�ݺ�ߣ

enterpriseXtention

Единая платформа документооборота
в организации

Богдан Бабяк
bogdan.babiak@trident.pl

© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09

Содержание

 Введение
 Проблемы
 Пути разрешения проблем
 Перспективы развития
 Выводы


Введение

Анализ ошибок, допущенных во время внедрения
систем документооборота, указывает на факт, что
большинство ошибок допускается в фазе
подготовки концепции (и/или тендера)
Принимаются во внимание только текущие
потребности
В результате все последующие приложения, так
или иначе связанные с документооборотом,
“обрастают” лишними элементами
Отсюда – более высокие затраты на
сопровождение и, что важно, администрирование
такими приложениями


Введение

Нашему программному продукту “повезло” с
одним из первых клиентов – Национальным
банком Польши
Проектная группа была достаточно подготовлена,
благодаря чему удалось избежать большинства
описанных ранее ошибок
Мало того, столкнувшись со сложной в смысле
структуры организацией, мы вынуждены были
пересмотреть некоторые аспекты проектирования
процессов документооборота.


«Кубик» документооборота

Как (процессы)

Что (документы)

Кто (организация)


Проблемы

Хранилище документов
- определение документа,
- источники документов,
- независимость от формата и места физического хранения.
Двигатель
- призводительность и быстродействие,
- надежность,
- обслуживание исключительных ситуаций.
Безопасность
- баланс “комфорт пользователя – безопасность”,
- динамическая установка прав доступа,
- обслуживание исключительных ситуаций.
Затраты на администрирование
- минимализация независимо от масштаба организации.


Архитектура (идея)

Источники Адресаты
документов документов
Хранилище
документов

Двигатель


Архитектура enterpriseXtention

Портал пользователя Портал администратора

x.Flow x.File Модули, в т.ч.

процессы
Организация и
Конфигурация
• Канцелярия

Пользователи
• Проекты
• Управление аудитом
• Заказные модули
(или изготовленные
самомтоятельно)

enterpriseXtention
(двигатель, хранилище, модель организации и процессов)

IBM Lotus Domino (рекомендовано), Microsoft ASP.NET, IBM WebSphere


Пути разрешения проблем - хранилище

 Определение документа
- электронный формуляр (обычно подразумевается),
- корреспонденция (в произвольной форме и формате),
- финансовые документы,
- вспомогательные документы (нормативные акты,
инструкции и т.п.).
 Источники документов
- внутренние (сотрудники),
- внешние (заполнение электронных формуляров),
- внешние (корреспонденция – требуется ввод).
Формат и место хранения
- место хранения, как правило, мало интересует
пользователя – виртуализация,
- более важным является информация о наличии документа,
- минимализация времени поиска.


Архитектура хранилища x.File

Источники
документов Центральная Хранилище документов
картотека
документов

Поиск

Конфигурация хранилища
Управление доступом и документооборотом


Пути разрешения проблем – „двигатель”

Производительность и быстродействие
- т.н. „WorkItem” это не документ, а „извещение” (3M Sticker)
- минимализация действий пользователя,
- реализация процессов в back-end.
Надежность
- правильность построения процессов,
- „вручение согласно роли” (а не ФИО) в конвенции х.500,
Обслуживание исключительных ситуаций
- установка заместителей путем изменения только в одном
месте или автоматически.


Архитектура „двигателя” x.Flow

Инстанция Модель процессов (XML)
„WorkList” процесса
1. ..........

2. ..........
Информация
о статусе Модель организации (XML)
.. .......... .......
n. ..........

Новый
Надзор

x.Flow Manager
Запрос (ы)


Пути разрешения проблем -
безопасность

 Баланс “комфорт пользователя – безопасность”
- в значительной мере зависит от платформы клиента,
- применение дополнительных программных средств,
предотвращающих потерю данных.
Динамическая установка прав доступа
- функция установки прав доступа возложена на
“двигатель”, что позволяет реализовать право доступа к
документам по принципу минимальной достаточности,
- пользователь автентицируется дополнительно в
соответствии с ролями (в реальном времени)
Обслуживание исключительных ситуаций
- права доступа передаются заместителям по тем же
принципам, что и в “двигателе”.


Пути разрешения проблем -
администрирование

 Снижение затрат на администрирование
достигается
- использованием целого ряда вспомогательных функций.
- разделением функций администратора системы
(технического, IT) и администратора (ов) данных
(обученных специалистов извне IT)


Перспективы развития

 Успешно “дожив” до версии 4, наша система
доросла до использования нескольких (с.г. двух)
“двигателей”.
 Один из них – классический (встроенный), зато
другой – автономный, построенный в
архитектуре SOA, позволяющий на
предоставление услуг целому ряду приложений,
в том числе из разных организаций.
 Архитектура системы позволила нам на “простое”
включение довольно сложных модулей
управления рисками (x.Risk) а также управления
процессом и документацией внутреннего аудита
(x.Audit).


Выводы

 Чем больше организация, тем более важно
рассматривать документооборот как нечто
действующее подобно системе кровообращения.
 Инными словами, в терминологии IT,
действующее на единой платформе


Вопросы просим направлять
по адресу:

bogdan.babiak@trident.pl
или
info@trident.pl


�ݺ�ߣ

Trident Yalta

Recommended

More Related Content

What's hot (10)

Viewers also liked (9)

Similar to Trident Yalta (20)

More from Nick Turunov (20)

Trident Yalta