I-Tel Progetto People ASL Roma 1.pdf
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Sm@rtC6速 per gestire al meglio la comunicazione con i dipendenti ASL Roma 1 ha scelto di digitalizzare i processi e utilizzare la multicanalit per permettere allufficio del personale e ai dipendenti di interagire in modo semplice e veloce. In collaborazione con I-Tel, la Asl ha introdotto un ecosistema digitale multicanale a supporto dei processi amministrativi, di sorveglianza sanitaria e di comunicazione interna. Il progetto mette a disposizione delle persone strumenti che consentono di usufruire di alcune attivit in ottica self-service, sia da web che da app, velocizzando, efficientando e rendendo pi湛 trasparenti i processi.
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- 1. Aprile 2022 Osservatorio HR Innovation Practice Con il progetto People ASL Roma 1 digitalizza i processi HR ed efficienta la sorveglianza sanitaria Ricerca 2022 Business Case 高
- 2. 1 / 6 Business Case Osservatorio HR Innovation Practice Con il progetto People ASL Roma 1 digitalizza i processi HR ed efficienta la sorveglianza sanitaria AZIENDA ASL Roma 1 ESIGENZA Lesigenza primaria alla base del progetto era quella di mettere a disposizione delle persone strumenti che permettessero loro di usufruire di alcune attivit HR in ottica self-service, velocizzando, efficientando e rendendo pi湛 trasparenti i processi. Inoltre, la forte necessit di introdurre un nuovo sistema di verifica degli accessi alle strut- ture dellEnte e di controllo del Green Pass dei collaboratori. PROGETTO ASL Roma 1 ha dato il via al progetto People e allintroduzione di un ecosiste- ma digitale e multicanale a supporto di diverse attivit raggruppabili in tre grandi macro-aree: i processi amministrativi, i processi di sorveglianza sanitaria e di comunicazione interna. Per fare ci嘆, ha introdotto una piattaforma digitale e un app mobile accessibili da tutti i propri collaboratori. RISULTATI lefficientamento dei processi, traccian- done il flusso dei dati, automatizzando le attivit pi湛 routinarie e riducendo il rischio di errore umano; lemersione del potenziale nascosto delle persone prima coinvolte nelle atti- vit a poco valore aggiunto; coinvolgimento diretto delle persone nei processi, con laumento del loro ingag- gio e della loro responsabilizzazione. AZIENDA La ASL Roma 1 竪 un soggetto giuridico pubblico, nato il 1属 gennaio 2016 a seguito della fusione tra la ASL Roma A (che si occupava del Municipio I, II, III e IV) e la ASL Roma E (che si occupava del Distretto I, II e III), che dal 1属 gennaio 2015 aveva gi incorporato lAzienda Ospedaliera San Filippo Neri. La ASL ha come scopo la promozione e la tutela della salute, sia individuale che collettiva, della popolazione residente e comunque presente a qualsi- asi titolo nel proprio ambito territoriale, per consentire la migliore qualit di vita possibi- le, garantendo i livelli essenziali di assistenza, definiti dal Servizio Sanitario Nazionale e Regionale. Nello specifico, la ASL Roma 1 organizza e gestisce i servizi e le prestazioni di prevenzione, di cura e riabilitative, prodotte ed erogate nel rispetto dei principi di equit, appropriatezza e sulla base delle pi湛 moderne conoscenze tecnico-scientifiche. LAzienda concorre, inoltre, alla realizzazione della pi湛 vasta missione del Servizio Sanitario della Regione Lazio, anche integrando i servizi sociali e socio-assistenziali del Comune di Roma e dei Municipi di riferimento, per quanto espressamente previsto o delegato. LESIGENZA A seguito della pandemia, ASL Roma 1 ha iniziato ad affrontare un momento di grande trasformazione in cui la leva del digitale si 竪 dimostrata vincente per raggiungere effi- cacemente il bacino dei suoi utenti con nuovi servizi avanzati e multicanale. Da qui la consapevolezza da parte della Direzione che il digitale avrebbe potuto rappresentare un mezzo per raggiungere pi湛 facilmente anche i propri collaboratori interni, attivando nuove 高
- 3. 2 / 6 Business Case Osservatorio HR Innovation Practice Con il progetto People ASL Roma 1 digitalizza i processi HR ed efficienta la sorveglianza sanitaria AZIENDA ASL Roma 1 ESIGENZA Lesigenza primaria alla base del progetto era quella di mettere a disposizione delle persone strumenti che permettessero loro di usufruire di alcune attivit HR in ottica self-service, velocizzando, efficientando e rendendo pi湛 trasparenti i processi. Inoltre, la forte necessit di introdurre un nuovo sistema di verifica degli accessi alle strut- ture dellEnte e di controllo del Green Pass dei collaboratori. PROGETTO ASL Roma 1 ha dato il via al progetto People e allintroduzione di un ecosiste- ma digitale e multicanale a supporto di diverse attivit raggruppabili in tre grandi macro-aree: i processi amministrativi, i processi di sorveglianza sanitaria e di comunicazione interna. Per fare ci嘆, ha introdotto una piattaforma digitale e un app mobile accessibili da tutti i propri collaboratori. RISULTATI lefficientamento dei processi, traccian- done il flusso dei dati, automatizzando le attivit pi湛 routinarie e riducendo il rischio di errore umano; lemersione del potenziale nascosto delle persone prima coinvolte nelle atti- vit a poco valore aggiunto; coinvolgimento diretto delle persone nei processi, con laumento del loro ingag- gio e della loro responsabilizzazione. modalit di interazione e di comunicazione tra la struttura organizzativa e tutte le figure aziendali: amministrative e sanitarie. Lesigenza primaria era quella di mettere a disposi- zione delle persone strumenti che permettessero loro di usufruire di alcune attivit HR in ottica self-service, velocizzando, efficientando e rendendo pi湛 trasparenti i processi. Precedentemente allavvio del progetto, infatti, in ASL Roma 1 lunico servizio a disposi- zione del personale consisteva esclusivamente in un portale intranet, accessibile solo in presenza, dagli uffici dellEnte, difficilmente utilizzabile in tempo di pandemia e con il diffondersi di nuove modalit di lavoro da remoto. Accanto a queste esigenze, anche la forte necessit di introdurre un nuovo sistema di verifica degli accessi alle strutture dellEnte e di controllo del Green Pass dei collaboratori. IL PROGETTO In risposta a tutte queste esigenze, ASL Roma 1 ha dato il via al progetto People e allin- troduzione ad ottobre 2021 di un ecosistema digitale e multicanale a supporto di diver- se attivit raggruppabili in tre grandi macro-aree: i processi amministrativi, i processi di sorveglianza sanitaria e di comunicazione interna. Per fare ci嘆, ASL Roma 1 ha introdotto, grazie alla collaborazione con I-Tel, una piattaforma digitale e un'app mobile accessibili da tutti i propri collaboratori. In merito alle attivit amministrative, la nuova piattaforma d la possibilit di espletare in autonomia una serie di procedure, sia pi湛 tradizionali che con riferimento alle nuove modalit di lavoro dettate dalla pandemia. Tra le funzionalit che rientrano in questarea, la timbratura virtuale delle presenze, la possibilit di comunica- 高
- 4. 3 / 6 Business Case Osservatorio HR Innovation Practice Con il progetto People ASL Roma 1 digitalizza i processi HR ed efficienta la sorveglianza sanitaria AZIENDA ASL Roma 1 ESIGENZA Lesigenza primaria alla base del progetto era quella di mettere a disposizione delle persone strumenti che permettessero loro di usufruire di alcune attivit HR in ottica self-service, velocizzando, efficientando e rendendo pi湛 trasparenti i processi. Inoltre, la forte necessit di introdurre un nuovo sistema di verifica degli accessi alle strut- ture dellEnte e di controllo del Green Pass dei collaboratori. PROGETTO ASL Roma 1 ha dato il via al progetto People e allintroduzione di un ecosiste- ma digitale e multicanale a supporto di diverse attivit raggruppabili in tre grandi macro-aree: i processi amministrativi, i processi di sorveglianza sanitaria e di comunicazione interna. Per fare ci嘆, ha introdotto una piattaforma digitale e un app mobile accessibili da tutti i propri collaboratori. RISULTATI lefficientamento dei processi, traccian- done il flusso dei dati, automatizzando le attivit pi湛 routinarie e riducendo il rischio di errore umano; lemersione del potenziale nascosto delle persone prima coinvolte nelle atti- vit a poco valore aggiunto; coinvolgimento diretto delle persone nei processi, con laumento del loro ingag- gio e della loro responsabilizzazione. re direttamente dalla piattaforma le assenze non pianificate, richiedere ferie e permessi, definire i cambi turno direttamente con i propri colleghi, rendicontare le attivit sul terri- torio (per gli infermieri, gli ispettori e i veterinari) e, infine, gestire le richieste di lavoro da remoto. La seconda grande area di intervento del progetto People ha riguardato lambito della sorveglianza sanitaria interna. La struttura si 竪 dotata di un sistema di controllo degli accessi alle proprie strutture, che permettessero di verificare in maniera veloce e conte- stuale il possesso delle certificazioni richieste da parte di tutti i collaboratori. Grazie al modulo di gestione accessi, il dipendente pu嘆 ora attestare, in maniera facile e complian- ce alle normative vigenti, il possesso del Super Green Pass in corso di validit. Lazienda procede quindi allautorizzazione dellaccesso alle strutture, permettendo la timbratura del badge aziendale. Oltre alle attivit puramente di sorveglianza, ASL Roma 1 ha inserito sulla piattaforma la possibilit per i collaboratori di prenotare in autonomia una serie di servizi, come i tamponi rapidi antigenici, i test molecolari e le vaccinazione anti-Covid. Lesito dei test e dei tamponi viene poi segnalato al collaboratore tramite lapplicazione e in caso di esito positivo viene automaticamente prenotato un test molecolare di controllo. I servizi di prenotazione di tamponi e test sono aperti, tramite applicazione web, anche a tutte quelle figure che pur non essendo dipendenti diretti dallASL, a vario titolo operano allinterno delle sue strutture, come ad esempio gli addetti alle pulizie, i manutentori e i barellieri. In merito alle funzionalit della piattaforma dedicate alla comunicazione interna, ASL Roma 1 ha strutturato un processo a doppia interfaccia denominato Contatta. Da un lato, un back-office amministrativo incaricato della gestione delle comunicazioni da pubblicare sulla piattaforma con la possibilit di decidere se comunicare con la totalit 高
- 5. 4 / 6 Business Case Osservatorio HR Innovation Practice Con il progetto People ASL Roma 1 digitalizza i processi HR ed efficienta la sorveglianza sanitaria AZIENDA ASL Roma 1 ESIGENZA Lesigenza primaria alla base del progetto era quella di mettere a disposizione delle persone strumenti che permettessero loro di usufruire di alcune attivit HR in ottica self-service, velocizzando, efficientando e rendendo pi湛 trasparenti i processi. Inoltre, la forte necessit di introdurre un nuovo sistema di verifica degli accessi alle strut- ture dellEnte e di controllo del Green Pass dei collaboratori. PROGETTO ASL Roma 1 ha dato il via al progetto People e allintroduzione di un ecosiste- ma digitale e multicanale a supporto di diverse attivit raggruppabili in tre grandi macro-aree: i processi amministrativi, i processi di sorveglianza sanitaria e di comunicazione interna. Per fare ci嘆, ha introdotto una piattaforma digitale e un app mobile accessibili da tutti i propri collaboratori. RISULTATI lefficientamento dei processi, traccian- done il flusso dei dati, automatizzando le attivit pi湛 routinarie e riducendo il rischio di errore umano; lemersione del potenziale nascosto delle persone prima coinvolte nelle atti- vit a poco valore aggiunto; coinvolgimento diretto delle persone nei processi, con laumento del loro ingag- gio e della loro responsabilizzazione. dei collaboratori, oppure con uno specifico target di persone. Dallaltro lato, il front-end, rappresentato da una sezione dedicata dellapp, da cui i collaboratori ricevono e fruiscono le comunicazioni. Per il personale dipendente sono attive le notifiche push che segnalano i nuovi messaggi, mentre lamministratore dispone delle statistiche di lettura delle comu- nicazioni, potendo controllare se la comunicazione sia stata aperta o meno dal collabora- tore. Oltre al modulo Contatta, la comunicazione interna si 竪 arricchita con la predispo- sizione sulla piattaforma di una sezione dedicata alla segnalazione attiva di problemi e anomalie rilevate in struttura o nei processi operativi o amministrativi da parte dei dipen- denti. I RISULTATI Il progetto People ha permesso di ottenere innumerevoli benefici. In primis, lefficienza dei diversi processi, tracciandone il flusso dei dati, automatizzando le attivit pi湛 routina- rie e riducendo il rischio di errore umano. Tutti i processi descritti vengono ora gestiti al 100% in modalit digitale, abbattendo i tempi di esecuzione materiale e riducendo il nume- ro di personale amministrativo coinvolto. Questo ha permesso di ottenere un altro bene- ficio, ossia lemersione di un potenziale nascosto delle persone prima coinvolte a pieno nelle attivit amministrative a poco valore aggiunto, le quali hanno beneficiato del tempo liberato per dedicarsi ad attivit pi湛 strategiche. In maniera speculare, il coinvolgimento diretto delle persone nei processi a loro rivolti, ha aumentato il loro senso di responsabi- lit e di ingaggio. Ci嘆 ha rappresentato un vantaggio sia in termini di soddisfazione del 高
- 6. 5 / 6 Business Case Osservatorio HR Innovation Practice Con il progetto People ASL Roma 1 digitalizza i processi HR ed efficienta la sorveglianza sanitaria AZIENDA ASL Roma 1 ESIGENZA Lesigenza primaria alla base del progetto era quella di mettere a disposizione delle persone strumenti che permettessero loro di usufruire di alcune attivit HR in ottica self-service, velocizzando, efficientando e rendendo pi湛 trasparenti i processi. Inoltre, la forte necessit di introdurre un nuovo sistema di verifica degli accessi alle strut- ture dellEnte e di controllo del Green Pass dei collaboratori. PROGETTO ASL Roma 1 ha dato il via al progetto People e allintroduzione di un ecosiste- ma digitale e multicanale a supporto di diverse attivit raggruppabili in tre grandi macro-aree: i processi amministrativi, i processi di sorveglianza sanitaria e di comunicazione interna. Per fare ci嘆, ha introdotto una piattaforma digitale e un app mobile accessibili da tutti i propri collaboratori. RISULTATI lefficientamento dei processi, traccian- done il flusso dei dati, automatizzando le attivit pi湛 routinarie e riducendo il rischio di errore umano; lemersione del potenziale nascosto delle persone prima coinvolte nelle atti- vit a poco valore aggiunto; coinvolgimento diretto delle persone nei processi, con laumento del loro ingag- gio e della loro responsabilizzazione. dipendente, che di valorizzazione delle risorse umane per lASL. Attraverso il lavoro di potenziamento dei canali comunicativi da e verso la struttura sanitaria, 竪 stato poi costru- ito un filo diretto con tutto il personale, per rendere immediatamente fruibili comunicazio- ni, procedure, circolari, normative, eventi o corsi di formazione. Gestire in multicanalit gli accessi dei dipendenti, le comunicazioni profilate e le campagne di prevenzione (vacci- nale e diagnostica), ha permesso poi di agire sullinclusione di tutte le persone, che ora vengono raggiunte pi湛 facilmente dalla comunicazione e rese partecipi in prima persona dei processi che le riguardano. Inoltre, aver messo a disposizione delle persone servizi per la loro salute ha aumentato la percezione del senso di vicinanza dellorganizzazione nei confronti dei propri collaboratori, in un momento di forte bisogno di sicurezza e di suppor- to, con benefici in termini di engagement e fidelizzazione dei collaboratori. In particolare, il modulo Contatta ha permesso di comunicare in modo tempestivo e personalizzato le informazioni in base allutente di riferimento, e questo in tempi di pandemia, isolamento e distanziamento ha rappresentato un notevole vantaggio. GLI SVILUPPI FUTURI Il progetto People 竪 ancora in corso e prevede unimportante serie di migliorie e di imple- mentazioni future. Sulla parte amministrativa, risulta ora prioritario lavorare allimplemen- tazione del modulo dedicato a gestire gli scambi di turno tra colleghi, in un pi湛 ampio sistema in grado di controllare le mansioni e i riposi e le relative comunicazioni con i responsabili. Un altro modulo in via di sviluppo 竪 quello relativo alla Pronta Disponibilit 高
- 7. 6 / 6 Business Case Osservatorio HR Innovation Practice Con il progetto People ASL Roma 1 digitalizza i processi HR ed efficienta la sorveglianza sanitaria AZIENDA ASL Roma 1 ESIGENZA Lesigenza primaria alla base del progetto era quella di mettere a disposizione delle persone strumenti che permettessero loro di usufruire di alcune attivit HR in ottica self-service, velocizzando, efficientando e rendendo pi湛 trasparenti i processi. Inoltre, la forte necessit di introdurre un nuovo sistema di verifica degli accessi alle strut- ture dellEnte e di controllo del Green Pass dei collaboratori. PROGETTO ASL Roma 1 ha dato il via al progetto People e allintroduzione di un ecosiste- ma digitale e multicanale a supporto di diverse attivit raggruppabili in tre grandi macro-aree: i processi amministrativi, i processi di sorveglianza sanitaria e di comunicazione interna. Per fare ci嘆, ha introdotto una piattaforma digitale e un app mobile accessibili da tutti i propri collaboratori. RISULTATI lefficientamento dei processi, traccian- done il flusso dei dati, automatizzando le attivit pi湛 routinarie e riducendo il rischio di errore umano; lemersione del potenziale nascosto delle persone prima coinvolte nelle atti- vit a poco valore aggiunto; coinvolgimento diretto delle persone nei processi, con laumento del loro ingag- gio e della loro responsabilizzazione. Ospedaliera, ossia la procedura per chiamare il personale medico reperibile di notte o nei festivi, che verr gestita dalla piattaforma in automatico. Sul lato tecnico, lobietti- vo 竪 adottare il riconoscimento semantico tramite Intelligenza Artificiale per arricchire e sviluppare ulteriormente i canali chatbot e voicebot. Questi strumenti saranno collegati al canale Telegram di ASL Roma 1 e permetteranno al collaboratore di segnalare eventuale malattia o richiesta di ferie lasciando un semplice messaggio (vocale o scritto). In tutti gli sviluppi futuri e le successive implementazioni, i principi guida del progetto resteranno quelli di Prossimit, Inclusione e Accoglienza della persona. People rappresenta un inve- stimento di lungo periodo che guarda anche al post pandemia: lesigenza di semplificare le interazioni tra struttura sanitaria e dipendenti, mediante soluzioni tecnologiche multica- nale che ne ottimizzino i processi e ne garantiscano la sostenibilit, rimane, al di l delle necessit dettate dallemergenza pandemica. 高