Webinar no more_paper_28_10_2016
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Inviare Ordini ai propri Fornitori e Fatture ai propri Clienti in modo certificato e con al massimo un solo click ora è possibile con DigiSend di Digithera. Mediante Digilink si prende in carico il documento, si estrae l'indirizzo mail (PEC) del destinatario, si compone una mail con nel corpo i dati del documento per una efficace lettura e si manda via PEC. Il destinatario ha già nella mail due tasti, Conferma e Rifiuta, con cui manda subito un messaggio al mittente! E poi avrai lo stato di consegna nello stesso portale con cui controlli le fatture alla PA.
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- 1. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI29/10/2016 1 Ancora Carta? No Grazie… Un percorso graduale verso la dematerializzazione dei Cicli attivo e passivo «Voi continuate a fatturare come avete sempre fatto, voi spedite a noi, al resto pensa Digithera..» 28/10/2016www.digithera.it
- 2. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI Introduzione 29/10/2016 2 • La Fatturazione Elettronica verso la PA ha creato un nuovo modo di scambiare documenti tra Cliente e Fornitore. Il documento viene infatti inviato e si ottiene immediatamente un riscontro che nel migliore di casi si trasforma in accettazione da parte del Cliente. • L’introduzione della Fatturazione Elettronica in Italia ha creato i presupposti per muoversi verso la Dematerializzazione dei Cicli attivo e passivo. • E’ possibile affrontare la dematerializzazione per gradi, partendo con alcuni semplici strumenti che ci semplificano la vita. • In questo Webinar vedremo come semplificare la gestione dell’invio degli Ordini Fornitori da parte di una struttura Acquisti e delle Fatture Cliente da parte della struttura commerciale o amministrativa. • La sessione sarà chiusa ovvero con interventi e domande solo dopo l’esposizione, divisa in due parti.
- 3. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI Prepara Fattura Commerciale Stampa in PDF (o peggio su carta…) Recupera indirizzo email Scrivi testo mail Allega ed invia (o imbusta e invia…) Attendi Conferma… Puoi farlo con ilPuoi farlo con il tuo gestionale oppure con qualunque applicazione Se non lo fa inSe non lo fa in automatico il gestionale è una operazione manuale Devi averle sempre a portata di mano e non sai se sono aggiornate.. Lo personalizzi perLo personalizzi per ogni Cliente, aggiungendo note o commenti Alla fine lo mandi ma…Alla fine lo mandi ma… Sei sicuro che verrà ricevuta? Come hai la certezza di correttezza o accettazione se non esplicitamente confermato? Per la PA è facile… E poi…. Se veramente il fornitore non lo ha ricevuto? Dove trovi tutti gli invii fatti in modo organico? E se vuoi rimandarlo? Che fatica…. Fatture Clienti… si può fare meglio…
- 4. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI Prepara Ordine di Acquisto Stampa in PDF Recupera indirizzo email Scrivi testo mail Allega ed invia Attendi Conferma… Attendi Merce/Serv izio… Puoi farlo con ilPuoi farlo con il tuo gestionale oppure con qualunque applicazione Se non lo fa inSe non lo fa in automatico il gestionale è una operazione manuale Devi averle sempre a portata di mano e non sai se sono aggiornate.. Lo personalizzi perLo personalizzi per ogni fornitore, aggiungendo i note o commenti Alla fine lo mandi ma…Alla fine lo mandi ma… Sei sicuro che verrà ricevuto? Come hai la certezza della Conferma di Ordine se non esplicitamente confermato? E poi…. Se veramente il fornitore non lo ha ricevuto? Dove trovi tutti gli invii fatti in modo organico? E se vuoi rimandarlo? Che fatica…. Ordini di Acquisto… tempo lungo ed incertezza…
- 5. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI Apri Busta e separa Fattura Protocolla in Ingresso Fotocopia se non si riconcilia subito e invia ai colleghi e aspetta…. Stampiglia Protocollo IVA Conserva in carta per 10 anni Se la Fattura arrivaSe la Fattura arriva in PDF allora spesso viene stampata per effettuare le operazioni successive… Non che la riconciliazione sia sempre semplice… Almeno la ho registrata…. Fatture Fornitori…. Quanta carta….
- 6. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI Approccio Graduale alla Dematerializzazione Affrontare la Dematerializzazione in modo graduale e scalabile è possibile, anzi è necessario!! ImpattosuiSistemiGestionali Benefici di Processo ed Economici Il discrimine è l’osservazione degli strumenti in mano agli operatori del mercato. In questo momento si è in presenza di una massiva diffusione del documento in PDF come alternativa alla carta
- 7. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI Il PDF è una vera alternativa alla Carta? NO! 29/10/2016 7 Il PDF produce un documento digitale non elettronico quindi un file di dati «destrutturati» che solo una tecnologia specifica riesce a trasformare in un file di dati strutturati. Sfatiamo alcuni Luoghi Comuni D) Se ricevo Fatture fornitori in PDF ho già dematerializzato il mio ciclo passivo? R) No, assolutamente. Anzi, sono io che devo spendere in carta ed inchiostro per stamparla e protocollarla, talvolta anche semplicemente perché mi rimane più facile il confronto con gli ordini D) Invio Fatture Clienti solo in PDF, ho eliminato la carta? R) No, assolutamente, a meno che non vada in conservazione elettronica. E comunque il Cliente deve aver dato il consenso altrimenti sono ancora costretto ad inviarla in formato cartaceo. D) Il mio Gestionale invia in automatico le fatture ai miei clienti oppure gli ordini ai miei fornitori. Ho eliminato il problema della carta e dell’invio? R) Eh no purtroppo. Non ho consapevolezza della reale ricezione del documento da parte della mia controparte e rischio di aspettare tempo prezioso prima di scoprire che o non è stato ricevuto o non andava bene…
- 8. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI Una ipotesi di progressione potrebbe essere…. 29/10/2016 8 Invio Ordini Fornitori Invio Fatture Attive Invio DDT Ricevo DDT e Fatture Passive Non modifico o investo in Software Devo modificare il mio software Invio One Click Semplice Invio One Click incluso di Conservazione e Invio in contabilitÃ
- 9. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI Invio Ordini a Fornitori One-Click 29/10/2016 9 Basta una Stampante Virtuale per fare il processo più semplice del mondo, preoccupati solo di inserire l’indirizzo di posta elettronica (meglio PEC) del tuo fornitore in anagrafica quindi nel documento DigiLink Prepara il tuo Ordine come sempre Da schermo stampalo con Digilink Tutto il resto del processo lo facciamo noi Prepara il tuo Ordine come sempre Salva Ordine in PDF dove vuoi Tutto il resto del processo lo facciamo noi 1) 2) 11 Digilink, invia in sicurezza il documento al nostro Server. Tu non devi fare nulla 22 Noi estraiamo indirizzo mail e dati dall’Ordine e generiamo in automatico un messaggio PEC 33 Al messaggio viene allegato il PDF dell’Ordine e nel corpo alcuni dati dell’Ordine e Pulsanti di Conferma o Rifiuto 44 L’Ordine viene inviato via PEC al fornitore, viene inserito all’interno dell’Hub e viene raccolto lo stato di consegna e mostrato. Il fornitore può anche chiedere un file XML con i dati dell’Ordine per caricamento nel suo gestionale.
- 10. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI Invio Fatture a Clienti One-Click 29/10/2016 10 Basta una Stampante Virtuale per fare il processo più semplice del mondo, preoccupati solo di inserire l’indirizzo di posta elettronica (meglio PEC) del tuo Cliente in anagrafica quindi nel documento DigiLink Prepara la tuo Fattura come sempre Da schermo stampala con Digilink Tutto il resto del processo lo facciamo noi Prepara la tua Fattura come sempre Salva Fattura in PDF Tutto il resto del processo lo facciamo noi 1) 2) 11 Digilink, invia in sicurezza il documento al nostro Server. Tu non devi fare nulla 22 Noi estraiamo indirizzo mail e dati della fattura e generiamo in automatico un messaggio PEC 33 Al messaggio viene allegato il PDF della Fattura e nel corpo alcuni dati della Fattura e Pulsanti di Accetta o Rifiuta 44 La Fattura viene inviata via PEC al fornitore, viene inserito all’interno dell’Hub e viene raccolto lo stato di consegna e mostrato. Il Cliente può anche chiedere un file XML con i dati della Fattura per caricamento nel proprio gestionale.