Administrasi Perkantoran - Dokumen
Download as PPTX, PDF1 like3,308 views
Dokumen tersebut membahas tentang jenis-jenis dokumen dan penggunaan buku agenda serta buku ekspedisi dalam pengelolaan surat-menyurat. Dokumen tersebut menjelaskan bahwa dokumen dapat berupa surat, akta, dan benda lain yang dapat digunakan sebagai bukti, serta menjelaskan jenis-jenis buku yang digunakan untuk mencatat dan mengirim surat masuk dan keluar secara teratur.
More Related Content
What's hot (20)
Similar to Administrasi Perkantoran - Dokumen (20)
More from haris fadilah (6)
Recently uploaded (17)
Administrasi Perkantoran - Dokumen
- 1. LPK RITA OLEH Euis Paramitha HArdayat
- 3. 3 Dokumen meliputi surat-surat, akte, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kwitansi, cek, rekaman, dan benda- benda lainnya yang masih bisa dijadikan bukti atau pendukung suatu keterangan. DEFINISI
- 4. SEGI PEMAKAIANNYA 4 Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll DOKUMEN PRIBADI cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll DOKUMEN NIAGA Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll DOKUMEN SEJARAH UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll DOKUMEN PEMERINTAH 1 2 3 4
- 5. 5 surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan NILAI PERDAGANGAN 1 surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat NILAI PENERANGAN surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu NILAI HISTORIS 2 4 3 surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan NILAI YURIDIS SEGI NILAI KEGUNAANNYA
- 6. 6 A. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah ,dll B. Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll C. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang . seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll D. Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll E. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll SEGI SUMBER DOKUMEN
- 7. 7 1. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll 2. Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer, contoh : bibliografi, dll 3. Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi. 1. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas : a. Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan. b. Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun c. Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan 2. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor. DARI FUNGSINYA SEGI PENELITIAN
- 8. 8 1. DOKUMEN LITERAL, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam . seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan. 2. DOKUMEN CORPORAL, adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman. 3. DOKUMEN PRIVAT, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan. SEGI RUANG LINGKUP DAN BENTUK FISIK
- 10. BERDASARKAN SIFATNYA 10 surat yang ditulis oleh seseorang yang isinya menyangkut isi pribadi. SURAT PRIBADI surat yang dibuat oleh instansi pemerintah atau swasta yang isinya berhubungan dengan kedinasan. SURAT DINAS surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga- lembaga sosial. SURAT SOSIAL surat yang dibuat oleh suatu badan usaha atau perusahaan yang berisi mengenai masalah perdagangan / bisnis atau jual beli. SURAT NIAGA 1 2 3 4
- 11. 11 1. Surat bersampul, adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. 2. Surat memorandum (memo) dan nota. a. Memo adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan atau sebaliknya atau antar pejabat setingkat dan biasa bersifat informal. b. Nota adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabatan atasan ditujukan kepada bawahan yang isinya bersifat formal. 3. Telegram, adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang dikirim menggunakan bantuan pesawat telegram. 4. Kartu pos, adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas yang berukuran 10x15 cm. 5. Warkat pos, adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai BERDASARKAN WUJUD SURAT
- 12. KEAMANAN ISINYA 12 surat yang tidak menimbulkan suatu akibat tertentu apabila isinya diketahui oleh orang lain. SURAT BIASA surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain. SURAT RAHASIA surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, biasanya berkaitan dengan keamanan suatu Negara. SURAT SANGAT RAHASIA surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang bersangkutan SURAT KONFIDENSIAL 1 2 3 4
- 13. 13 1. Surat biasa, adalah surat yang dikirimkan kepada satu orang, organisasi, atau alamat yang tertulis dalam sampul. 2. Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada banyak orang atau masyarakat umum. 3. Surat pengumuman, adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu persatu. BANYAKNYA SASARAN YANG DICAPAI
- 14. 14 1. Surat sangat segera, adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. 2. Surat segera, adalah surat yang tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat sangat segera. 3. Surat biasa adalah surat yang isinya tidak memerlukan jawaban/ penyelesaian yang secepatnya, tetapi perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya. PROSES PENYELESAIANNYA
- 16. 16 Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk ke dalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut sebagai Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugas yang mengagendakan surat dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk. PENGERTIAN
- 17. FUNGSI BUKU AGENDA 17 Alat bukti keluar masuknya surat Mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu Mengetahui penomoran surat keluar Membantu dalam melakukan pencarian surat 1 2 3 4
- 18. 18 Buku agenda tunggal digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) pada tiap halaman untuk satu halaman BUKU AGENDA TUNGGAL No Tgl Terima/Kirim Tgl dan No Surat M/K Dari/Kepad a Perih al Lampira n Ke t 1 2
- 19. 19 Buku agenda berpasangan, terdiri dari buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar yang kolomnya dibuat secara terpisah serta terpisah juga penomorannya BUKU AGENDA BERPASANGAN No Tgl Terima Terim a Dari Tgl dan No. Surat Periha l Lam p Diteruska n Kepada Ket . Kode Arsip 1 2
- 21. 21 Buku Ekspedisi disebut juga Buku Pengantar Surat untuk mencatat pengiriman surat kepada pihak lain. Orang yang melaksanakan pekerjaan ekspedisi disebut ekspeditur PENGERTIAN
- 22. 22 1. Buku ekspedisi ekstern (luar kota) ini digunakan untuk mengirim surat kepada kantor atau jawatan dengan melibatkan kantor pos. 2. Buku ekspedisi intern (dalam kota) ini digunakan untuk mengirim surat kepada kantor atau jawatan dalam kota saja. 3. Buku ekspedisi lokal yang digunakan untuk membagi surat di dalam kantor masing-masing pihak yang di dalam sebuah kantor. JENIS-JENIS BUKU EKSPEDISI
- 23. KEGUNAAN BUKU EKSPEDISI 1. Untuk menjamin keselamatan surat-surat yang dikirimkan ke kantor yang dituju. 2. Untuk tanda bukti bagi pengantar surat, bahwa surat itu benar-benar disampaikan kepada yang bersangkutan 3. Untuk menghormati yang dikirim.
- 24. a. Untuk menulis nomor surat yang diserahkan b. Untuk menulis tanggal pembuatan surat yang dikirim c. Untuk menulis tanggal pembuatan surat yang diserahkan d. Diisi dengan nomor surat yang diserahkan e. Diisi menurut banyaknya surat yang diserahkan f. Untuk menulis kepada siapa surat itu diserahkan g. Tempat untuk membubuhkan tanda tangan bagi yang meneriam penyerahan, kadang-kadang pada kolom ini dibubuhi stempel dinas dan juga tanggal penerimaan No Tgl Kirim Surat yang diserahkan Alamat Tanda tangan Penerima Tgl Nomor Banyak a b c d e f g
- 25. THANK YOU Any Question? EUIS PARAMITHA HARDAYAT LPK RITA - BONTANG 2017