การสื่อสารภายใȨงค์กร
- 1. การสื่อสารภายใȨงค์กร บรรยายโดย อ.สมิทธิ์ บุญชุติมา เรียบเรียงจาก เอกสารของ รศ.กรรณิการ์ อัศวดรเดชา 1
- 3. องค์กร: คำจำกัดควำม • การรวบรวม หรื อระบบของปั จเจกบุคคลซึงแสวงหา ่ เพื่อให้ สาเร็จตามเปาหมายที่วางไว้ โดยลาดับชันของ ้ ้ ตาแหน่งและการแบ่งงานกันทา 3
- 4. การแบ่งงานกันทา ทาให้เกิดการ ทางานเฉพาะ เกิดการแบ่งแยกหน้าที่ แต่ละหน้าที่ตองการการดูแลเฉพาะ ้ Division of labor 4
- 5. Span of control ขอบเขตการควบคุม (Span of Control) : การจากัดอานาจหน้าที่ของผูควบคุมดูแลแต่ละคน ้ 5
- 8. การควบคุมรูปปิรามิด 1. เจ้าหน้าที่คนไหนขึ้นอยู่กับใคร 2. ระบบเป็นทางการ (บนลงล่าง, ล่างขึ้นข้างบน) ที่เรียกว่า สายการบังคับบัญชา (Chain of Command) 3. ระบบอย่างไม่เป็นทางการ (นอกเหนือจากสายการบังคับบัญชา) 4. สมาชิกต้องปฏิบัติตามบทบาทที่คาดหวัง
- 10. A service industry is based more on a person- to-person relation rather than a man-to-machine relation” Denial Bell (1969,p.1) Sociologist Post-industrial society 10
- 11. SERVICES Trade Finance Real estate Transportation Education Health Research Government Post-industrial society 11
- 12. ? % PERCENT BELIEVED THERE WAS A DEFINITE RELATIONSHIP BETWEEN COMMUNICATION AND EMPLOYEE PRODUCTIVITY IMPORTANCE OF COMMUNICATION 12
- 13. 96 % PERCENT BELIEVED THERE WAS A DEFINITE RELATIONSHIP BETWEEN COMMUNICATION AND EMPLOYEE PRODUCTIVITY IMPORTANCE OF COMMUNICATION 13
- 14. ความสาคัญของการสื่อสาร หน้าที่ของผู้บริหาร คือ พัฒนาและรักษาระบบการสื่อสาร (Chester Barnard) ความสัมพันธ์ระหว่างการสื่อสาร และผลผลิตของพนักงาน เมื่อถามผู้จัดการ และบุคลากรที่รับผิดชอบในองค์กรธรุกิจว่าใช้ เวลาไปในการสื่อสารเท่าไหร่ คาตอบคือ ร้อยละ 85-99 และ ส่วนมากตอบว่า มากกว่าร้อยละ 90
- 15. คุณสมบัติที่ผู้บริหารต้องการจาก ผู้จบการศึกษาระดับปริญญาตรี ร้อยละ (ของจานวนผู้ตอบ) ทักษะในการสื่อสารด้วยคาพูดและการเขียน 83.5 ทักษะในความเป็นผู้นา 79.7 ทักษะในการวิเคราะห์ 75.3 ความสามารถในการทางานเป็นทีม 71.4 ความสามารถในการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว 65.9 ความรู้สึกรับผิดชอบทางสังคม อาชีพ และจริยธรรม 64.3 การจัดการการเงิน 46.7
- 16. Japanese Organization American Organization Lifetime Employment Short-term employment Slow Evaluation and Promotion Rapid Evaluation and Promotion Non-Specialized Career Path Specialized Career Path Implicit Control Mechanisms Explicit Control Mechanisms Collective Decision Making Individual Decision Making Collective Responsibility Individual Responsibility Wholistic Concern Segmented Concern 16
- 17. 17
- 18. ประเภทของการสื่อสาร 1. การสื่อสารการควบคุมดูแล (Supervisory Communication) 2. การสื่อสารจากบนลงล่าง (Downward Communication) 3. การสื่อสารจากล่างขึ้นสู่บน (ประสิทธิภาพ,อานาจ) 4. การสื่อสารตามแนวนอน 5. การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ
- 19. ปัจจัยความพึงพอใจใȨารสื่อสาร 1. การสื่ อสารจากผู้บังคับบัญชาไปยัง ผู้ใต้ บังคับบัญชา 2. การสื่ อสารจากบนลงล่ าง 3. การรั บรู้ ของผู้บังคับบัญชาในเรื่ องการ สื่ อสารกับผู้ใต้ บังคับบัญชา 4. การสื่ อสารจากล่ างขึนบน้ 5. ความเชื่ อมันในข้ อมูลข่ าวสาร ่
- 20. DOWNWARD COMMUNICATION 20
- 21. เกมบอกต่อ (10 นำที) • สำหรั บคนที่หนึ่ง ท่านมีเวลา 1 นาที จงอ่านข้ อความต่อไปนี ้ให้ กบเพื่อนคนถัดไป แล้ วคืน ั แผ่นกระดาษนี ้ให้ กบวิทยากร ั • สำหรั บคนที่สองจนถึงคนสุดท้ ำย หลังจากที่ท่านได้ ยินข้ อความจากเพื่อนแล้ ว ให้ จาข้ อความให้ ดีแล้ ว เขียนข้ อความที่จาได้ ลงในพื ้นที่ด้านล่างนี ้ (1 นาที) จากนันให้ ท่านอ่านข้ อความที่ท่านเขียนไว้ ให้ กบเพื่อนคนถัดไป (1 นาที) ้ ั โดยไม่ให้ เพื่อนเห็นหรื อคัดลอก แล้ วคืนแผ่นกระดาษให้ วิทยากรประจากลุม ่ 21
- 22. เกมบอกต่อ 2 (10 นำที) • สำหรั บคนที่หนึ่ง ท่านมีเวลา 1 นาที จงอ่านข้ อความต่อไปนี ้ให้ กบเพื่อนคนถัดไป แล้ วคืน ั แผ่นกระดาษนี ้ให้ กบวิทยากร ั • สำหรับคนที่สองจนถึงคนสุดท้ ำย หลังจากที่ท่านได้ ยินข้ อความจากเพื่อนแล้ ว ให้ จาข้ อความให้ ดีแล้ ว เขียนข้ อความที่จาได้ ลงในพื ้นที่ด้านล่างนี ้ (1 นาที) ตรวจทำนและแก้ ไขกับคนในลำดับเดียวกันของกลุ่มอื่น (1 นาที) จากนันให้ ท่านอ่านข้ อความที่ท่านเขียนไว้ ให้ กบเพื่อนคนถัดไป (1 นาที) ้ ั โดยไม่ให้ เพื่อนเห็นหรือคัดลอก แล้ วคืนแผ่นกระดาษให้ วิทยากรประจากลุม ่ 22
- 23. เกมบอกต่อ 3 (10 นำที) • สำหรั บคนที่หนึ่ง ท่านมีเวลา 1 นาที จงอ่านข้ อความต่อไปนี ้ให้ กบเพื่อนคนถัดไป แล้ วคืน ั แผ่นกระดาษนี ้ให้ กบวิทยากร ั • สำหรับคนที่สองจนถึงคนสุดท้ ำย ระหว่ ำงที่ท่ำนได้ ยินข้ อควำมจำกเพื่อน ก็ให้ เขียนข้ อควำมที่ได้ รับลงใน พืนที่ด้ำนล่ ำงนี ้ (1 นาที) ้ ตรวจทำนและแก้ ไขกับคนในลำดับเดียวกันของกลุ่มอื่น (1 นาที) จากนันให้ ท่านอ่านข้ อความที่ท่านเขียนไว้ ให้ กบเพื่อนคนถัดไป (1 นาที) ้ ั โดยไม่ให้ เพื่อนเห็นหรือคัดลอก แล้ วคืนแผ่นกระดาษให้ วิทยากรประจากลุม ่ 23
- 24. 24
- 25. เมื่อคนเรามีข่าวสารเข้ ามามากๆ จะปรับตัวต่อไปนี ้ 1. ข้ ามไป (ไม่จดการข่าวสารทังหมด) ั ้ 2. ทาผิดพลาด (ไม่สนใจ ไม่แก้ ไขเมื่อผิด) 3. เข้ าแถว (ปล่อยวางไว้ ) 4. กรอง (จัดการตามลาดับความสาคัญ) 5. หย่อนความถูกต้ อง 6. มอบอานาจให้ คนอื่นไปจัดการ 7. หนี (ปฏิเสธที่จะจัดการ) 25
- 26. 26
- 27. UPWARD COMMUNICATION 27
- 28. หน้าที่ྺองการสื่อสารจากล่างྺึ้Ȩน 1. ให้ ข้อมูลที่ จาเป็ นสาหรั บการตัดสิ นใจ 2. ช่ วยลดความกดดันและความเครี ยดในการ ทางาน 3. เพิ่มความรู้ สึกในการเป็ นส่ วนหนึ่งของ องค์ กร 4. สามารถตรวจวัดประสิ ทธิ ผลของการ สื่ อสารจากบนลงล่ างได้
- 29. HORIZONTALCOMMUNICATION 29
- 31. หน้าที่ของการสื่อสารตามแนวนอน 1. ประสานงาน เช่น ประชุมประจาเดือน 2. แก้ปญหา ั 3. ให้ขอมูลข่าวสาร ้ 4. แก้ปญหาขัดแย้ง ั
- 33. การลึϸุปสรรคการสื่อสารตามแȨȨน 1. เน้นประสิทธิภาพของทั้งหมดองค์กร 2. การมีปฏิสัมพันธ์มากขึนและการสื่อสารบ่อยๆ ้ รางวัลพิจารณาจากการช่วยเหลือที่ให้เท่ากัน 3. หมุนเวียนการทางานระหว่างกลุ่ม 4. เน้นการนาทรัพยากรมารวมกันเพื่อให้ได้ ประสิทธิภาพสูงสุด รางวัลควรกระจายไปทุกฝ่าย
- 34. INFORMALCOMMUNICATION 34
- 35. Word of mouth Rumor INFORMALCOMMUNICATION 35
- 36. Word of mouth Rumor R = i xa x1 C i = importance a = ambiguity c = critical sense INFORMALCOMMUNICATION 36
- 37. ข่าวลือ : การเปลี่ยนแปลงสาร 1. Leveling : กระบวนการที่รายละเอียด บางประการถูกละเลย 2. Sharpening : การพูดเกินเลยความจริง ข่าวลือบางส่วน 3. Assimilation : วิธีที่คนบิดเบือนข่าวสาร เพื่อให้เข้าได้กับทัศนะของตน INFORMALCOMMUNICATION 37
- 38. ประเภทของการสื่อสาร 1. การสื่อสารการควบคุมดูแล (Supervisory Communication) 2. การสื่อสารจากบนลงล่าง (Downward Communication) 3. การสื่อสารจากล่างขึ้นสู่บน (ประสิทธิภาพ,อานาจ) 4. การสื่อสารตามแนวนอน 5. การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ