Modul 12 dan 13 peny arsip dan pemeliharaan
Download as DOC, PDF0 likes30,497 views
Filing system
More Related Content
What's hot (20)
Similar to Modul 12 dan 13 peny arsip dan pemeliharaan (20)
More from Florencia Monica (12)
Modul 12 dan 13 peny arsip dan pemeliharaan
- 1. SLIDE 12 PENYUSUTAN ARSIP PP No. 34 tahun 1979 A. Pengertian Pembahasan penyusutan arsip dalam bab ini berkenaan dengan tata cara penyusutan arsip dengan berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara : 1. Memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; 2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku dan; 3. Menyerahkan arsip statis yang dilakukan oleh Unit Kearsipan Pusat kepada ARNAS. B. Tujuan Penyusutan Arsip Dilihat dari kepentingan dan kegunaan dalam menyelenggarakan administrasi perkantoran, tujuan penyusutan arsip adalah untuk : 1. Mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip sebagai bahan bukti pertanggungan jawab nasional; 2. Mendayagunakan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja (file kerja) maupun sebagai referensi; 3. Pertimbangan ekonomis, baik yang berkaitan dengan keterangan, ruangan, maupun yang berkaitan dengan peralatan. Dilihat dari kepentingan nasional, penyusutan arsip bertujuan memantapkan penyelamatan arsip yang bernilai tetap (permanen) sehingga dapat dimanfaatkan untuk kepentingan lain pada masa datang. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan penyusutan arsip adalah: 1. Penilaian Arsip 2. Jadwal Retensi 3. Nilai Kegunaan Arsip 4. Pemindahan Arsip 5. Pemusnahan Arsip 6. Penyerahan Arsip C. Penilaian Arsip Pada suatu saat kegunaan sesuatu warkat dapat berakhir. Warkat-warkat tersebut sudah dianggap tidak lagi mempunyai nilai untuk disimpan. Penilaian arsip penting untuk menentukan dasar kebijaksanaan dalam melaksanakan penyusutan dan penghapusan arsip. Ukuran bernilai atau tidaknya sesuatu arsip dapat dinyatakan dengan patokan angka pemakaian. Angka Pemakaian ialah: prosentase dari perbandingan antara jumlah permintaan surat-surat yang diperlukan dengan jumlah surat-surat dalam arsip. Angka Pemakaian = Jumlah permintaan surat x 100% Jumlah surat dalam arsip
- 2. Suatu arsip misalnya terdiri dari 1000 surat. Selama jangka waktu tertentu ada permintaan untuk mengambil kembali 100 surat. Maka perhitungan angka pemakaiannya adalah: 100 x 100% = 10% 1000 Sesuatu arsip dikatakan baik, apabila: 1. Prosentase angka pemakaian arsip tinggi (minimum 15%) 2. Warkat-warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat (bernilai) 3. Masih aktif membantu jalannya organisasi. Untuk mengetahui apakah sesuatu arsip merupakan arsip yang berguna (bernilai) maka dapat pula penilaian didasarkan pada kecermatan dan saat lamanya menemukan kembali sesuatu warkat. Segi kecermatan dapat dihitung berdasarkan prosentase angka perbandingan antara banyaknya warkat yang tidak ditemukan dengan jumlah warkat yang ditemukan. Angka kecermatan = Jumlah warkat yang tidak diketemukan x 100% Jumlah warkat yang ditemukan Sesuatu bagian arsip diminta mencari kembali 50 surat , dan dapat menemukan kembali 40 surat. Maka angka kecermatannya adalah: 10 = 25% 40 Semakin tinggi prosentase kecermatan berarti penyelenggaraan arsip itu semakin kurang baik. Lain lagi misalnya dari 103 surat yang diminta, hanya 3 surat yang tidak diketemukan kembali. Maka angka kecermatannya adalah: 3 = 3% 100 Angka 3% merupakan batas patokan untuk menentukan baik buruknya penyelenggaraan arsip. Jika angka kecermatan mempunyai prosentase 3% atau lebih, maka dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan arsip kurang baik. Hal ini mungkin disebabkan sistem penyimpanannya yang perlu diperbaiki, peralatan/perlengkapannya yang kurang memadai, atau petugas arsipnya sendiri. Arsip yang benar-benar baik ialah jika angka kecermatannya tidak lebih dari 1/2 %. Ini berarti bahwa setiap 201 surat yang diminta kembali, hanya 1 lembar surat saja yang tidak diketemukan. Segi lain yang juga menentukan bernilai atau tidaknya sesuatu arsip ialah saat lamanya waktu yang diperlukan dalam penemuan surat kembali. Jangka waktu yang baik untuk menemukan kembali sesuatu surat ialah tidak lebih dari 1 menit. D. Jadwal Retensi Arsip Agar tujuan penyelenggaraan penyusutan arsip dapat tercapai, pelaksanaannya perlu dilakukan secara terencana. Untuk keperluan itu diperlukan suatu pedoman sebagai dasar penyusutan arsip. Pedoman dasar yang dimaksud ialah Jadwal Retensi yang secara mutlak diperlukan oleh setiap instansi atau organisasi.
- 3. Jadwal retensi arsip itu sendiri berupa suatu daftar yang berisi jenis-jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya (retensi) sesuai dengan nilai kegunaannya. Penyusunan jadwal retensi arsip disusun oleh suatu tim penelitian penyusunan jadwal retensi yang terdiri dari para pejabat/petugas yang memahami kearsipan, fungsi serta kegiatan dalam bidang tugasnya. Tahap-tahap kegiatan yang dilakukan untuk menyusun jadwal retensi adalah sebagai berikut : a. Survai mengenai arsip-arsip yang ada di unit pengolah untuk mendapatkan data baik yang bersifat fisik maupun non fisik. b. Pengolahan hasil survai untuk menetapkan akhir kegunaan baik arsip aktif maupun arsip in aktif, serta untuk menetapkan jenis-jenis atau kelompok arsip yang bernilai permanen dan sementara untuk kemungkinan pemusnahannya apabila jangka akhir kegunaan sementara berakhir. Penetapan akhir kegunaan arsip dan penetapan arsip yang bernilai permanen dan sementara merupakan kegiatan penilaian arsip. Nilai guna arsip berhubungan dengan dua faktor yang saling berkaitan sebagai berikut : a. Faktor yang berkaitan dengan kepentingan atau kegunaan bagi instansi pencipta arsip (yang disebut pula nilai guna primer atau nilai bukti) yakni kegunaan ditinjau dari segi pelaksanaan tugas instansi baik yang substantif maupun yang fasilitatif. b. Faktor yang berkaitan dengan kepentingan atau kegunaan di luar instansi pencipta arsip (juga disebut nilai guna sekunder atau nilai informasi) maksudnya adalah bahwa informasinya bernilai atau berguna bagi kepentingan lain di luar kegiatan instansi penciptanya. Pada umumnya terdapat nilai bukti dan nilai informasi, baik yang berkenaan dengan pertanggungjawaban nasional maupun yang berkenaan dengan kepentingan lain. Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam penetapan nilai guna arsip sebagai berikut : a. Nilai Administratif, yaitu nilai yang berkaitan dengan kegunaan arsip bagi suatu instansi untuk melakukan kegiatannya sehari-hari serta nilai yang dimiliki arsip yang bersangkutan sebagai dasar keputusan eksekutif pada waktu-waktu yang akan datang. b. Nilai Hukum, yaitu nilai atau informasi yang memiliki daya pembuktian hukum tentang transaksi atau urusan yang memiliki daya tunjang bagi tindakan hukum atau memiliki keterangan tambahan yang diperlukan untuk membentuk suatu pengertian lengkap mengenai suatu dokumen primer. c. Nilai Keuangan (pemeriksaan), yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan, yakni nilai arsip yang memperlihatkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan. Arsip itu diperlukan di dalam kasus-kasus atau persoalan pemeriksaan resmi (setiap organisasi senantiasa berada dalam pengawasan, penelitian dan pemeriksaan oleh yang berwenang, misalnya mengenai perpajakan). d. Nilai Penelitian (dan tehnologi), yaitu nilai sebagai data ilmiah yang dapat dipergunakan sebagai bahan-bahan penelitian baik penelitian di bidang ilmu sosial maupun di bidang ilmu eksakta kemudian hari. e. Nilai Sejarah, yaitu nilai yang mencerminkan jejak dan langkah-langkah maju mengenai perkembangan organisasi, masyarakat atau bangsa.
- 4. Untuk menetapkan atau menentukan retensi arsip, hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut : 1. Persyaratan hukum yang berlaku, atau peraturan-peraturan perundang-undangan yang mengatur jangka waktu kewajiban penyimpanan arsip. 2. Kegunaan arsip bagi unit pengolah atau organisasi secara keseluruhan. 3. Tingkat kumulasi arsip, setiap organisasi perlu memutuskan mengambil suatu resiko yang diperhitungkan (calculated risk) bahwa arsip-arsip tertentu tidak lagi akan diperlukan dan boleh dimusnahkan, kerugiannya lebih sedikit apabila dibandingkan dengan besarnya biaya, tenaga, tempat dan peralatan yang diperlukan bagi pengurusan arsip yang bersangkutan apabila terus disimpan. 4. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip, tidak ditentukan atas dasar arsip satu persatu tetapi per berkas. Dengan demikian, jangka waktu ditentukan setelah berkas itu selesai masa pendataannya. Titik tolak jangka waktu penyimpanan atau retensi tiap-tiap berkas berbeda- beda antara lain sebagai berikut : a. Berkas A. ………sekian tahun/bulan setelah penyelesaian. b. Berkas B. ………sekian tahun/bulan setelah diteliti. c. Berkas C. ………sekian tahun/bulan setelah penyerahan, habis masa berlakunya (kadaluwarsa). d. Berkas D. ………sekian tahun/bulan setelah dimuat dalam laporan. Pada akhir jangka waktu total (aktif dan in aktif) ditentukan atau dicantumkan pula tindakan apa yang akan dilakukan. Contoh : Berkas A. ……….sekian tahun/bulan ………... dimusnahkan. Berkas B. ……….sekian tahun/bulan …………diserahkan. 5. Jadwal retensi arsip yang berbentuk daftar yang antara lain berisikan keterangan tentang : a. Nama instansi; b. Isi berkas arsip secara ringkas; c. Nilai guna; d. Retensi (jangka waktu penyimpanan) baik aktif maupun in aktif; e. Keterangan mengenai nilai permanen atau musnah. 6. Rancangan jadwal retensi arsip sebelum disahkan sebagai pedoman penyusutan dimintakan persetujuan terlebih dahulu dari arsip pusat, bagi arsip-arsip yang berkenaan dengan masalah keuangan dan kepegawaian, harus dimintakan pertimbangan terlebih dahulu dari kepala unit keuangan dan kepala unit kepegawaian.
- 5. CONTOH RANCANGAN JADWAL RETENSI ARSIP INSTANSI: …………………… Masalah Utama/Pokok: KEPEGAWAIAN Masalah Sub Masalah Judul Berkas Retensi Keterangan A k t i f Inaktif Musnah Permanen Pengadaan Pegawai Ketatausahaan Kepegawaian Dan seterusnya Formasi Pegawai Penerimaan Pegawai Ijiun/Dispensasi Dan seterusnya Nota usul Formasi Lamaran yang ditolak Ijin tidak masuk kerja Ijin tidak masuk kerja atas permintaan instansi lain. Tugas belajar Dan seterusnya 1 tahun setelah disetujui 1 tahun setelah pengumuman penolakan 1 tahun setelah dilaksanakan dan tidak ada masalah 1 tahun setelah dilaksanakan dan tidak ada masalah 1 tahun setelah dilaksanakan dan tidak ada masalah - 1 tahun setelah tidak dipergunakan lagi - - - - Musnah Musnah Musnah Musnah Musnah - - - - - - - E. Pelaksanaan Penyusutan Arsip Penyusutan arsip pada dasarnya merupakan penerapan jadwal retensi arsip, agar tidak mengganggu kelancaran pekerjaan sehari-hari penyusutan arsip perlu diatur pelaksanaannya, khususnya yang berkenaan dengan pemindahan arsip in aktif yang berjangka waktu kurang dari sepuluh tahun. Disamping itu perlu pula diatur pemasukannya di unit pengolah. Perlu adanya penjadwalan baik untuk pemindahan dan pemusnahan maupun untuk penyerahan arsip. Tahap kegiatan yang pertama dalam pelaksanaan penyusutan arsip adalah menyiangi atau memilih arsip-arsip yang ada di unit pengolah. Kegiatan itu bertujuan menentukan : a. Arsip-arsip yang telah melampaui jangka waktunya (telah mencapai masa in aktif), berdasarkan jadwal retensi arsip yang berlaku. b. Arsip-arsip yang dapat dipindahkan atau dimusnahkan oleh unit pengolah. Pemilihan atau penyiangan arsip dilakukan atas berkas, bukan atas arsip lembar dari lembar yang terlepas dari berkas. Pemilihan atau penyiangan lembar per lembar arsip hanya dilakukan untuk menyingkirkan arsip dalam berkas. Dokumen dalam berkas yang disingkirkan adalah dokumen-dokumen yang benar-benar tidak ada artinya baik secara individu maupun sebagai bagian berkas. Pekerjaan itupun hanya dapat dilakukan atas berkas yang cukup banyak dokumennya. Bagi berkas yang dokumennya sedikit, tindakan itu tidak perlu dilakukan karena hanya membuang tenaga dan waktu.
- 6. Penentuan akhir jangka waktu penyimpanan arsip, baik arsip aktif maupun arsip in aktif, bukan semata-mata berdasarkan jadwal retensi arsip tetapi juga berdasarkan kebutuhan penggunaan berkas yang bersangkutan. Meskipun jadwal retensi arsip telah menunjukkan bahwa berkas itu telah melampaui jangka waktu penyimpanannya, apabila masih sering dipergunakan, berkas itu tidak boleh dipindahkan. Yang perlu dilakukan oleh tata usaha unit pengolah (unit kearsipan II) adalah melaporkan kepada unit kearsipan (unit kearsipan I) bahwa berkas yang bersangkutan belum dapat dipindahkan. Bahwa laporan itu penting bagi masa datang untuk keperluan penyempurnaan jadwal retensi arsip, khususnya yang berkenaan dengan retensi (jangka waktu penyimpanan) berkas. 1. Pemindahan arsip in aktif a. Pemindahan arsip in aktif dari UP ke unit kearsipan I. 1) Arsip in aktif yang akan dipindahkan didaftarkan dalam bentuk formulir. Pendaftaran itu tidak atas dasar lembar, tetapi atas dasar berkas. Formulir pendaftaran arsip sekurang-kurangnya berisi keterangan mengenai : - Nama unit pengolah yang memindahkan arsip; - Judul berkas yang dipindahkan beserta kodenya; - Tanggal, bulan, tahun berkas (pencatatan tanggal dimulai sejak berkas diciptakan sampai akhir penciptaannya); - Bentuk fisik berkas; - Kondisi berkas; - Jumlah dinyatakan dalam meter kubik; - Apabila diperlukan. 2) Arsip yang akan dipindahkan dimintakan persetujuan terlebih dahulu dari pimpinan unit pengolah. 3) Pemindahan dilaksanakan dengan membuat berita acara pemindahan arsip dengan melampirkan daftar arsip yang akan dipindahkan. 4) Pelaksanaan pemindahan arsip in aktif dari unit-unit pengolah ke unit kearsipan satu setiap dua tahun sekali. b. Pemindahan arsip in aktif dari U.K.I ke unit kearsipan pusat. 1) Arsip yang akan dipindahkan dibuat daftar pertelaan seperti tersebut dalam point 1) di atas. 2) Arsip yang akan dipindahkan terlebih dahulu harus mendapatkan persetujuan pimpinan unit organisasi yang bersangkutan. 3) Pemindahan dilaksanakan dengan membuat berita acara pemindahan arsip dengan melampirkan daftar arsip yang dipindahkan. 4) Pelaksanaan pemindahan arsip dari unit kearsipan satu ke unit kearsipan pusat setiap lima tahun sekali. 2. Pemusnahan arsip di unit kearsipan I a. Pemusnahan arsip di unit kearsipan I dilakukan terbatas pada arsip yang informasinya tidak diperlukan baik oleh unit pengolah, satuan organisasi yang bersangkutan dan departemen secara menyeluruh terbatas pada arsip yang retensinya kurang dari sepuluh tahun. b. Usul pemusnahan disampaikan pada pimpinan satuan organisasi yang bersangkutan. c. Arsip yang akan dimusnahkan dibuat daftar pertelaan.
- 7. d. Pemusnahan arsip harus dibuatkan berita acara pemusnahan dengan dilampiri daftar pertelaannya. e. Pemusnahan arsip umumnya dapat dilaksanakan setelah ada surat keputusan pimpinan satuan organisasi yang bersangkutan. f. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilaksanakan tiap lima tahun sekali bersamaan dengan pemindahan arsip in aktif dari unit kearsipan II ke unit kearsipan pusat. g. Pelaksanaan pemusnahan arsip harus betul-betul musnah. 3. Pemusnahan arsip di unit kearsipan pusat Pemusnahan arsip di unit kearsipan pusat dan penyerahan arsip statis adalah arsip kegiatan yang saling berkaitan. Kedua kegiatan tersebut arsip hasil kegiatan penilaian arsip yang berumur sepuluh tahun dan sepuluh tahun lebih yang telah melampaui jangka waktu penyimpanannya. Penilaian menghasilkan arsip yang dapat dimusnahkan di unit kearsipan pusat. Kegiatan yang harus dilaksanakan sebelum mengadakan penilaian arsip adalah sebagai berikut : - Penyiangan/pemilihan arsip in aktif yang telah melampaui jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan J.K.A. - Arsip in aktif yang ternyata frekuensi penggunaannya masih tinggi masih telah melampaui jangka waktu penyimpanannya (sesuai dengan J.R.A) tetap dipertahankan. - Frekuensi penggunaan diketahui melalui lembar peminjaman arsip, arsip semacam ini perlu dibuatkan daftar khusus guna penyempurnaan J.R.A yang akan datang. Dalam melaksanakan penilaian arsip hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut : - Penilaian dilaksanakan oleh suatu team penelitian. - Penelitian, pemusnahan dan penyerahan arsip. - Team terdiri dari pejabat yang memiliki pengalaman luas di bidang organisasi. - Team bertugas melakukan penilaian arsip, pemusnahan arsip di unit kearsipan pusat. - Surat Keputusan Penetapan team oleh pimpinan pusat. - Penilaian dilakukan untuk meneliti ulang nilai guna arsip yang berjangka waktu sepuluh tahun atau lebih, untuk mengetahui kemungkinan meningkatnya nilai permanen suatu berkas. - Penilaian dilakukan secara teliti dengan memperhitungkan segala kepentingan dan resiko yang mungkin timbul. - Penilaian menghasilkan dua kelompok arsip, yakni arsip yang dapat dimusnahkan dan dapat diserahkan ke Arsip Nasional yang masing-masing dibuatkan daftar pertelaannya. Daftar pertelaan arsip sekurang-kurangnya berisi keterangan tentang : - nama instansi; - isi dan judul berkas; - kode klarifikasi; - tanggal, bulan dan tahun berkas; - jenis fisik; - jumlah kertas; - kondisi fisik berkas;
- 8. - retensi; - hal-hal yang diperlukan. a. Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Pusat 1) Pelaksanaan pemusnahan arsip di unit kearsipan pusat dilaksanakan oleh team penelitian, penilaian, pemusnahan dan penyerahan arsip statis. 2) Pemusnahan arsip dilakukan setelah ada persetujuan dari kepala arsip pusat, dan pertimbangan unit kepegawaian yang menyangkut berkas kepegawaian dan bagi arsip- arsip unit keuangan harus dimintakan pertimbangan kepala bagian keuangan. 3) Usul pemusnahan dilakukan oleh pimpinan. 4) Pemusnahan dilakukan dengan membuat berita acara pemusnahan arsip dengan dilampiri daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan. 5) Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan setelah adanya surat keputusan pimpinan. 6) Pelaksanaan pemusnahan arsip disaksikan oleh beberapa pejabat yang bersangkutan. 7) Pemusnahan arsip harus betul-betul musnah. b. Penyerahan arsip ke pusat arsip 1) Usulan penyerahan arsip oleh pimpinan unit dengan dilampiri daftar pertelaan untuk disampaikan kepada pusat arsip. 2) Apabila telah diperoleh persetujuan dari pusat arsip, penyerahan dapat dilakukan dengan membuat berita acara penyerahan arsip. 3) Berkas arsip diserahkan dalam keadaan yang teratur dan disertai dengan sarana-sarana pencatatan dan pengendaliannya seperti Kartu Kendali. 4) Pelaksanaan penyerahan arsip statis sekurang-kurangnya satu kali dalam sepuluh tahun. 5) Pelaksanaan penyerahan arsip statis dilampiri dengan daftar pertelaan arsip yang diserahkan dan berita acara pemusnahannya. 6) Penjelasan. Agar pelaksanaan penyusunan arsip dapat diselenggarakan dengan tertib perlu dibuatkan kartu-kartu tickler file. Kartu-kartu itu berisi keterangan mengenai jenis-jenis berkas yang akan disusutkan. Kartu tickler file (Kartu pengendalian) sebagai sarana pengendalian berkas yang akan dipindahkan, dimusnahkan atau diserahkan kepada arsip nasional, dengan demikian kartu tickler file diperlukan di TU-TU unit pengolah dan di unit kearsipan. Bagi unit kearsipan, kartu-kartu itu berfungsi sebagai sarana pengendalian arsip in aktif yang akan disusutkan, dan sebagai sarana pengendalian bagi unit kerja. Pada saat-saat tertentu, apabila unit kerja belum melaksanakan pemindahan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan, unit kearsipan dapat menegur unit pengolah yang bersangkutan. Dengan demikian, unit kearsipan perlu menyediakan formulir teguran retensi. Isi kartu tickler file adalah keterangan mengenai berkas dan nomor kode jangka waktu penyimpanan, dan tanggal pemindahan, penyerahan atau pemusnahan. Kartu ditata dalam kotak tickler file berdasarkan tanggal penyusutannya (pemindahan, penyerahan atau pemusnahan). Formulir teguran retensi berisi keterangan antara lain mengenai judul berkas dan kode, jangka waktu penyimpanan dan tanggal penyusutan.
- 9. SLIDE 13 PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP A. Pemeliharaan Arsip Yang dimaksud dengan Pemeliharaan Arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan dan kemusnahan arsip datangnya dari arsip sendiri maupun yang disebabkan oleh serangan- serangan dari luar arsip tersebut. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. B. Pengamanan Informasi Arsip 1. Petugas pengelola kearsipan. Faktor utama sebagai sarana pengamanan informasi dari arsip adalah orang atau petugas yang mengelola kearsipan, persyaratan yang diperlukan sebagai petugas pengelola kearsipan: a. Memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang kearsipan. b. Mempunyai pengalaman kerja yang sesuai dengan jabatan/tugasnya. c. Harus mempunyai rasa/perhatian terhadap bidang kearsipan dalam rangka tertib administrasi demi tercapainya tujuan organisasi. 2. Sarana kerja. a. Tempat penyimpanan. Ruang tempat penyimpanan arsip in aktif harus memenuhi persyaratan sebagai berikut : 1) Luas dan besarnya disesuaikan dengan kebutuhan/volume kearsipan instansi kearsipan yang bersangkutan; 2) Harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan bahaya kebakaran, kebanjiran, pencurian dan lain-lain; 3) Harus mempunyai ventilasi yang baik dan mendapat penerangan/cahaya yang cukup, tetapi tidak perlu mendapat pancaran sinar matahari secara langsung ke dalam ruangan; 4) Suhu udara dan kelembaban udara dalam ruangan harus terjaga dengan baik, tidak boleh terlalu panas dan kering, tidak boleh terlalu dingin dan lembab; 5) Perlu adanya pesawat pengatur suhu dan kelembaban udara dalam ruangan; 6) Harus mempunyai peralatan yang sesuai dan lengkap; b. Lokasi penampungan arsip-arsip in aktif : Depo arsip sebagai tempat penampungan arsip-arsip in aktif yang diserahkan oleh unit-unit pengolah. 3. Prosedur kerja. Prosedur kerja dapat menjamin keamanan informasi ialah suatu prosedur yang dapat menghasilkan kelancaran, ketertiban dan kesempurnaan dalam pelaksanaan tugas. Untuk kelancaran dan ketertiban jalannya administrasi perkantoran dari masing-masing unit kerja yang berada di dalamnya dengan mengutamakan pengamanan informasi kearsipan. 4. Dasar hukum.
- 10. Peraturan perundang-undangan yang dijadikan landasan hukum dalam pengamanan informasi kearsipan perlu disebarluaskan kepada petugas pengelola kearsipan dan juga kepada semua karyawan untuk dapat diketahui seperlunya. C. Pemeliharaan/ Pengamanan Fisik Arsip 1. Lokasi gedung/ruangan arsip. Lokasi ruangan atau gedung arsip yang paling baik ialah di daerah yang bebas dari kesibukan-kesibukan industri, kekotoran udara yang disebabkan oleh adanya sulfur dioksida, yang merupakan hasil tambahan dari proses industri sangat membahayakan bagi kelangsungan hidup kertas. Akan tetapi jika hal itu tidak mungkin karena berbagai sebab, misalnya telah terlanjur dibangun di daerah lingkungan industri, untuk menghindari sulfur dioksida (hasil pembakaran minyak dengan arang batu). Ventilasi diberi filter, yang fungsinya untuk menyaring udara, serta jenis-jenis serangga. Apabila suatu ruangan arsip merupakan bagian dari suatu gedung hendaknya di dalam pembuatannya direncanakan sedemikian rupa, sehingga ruangan untuk menyimpan arsip agak lebih terpisah dengan ruangan kantor-kantor lainnya. Hal ini untuk menghindari atau mengatasi hilangnya arsip-arsip. Akan tetapi yang utama karena pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut : a. Keamanan. 1) Sifat rahasia arsip akan lebih terjamin; 2) Mengurangi lalu lintas pegawai dari bagian lain di sekitar ruangan penyimpanan arsip. Dengan demikian akan terjamin keamanan arsip-arsip; 3) Menghindari pihak lain yang tidak berkepentingan untuk memasuki ruangan yang dikhususkan untuk arsip-arsip. Hal ini juga untuk menghindari adanya pencurian/penyelewengan arsip-arsip yang bernilai. b. Efisiensi. Pembagian ruangan dibuat sedemikan rupa sehingga masing-masing ruangan hanya dipergunakan untuk satu bagian/unit saja, dengan demikian tidak tercampur aduk menjadi satu. Pembagian ruangan yang baik tersebut sudah barang tentu akan meningkatkan efisiensi dan kelancaran pekerjaan. Di samping itu juga akan kelihatan dengan jelas kekhususan bagian kearsipan, ruangan tahan api, air, serta serangga dan sejenisnya merupakan syarat pokok. Perlu diperhatikan sedapat mungkin menghindari penggunaan kayu untuk bangunan yang secara langsung bersentuhan dengan tanah. Hal ini mencegah adanya serangan api, air, dan serangga terutama rayap yang tidak kita ketahui cara kerjanya kecuali hasilnya. Ruangan yang paling ideal adalah ruangan yang tidak menggunakan jendela akan tetapi cukup dengan menggunakan ventilasi yang berfilter. Jika diperlukan cahaya, dapat menggunakan cahaya listrik. 2. Penggunaan sistem pendingin udara (AC). Penggunaan AC dalam ruangan sangatlah penting, apabila kita menghendaki arsip-arsip dapat bertahan lama. Karena AC memungkinkan dapat mengontrol udara. Kita semua telah mengetahui bahwa pemeliharaan dan pencegahan (preventif) lebih mudah daripada memperbaikinya. Sebenarnya bahwa penggunaan sistem pendinginan udara ini memungkinkan pencegahan hama-hama kertas, baik yang disebabkan karena faktor-faktor kimiawi, biologis, maupun faktor-faktor fisik. Faktor kimiawi seperti sulfur dioksida, faktor biologis misalnya bermacam-macam insect, dan faktor fisik seperti sinar matahari.
- 11. Penggunaan AC di samping untuk mengontrol suhu udara juga berfungsi untuk mengontrol kelembaban dan kebersihan udara. Temperatur atau suhu udara yang ideal bagi bahan-bahan dari kertas ialah sekitar 60o F – 70o F dan kelembaban sekitar 50 – 60%. AC dipasang terus-menerus, selama 24 jam dalam musim apapun sepanjang tahun. Keadaan udara yang tidak konstan secara terus-menerus semakin lama semakin memperlemah daya tahan kertas. Di samping penggunaan AC perlu pula dipasang terrmometer dan higrometer. Termometer dipergunakan untuk mengetahui suhu udara, sedangkan higrometer dipergunakan untuk mengetahui kelembaban relatif dari atmosfer. 3. Penggunaan rak arsip. Penggunaan rak harus dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi keamanan maupun dari segi daya tahannya, yang paling baik adalah menggunakan rak dari metal daripada menggunakan rak kayu. Penggunaan rak dari kayu tidak cocok untuk konstruksi penyimpanan arsip-arsip yang kebanyakan dibuat dari kertas, karena tidak tahan lama dan mudah terbakar. Di samping itu jika pemeliharaan tidak sempurna, besar kemungkinan akan diserang rayap atau jenis serangga lainnya. Akan tetapi tidak berarti bahwa penggunaan rak dari metal bebas sekali dari bahaya-bahaya tersebut di atas. Di samping itu jika pemeliharaan dan terutama pengontrolan terhadap kelembaban tidak sempurna, kemungkinan besar metal itu sendiri akan rusak karena berkarat. 4. Beberapa sebab kerusakan arsip. Sumber atau asal penyakit kertas bermacam-macam, seperti matahari, di samping sering membantu manusia dalam membasmi berbagai bakteri, juga mempunyai sifat perusak terhadap kertas. Di samping itu jamur juga merupakan sebab kerusakan kertas, demikian juga debu-debu. Pada umumnya ascidic dan gas-gas lainnya yang terkandung dalam atmosfer mempunyai efek terhadap kehidupan kertas. Sumber perusak kertas dapat juga dibagi menjadi tiga golongan besar, yaitu sumber perusak biologis, fisik serta kimiawi. Di samping ketiga faktor tersebut masih ada faktor lainnya seperti kebakaran, banjir, bahkan perbuatan manusia sendiri baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja. a. Faktor Biologis. 1) Akibat adanya jamur pada kertas akan membusukkan selulosa dalam kertas. Biasanya akan ditandai dengan warna kuning, coklat atau berbintik-bintik hitam. Di samping membusukkan selulosa (bagian terpenting dari dinding-dinding sel tumbuh-tumbuhan yang didapat dengan mengolah bahan-bahan dasar/kayu menurut bermacam-macam procede seperti sulphiot procede, sulphat natrom procede) pada kertas, jamur juga akan merusak perekat, serta melengketkan antara satu kertas dengan kertas lainnya. Pada dasarnya tumbuh jamur dipengaruhi oleh sejumlah faktor seperti kelembaban, temperaturnya tidak terkontrol. Keduanya itu merupakan faktor yang amat penting terhadap timbulnya jamur. Atau pipih, akibat selanjutnya akan mudah sobek. Di samping itu jamur pun penyebab daripada ‘foxing’. Noda ini sebagian dari akibat daripada aksi kimia yakni sebagai hasil campuran besi yang terkandung di dalam kertas dan organik accids yang dikeluarkan oleh fungsi. Foxing ini dapat dihilangkan dengan penyelipan kertas racun cendawan ‘fungisidial tissue’. Jenis racun ini mudah di dapat bahkan dengan membuat sendiri. Yaitu terdiri dari orthophenyl
- 12. ponate yang dicampur dengan air biasa. Zat ini dipergunakan untuk merendam kertas tissue. Setelah kertas tissue terendam kemudian dikeringkan. Cara pemakaiannya yakni dengan cara menyelipkan kertas yang sudah beracun itu diantara kertas-kertas arsip atau buku-buku. Tindakan pencegahan. Akibat kelapukan kertas sebagai akibat jamur, tindakan pencegahan seperti kebersihan ruangan penyimpanan serta pengontrolan terhadap suhu udara seperti telah diungkapkan dimuka pengontrolan terhadap kelembaban dan suhu udara hanya dapat dilakukan dengan AC. Akan tetapi jika pengaturan kelembaban dalam batas-batas tertentu tidak mungkin dilakukan, usaha yang harus dilakukan ialah memperlambat pertumbuhan jamur dengan mengusahakan agar dalam ruangan penyimpanan terhadap sirkulasi udara bersih. Hal ini berguna untuk memperlambat turunya kelembaban dan suhu udara. Untuk maksud tersebut dapat digunakan dengan menggunakan fan. 2) Serangga. Serangga juga merupakan masalah yang amat pelik bagi negara yang beriklim tropis. Jalan yang paling baik dengan cara pencegahan, yakni dengan kebersihan ruangan. Setiap saat harus diadakan pengontrolan baik ruangan itu sendiri maupun terhadap bahan-bahan ataupun peralatan yang ada di dalamnya, serta arsip-arsipnya itu sendiri. b. Kutu buku. Kutu buku selalu menghancurkan selulosa dari kertas. Biasanya berkembang biak di sekitar jilidan buku atau arsip, bahkan sering juga diketemukan pada lembaran- lembaran kertas. Dari sekian banyak jenis serangga, binatang inilah yang paling sulit untuk diberantas. Penyerangan terhadap kertas adanya ketika kutu buku ini mengerami. Dalam arti bahwa kutu buku ini akan memakan kertas disekelilingnya selama dia mengeram. Pemusnahan terhadap jenis-jenis serangga. Untuk menghadapi jenis serangga yang kecil-kecil seperti tersebut diatas dapat dilakukan dengan cara fumigasi. Fumigasi ini umumnya bermacam-macam tergantung daripada bahan kimia yang dipergunakannya. Misalnya bahan kimia yang dipergunakan seperti campuran gas ethylene oxide dan carbon dioxide. Untuk ruangan yang seluas 10 m3 , bahan yang dipergunakan sebanyak 42,5 kilogram. Ethylene oxide 10% dan carbon dioxide 90%. Campuran ini sangat efektif untuk memberantas jenis-jenis insect tanpa merusakkan kertasnya sendiri. Lamanya fumigasi sekitar 3 jam, selama periode itu gas bersirkulasi dalam ruangan dengan bantuan pompa listrik. Setelah tiga jam gas dipompa keluar, setelah pintu dibuka dan arsip diambil. Selama proses ini seluruh tingkatan hidup insect seperti telur, larva dan yang baru saja menetas mati semua. Di samping fumigasi dengan bahan-bahan tersebut diatas bisa juga dipergunakan pada diclorobencano dan kilopetra. Akan tetapi bahan ini agak lemah daya bunuhnya, sebab yang mati hanya larva dan induknya saja sedangkan telurnya tidak. Oleh karena itu dengan bahan ini proses fumigasi agak lama, yaitu dalam waktu 24 jam atau lebih. Setelah jangka
- 13. waktu itu arsip dibiarkan saja, dan beberapa hari kemudian setelah diperkirakan telur-telurnya menetas, di fumigasikan lagi dengan bahan yang sama. Faktor perusak kertas lainnya dari jenis biologis ini adalah tikus. Akan tetapi sebab utama adanya serangan tikus ini adalah manusia sendiri. Kecerobohan kita sering mengundang tikus-tikus tersebut. Rontokan atau makanan yang tercecer merupakan daya tarik yang paling menarik. c. Faktor fisik. Faktor penghancur fisik terkandung di dalamnya adalah cahaya, panas serta air. Faktor-faktor tersebut akan menyebabkan perubahan photo chemical, hydrolitic atau oxidative dalam kertas. 1) Kerusakan akibat sinar atau cahaya panas biasanya ditandai dengan warna kuning pada kertas. Cahaya disamping membantu manusia untuk memusnahkan bakteri-bakteri, juga mempunyai sifat penghancur binatang, tumbuh-tumbuhan akan menjadi lemah bila memperoleh ekspos cahaya matahari. Penyebab paling utama dari kehancuran kertas ialah ultraviolet yang merupakan salah satu unsur/bagian dari cahaya matahari. Ultraviolet merupakan selulosa dan bahan-bahan lainnya pada arsip-arsip textil. 2) Panas dan uap air. Adanya sinar atau cahaya panas, serta dengan adanya kelembaban yang rendah menyebabkan kertas-kertas lembab atau basah yang mendorong tumbuhnya jamur. Oleh karena itu untuk memelihara kertas untuk dapat tahan lama syarat yang paling utama ialah memelihara derajat panas dan kelembaban di dalam ruangan penyimpanan sedemikian rupa.