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高效率工作法則(四)打造高效能辦公空間每週書摘( from MANAGER today NO.69)100.5.29
打造高效能辦公空間無法妥善整理工作環境, 最後必定產生混亂而錯誤叢生。「整理」的意義是讓我們歸零,保持在「隨時都能啟動的狀態」 。整理並非收納, 重点在於能否活用。
打造高效能办公空间1.只放常用品、物归原位,让办公桌成為主战场补.常用的才放桌上产.所有的物品都该有固定位置肠.使用后归位2.善用「笔筒」整理文具,立即取用整理文具时,「能立刻取用」工作上必需的物品,是首要原则
打造高效能办公空间3.公事包整理的法则,只留有用及需要的物品补.放入没带会不方便的物品产.收纳物品的重点是能立即取用重要、常用的东西肠.需要用到的资料应放在固定位置诲.报章杂誌只需留下需要的部分,其餘尽快丢掉别.定期检查公事包,丢弃过期、不用的东西
打造高效能办公空间4.书架整理的原则补.将书籍杂誌依内容分类,同类型的放在一起产.使用后务必放回原位肠.定期整理诲.将一年内未使用的书籍移至别处、赠送或丢弃
打造高效能办公空间5.只用一台电脑工作,简化资料管理把握统一管理原则,将所有的资料都放在同一部电脑资料的整理应设法做到「不用记忆」及「儘量减少重复搜寻的时间」补.不要把资料夹分得太细产.建一个「其他」资料夹放无法归类的东西肠.以统一规则来建立档案名称诲.定期备份
打造高效能辦公空間6.三類資料夾,分段整理檔案將資料夾分為暫時、固定和參考3大類,「進行中」的檔案,置於「暫時資料夾」 ,完成後移入「固定資料夾」 ,參考資訊則收納於「參考資料夾」7.活用軟硬體,發揮電腦最大效用電腦劃分公務與私務;妥善管理電腦的桌面與檔案;選擇較大的螢幕與鍵盤;善用快速鍵
打造高效能辦公空間8.活用不同方法和工具,取得有益資訊a.紙本資訊:剪報、雜誌(目錄存檔)	b.從「人」得到資訊:聊天時記下說話內容的關鍵字9.不收也不看,杜絕垃圾資訊要避免無用資訊浪費時間,根本之道是停止訂閱或拒絕接收
打造高效能办公空间10.重视收尾管理结案时顺手花点时间做成结案报告,传承经验,也能节省下次重复摸索的时间11.按月、日分类文件,期限内完成工作利用标示着1词12月与1词31日的文件箱,箱内放置的每个档案匣中,有当月或当天待完成工作的相关文件。
打造高效能辦公空間12. 「捨棄」不用資訊,妥善建立文件分類a.適當「捨棄」,可讓工作空間更簡潔b.留下的文件應根據分類、道具、索引3個規則來收納以「主題」和「對象」建立分類根據資訊量、用途及未來擴充性的不同,選擇合適的檔案管理工具註記標題、簡介等資料,同時加以排列
打造高效能办公空间13.主管集中一处,员工拥专属办公空间让每位员工拥有专属办公空间,在没人打扰、安静的环境下工作,将可大辐提升效率。14.做好名片管理,活化人脉补.适当地在名片上做註记,写下会面日期、地点等产.依联络的频率,将名片分成2词3类肠.定期整理名片时,丢弃是最有效率的方式
To be continued待續~

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