�ݺ�ߣ

DIGITAALSTRIJD - WORKSHOP
VOER DE JUISTE DISCUSSIES,
BEGIN MET EEN TOPTAKEN-
ANALYSE.
13 november 2014, congres de Taalstrijd
Daphne Shinn (@DaphneShinn)

LET OP!
Deze workshop gaf ik tijdens Congres De Taalstrijd op
13 november 2014. In deze verkorte versie van mijn slidedeck zijn
de opdrachten en ‘antwoorden’ (voorbeelden van UMC Utrecht)
niet opgenomen.
Workshop volgen?
Heb je interesse in de volledige workshop, uitgebreid met je eigen
organisatie als tweede casus?
Neem contact met me op via:
@DaphneShinn
Daphne.Shinn@Presenter.nl
https://nl.linkedin.com/in/daphneshinn

AGENDA WORKSHOP.
• Even voorstellen
• Introductie casus UMC Utrecht
• Korte uitleg toptakenanalyse
• Hoe zet je de taakidentificatiefase in om intern de
juiste discussies te voeren?
• Oefeningen taakidentificatiefase
Vragen tussendoor? Gewoon stellen!

EVEN VOORSTELLEN…
Daphne Shinn
Onlinecontentspecialist sinds 2007
Online adviseur bij Presenter sinds april 2014
Projecten o.a.:
- Contentmanager Staples
- Projectleider nieuwe website UMC Utrecht
- Projectcoördinatie ‘responsive website’ VUmc
- Contentmanager Reed Business Opleidingen
- Projectleiding/webredactie nieuw intranet GGZ inGeest
@DaphneShinn

Workshop Toptaken - Voer de juiste discussies, begin met een toptakenanalyse

CASUS: UMC UTRECHT (2013)
Bij start van project nieuwe website:
- 30.000 webpagina’s
- 1 corporate sites, 250 subsites, tig externe websites
- 400 decentrale ‘redacteuren’ (vooral inhoudsdeskundigen)
- geen duidelijk strategie
- geen gestructureerde periodieke evaluatie
- beheer en regie versnipperd
- techniek voldeed niet (meer)

NODIG?
FOCUS
Voor welke doelgroepen was al die content gemaakt?
Was de site überhaupt een belangrijk kanaal voor al
die verschillende doelgroepen?
REGIE
(kaders, verantwoordelijkheden)
FLEXIBILITEIT
(techniek en redactie)

CONTENTSTRATEGIE
Contentstrategie is een overkoepelende visie
plus een praktisch plan,
om content te maken (en onderhouden) die
voldoet
aan behoeften van klant én bijdraagt aan
organisatiedoelstellingen

WAT WIL DE PATIËNT?
Routebeschrijving naar het ziekenhuis?
Een afspraak maken?
Informatie over behandeling en behandelteam?

WAT WIL EEN UMC?
Veel patiënten voor bepaalde specialisaties?
Laten zien waar ze goed in zijn?
Vertellen waarom wetenschappelijk onderzoek
zo belangrijk is?

UITGANGSPUNT & VISIE
De website is een dienstverlenend kanaal
"Geef bezoekers – snel! - waar ze voor
komen, en je creëert ruimte,
een podium om te vertellen en te verbinden.”

UITDAGINGEN
Vraag: Waarvoor komen bezoekers naar de website van UMC
Utrecht? Met welk doel?
Nodig: bewijsvoering, kwantitatief onderzoek
Vraag: hoe maken we gebruik van de aanwezige expertise?
Nodig: methode waarmee je op efficiënte wijze (veel)
inhoudsdeskundigen en stakeholders kunt betrekken

TOPTAKENANALYSE
WAT
Meten met welk doel bezoekers naar je website
komen.
HOE
Online enquete: respondenten kiezen de 5
belangrijkste taken/onderwerpen uit een ‘shortlist’

RESULTATEN
TOPTAKENANALYSE
… vertellen je met welke 5 tot 10 taken we 25-30% van onze
websitebezoekers ‘bedienen’.
En dan? Optimaliseren qua vindbaarheid, inhoud en ervaring.
Afbeelding uit Resultaten Toptakenonderzoek
UMC Utrecht, 2013, Sabel Online

STAPPEN
1) Doelgroepen bepalen
1) Focusgroepen
2) Taakidentificatie-fase:
- Longlist taken samenstellen
- Inventariseren, samenvoegen, formulering optimaliseren
- Shortlist taken selecteren
4) Toptaken bepalen middels online enquête
5) Analyse resultaten

VOORDELEN METHODE
1) Kanaalniveau
1) Meten is weten; toptakenanalyse zegt meer dan
statistieken
3) Mogelijkheid veel (interne) stakeholders te betrekken.
4) Toptaken kunnen verderop in het traject worden gebruikt
voor gebruikerstests, én na implementatie voor
meetmomenten/analyses nieuwe website

LONGLIST SAMENSTELLEN
Longlist taken samenstellen met behulp van:
- evt. basislonglist vergelijkbare organisatie(s)
- analyses en statistieken van je eigen website
- websites concurrenten
- uit eerder uitgevoerd onderzoek
- input collega’s (inhoudsdeskundigen, balie/klantenservice)

GEVRAAGD: INPUT LONGLIST
Aan 20 communicatiemedewerkers & 400 decentrale redacteuren
UMC Utrecht…
Eerst presentatie met uitleg en achtergrond: waarom doen we dit?
Daarna uitvraag:
- Wat vinden ‘jouw’ externe doelgroepen belangrijk op onze
website(s)?
- Wat willen wij (de organisatie) daarnaast onder de aandacht
brengen?
- Vul tabel in (taak, doelgroep, notities)

RESULTAAT ‘UITVRAAG’
- 42 ingeleverde excel-documenten, circa 600 taken
- in elke lijst minimaal 1 nieuwe taak of nieuw inzicht
- ‘Verborgen taken’ specifieke doelgroepen/externe sites
Maar ook:
- ‘Toptaken’ werd een begrip
- Interesse naar resultaten
- Wensen (intern) ‘verpakt’ als taken

NET ZO BELANGRIJK…
Aanknopingspunten voor GESPREKKEN
Verduidelijking, extra uitleg, wederzijds begrip

SHORTLISTING-SESSIE
Eerst: Een-op-een gesprekken specifieke doelgroepen
Daarna: marathon-shortlistingsessie:
- Kernteam + experts (Sabel online) hele dag aanwezig
- Sessies per onderwerp/doelgroep
- Interne experts ‘op afroep’ voor discussies ‘over silo’s heen’
Doel: shortlisten naar 60 – 80 taken

UITDAGINGEN
Vragen tijdens shortlisting-sessie:
- Welke taken splitsen we om duidelijkere resultaten te
krijgen?
- Moeten sommige taken twee keer voorkomen in de lijst om
ze (qua taalgebruik) herkenbaar te houden voor de
verschillende doelgroepen?
- Taken en onderwerpen die je vanwege capaciteit op de
(web)redactie eigenlijk niet aan kunt bieden, vraag je die
toch uit?

VOORDELEN SHORTLIST
Tijdens een shortlisting(sessies) kun je:
- samen knopen doorhakken (of laten doorhakken)
- ‘gedwongen’ grote groep stakeholders bij elkaar brengen
- brede discussies voeren, draagvlak voor beslissingen creëren

‘CONCLUSIES’
1) Toptakenanalyse legt fundament voor:
- Focus voor contentstrategie, met klant centraal
- Samenwerking tussen verschillende afdelingen tijdens en na project
- Gebruikerstest tijdens en na project
2) Niet alleen het resultaat van een onderzoek/methode is belangrijk, het
traject zelf ook!
3) Betrek inhoudsdeskundigen: gebruik expertise, luister, ga in gesprek!

NOG VRAGEN?
Deze workshop gaf ik tijdens Congres De Taalstrijd op
13 november 2014. In deze verkorte versie van mijn slidedeck zijn
de opdrachten en ‘antwoorden’ (voorbeelden van UMC Utrecht)
niet opgenomen.
Workshop volgen?
Of heb je interesse in de volledige workshop, uitgebreid met je
eigen organisatie als tweede casus?
Neem contact met me op via:
@DaphneShinn
Daphne.Shinn@Presenter.nl
https://nl.linkedin.com/in/daphneshinn

�ݺ�ߣ

Workshop Toptaken - Voer de juiste discussies, begin met een toptakenanalyse

Recommended

More Related Content

Similar to Workshop Toptaken - Voer de juiste discussies, begin met een toptakenanalyse (20)

Workshop Toptaken - Voer de juiste discussies, begin met een toptakenanalyse

Editor's Notes