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技术写作诀窍
- 1. By Technical Communication Ltd www.technicalcom.co.il 技术写作诀窍 Technical Writing Tips
- 2. 恭喜您进入了技术写作的行业。 您也許是科技公司專職的技術寫作人員， 首先， 或是自由工作者。 都可以在此學習到一些基本的寫作訣竅，讓您的作品 井然有序 而且 有效率
- 3. 技術寫作的範圍 使用說明書 教育軟件及訓練 產品規格 線上支援 編輯報告 計畫書 電子書 翻譯
- 4. 了解你的讀者 第一，先確認文件的讀者身份，以及他們如何使用你的文件。 文件的目的為何？文件的功用？文件的使用地點在哪？例如，是在 辦公桌前，工廠操作台前，或是實驗室內？ 以上皆是最基本的考量，也決定了文件的寫作方式。當您開始計畫 整個文件寫作及編排設計時，皆要考慮到讀者的實際需求。 訣竅 1 – 了解你的讀者
- 5. 完善的準備 在編纂你的文件前，先熟悉相關的文件主題，再開始對企業及相關人士 進行访谈。 大量蒐集有關此系統或設備的資料，這對往後的工作將省很多時間。 將這些背景資料分類，可依照重要性排序。對於访谈對象，提出對的問 題，而且也必須用文件讀者的角度來設想。 訣竅 2 – 完善的準備
- 6. 同工合作 找出負責文件圖示繪畫的人員，截取螢幕畫面。 如果你同時也是繪圖製作者，則要考慮到相關使用工 具。 準備大綱 先提列文件的大綱，並提交企業及關係人士的 確認。當大綱內容被批准後，你就可預估整個 工作的範圍及時序。 訣竅 3 – 同工合作 訣竅 4 – 準備大綱
- 7. 访谈 根據大綱的內容範圍，對企業 以及有關人士進行访谈。 組織文件 使用「具體任務」的處理方式，設計整個文件 的架構。 例如，「安裝說明 」應該放在文件的開頭章 節。 訣竅 5 – 访谈 訣竅 6 – 組織文件
- 8. 範本的風格 注意文件的整體視覺效果。在一開始就建立相同風格 的範本，或是使用現成範本。如果在文件的編纂中才 變換風格，將非常耗時。 當設計範本時，也要容許有可能轉換範本的彈性，以 便真的需要變更時，不會太耗時耗力。 訣竅 7 – 範本的風格
- 10. 簡明易懂 使用主動式、現在簡單式的文法。避免高深的術語。 你的讀者不想耗費時間及精神查閱字典。 利用 【七秒法則】為歸依 －任何資訊必須讓讀者在七 秒鐘內找到。如果超過七秒，大部分使用者會放棄搜尋。 詞彙表 建立詞彙表索引，幫助你的文件用字統 一，也讓讀者方便查詢手冊中的詞彙。 訣竅 9 – 簡明易懂 訣竅 10 – 詞彙表
- 11. 审核 在發表文件前，聚集一個任務小組進行审核。 小組成員可以包括技術寫作人員，兩三位開發人員或是企業 內部人員，還有一位從未參與的非相關人員（例如，業 務）。 此审核小組必須得到最高階主管的支持。审核過程中，須取 得相關的設備儀器，以及工作平台。 訣竅 11 – 审核 納入在地化的考量。 這也是「了解你的讀者」中重要 的注意事項。
- 12. Good Luck! 希望這些訣竅能幫助你完成工作。 我們能幫忙的不只這些！ 想知道更多嗎？連絡我們： techcom@netvision.net 或是造訪我們的網站： www.technicalcom.co.il
Editor's Notes
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