Fail kuasa bab 1 pengenalan fail kuasa
- 1. BAB 1 PENGENALAN KEPADA FAIL KUASA PUSAT SUMBER SEKOLAH
- 2. 1.1. Pendahuluan 1.2. Tujuan 1.3. Isi kandungan 1.4. Prosedur pindaan
- 3. Lampiran A KANDUNGAN DALAM BAB INI TELAH DIBENTANG DAN DIPERSETUJUI DALAM MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA INDUK KALI KE ______ YANG TELAH DIADAKAN PADA _________________ Disediakan oleh, Disahkan oleh, ¡¡¡¡¡¡¡¡. ¡¡¡¡¡¡¡.. Guru Perpustakaan & Media Pengetua Tarikh: ¡¡¡¡¡ Tarikh: ¡¡¡¡¡.
- 4. FAIL KUASA PUSAT SUMBER SEKOLAH Definisi Fail Kuasa Fail Kuasa merupakan satu aspek penting yang perlu dititikberatkan dalam pengurusan dan pentadbiran sesebuah pusat sumber sekolah (PSS). Fail Kuasa merupakan rekod penting tentang dasar / polisi dan keputusan-keputusan yang diambil mengenai satu-satu prosedur PSS. Anggapan yang mengatakan bahawa Fail Kuasa itu sama dengan "Rancangan Pembangunan PSS (Blue Print) adalah salah. Dengan itu segala perkhidmatan, proses kerja, program dan aktiviti yang dirancang dilaksanakan mengikut landasan yang ditetapkan dalam Fail Kuasa. Fail Kuasa merupakan satu rekod tentang pernyataan dasar dan keputusan yang diambil tentang satu-satu prosedur PSS. Fail Kuasa PSS harus dirangka secara kolektif oleh Ahli Jawatankuasa PSS dan perlu diubah suai dari semasa ke semasa mengikut keperluan PSS berkenaan. Tujuan Menyediakan Fail Kuasa PSS Fail Kuasa PSS disediakan dengan tujuan: 1. Tidak menjejaskan pengurusan PSS apabila berlaku pertukaran Guru Perpustakaan dan Media. 2. GPM baru dapat terus menyambung kerja dan tugas dengan merujuk Fail Kuasa yang disediakan. 3. Mengelak berlakunya percanggahan idea dalam proses kerja di kalangan ahli jawatankuasa dan kakitangan PSS. 4. Dapat mewujudkan satu penyelarasan dan kesinambungan dalam pengurusan dan pentadbiran PSS. Terdapat 15 bab khusus yang berkaitan dengan polisi sesebuah Pusat Sumber Sekolah dalam satu Fail Kuasa PSS. Walau bagaimanapun penambahan bab boleh dibuat mengikut keperluan semasa. Fail Kuasa PSS lazimnya disimpan dalam bentuk ring-file supaya sesuatu polisi/prosedur itu dapat ditukar ganti tanpa menjejaskan keseluruhan isi asal sekiranya terdapat perubahan / pindaan yang telah diluluskan. Fail Kuasa yang lengkap mempunyai tarikh kuatkuasa sesuatu prosedur itu. Ini memudahkan kita mengenal pasti prosedur mana yang patut diutamakan ketika membuat penyemakan semula. Biasanya penyemakan semula Fail Kuasa dilakukan 5 tahun sekali atau mengikut keperluan. Prosedur Penyediaan Fail Kuasa PSS Guru Perpustakaan dan Media harus bertanggungjawab merangka isi kandungan sesebuah Fail Kuasa sebelum ia dibentangkan kepada Jawatankuasa Induk PSS. Ini adalah kerana salah satu fungsi utama jawatankuasa tersebut adalah menentukan dasar / polisi mengenai peraturan, pelantikan jawatankuasa, pemerolehan bahan, proses kerja dan sebagainya. Selepas mendapat persetujuan dalam mesyuarat tersebut barulah Fail Kuasa berkenaan
- 5. dikuatkuasakan sepenuhnya (sila rujuk Lampiran A - Borang Penguatkuasa Fail Kuasa Mengikut Bab - gunakan kertas berwarna kuning). Kandungan Fail Kuasa PSS 1. Bahagian-bahagian dalam Fail Kuasa :- Fail Kuasa PSS terdiri daripada bahagian-bahagian yang dinyatakan seperti berikut:- a. Muka surat judul b. Pengenalan kepada Fail Kuasa c. Isi kandungan Fail Kuasa d. Kandungan dan pindaan mengikut bab 2. Susunan kandungan Fail Kuasa :- Kandungan dalam Fail Kuasa hendaklah disusun seperti berikut:- a. Setiap bab akan dinamakan mengikut tajuk utama b. Selepas tajuk utama akan disusun pula kandungan bab berkenaan c. Borang berkuatkuasa bab berkenaan yang telah disahkan d. Jika ada pindaan, borang pindaan akan disusun di akhir bab berkenaan mengikut bilangan pindaan (sila rujuk Lampiran B - gunakan kertas berwarna hijau). Polisi/Dasar Dalam Fail Kuasa PSS Antara polisi PSS yang terkandung dalam fail kuasa adalah seperti berikut : Bab 1 Pengenalan Kepada Fail Kuasa Pusat Sumber Sekolah 1.1 Pendahuluan 1.2 Tujuan 1.3 Isi kandungan 1.4 Prosedur pindaan Bab 2 Maklumat Pusat Sumber Sekolah 2.1 Sejarah Penubuhan PSS 2.2 Lokasi PSS (pelan) 2.3 Visi PSS 2.4 Misi PSS 2.5 Piagam PSS 2.6 Matlamat PSS 2.7 Objektif PSS 2.8 Fungsi dan peranan PSS Bab 3 Jawatankuasa Pentadbiran Pusat Sumber Sekolah 3.1 Jawatankuasa Induk PSS:- 3.1.1 struktur organisasi
- 6. 3.1.2 senarai tugas 3.2 Jawatankuasa Kerja PSS:- 3.2.1 struktur organisasi 3.2.2 senarai tugas Bab 4 Pengawas Pusat Sumber Sekolah 4.1 Badan Pengawas PSS (struktur organisasi) 4.2 Prosedur pemilihan Pengawas PSS:- 4.2.1. kriteria pemilihan 4.2.2. pakaian seragam 4.2.3. kehadiran 4.2.4. senarai tugas 4.2.5. senarai semak 4.2.6. borang kebenaran 4.2.7. surat pelantikan 4.3 Sistem Merit Pengawas PSS Bab 5 Peraturan Pusat Sumber Sekolah 5.1 Peraturan Am 5.2 Peraturan Khusus 5.3 Peraturan Penggunaan Alat / Ruang (Bilik) 5.4 Peraturan Pinjaman dan Pemulangan Bahan / Alat Bab 6 Pengurusan dan Pentadbiran Pusat Sumber Sekolah 6.1 Pengurusan Sistem Fail PSS 6.2 Rekod-rekod Penggunaan, Pinjaman dan Pemulangan Rancangan Tahunan PSS 6.3 Laporan PSS (bulanan dan tahunan) 6.4 Rancangan Pembangunan PSS 6.5 Dokumentasi Bab 7 Koleksi Bahan Pusat Sumber Sekolah 7.1 Dasar pemilihan buku dan bukan buku 7.2 Prosedur pemilihan koleksi buku dan bukan buku Qenis, nisbah, bahasa dan sebagainya) 7.3 Proses pemilihan dan pemerolehan bahan / alat 7.4 Pemeliharaan dan pemuliharaan koleksi PSS Bab 8 Kewangan Pusat Sumber Sekolah 8.1 Prosedur kewangan 8.2 Punca kewangan 8.3 Anggaran Perbelanjaan 8.4 Laporan Kewangan Bab 9 Organisasi Bahan Pusat Sumber Sekolah
- 7. 9.1 Pengurusan bahan secara berpusat 9.2 Sistem Pengelasan 9.3 Proses Teknik 9.4 Pengkatalogan 9.5 Lokasi bahan 9.6 Penyusunan bahan Bab 10 Aktiviti Pusat Sumber Sekolah 10.1 Mesyuarat / Taklimat 10.2 Kursus / Bengkel 10.3 Pertandingan 10.4 Program Perkembangan Staf 10.5 Program Orientasi PSS 10.6 Lawatan 10.7 Gotong Royong 10.8 Pameran 10.9 Minggu PSS 10.10 Promosi PSS 10.11 Program Panitia Mata Pelajaran 10.12 Aktiviti Galak Guna PSS Bab 11 Stok dan Inventori Pusat Sumber Sekolah 11.1 Daftar stok bekalan pejabat (*J3 dan Kad Petak) 11.2 Daftar harta modal (*Kew.PA-2) 11.3 Daftar inventori (*Kew. PA-3) 11.4 Pergerakan Harta Modal dan Inventori (*Kew. PA-6) 11.5 Rekod Perolehan Bahan Buku 11.6 Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku 11.7 Rekod Perolehan Akhbar 11.8 Rekod Perolehan Majalah 11.9 Semakan stok (buku, bahan bukan buku, perabot dan peralatan) 11.10 Pelupusan 11.11 Hapuskira * Diguna bermula tahun 2007 Bab 12 Sirkulasi / Edaran Bahan Pusat Sumber Sekolah 12.1 Sistem sirkulasi 12.2 Keahlian 12.3 Pinjaman berkelompok Bab 13 Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah 13.1 Jenis-jenis perkhidmatan :- 7
- 8. a. Peminjaman buku b. Peminjaman buku rujukan c. Peminjaman berkelompok d. Peminjaman bahan bukan buku e. Peminjaman peralatan f. Peminjaman pihak luar g. Reprografi h. Koleksi soalan i. Rakam salin j. Sebaran maklumat k. Rekreasi l. Khidmat nasihat dan bimbingan m. Pameran n. Promosi dan sebagainya 13.2 Waktu perkhidmatan :- a. Satu masa khas setiap kelas b. Waktu rehat c. Waktu tengah hari d. Waktu petang e. Hari Sabtu f. Cuti sekolah g. Jadual waktu Guru Perpustakaan dan Media Bab 14 Automasi Pusat Sumber Sekolah 14.1 Sistem yang digunakan 14.2 Sistem keselamatan 14.3 Menu utama 14.4 (Output) 14.5 Prosedur memasukkan data 14.6 Alat Pembaca Label Kod Berpalang (Bar code) 14.7 Rangkaian (networking) 14.8 Carian maklumat 14.9 Laporan Bab 15 Program Bacaan (NILAM) 15.1 Konsep Program NILAM :- a. Latar belakang b. Rasional c. Asas pertimbangan d. Pendekatan e. Model program NILAM f. Tahap program NILAM (jauhari dan rakan pembaca) 8
- 9. g. Sistem ganjaran 15.2 Strategi pelaksanaan Program NILAM :- a. Pengenalan b. Pelaksanaan c. Bahan d. Peranan e. Pengumpulan data f. Contoh-contoh rekod bacaan g. Aktiviti NILAM - Bulan Membaca Kebangsaan (Julai), Hari Buku Sedunia (23 April), Hari Pusat Sumber Sekolah Antarabangsa (Hari Isnin minggu keempat bulan Oktober) PROSEDUR MEMBUAT PINDAAN DALAM FAIL KUASA PUSAT SUMBER SEKOLAH Prosedur yang sama juga akan digunakan semasa membuat sesuatu pindaan atau perubahan dalam Fail Kuasa. Guru Perpustakaan dan Media akan merangka pindaan / tambahan dan membentangkannya dalam mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapatkan kelulusan. Selepas itu, barulah pindaan/tambahan tersebut akan dikuatkuasa sepenuhnya. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat pindaan dalam Fail Kuasa PSS:- 1. Kaji semula bahagian-bahagian yang perlu dibuat pindaan / tambahan. 2. Guru Perpustakaan dan Media perlu menyediakan draf pindaan/tambahan berkenaan. 3. Draf pindaan/tambahan tersebut hendaklah dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapatkan kelulusan. 4. Selepas mendapat kelulusan, Guru Perpustakaan dan Media hendaklah memasukkan pindaan tersebut dalam Borang Pindaan dan mendapatkan tandatangan untuk pengesahan (Pengetua / Guru Besar). 5. Tarikh berkuatkuasa pindaan tersebut ialah tarikh mendapat kelulusan (tarikh mesyuarat). 9
- 10. Lampiran B BORANG PINDAAN DASAR FAIL KUASA PSS Pindaan : Bil ___/____ Bil Perkara Tarikh Kuatkuasa Tarikh Mansuh Keputusan tersebut di atas telah dicapai dalam mesyuarat AJK Induk PSS Kali Ke-_____ / ______ yang telah diadakan pada ________ Disediakan oleh, Disahkan oleh, ¡¡¡¡¡¡¡¡. ¡¡¡¡¡¡¡.. Guru Perpustakaan & Media Pengetua 10