More Related Content
Viewers also liked (16)
Similar to Penggandaan surat keluar(1) (11)
Penggandaan surat keluar(1)
- 2. ? Surat keluar adalah surat-surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi ,kantor lain, atau perorangan agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak.
- 3. ? Pembuatan Konsep surat adalah kegiatan membuat rencana dan penyusunan penulisan surat ¨Csurat keluar. Konsep surat dibuat dengan menggunakan lembar konsep yang biasanya berbentuk folio ganda. Konsep surat biasanya dibuat oleh sekretaris atau bagian tata usaha dengan ide yang berasal dari pimpinan atau kepala bagian atau kepala seksi. Konsep surat tergantung kepada jenisnya; Kalau surat bersifat rahasia maka yang membuat surat otomatis yang mempunyai ide, bisa pimpinan atau yang lainnya.
- 4. ? Dari segi pembuatannya,konsep surat dapat dibuat dengan dua sistem: 1. Sentralisasi: Pembuatan konsep surat dipusatkan pada unit tertentu, yaitu bagian surat menyurat(mail departement) 2. Desentralisasi: Pembuatana surat dibuat oleh masing- masing bagian sesuai dengan kebutuhan bagian. ? Dari segi pembuatnya , konsep surat dapat dibagi menjadi dua jenis,yaitu: 1. Surat yang dibuat oleh atasan/pimpinan 2. Surat yang dibuat oleh konseptor
- 5. ? Setelah konsep surat disetujui, kemudian dicatat ke dalam buku agenda keluar atau buku verbal untuk memberi kode atau nomor surat. Contohnya: Nomor: 001/A/V/2009 001 : Nomor urut yang diambil dari buku agenda A : Masalah keuangan( bersumber dari indeks yang dipakai) V : Menunjukkan bulan surat dibuat 2009: Menunjukkan tahun surat dibuat ?????????????
- 6. Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan telah mendapatkan kode atau nomor surat , kemudian diserahkan kepada unit pengetikan.Oleh juru ketik , konsep surat diketik ke dalam bentuk tertentu dengan baik dan rapi. Dalam pengetikan surat ada hal-hal yang perlu diketahui ,yaitu: a. Pemakaian surat b. Bentuk-bentuk surat c. Redaksi surat Bentuk ¨Cbentuk surat yang biasa dipergunakan ada beberapa macam,yaitu: a. Bentuk surat full block style b. Bentuk surat block style c. Bentuk surat resmi block style d. Bentuk surat hanging paragraph e. Bentuk surat idented Style f. Bentuk surat dinas
- 7. Pemeriksaan konsep surat harus dilakukan dengan teliti sehingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi , setelah melalui koreksi kesalahan .Pemeriksaan konsep surat yang telah di ketik dilakukan oleh: a. Pengetik surat : Pemeriksaan dilakukan sebelum diturunkan dari mesin atau setelah di cetak dengan komputer sebelum diserahkan kepada pimpinan. b. Konseptor : Setelah diperiksa juru ketik ,surat diserahkan kembali kepada konseptor untuk diperiksa c. Penanggung jawab Surat : Sebelum menanda tangani surat ,penanggung jawab surat harus membaca dan memeriksa surat terlebih dahulu. d. Agendaris: Surat yang akan dibukukan harus pula di periksa oleh agendaris
- 8. ? Surat-Surat yang telah ditandatangani dan telah diberi stempel harus dipisahkan. ? Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan tindasan atau lembaran kedua disimpan sebagai arsip ? Untuk surat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi ke dalam bentuk tertentu.Ada delapan macam car melipat surat,yaitu:
- 9. 1. Lipatan Tunggal 2. Lipatan Ganda Sejajar 3. Lipatan baku 4. Lipatan baku rendah 5. Lipatan akordion 6. Lipatan akordion rendah 7. Lipatan model prancis 8. Lipatan model baron
- 10. Setelah selesai dilipat ,surat tersebut harus diberi sampul atau amplop.Pada sampul harus dilengkapi dengan: a. Alamat pengirim,bila tidak memakai kop surat b. Nomor surat diketik dikiri atas di bawah kop surat c. Cap dinas dibubuhkan pada amplop dibawah nomor d. Stempel bebas bea atau prangko secukupnya.
- 11. Setelah penyampulan surat dan pencatatan kembali dalam buku verbal ,surat siap untuk dikirim.Tugas seorang ekspedisi adalah mengirimkan surat kepada instansi atau orang yang dituju .Pengiriman surat dapat dilakukan dengan: a. Dikirim langsung b. Dikirim melalui pos Pengiriman surat keluar terdiri dari dua macam: a. Pengiriman surat intern : dalam sistem buku agenda menggunakan buku ekspedisi intern b. Pengiriman surat ekstern: menggunakan buku ekspedisi ekstern
- 12. Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju, sedangkan tindasan (lembar kedua) disimpan menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi
- 13. Terima kasih