Proses Internal Audit Smk3 berdasarkan pp 50 2012.ppt
- 2. DEFINISI AUDIT Alat untuk mengukur besarnya keberhasilan pelaksanaan dan penerpan SMK3 di tempat kerja Pemeriksaan secara sistimatik Dilakukan secara independen Dilakukan oleh Badan Audit independen minimal 1 kali/3 tahun
- 3. AUDIT SMK3 : 1. INTERNAL : DILAKUKAN OLEH PERUSAHAAN/PENGURUS 2. EKSTERNAL : DILAKUKAN OLEH BADAN AUDITOR (minimal 3 th sekali ) Bagi perusahaan : Mempekerjakan Pekerja/buruh lebih dari 500 org Mempekerjakan Pekerja/buruh lebih dari 100 org dan tingkat resiko bahaya tinggi Sektor Kegiatan Usaha Spesifik (pertambangan dan energi, industri kimia, konstruksi, pelabuhan, transportasi, jasa rumah sakit) (Dpt dirubah/ditambah berdsrkan perkembangan IPTEK oleh Menteri)
- 4. UNSUR AUDIT SMK3 (12 Elemen) 1. Pembangunan dan pemeliharaan komitmen 2. Strategi pendokumentasian 3. Peninjauan ulang desain dan kontrak 4. Pengendalian dokumen 5. Pembelian 6. Keamanan bekerja berdasarkan SMK3 7. Standar pemantauan 8. Pelaporan dan perbaikan kekurangan 9. Pengelolaan material dan pemindahannya 10. Pengumpulan dan penggunaan data 11. Pemeriksaan sistem manajemen 12. Pengembangan ketrampilan dan kemampuan
- 5. SERTIFIKASI AUDIT SMK3 Sertifikasi SMK3 adalah Bukti pengakuan tingkat pemenuhan penerapan peraturan perundangan SMK3 Proses sertifikasi SMK3 suatu perusahaan dilakukan oleh Badan Audit Independen melalui proses audit SMK3
- 6. MEKANISME SERTIFIKASI Inventarisasi daftar perusahaan oleh Depnaker Depnaker mengkofirmasikan perusahaan yang diaudit ke Badan Audit Penentuan jadwal audit oleh Badan Audit Konfirmasi pelaksanaan audit ke Depnaker dan perusahaan Pelaksanaan audit kesesuaian oleh Badan Audit Evaluasi dan analisa hasil audit oleh Badan Audit Konfirmasi hasil audit ke Depnaker dan perusahaan oleh Badan Audit Pemberian sertifikat oleh Depnaker
- 7. TIM INTERNAL AUDIT SMK3
- 8. TIM INTERNAL AUDIT Sebelum dilaksanakan audit, pengurus atau pimpinan perusahaan harus membuat keputusan tentang pelaksanaan audit K3 lengkap dengan sasaran pencapaian dan pembentukan tim audit K3. Tim audit internal diangkat atau ditunjuk secara resmi oleh pimpinan perusahaan. Tim audit bertanggung jawab secara langsung kepada pimpinan perusahaan. Untuk legalitas pelaksanaan penerapan SMK3, maka tim audit yang telah ditetapkan harus didaftarkan di Dinas Tenaga Kerja Setempat.
- 9. TIM INTERNAL AUDIT(Lanjutan) Anggota tim audit dapat diambil dan dipilih dari berbagai unsur dan fungsi operasional yang berbed Jumlah anggota tim termasuk ketua dan sekretaris yang efektif adalah 5 orang atau 7 orang, berasal dari perwakilan; senior manajer, pengurus/anggota P2K3, ahli teknis dari bagian produksi/operasional dan ahli K3.
- 10. Susunan dan Tugas Tim Audit Ketua Tim Audit: Bertugas memimpin dan mengkoordinir kegiatan tim secara efektif dan objektif. Bertanggung jawab menyusun rencana audit, training bagi tim audit, dan memimpin seluruh rangkaian tahapan audit sampai penyusunan laporan audit. Ketua tim sebaiknya diambil dari perwakilan manajemen yang paling senior dan sudah mengikuti training audit K3.
- 11. Sekretaris Tim Audit: Bertugas membantu seluruh kegiatan ketua tim audit baik yang berkaitan dengan penyelenggaraan administrasi audit maupun teknis pelaksanaan audit. Sekretaris tim dapat diambil dari ahli K3 atau dari bagian produksi yang berpengalaman.
- 12. Anggota Tetap Tim Audit: Bertugas mengembangkan dan ikut membahas proses audit mulai dari tahap persiapan sampai dengan pelaporan audit. Anggota tetap dapat diambil dari depertemen/bidang engineering, proses produksi, pemeliharaan, ahli K3.
- 13. Anggota Tidak tetap Tim Audit: Bertugas membantu analisa dan memberikan informasi yang diperlukan kepada tim audit. Anggota tidak tetap hanya dipanggil bila sewaktu-waktu diperlukan untuk kepentingan audit, seperti; supervisor atau pengawas dari unit kerja yang sedang diaudit.
- 14. KRITERIA INTERNAL AUDITOR Auditor tidak terlibat secara langsung dengan pengembangan atau manajemen area atau sistem yang direview. Auditor telah mengikuti training yang relevan dengan audit K3. Auditor harus familier dengan proses yang direview atau mempunyai akses dengan orang-orang yang mempunyai keahlian dibidang audit dan mampu menyeleksi subjek-subjek yang sesuai untuk analisis.
- 15. KRITERIA INTERNAL AUDITOR (LANJUTAN) Auditor harus mampu melakukan suatu review tujuan dan melaporkan temuan secara akurat tanpa takut akan konsekuensinya. Auditor harus mempunyai ketrampilan komunikasi baik melalui tulisan maupun lisan untuk berinteraksi dengan tenaga kerja dan manajemen.
- 17. 1. PERSIAPAN Perusahaan perlu merencanakan kegiatan auditnya agar dapat berjalan lancar dan memenuhi sasaran dari kegiatan audit tersebut. Beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelumnya yaitu : Tujuan dan ruang lingkup audit. Personil pelaksana audit. Tugas dan tanggung jawab yang jelas. Jadual kegiatan audit. Dokumentasi kegiatan audit ( prosedur, form, dll ).
- 18. 2. PELAKSANAAN - Pengumpulan informasi. - Peninjauan dokumen ( manual, SOP, dll ). - Mempersiapkan alat tulis dan cheklist. - Pembuatan jadual audit. - Breifing tim auditor. - Mempersiapkan APD ( Alat Pelindung Diri ) jika diperlukan
- 19. 3. PERENCANAAN a. Pertemuan pembuka : - Perkenalan dari tim audit - Menjelaskan tujuan dan ruang lingkup audit - Penjelasan jadual audit - Menjelaskan proses audit - Menyediakan daftar hadir pertemuan pembuka
- 20. b. Kegiatan audit : - Menggunakan daftar periksa ( cheklist ) - Melihat bukti obyektif dengan methode : ( Verifikasi, Observasi, Wawancara dan Mencatat secara mendetail bukti obyektif ). - Mekanisme wawancara : - Bersikap kooperatif - Sopan, terbuka dan jangan berprasangka buruk - Ciptakan suasana yang nyaman bagi auditee - Berikan waktu yang cukup bagi auditee - Gunakan bahasa yang jelas - Perhatikan bahasa tubuh - Gunakan 5 W, 1 H dan Show me
- 21. c. Pertemuan auditor : Melakukan evaluasi terhadap temuan hasil audit Mencatat temuan hasil audit ke dalam daftar periksa audit Mempersiapkan laporan temuan ketidaksesuaian untuk pertemuan penutup
- 22. d. Pertemuan penutup : Ucapan terima kasih Tim audit menjelaskan seluruh hasil temuan audit kepada auditee Auditee melakukan verifikasi terhadap temuan tim audit dan persetujuan atas hasil temuan
- 23. 4. PEMBUATAN LAPORAN - Laporan audit yang dibuat merupakan dokumentasi dari keseluruhan audit dan hasil audit sehingga dapat menjadi bahan rapat Tinjauan Ulang Manajemen - Isi dari laporan audit Internal - Detail kegiatan audit (lokasi, tanggal, Auditee, dll) - Kesimpulan umum - Ruang lingkup audit - Temuan audit dan rekomendasi perbaikan
- 24. 5. TINDAK LANJUT : Melakukan pemantauan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yg ditemukan Sebagai bahan masukan kepada pihak Manajemen Sebagai pertimbangan untuk frekwensi audit Internal berikutnya