Penulisanminitmesyuaratberkualiti2012 120313102832-phpapp01
Download as ppt, pdf0 likes1,977 views
Dokumen ini membincangkan panduan tentang penulisan minit mesyuarat yang betul, termasuk prinsip-prinsip seperti ketepatan, keringkasan, kejelasan, dan kelengkapan maklumat. Ia juga menerangkan format yang diperlukan untuk mencatat butiran mesyuarat serta proses penyampaian dan pengedaran minit kepada semua ahli mesyuarat. Selain itu, dokumen memberikan maklumat tentang langkah-langkah yang perlu diambil sebelum, semasa, dan selepas mesyuarat berlangsung.
Penulisanminitmesyuaratberkualiti2012 120313102832-phpapp01
- 1. PENULISAN MINIT MESYUARAT AJES BIN TUAH KETUA PENOLONG PENGARAH BAHAGIAN PERANCANGAN STRATEGIK DAN PENYELIDIKAN DAN BAHAGIAN GERAK SARAF DAN PENGURUSAN ISU JABATAN PENERANGAN MALAYSIA SARAWAK
- 2. MINIT MESYUARAT ( MM ) Satu rekod bertulis tentang perkara-perkara yang dibincangkan di dalam sesuatu mesyuarat.
- 5. Prinsip Penulisan Minit Mesyuarat Correct ( Betul ) Concise ( Ringkas ) 4C Comprehensive ( Lengkap ) Clear ( Jelas )
- 6. Betul ( Correct ) Aspek Bahasa : Ejaan dan tatabahasa betul. Bahasa yang mudah difahami. Elakkan ayat yang terlalu panjang hingga sukar difahami.
- 7. Jelas ( Clear ) Format penulisan mengikut kehendak Pekeliling Bilangan 2 Tahun 1991 Catatan minit mesyuarat sepatutnya mengikut agenda Kandungan catatan minit: Perkara, Keputusan dan Tindakan Sistem nombor diguna pakai
- 8. Lengkap ( Comprehensive ) . Maklumat yang dicatat perlulah lengkap. . Tidak menambah atau mengurangkan perkaraperkara yang dibincangkan dan yang diputuskan dalam mesyuarat.
- 9. Ringkas dan Padat ( Concise ) Bahasa yang ringkas dan penulisan yang padat dari segi pengolahan. Sekiranya pegawai tidak menghadiri mesyuarat berkenaan tetapi dengan membaca minit tersebut, boleh faham dan mengambil tindakan berasaskan keputusan mesyuarat.
- 10. Peringatan MM hendaklah merekodkan : a. Perkara-perkara penting yang dibincangkan. b. Keputusan-keputusan yang dibuat. c. Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil perhatian.
- 12. PENGERTIAN MINIT MESYUARAT Satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai dalam perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan pelaporan semula untuk perbincangan akan datang.
- 13. PENGHANTARAN Mesyuarat / Edaran Minit Minit yang telah disemak oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada semua ahli mesyuarat dalam tempoh seminggu daripada mesyuarat tersebut diadakan.
- 14. FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT PKPA BIL.2 /1991
- 15. Minit Mesyuarat Berseri (Catatkan Nama Mesyuarat) Bil Tahun (Catatkan No. Bil. Mesyuarat dan Tahun) Tarikh : Masa: Tempat:
- 16. Kehadiran : Senaraikan nama ahli yang menghadiri mesyauarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi Mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.
- 17. Turut Hadir: Senarai nama pegawai yang bukan ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.
- 18. Urus Setia: Senaraikan nama-nama pegawai yang menjadi urus setia mesyuarat dan hendaklah mengikut kekananan.
- 19. 1. Perutusan Pengerusi Ruang ini mengandugi catatan tentang perkara-perkara penting yang dibangkitkan oleh Pengerusi. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi pada awal mesyuarat, semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja.
- 20. 2. Minit Mesyuarat yang lepas Catatankan keputusan MM lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan @ disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan, nyatakan pindaan berkenaan. Pencadang & Penyokong Bersetuju sebulat suara
- 21. 4. Perkara-perkara Berkaitan Berbangkit Jika a. Ruangan ini mengandungi catatan tentang perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas. b. Tajuk utama perkara berbangkit dibincangkan hendaklah dicatatkan. yang Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan peranggan MM lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.
- 22. c. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau nama jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan. 4. Perbincangan Agenda / Isu yang Dibincangkan Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetapkan.
- 23. 5. Perbincangan Kertas-kertas Kerja Jika Berkaitan Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan adalah : a. Tajuk kertas kerja berkenaan. b. Agensi yang menyediakan kertas kerja. c. Tujuan utama kertas kerja disediakan.
- 24. d. Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja tersebut. e. Pandangan / komen ahli mesyuarat berkenaan isu yang dbangkitkan dalam kertas kerja berkenaan. f. Keputusan mesyuarat tentang isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan isu-isu yang perlu diambil perhatian.
- 25. 6. Hal-hal Lain Jika Ada Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.
- 26. 7. Penutup Minit Mesyuarat Ruang ini merekodkan perkara seperti yang berikut : a. Bila mesyuarat tamat atau ditangguhkankan. b. Ucapan terima kasih Pengerusi. c. Catatan tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikh telah ditetapkan.
- 27. Urus Setia Catatkan nama Agensi / Bahagian / Unit yang bertanggungjawab sebagai Urus Setia Mesyuarat. Tarikh Catatkan tarikh MM berkenaan disediakan.
- 28. CONTOH-CONTOH MINIT MESYUARAT * * Contoh Format :- Minit Mesyuarat Contoh Minit :- Contoh Minit Mesyuarat.doc, CONTOH MINIT MESYUARAT (2).doc * Contoh Maklum Balas Minit Mesyuarat :Contoh Borang Maklum Balas Minit Mesyuarat.doc * Contoh Agenda Mesyuarat :Contoh Agenda Mesyuarat.doc
- 29. APA YANG PERLU DILAKUKAN ?
- 30. SEBELUM MESYUARAT DIADAKAN 1. Surat pemakluman mesyuarat/ surat memanggil mesyuarat kepada ahli ( 7 hari sebelum) i. Nyatakan Tarikh ii. Tempat Mesyuarat iii. Jam iv. Agenda Mesyuarat 2. Bilangan Mesyuarat ke berapa 3. Notis seminggu sebelum mesyuarat Contoh Surat / Memo Pemakluman Mesyuarat :Contoh Surat Panggilan Mesyuarat.docx
- 31. SEMASA MESYUARAT DIADAKAN 1. Setiausaha i. Edarkan Borang kehadiran ii. Mencatit butir-butir perbincangan:a. Tulisan b. Rakaman iii. Ulangi perkara penting sebelum mesyuarat ditangguhkan
- 32. SELEPAS MESYUARAT DIADAKAN 1. Membuat minit :i. Deraf minit mesyuarat mesti siap dalam 3 hari dari tarikh mesyuarat untuk semakan. ii. Minit lengkap dan edarkan dalam masa 7 hari untuk perhatian dan tindakan ahli.
- 33. FORMAT MESYUARAT 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Nama Mesyuarat. Mesyuarat Bilangan ke berapa. Tarikh Mesyuarat Masa Mesyuarat Kehadiran Tidak hadir Turut hadir
- 34. FORMAT MINIT MESYUARAT BIL 1.0 PERKARA Aluan Pengerusi/ Perutusan Pengerusi TINDAKAN Makluman ahli 2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 1/2012 2.1 Pencadang & Penyokong Makluman ahli 3.0 3.1 3.2 3.3 Perkara-Perkara Berbangkit :Laporan Biro Program/Aktiviti Laporan Biro Sukan & Rekreasi Laporan Kewangan 4.0 Hal-Hal Lain 4.1 Cadangan Lawatan Sambil Belajar ke BEO Bintulu. 4.2 Penggunaan Baju Seragam Kelab Setia 5.0 Ketua Biro Ketua Biro Bendahari Ketua Biro Sosial dan Aktiviti. Presiden dan semua ahli. Penangguhan Mesyuarat Makluman semua. Mesyuarat akan datang pada _______ ? Semua ahli.
- 35. SEKIAN, TERIMA KASIH SELAMAT BERMESYU AR AT