Dcr graphs og eco know i syddjurs kommune februar 2018
0 likes381 views
Fra InfinIT-seminar om Effektiv, compliant og samskabt digitalsering af vidensarbejde februar 2018
More Related Content
Similar to Dcr graphs og eco know i syddjurs kommune februar 2018 (20)
More from InfinIT - Innovationsnetværket for it (20)
Dcr graphs og eco know i syddjurs kommune februar 2018
- 1. DCR Graphs og EcoKnow i Syddjurs Kommune Infinit-netværksmødet februar 2018 Ved Heidi Søndergaard Huber
- 3. Brugen af DCR Graphs i Syddjurs i dag…
- 4.  Simulering af alle udfaldsrum • Afklare forretningens behov - visualisering af alle sammenhænge • Mulighed for rollespil med slutbrugerne  Fastholdelse af viden om og løbende optimering af proces • Uddybende beskrivelser sammen med grafen fx love og retningslinjer • Ensretning af arbejdsgange og deling af best practice – også eksternt • Versionshistorik og mulighed for tilbageløb • Løbende tilretning sammen med slutbrugerne – let at opdatere • Få alt ud i et word-dokument inkl. udvalgte svømmebaner  Tid sparet - på sigt • Dokumentere og vedligeholde proces et sted – fra første workshop til proces ikke længere er relevant inkl. materiale til undervisning • Processen bliver til systemet: al viden og styring i samme system Det knap så fantastiske… • Pilene er en udfordring! • Bliver slutbrugerne lidt skræmte? • Tidskrævende at lave og forfine graferne • Visuelt lidt svag – dog relativt nyt system… Det fantastiske ved dcrgraphs.net nu
- 5. Case: Modtagelse af underretning  Deklarativ modellering og DCR Graph.net kan anvendes til at trykprøve forståelsen af og målet med eksisterende retningslinjer og arbejdsgangsbeskrivelser.  I denne var målaktivitet jf. retningslinjerne at aflevere et notat, som afdelingslederen skulle have en kopi af - og ikke at der blev iværksat foranstaltninger?  To forskellige grafer blev lavet ud fra samme retningslinjer. Resultatet blev to meget forskellige grafer, hvilket kan ses som et udtryk for, at retningslinjerne ikke var entydige nok.  En del krav var indforståede og glemt i retnings- linjerne: problem ved nye medarbejdere – og særligt for borgerens retssikkerhed… Trykprøvning af retningslinjer
- 6. Overblik over komplekse arbejdsgange Case: Ny medarbejder  Kortlægning af kompleks AS-IS proces, som er svær at beskrive sammenhængene med ord.  Muligt at simulere og få klarhed over afhængigheder, og hvad der reelt kan ske samtidigt  TO-BE-processen kan lettere laves – gem AS-IS som ny version, og begynd at modellere og optimere processen  Kan anvendes i dialogen med ledelse, kommende brugere og evt. udviklere/ leverandører ved udvikling af IT-system der kan håndtere processen.
- 7. Case: Implementering af metoden ITIL Incident Management sammen med nyt IT- support-system  Fra uoverskuelige noter i et Excel-ark til overblik og synlige sammenhænge via graf  Al viden om processen blev samlet et sted  Simulering og rollespil gjorde sammenhænge tydelige – og lettere koblet til reel hverdag  Brugere involveret fra start til slut – løbende optimering og a-ha-oplevelser; ITIL-metoden blev tilpasset lokal kontekst  Ensretning af mål og delmål for proces Grafen blev anvendt i kommunikationen med IT- leverandøren om udformningen af det nye IT- system Procesimplementering og leverandørdialog incident managemtne proces 1. logging Indgange Niles-sag, telefon, personlig fremmøde, Floorwalk, Mail 1.1. modtager 1.2 registrering Anmelder Bruger Hvem er ramt/på vegne af? Lokation beskrivelse Overskrift Sagstype incident service request- skal måske udbygges kategori det uddybessenere prioritering 2.0 Quick resolution Kan ligge før eller opdeling til sagstype 2.1 Søg viden Ja? - går til closure 2.2 tjek listeover quicksag indenfor Incidents 2.3 skabelon - forududfyldt bådefor dokumentationen og for det vi sender ud til brugeren forududfyldt: dokumentation, prioritet, kategori, eksalation, løsning, 2.4 Er der allerede en åben incident på sammesag? 3. Initial diagnosis 3.1 Yderligere info efter behov symptomer spørg indtil problemet trigger hvad udløsteproblemet Debug info er der kommet opdateringer fornylig 3.2 standard-spørgsmål for hver kategori 4. Investigations and diagnosis Har sandsynligvis ikke længere brugeren i røret - kan evt. skifteover til teknikerne 4.1 Søg viden - igen Fundet viden? - ja - til closure - nej - gå videre til næsteaktivitet 4.2 Diagnostiser - find/skabe en workaroundeller løsning 4.3 Lukningskode - skrive f.eks. Workaround, solution, brugeren har selv løst det, kan ikkeløses v. 5. Closure 5.1 Kvalitetssikring af dokumentation 5.2 Opret knowledge? 5.3 Opret Problem? 5.4 send svar til brugeren evt. automatisk 5.5 afventer svar fra brugeren eller sættes til closed efter 7 dage.
- 9. DCR Graphs bliver til systemet…
- 10. Det eneste værktøj, medarbejderne behøver at arbejde i – fra første proces- beskrivelse og -dokumentation til styring og udførelse af selve processen?  Processtyring og beslutningsstøtte - fra første gang borger henvender sig fx via en formular - over løbende sagsbehandling med forskellige handlings- og udfaldsrum - til borgeren ikke længere har behov for støtten…  Let at opdatere processen og derved systemet ved fx lovændringer… Semi-automatiske processer via komponenter til:  Integrationer; robotter/RPA; tidsfrister, adviseringer, udregninger; indhentning af relevante oplysninger; regelbaseret korrespondance med borger og andre interessenter fx internt i kommunen osv…  Alle dokumenter og hændelser havner automatisk og løbende i relevant og automatisk oprettet sag i ESDH/fagsystem  Automatisk udtræk og advisering om uhensigtsmæssigheder til brug ved behov for ledelsesstøtte, samt til ledelsestilsyn DCR Graphs – som processtyringslag og system
- 11. Processtyringslag klarer det hele? Alt vedrørende procesbeskrivelsen og sagen i et flow – fra borger udfylder til sagsbehandler færdigbehandler?
- 12. EcoKnow er forankret i Digitalisering i samarbejde med Børn, unge og familieafdelingen. I første omgang arbejdes der med Tabt arbejdsfortjeneste – fra borger søger til bevilling ophører (hyppig), samt med Anbringelsesprocessen (kompleks med mange lovkrav). Syddjurs Kommune skal være med til at udvikle og teste de nye digitale løsninger, der bliver udviklet på baggrund af de udfordringer, kommunen oplever på området. Fokus ligger på tre områder: 1. Lovunderstøttede og fleksible systemer 2. Beslutningsstøtte og bedste indsats for borgeren 3. Overblik over komplekse sager og automatisk advisering ved uhensigtsmæssige mønstre EcoKnow i Syddjurs
- 13. Lovunderstøttede og fleksible systemer:  Nye digitale løsninger skal blive så fleksible, at sagsbehandlerne selv kan tilpasse dem ved for eksempelvis lovændringer - fx via DCR Graphs.  Samtidig skal processen holde sig inden for lovens rammer Den deklarative metode som udgangspunkt: Fokus på love og regulativer  Hvorfor og ikke (kun) hvordan  Deklarative modeller tillader fleksibilitet og dynamiske ændringer Metodik  Find rollerne  Find aktiviteterne  Find målaktiviteten  Find startaktiviteten  Find afhængigheder 1. Lovgivning understøtter udfaldsrum- mene i DCR Graphs
- 14. Graf på baggrund af lovteksten: Bevilling af §42 Tabt arbejdsfortjeneste Lov og praksis skal sammenkædes Graf på baggrund af den reelle arbejdsgang:
- 15. 2. Beslutningsstøtte og bedste indsats Beslutningsstøtte for sagsbehandlere og løbende tilpasning af bedste indsats for borgeren:  Teknologier så som process mining skal gøre det muligt, på baggrund af mønstre og erfaringerne fra tusindvis af sager, at sandsynliggøre, hvad der er den bedste indsats for en given borger på et givet tidspunkt.  Borgeren skal i højere grad selv være med til at kortlægge den bedste vej til målet.
- 16. Overblik over komplekse sager og adviseringer ved uhensigtsmæssige mønstre:  De nye teknologier skal hjælpe medarbejderne med at få overblik over store og komplekse sager. Det skal ske ved automatisk at gennemgå alt sags- og baggrundsmateriale og automatisk udtrække det essentielle gennem fx machine learning.  Teknologien skal endvidere lede efter uhensigtsmæssige mønstre - fx over en årrække - og advisere sagsbehandlerne om bedst mulig indsats  Dette vil særligt være en gevinst ved sagsbehandlerskift. 3. Overblik og adviseringer
- 17. Spørgsmål eller kommentarer? Kontakt: Digitaliseringskonsulent Heidi Søndergaard Huber hshu@syddjurs.dk Tlf.: 40133138