • Beslut/Tillstånd…
- 16. … visar vägen till rätt beslut Arkitekturella principer
- 17. … visar vägen till rätt beslut • Hur kan befintliga system integreras? • Hur ska system som byts ut avvecklas? • Hur ska informationen i arkivet exponeras? • Hur ska eArkivet förvaltas? Principer att ta ställning till…
- 18. … visar vägen till rätt beslut Administration eArkiv Användar gränssnitt ApplikationFILÖVER FÖRING DIREKT- INTEGRA TION SIP Kräver anpassning av applikation Använder eArkivets gränssnitt t.ex. webbaserat Arkivarie Användare System
- 19. … visar vägen till rätt beslut Marknadsorientering Vilka aktörer finns på marknaden
- 20. … visar vägen till rätt beslut Kategori 1: Generella lösningar som är byggda enligt OAIS- modellen och som kan hantera långtidsarkivering och komplexa metadatamodeller Lösningarna går att dela upp i tre kategorier Kategori 3: Lösningar som hanterar arkivering på filnivå samt integration mot e- postsystem mm. Kategori 2: Nischlösningar som hanterar arkivering mot specifika lösningar/verksamheter. Kan ses som mellan/närarkiv
- 21. … visar vägen till rätt beslut Kategori 1 • Formpipe • IDA Infront Kategori 2 • Tekis AGS • Comprima Archive • Visma Kategori 3 • Symantec Vault • CommVault Simpana 10 • EMC Leverantörer
- 22. … visar vägen till rätt beslut Kravarbete Viktiga steg inför ett kravarbete
- 23. … visar vägen till rätt beslut • Endast programvara (eArkivet) eller ska även konsultation för konfiguration och anpassning ingå? • Ska digitalisering av befintligt material ingå och vilken information ska indexeras (t.ex. PUL- klassning)? • Ska lösningen integreras mot befintliga system? • Hur ser den primära användargruppen ut och vilka behov finns (t.ex. bildvisningsprogram, webbgränssnitt mm.) • Ska arkivet exponeras mot invånare (externa) användare? Omfattning?
- 24. … visar vägen till rätt beslut Nulägesanalys Omvärldsbevakning Kravarbete Upphandling Införande Leverans ? •Processkartläggning •Krav •Användningsfall •Leverantörsträffar •Kundreferenser •Intervjuer •Kartläggning •Behovsanalys Vad är det vi behöver? Kat 1,2 3 osv.. Lär av andras framsteg eller misstag och se vad marknaden erbjuder. Viktigt att kartlägga organisationens behov. Fånga verksamheten! Förvaltning!
- 25. … visar vägen till rätt beslut Upphandla eller Avropa? Vilka avtal finns och vad är viktigt
- 26. … visar vägen till rätt beslut • Förenklad upphandling under tröskelvärdet (1,9Mkr) • Belopp ska inkludera hela avtalstiden inklusive förlängning • Bör ligga ute ca 30 dagar (tiden ska vara skälig) • Publiceras bara i Sverige • Avtalstid ska vara rimlig t.ex. 5år + 2 års förlängning • Öppet förfarande över tröskelvärdet • Belopp ska inkludera hela avtalstiden inklusive förlängning • Ska ligga ute minst 40 dagar om upphandlingen publiceras elektroniskt • Publiceras inom EU (TED) • Omfattas av EU-regler/lagstiftning • Avtalstid ska vara rimlig t.ex. 5år + 2 års förlängning eller längre… • Direktupphandling drygt 500 000kr efter 1/7 2014 • Kan vara lämpligt för mindre arkivlösningar • Observera att myndigheter tillämpar olika policys för hur direktupphandlingar ska genomföras Upphandla
- 27. … visar vägen till rätt beslut • Aktuella ramavtal • Kommentus: e-Arkiv 2013 • Kammarkollegiets: E-förvaltningsstödjande tjänster • Något enklare formalia än vid upphandling • Svarstid bör sättas utifrån komplexiteten av det som ska avropas • Förnyad konkurrenssättning d.v.s. alla leverantörer ska få frågan vid avrop • Begränsad avtalstid (styrs av ramavtalet) • Begränsad kravformulering, styrs i vissa fall av ramavtalet • Kontrollera att myndigheten har möjlighet att avropa på avtalet Avropa
- 28. … visar vägen till rätt beslut SLUT DEL1