Pkpa291
Download as ppt, pdf1 like2,840 views
Dokumen ini membincangkan pengurusan mesyuarat berkualiti, termasuk pengertian mesyuarat, masalah umum yang dihadapi, dan asas-asas pengurusan mesyuarat yang berkesan. Ia menekankan pentingnya perancangan, komposisi yang sesuai, penggunaan agenda dan pengendalian yang baik untuk mencapai objektif mesyuarat. Juga diterangkan peranan dan tanggungjawab pengerusi, setiausaha, dan ahli-ahli mesyuarat dalam memastikan mesyuarat berlangsung dengan lancar dan efektif.
Pkpa291
- 1. PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
- 3. Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat adalah berbeza di antara satu dengan yang lain mengikut keahlian, organisasi dan objektif.
- 4. MASALAH BIASA MESYUARAT Mesyuarat jarang diadakan. Minit lewat dihantar. Agenda tidak jelas. Tiada keputusan yang dibuat Kurang perancangan
- 5. Subjek dan tujuan mesyuarat tidak diterangkan dengan jelas. Mesyuarat diadakan pada masa yang tidak sesuai bagi orang yang menghadiri mesyuarat. Kemudahan fizikal mesyuarat tidak baik. Terlalu panas atau sejuk terlalu bising
- 6. Tempat mesyuarat terlalu sempit kerusi-kerusi yang tidak selesa terlalu banyak asap Ahli-ahli mesyuarat tidak dalam keadaan bersedia dengan idea-idea dan peralatan. Mesyuarat tidak dimulakan pada waktu yang ditetapkan.
- 7. Orang yang sepatutnya hadir tidak hadir; orang yang sepatutnya tidak hadir, hadir. Ahli-ahli mesyuarat dibiarkan berbincang mengenai perkara yang terkeluar daripada tajuk. Pengerusi mesyuarat membawa ahli-ahli berbincang mengenai hal-hal yang terkeluar daripada tajuk
- 8. Ada ahli yang mengawal mesyuarat. Ahli-ahli mesyuarat bertelagah sesama sendiri atau dengan pengerusi tanpa dapat dikawal. Ahli-ahli tidak mengeluarkan perasaan dan pendapat yang sebenar. Gangguan dan perbualan sampingan.
- 9. Ahli-ahli dipersendakan atau ditertawakan oleh pengerusi atau ahli-ahli. Ahli-ahli tidak jelas atau keliru mengenai isu-isu atau maklumat yang dibincangkan atau dipersembahkan. Peralatan alat pandang dengar tidak boleh digunakan.
- 10. Ahli-ahli tidak dapat melihat, membaca, mendengar atau memahami alat pandang dengar. Mesyuarat mengambil masa yang lebih daripada panjang daripada jangka waktu yang telah dirancang. Pengerusi /wakil tidak mempunyai kuasa membuat keputusan.
- 11. ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI OBJEKTIF PERWAKILAN ORGANISASI KEPIMPINAN MAKLUMAT TEMPAT MESYUARAT WAKTU MESYUARAT MESYUARAT
- 12. ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI Mempunyai agenda dan objektif yang jelas. Bermula dan berakhir mengikut ketepatan masa. Kemudahan fizikal yang sesuai dan selesa. Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi.
- 13. Ahli-ahli yang hadir mempunyai kepakaran. Perbincangan diadakan secara positif. Peranan Pengerusi yang berkesan. Peranan Setiausaha yang berkesan. Minit mesyuarat yang direkodkan dengan tepat. Tindakan susulan yang berkesan.
- 15. PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI (PERANCANGAN) Mengapakah mesyuarat perlu diadakan? Apakah isu/masalah yang hendak dibincangkan? Hadkan bilangan isu/masalah. Tentukan keutamaan isu/masalah Apakah objektif mesyuarat? Apakah keputusan yang hendak dicapai?
- 16. Bila dan di mana mesyuarat hendak diadakan ? Siapakah yang perlu hadir ? Bagamanakah mesyuarat hendak dikendalikan ? Dimanakah mesyuarat hendak diadakan? Bagaimana keputusan mesyuarat hendak dibuat?
- 17. SEMASA MESYUARAT (a) Di awal Mesyuarat: Datang awal sebelum waktu mesyuarat. Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya. Wujudkan suasana yang sesuai dan baik. Maklumkan tujuan/agenda yang hendak dicapai.
- 18. (b) Semasa Perbincangan: Beri peluang sama rata kepada ahli-ahli. Galakkan penyertaan. Kawal perbincangan. Kawal perjalanan masa. Kekalkan suasana harmonis. Beri kesimpulan dari semasa ke semasa
- 19. (c) Di Akhir Mesyuarat Rumuskan perkara-perkara utama yang telah diputuskan. Maklumkan keputusan yang telah diambil. Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan datang. Tamatkan mesyuarat.
- 20. PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI Sebagai pengacara, penggerak, pemandu dan pengadil mesyuarat. Komited untuk: Merancang dan mempengerusikan mesyuarat. Menentukan cara bagaimana, bila waktu bermula dan mengakhiri mesyuarat.
- 21. PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI Menggalakan perbincangan dan penyertaan. Menghormati pendapat dan pandangan ahli-ahli. Menentukan susunan agenda dipatuhi. Menjaga displin mesyuarat. Mengawal perjalanan masa.
- 22. PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESAN Wujudkan suasana yang boleh merangsang perbincangan. Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk perbincangan. Agenda dibincangkan satu persatu. Had waktu perbincangan bagi setiap isu/masalah ditentukan mengikut keutamaan. Setiap pandangan dan keputusan dirumuskan dari masa ke semasa.
- 23. KUASA DAN KELAYAKAN PENGERUSI Menjaga tatacara mesyuarat. Memutuskan points of order Menggunakan undi-putus. Mengarahkan pengunduran individu yang tidak mematuhi peraturan atau yang mengganggu. Menamatkan mesyuarat.
- 24. KUALITI SEORANG PENGERUSI Personaliti. Keadilan. Tegas bila perlu. Penuh semangat dan bertenaga. Kebolehan menjaga displin. Kejelasan ucapan.
- 25. TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS SETIAUSAHA Mempastikan pengelolaan dan pentadbiran yang cekap bagi mesyuarat. Menolong pengerusi dalam perancangan dan penyediaan. Maklumkan Pengerusi. Seringkali hadir tepat pada waktu.
- 26. TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS SETIAUSAHA Bertindak sebagai tangan kanan Pengerusi. Mengambil tindakan susulan. Mengetahui ahli-ahli.
- 27. SEBELUM MESYUARAT Menghantar notis mesyuarat serta semua dokumen yang berkenaan dalam jangkamasa yang mencukupi. Pastikan agenda mesyuarat/perkara yang akan dibincangkan serta dokumen-dokumen untuk edaran semasa mesyuarat.
- 28. Menentukan persiapan bilik dan alat-alat mesyuarat. Jelaskan agenda, isu, kertaskerja untuk perbincangan pada pengerusi sebelum mesyuarat. Siapkan checklist isu-isu penting mesyuarat untuk panduan pengerusi. Datang awal untuk pastikan semua persiapan mesyuarat adalah teratur.
- 29. SEMASA MESYUARAT Mencatatkan kehadiran ahli-ahli. Membuat catitan untuk penyediaan mesyuarat. Bantu Pengerusi semasa mesyuarat. Memberi penjelasan yang diperlukan kepada mesyuarat. Lain-lain tugas pentadbiran dan house-keeping
- 30. SELEPAS MESYUARAT Sediakan draf minit mesyuarat untuk kelulusan Pengerusi Mesyuarat. Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli mesyuarat secepat mungkin. Mengambil tindakan susulan mengenai perkara yang dikehendaki. Menyimpan dokumen dan rekod mesyuarat.
- 31. PERANAN DAN TUGAS AHLI-AHLI MESYUARAT I. Tindakan Sebelum Mesyuarat. Membuat Persiapan. Tiba lebih awal. II. Tindakan Semasa Mesyuarat. Memberi sumbangan yang berkesan. Mematuhi peraturan dan tatacara mesyuarat.
- 32. PERANAN DAN TUGAS AHLI MESYUARAT III. Tindakan Selepas Mesyuarat Memaklumkan kepada pengurusan/pihak berkenaan mengenai keputusan mesyuarat. Mengambil tindakan di atas keputusan yang dicapai. Memberi laporan maklumbalas kepada URUSETIA.
- 33. TANGGUNGJAWAB AHLI MESYUARAT Mematuhi segala aturan dalam mesyuarat. Memberitahu ahli jawatankuasa lebih awal daripada tarikh mesyuarat sekiranya tidak dapat hadir. Menghadiri semua mesyuarat tepat pada waktunya.
- 34. TAKE 5 MASA UNTUK BEREHAT SEKETIKA, KALAU NGANTUK TU PERGILAH CUCI MUKA
- 36. MENEMPATKAN AHLI-AHLI MESYUARAT MENGIKUT KEUTAMAAN, KEKANANAN, FUNGSI AHLI DAN MENENTUKAN LOKASI PERALATAN SERTA KELENGKAPAN BILIK MESYUARAT PROTOKOL SUSUNATUR
- 37. PERATURAN DAN PROTOKOL MESYUARAT Watak-watak atau pelaku-pelaku dalam mesyuarat. Komponen mesyuarat: Notis Agenda Minit Kemudahan Peralatan
- 38. SYARAT-SYARAT AM Mesti ada Pengerusi Mesti ada Setiausaha. Mempunyai Agenda. Mesti cukup Korum.
- 39. NOTIS Apa-apa bentuk dan cara untuk memanggil orang-orang berkenaan untuk bermesyuarat sebagaimana yang dikehendaki oleh peraturan-peraturan mesyuarat berkenaan .
- 40. JENIS NOTIS VERBAL SURAT TV/RADIO AKHBAR TALIPON
- 41. KANDUNGAN NOTIS Tempat mesyuarat Tarikh, hari dan masa mesyuarat. Perkara yang hendak diuruskan. Maklumat-maklumat perkara khusus yang hendak diuruskan. Jenis mesyuarat Tarikh notis Tandantangan orang yang memanggil mesyuarat .
- 42. TEMPOH MENGEDARKAN NOTIS Ikut peraturan/munasabah. Tempoh yang panjang untuk perkara-perkara khusus. Jika urgent tempoh yang lebih pendek tidak dapat dielakkan.
- 43. SEBAB-SEBAB KEGAGALAN MESYUARAT Gagal menghantar notis dalam masa yang cukup. Tidak lengkap. Tidak jelas. Perkara-perkara penting tertinggal. Notis tidak sampai. Tidak dapat kebenaran.
- 44. AGENDA Perkara yang hendak dibincangkan dalam mesyuarat. Untuk menentukan tiada perkara-perkara mustahak yang tertinggal. Untuk menentukan perbincangan dijalankan dengan teratur. Untuk memberitahu ahli-ahli mesyuarat perkara-perkara yang hendak dibincangkan.
- 45. Bentuk agenda: Agenda Rangka Agenda Terperinci Kandungan Agenda: Tajuk - Menunjukkan jenis mesyuarat, tarikh dan tempat diadakan.
- 46. Kandungan agenda; Susunan Perkara-perkara yang hendak dibincangkan dalam agenda. Menyenangkan membuat rujukan.
- 47. MENYEDIAKAN AGENDA Tentukan perkara yang penting tidak tertinggal. Bincang dengan Pengerusi/Ketua Jabatan. Rujuk kepada minit mesyuarat yang lepas. Sediakan fail/folder khas untuk mendapatkan kertas-kertas dokumen dalam mesyuarat.
- 48. Jika perlu, rujuk kepada peraturan-peraturan mesyuarat (jika ada). Persetujuan Pengerusi berhubung dengan draf agenda yang terakhir. Selepas agenda dicetak untuk diedarkan, draf Pengerusi dimusnahkan.
- 49. KEMUDAHAN BILIK MESYUARAT Saiz Kemas, Bersih, Teratur. Hiasan. Batas gangguan telefon.
- 50. KEMUDAHAN KERUSI DAN MEJA Susunan (ikut bil. Ahli & bentuk mesyuarat) Tempat duduk: Susun ikut kekananan. Letak tanda nama(jika perlu) Kedudukan ahli yang suka bertelagah
- 51. PENGGUNAAN ALAT PANDANG DENGAR (AVA) Tujuan: Menimbulkan minat terhadap persembahan. Menjelaskan maklumat dan penerangan sesorang. Membantu sesorang pendengar lain memahami sesuatu masalah atau isu dengan lebih mudah.
- 52. ALAT-ALAT PANDANG DENGAR KERTAS MAHJUNG PAPAN PUTIH OVERHEAD PROJECTOR SLIDE PROJECTOR ALAT PERAKAM VIDEO DAN TV TAYANGAN FILEM/VIDEO MODEL ATAU CONTOH PROJEK.
- 53. PRINSIP SUSUNATUR SUSUNATUR KEUTAMAAN AHLI Pengerusi merupakan orang yang terutama memimpin mesyuarat. Ahli yang bergelar mendahului mereka yang tidak bergelar. Penjawat awam mendahului swasta. Mereka yang berpangkat lebih kanan mendahului mereka yang rendah pangkatnya.
- 54. SUSUNAN TEMPAT DUDUK Ahli-ahli yang tinggi statusnya duduk paling hampir di sebelah kanan pengerusi. Kedudukan ahli-ahli lain diselang selikan berasaskan keutamaan dan kekananan. Ahli berfungsi (yang membuat persembahan) duduk di kerusi terakhir bersetentangan dengan pengerusi di sebelah kiri. Setiausaha duduk di meja khas di sebelah kiri pengerusi.
- 55. TATASUSILA BERMESYUARAT SATU PROSES UNTUK MENINGKATKAN TAHAP KEBERKESANAN MESYUARAT, MENGGALAKKAN AHLI-AHLI MEMBERI SUMBANGAN SECARA BERKESAN, MENJIMATKAN MASA DAN TENAGA.
- 56. LANGKAH-LANGKAH TATASUSILA BERMESYUARAT Jangan tiba lewat. Elakkan gangguan telefon kecuali perkara terpenting. Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran. Elakkan cara duduk yang tidak sopan dan menunjukkan kurang minat.
- 57. Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian. Memberi sumbangan. Memberi tumpuan supaya objektif mesyuarat tercapai. Mencari perkara-perkara yang positif. Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.
- 58. MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA Perutusan Pengerusi. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu. Perkara-perkara berbangkit. Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan. Pembentangan kertas-kertas kerja. Hal-hal lain. Penutup.
- 59. CHECKLIST TUGAS MENYEDIAKAN BILIK MESYUARAT TENTUKAN: Bilik mesyuarat Kerusi dan meja mencukupi Lampu-lampu boleh digunakan Kipas dan alat hawa dingin berjalan baik Papan putih, pen dan pemadam Alat projektor Alat pembesar suara
- 60. SEDIAKAN: Gelas minuman dan air dalam jug. Pensel, pen dan kertas tulis. BAWA: Minit mesyuarat yang lalu. Peraturan-peraturan mesyuarat. Dokumen-dokumen yang diperlukan.
- 61. SEKIAN TERIMA KASIH DI ATAS KESUDIAN TUAN/PUAN MENDENGAR CERAMAH SAYA PADA HARI INI. JUMPA LAGI...