106_TEHNIK_PELAKSANAAN_AUDIT_SMK3.ppt
Download as PPT, PDF0 likes228 views
Audit SMK3 dilakukan untuk menilai kritis dan sistematis pengendalian potensi bahaya di perusahaan, memastikan pelaksanaan K3 sesuai peraturan, dan menentukan langkah perbaikan. Audit mencakup tinjauan dokumen, wawancara, dan observasi lapangan untuk mengumpulkan bukti yang dievaluasi terhadap kriteria audit.
More Related Content
What's hot (20)
Similar to 106_TEHNIK_PELAKSANAAN_AUDIT_SMK3.ppt (20)
106_TEHNIK_PELAKSANAAN_AUDIT_SMK3.ppt
- 1. TEHNIK, PROSES DAN SISTEMATIKA PELAKSANAAN AUDIT SMK3 Disampaikan oleh : Nasrul Sjarief, SE, ME nsjarief@yahoo.com
- 2. PENGERTIAN AUDIT K3 Sistem pengujian thd kegiatan operasi perusahaan. Dilakukan secara kritis dan sistematis. Untuk menentukan kelemahan unsur sistem (manusia, sarana, lingkungan kerja dan perangkat lunak). Sehingga dapat dilakukan langkah- langkah perbaikan.
- 3. AUDIT K3 Mengidentifikasi Ketimpangan unsur Sistem K3 TINDAKAN TDK AMAN (UNSAFE ACTS) KEADAAN TDK AMAN (UNSAFE CONDITIONS) KECELAKAAN PAK KEBAKARAN GANGGUAN SISTEM KERUGIAN CIDERA KERUSAKAN - ASSET - LINGK. MANUSIA SARANA & LINGKUNGAN KERJA (PERANGKAT KERAS) (PERANGKAT LUNAK) SISTEM MANAJEMEN
- 4. AUDIT Audit is defined : as a detailed examination or analysis, especially to asses strengths and weaknesses. (Oxford Dictionary, Oxford University Press, 1998)
- 5. AUDIT SMK3 Proses yg sistematik, independen dan terdokumentasi utk memperoleh bukti audit dan Mengevaluasinya secara objektif utk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi.
- 6. AUDIT SMK3 Audit SMK3 dilakukan dgn menggunakan methode dan tehnik yang baku untuk menjamin agar semua bukti audit dan temuan-temuan audit relevant, dapat dipercaya, cukup dan sesuai dengan persyaratan. Lingkup, tujuan dan kriteria audit harus dipahami dgn jelas sebelum audit dilakukan.
- 7. TUJUAN AUDIT K3 MENILAI SECARA KRITIS DAN SISTEMATIS PENGENDALIAN SEMUA POTENSI BAHAYA. MEMASTIKAN PELAKSANAAN K3 SESUAI DENGAN PERATURAN PERUNDANGAN. MENENTUKAN LANGKAH UNTUK PERBAIKAN DAN PENGENDALIAN BAHAYA.
- 8. TUJUAN PROGRAM AUDIT Didasarkan pada pertimbangan : 1. Prioritas manajemen; 2. Tujuan komersial; 3. Persyaratan sistem manajemen; 4. Persyaratan peraturan peruu; 5. Persyaratan kontrak; 6. Kebutuhan utk evaluasi pemasok; 7. Persyaratan pelanggan; 8. Kebutuhan pihak lain yg berkepentingan; 9. Risiko terhadap organisasi.
- 9. MANFAAT AUDIT K3 MENGETAHUI KELEMAHAN UNSUR SISTEM OPERASI SEBELUM TIMBUL GANGGUAN. MEMPEROLEH GAMBARAN YANG JELAS DAN LENGKAP TENTANG STATUS MUTU PELAKSANAAN K3. MENINGKATKAN PENGETAHUAN DAN KESADARAN THD K3. MENINGKATKAN CITRA PENGURUS PERUSAHAAN.
- 10. AUDIT DIGUNAKAN JUGA UNTUK : Identify strengths and weakness of OSH MS; Measure the performance of its OSH program; Establishment the extent of legal compliance; Identify and define areas for improvement; Compare organizational performance with an established standards; Implement a cycle of continual improvement; Gain recognition for the standards achieved by its management of safety and health.
- 11. AUDITOR SMK3 Adalah : tenaga tehnis yang berkeahlian khusus dan independen untuk melaksanakan audit SMK3 yang ditunjuk oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk 11
- 12. Auditor SMK3 Auditor SMK3 meliputi: a. auditor eksternal junior SMK3; b. auditor eksternal senior SMK3. 12
- 13. PENILAIAN PENERAPAN SMK3 Penilaian Penerapan SMK3, dilakukan thd perusahaan : a. Secara sukarela mengajukan permohonan audit SMK3; b. Mempunyai potensi bahaya tinggi a.l : perusahaan yg bergerak dibidang pertambangan umum, minyak dan gas bumi; c. Mempunyai potensi bahaya tinggi berdasarkan penetapan Dirjen &/ Ka Dinas Provinsi (ditetapkan berdasarkan hasil pemeriksaan dan pengujian di persh oleh Pengawas Ketenagakerjaan) 13
- 14. LEMBAGA AUDIT SMK3 Lembaga Audit SMK3 adalah badan hukum yang ditunjuk oleh Menteri untuk melaksanakan audit eksternal SMK3. 14
- 15. KEWAJIBAN LEMBAGA AUDIT SMK3 a. mentaati ketentuan peraturan perundang- undangan di bidang K3; b. melaksanakan Audit SMK3 sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; c. menjaga kerahasiaan perusahaan yang diaudit; dan d. melaporkan hasil Audit SMK3 kepada Menteri, perusahaan yang diaudit, dan Dinas Provinsi. 15
- 16. LEMBAGA AUDIT SMK3 DILARANG untuk melakukan : a. kegiatan konsultasi dalam bidang SMK3; b. jasa pabrikasi, pemeliharaan, reparasi, dan instalasi teknik K3; c. pemeriksaan dan pengujian keselamatan dan kesehatan kerja; dan d. jasa pembinaan K3. 16
- 17. BUKTI AUDIT Rekaman, pernyataan mengenai fakta atau informasi lain yang terkait dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi; Dapat bersifat kualitatif atau kuantitatif.
- 18. TUJUAN PENGUMPULAN BUKTI AUDIT 1. Untuk membuat keputusan ttg status penerapan SMK3; (to make decisions about the status OSHMS) 2. Untuk menguji sistem apakah berproses sesuai dengan dokumen yang ada; (an examination of any document) 3. Untuk mengkonfirmasikan bahwa sistem sesuai dengan apa yang telah dicatat; (the system is followed as described in the written document)
- 19. TUJUAN PENGUMPULAN BUKTI AUDIT 4. Untuk meng interview pekerja apakah aktivitas yang dilakukan sesuai dengan dokumen yang ada; (to interview with personnel whether activities match the document requirement) 5. Untuk mengetahui apakah ada peningkatan atau perbaikan yang telah dilakukan; (there are any opportunities for improvement) 6. Untuk melakukan observasi tentang kenyataan yang ada di tempat kerja; (actual observation of workplaces)
- 20. REKAMAN K3 (1) Data pelatihan dan pendidikan K3, pelaksanaan, peserta dan evaluasi. Kebijakan K3 dan kebijakan khusus lainnya Laporan inspeksi K3, pelaksanaan dan tindak lanjut Laporan Audit SMK3, internal dan eksternal Rekaman kegiatan rapat-rapat P2K3 Laporan Kecelakaan Kerja Laporan tindak lanjut rekomendasi investigasi kecelakaan Laporan Konsultasi K3 SOP, instruksi kerja, juklak, juknis Data penggunaan bahan kimia berbahaya dan LDKB Maintenance record Feedback dari staff, pekerja, pemasok, kontraktor
- 21. REKAMAN K3 (2) Data pemeriksaan kesehatan tenaga kerja, awal, berkala dan khusus Laporan monitoring lingkungan kerja; spt : kebisingan, udara lingkungan kerja, iklim kerja Data APD, penyediaan, pengadaan, pelatihan, distribusi, perawatan Laporan pelatihan keadaan darurat Sertifikasi peralatan, mesin, instalasi, pesawat Sertifikasi kompetensi personel, SIO, SKP Laporan identifikasi bahaya, penilaian dan pengendalian risiko Laporan monitoring dan tinjauan ulang pengendalian risiko Data peralatan pengaman, spt. APAR, alat deteksi dini, rambu K3 dll
- 22. PEMERIKSAAN DOKUMEN UNTUK MENEMUKAN BUKTI AUDIT EVIDENCE VALUE : Valid .....Relevant to audit criterion Authentic ....Authorized document Current .. .Actioned, recorded, up to date Reliable ...Heard from source, observable Consistent ..Sampled from a number of sources Sufficient Enough examples/samples
- 23. PENJELASAN KRITERIA (Explanation of Criteria) Melalui : 1. Perbandingan dokumen/catatan/rekaman (Example of documents/records) 2. Diskusi atau pengajuan pertanyaan (Discussions or questions) 3. Kunjungan/observasi di tempat kerja (Work around observations at the workplaces)
- 24. KOMITMEN TERHADAP AUDIT Audit : essential element dalam SMK3, tidak dapat diganti Senior manajemen bertanggungjawab terhadap pelaksanaan Audit (fully committed); agar : Efektif dalam pelaksanaan audit Tidak menolak temuan dan rekomendasi tanpa alasan yang tepat Menindak lanjuti rekomendasi audit Apabila pelaksanaan audit sudah disetujui : Menyediakan dokumen, data, informasi dan bahan yang diperlukan Tidak ada upaya untuk mempengaruhi atau memaksa auditor Tidak ikut campur tangan dalam pengambilan keputusan hasil audit
- 25. KERJASAMA DENGAN AUDITOR Sering staf disemua tingkat manajemen, melihat audit sebagai ANCAMAN Semua staf harus memahami dan menyadari tujuan dan manfaat pelaksanaan audit Mereka diwajibkan untuk : Terbuka dan bekerjasama penuh dengan Auditor Menjawab pertanyaan dengan jujur Memandang audit sebagai : continual improvement process and not just a means of identifying problems
- 26. KEBIJAKAN AUDIT (audit policy) Dengan mempertimbangkan sbb. : Maksud dan tujuan audit; Prosedur dan standard yang digunakan; Kompetensi yang melakukan audit; Pengaturan manajemen,termsk : budget; Program audit ; Format laporan audit dan pengaturan tanggapan (responding) thd temuan; Standard kinerja perencanaan dan implementasi program audit dan pengaturan monitoring; Review kebijakan audit dan implementasi revisi jika diperlukan
- 27. PERENCANAAN DAN PELAKSANAAN AUDIT Senior manajemen harus bertanggung jawab untuk : Mempersiapkan dan mengawasi program audit; Penetapan biaya dan menyusun anggaran yg diperlukan; Mendapat persetujuan untuk program yg diusulkan dan pengeluaran biaya yg diperlukan.
- 28. AUDITOR Dengan mempertimbangkan sbb : Ketersediaan auditor dalam jangka waktu yang diperlukan untuk melakukan audit; Ketersediaan auditor dgn tingkat keterampilan dan pengalaman tertentu; Persyaratan pelatihan dan pengetahuan khusus yang dimiliki; Perbedaan biaya antara penggunaan auditor internal atau eksternal.
- 29. PRINSIP AUDIT Ethika Objektif/ fair Profesional Independen Terpercaya Konsisten
- 30. 30 TOP 10 Internal Audit Tips 1. Bentuk Team Audit (3-7 org) (Create an Audit Team with enough members (3-7 members) 2. Audit melalui Proses bukan Prosedur (Audit by PROCESS not Procedure) 3. Gunakan daftar periksa yg berisikan standar dan kriteria, tambahkan catatan khusus. (Use a checklist with the standard requirement, and add your own questions from your document) 4. Infokan pekerja apabila auditor melakukan audit dan apa yg diaudit. (Keep employees in the area well informed of when auditors are coming through, and what their) 5. Catat semua temuan audit (Keep good notes) 6. Jadwal Audit dapat disesuaikan berdasarkan temuan audit (Remember to adjust your audit schedule based on your findings in an area).
- 31. 31 TOP 10 Internal Audit Tips 7. Buat laporan yg jelas dan lengkap serta tindak lanjuti rekomendasi audit (Write a clear, complete audit report and schedule follow up on any non conformances identified) 8. Berikan pelatihan kepada Auditor (Provide effective training for your auditor) 9. Serahkan hasil audit kpd manajemen utk di review (Provide results to the management team for management review) 10. Alokasikan sumberdaya untuk tindakan koreksi dan tindak lanjut (Provide the resources to perform timely, effective internal audit with thorough corrective action and follow ups).
- 32. Gambaran Proses Pengumpulan Informasi sampai Pencapaian Kesimpulan Audit Sumber-sumber Informasi Pengumpulan Informasi dgn Sampling yg sesuai dan Verifikasi Evaluasi thd Kriteria Audit Peninjauan Kesimpulan Audit Bukti Audit Temuan Audit
- 33. PROSES dan SPESIFIKASI AUDIT (Audit Process and Spesification) I. Tinjauan ulang dokumen (Review of OSH Management document) II. Wawancara/interview manajer dan staf (Interview with manager and staf) III. Obsevasi lapangan, termsk : Hasil pengujian dan pemeriksaan (Site tour, observation, verification and inspection)
- 34. AUDIT SMK3 REVIEW OF SAFETY MANAGEMENT DOCUMENTATION INTERVIEW WITH MANAGERS AND STAFF ON SITE VERIFICATION / SITE TOUR 34
- 35. 35 Hasil Audit (Conformance or Non Conformance) Penetapan Hasil Audit (Berdasar Supporting Evidence) -Yes - Partial - No - Interview - On Site Observation -Document PENETAPAN HASIL AUDIT
- 36. Contoh : Proses dan Spesifikasi Audit 1.1.1 Terdapat kebijakan K3 yg tertulis, bertanggal, ditandatangani oleh pengusaha atau pengurus, secara jelas menyatakan tujuan dan sasaran K3 serta komitmen terhadap peningkatan K3. ? Interview observation document Kebijakan K3 tertulis, bertanggal, ditanda tangani oleh pengusaha/pengurus Kebijakan berisikan tujuan, sasaran dan komitmen peningkatan K3 Kebijakan K3 terdpt dlm Laporan tahunan persh Kebijakan K3 masuk dlm dokumen tender Kebijakan K3 terdpt dlm Materi induksi/Briefing/Training/Manual SMK3. Bagaimana menginfokan/mengkomunikasikan Kebijakan K3 kpd tenaga kerja/kontraktor/suppliers/providers/vendor/tamu persh ? Kebijakan K3 dipajang/display di ruang tamu/reception, ruang rapat/ training/kantin, di tempat tenaga kerja sering berada.
- 37. GAMBARAN UMUM KEGIATAN AUDIT 1. Permulaan Audit (Opening Meeting) 2. Pelaksanaan Tinjauan Dokumen 3. Persiapan utk Kegiatan Audit Lapangan 4. Pelaksanaan Kegiatan Audit Lapangan 5. Penyiapan Pengesahan dan Penyampaian Laporan Audit (Audit Summary) 6. Penyelesaian Audit (Closing Meeting) 7. Pelaksanaan Tindak Lanjut
- 38. TUJUAN Pelaksanaan Rapat Pembukaan 1. Mengkonfirmasikan Rencana Audit 2. Memberikan Ringkasan ttg bagaimana kegiatan audit akan dilaksanakan 3. Mengkonfirmasikan saluran komunikasi 4. Memberikan kesempatan kepada Auditi untuk mengajukan pertanyaan.
- 39. Ringkasan Laporan AUDIT SMK3 1. Perusahaan Yang Diaudit 2. Pelaksanaan Audit 3. Tujuan Audit 4. Lingkup Audit 5. Tim Auditor 6. Wakil Perusahaan Yang Diaudit 7. Daftar Temuan Ketidaksesuaian 8. Kesimpulan Umum 9. Tindak Lanjut 10. Hasil Audit
- 40. Daftar Temuan Ketidaksesuaian No. Kriteria Kriteria Bukti Objektif Kategori 1.4.8 P2K3 mengadakan pertemuan secara teratur dan hasilnya di sebarluaskan di tempat kerja P2K3 belum mengadakan pertemuan secara teratur Minor 1.4.9 P2K3 melaporkan kegiatannya secara teratur sesuai dengan peraturan perundangan P2K3 belum melaporkan kegiatannya secara teratur, tidak sesuai peraturan perundangan Minor
- 41. TEMUAN AUDIT Hasil evaluasi dari bukti audit yg dikumpulkan terhadap kriteria audit; Dapat mengindikasikan baik kesesuaian ataupun ketidaksesuaian dengan kriteria audit atau peluang perbaikan.
- 42. Kesimpulan Terhadap Pemenuhan Kriteria SMK3 1. Kesesuaian (Conformance). 2. Ketidaksesuaian (Non-conformance) : Kategori Kritikal; Kategori Major; Kategori Minor.
- 43. 43 PENILAIAN KRITERIA AUDIT SMK3 Kategori KRITIKAL : Temuan yang mengakibatkan fatality/kematian Kategori Mayor : Tidak memenuhi Peraturan Peruu. Tidak melaksanakan salah satu prinsip SMK3 Terdapat temuan minor utk satu kriteria audit dibeberapa lokasi Kategori Minor : Tidak konsisten dalam pemenuhan peraturan peruu, standar, pedoman dan acuan lainnya.
- 44. 44 Ketidaksesuaian (Nonconformance) Suatu kegiatan, atribut, atau dokumen yang gagal mematuhi persyaratan yang ditetapkan, dan berakibat dapat menyebabkan kondisi yang berpengaruh buruk kepada kualitas, lingkungan, K3, operasi, atau kehandalan.
- 45. 45 HASIL AUDIT SMK3 Apabila perusahaan yang diaudit mendapatkan kategori KRITIKAL atau MAJOR : Dinilai belum berhasil dalam menerapkan SMK3 dan; Penilaian tidak mengacu kpd Tabel Tingkat Keberhasilan Penerapan SMK3. (lihat Tabel 2 : Penilaian Tingkat Penerapan SMK3 pada Lampiran 2 PP 50 th 2012)
- 46. Laporan Audit SMK3 1. Perusahaan yang diaudit 2. Lingkup Audit 3. Pelaksanaan Audit 4. Tujuan Audit 5. Tim Auditor 6. Gambaran Umum tempat kerja 7. Jadwal Audit 8. Daftar Kriteria Audit dan Pemenuhannya 9. Penjelasan tentang kriteria tidak berlaku 10. Uraian temuan ketidaksesuaian 11. Tindak lanjut 12. Hasil Audit 13. Data pendukung Laporan Audit
- 47. Jadwal Audit SMK3 No. KEGIATAN WAKTU KETERANGAN PENGHUBUNG 1. Pertemuan Awal 2. Pemeriksaan dan Penilaian Kriteria 3. Pertemuan Akhir
- 48. 48 No . No. Kriteria Tidak Berlaku Kesesuaian Ketidak sesuaian Major Minor 1. 1.1.1 2. 1.1.2 3. 1.1.3 DAFTAR KRITERIAAUDIT DAN PEMENUHANNYA
- 49. KESIMPULAN AUDIT Hasil dari suatu audit yang disampaikan oleh tim audit setelah mempertimbangkan : - tujuan audit - dan seluruh temuan audit.
- 50. SERTIFIKAT SMK3 Benefit/manfaat yg diperoleh : 1. Effisiensi Biaya (Cost efficiencies), dalam jangka panjang melalui : PENCEGAHAHAN KECELAKAAN dan PAK HUBUNGAN KERJA (better industrial relation) dgn mitra kerja INISIATIF dan PENGEMBANGAN IDE BARU UTK PERBAIKAN KINERJA (continous improvement) 2. Verifikasi Kinerja (performance verification), yang dilakukan oleh Lembaga Audit Independen, kompeten dan profesional 50
- 51. SERTIFIKAT SMK3 Benefit/manfaat yg diperoleh : 3. Hub. dgn Masyarakat/Mitra Kerja (Public Relation), menunjukan komitmen dan kesungguhan dlm penerapan SMK3 4. Ketekunan dlm pelaksanaan K3 (Due diligence), memp. kapasitas dan tanggung jawab manajemen dlm pelaksanaan K3 yg effisien 5. Keunggulan Kompetitive (Competitve advantage), pencapaian pemenuhan syarat2/standard K3 sbg kualifikasi dlm proses tender 51
- 52. 52 Alasan UTAMA Kenapa Perusahaan Butuh Sertifikat SMK3 : Pengakuan Pemerintah (government recognition) Pemeriksaan Independen (independent verification) Menguji Integritas K3 di Tempat Kerja (testing of integrity of safety on site) Mengukur kinerja (measurement of performance) Pemenuhan Peraturan Perundangan (legislative compliance) Inisiatif dalam memenuhi Persyaratan Asuransi (self insurance requirement) Persyaratan pasar/komersial (market requirement)
- 53. 53 Effectiveness of Audits is dependent on factors such as : 1. Audit process; 2. Cooperation and openness of the individuals being audited; 3. Competency of the auditors; and 4. The audit standard.
- 55. Nothing is difficult if you love what you do