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gubbio_new 2014
- 1. HR Portal e Analytics: casi di miglioramento dei processi, comunicazioni e conoscenza in azienda Human Resources Forum ¨C Gubbio 16 Ottobre 2014 Luigi Rendina Direttore Commerciale Filiale Roma Email:luigi.rendina@zucchetti.it Tel. Voip: 0371.594.62.63 Cell. 338.944.75.43
- 2. Stile di vita Siamo tutti coinvolti da un radicale processo di cambiamento! Condivisione Comunicazione Partecipazione Collaborazione
- 3. Pervasione
- 4. nuovi tipi di COMUNICAZIONE e di INTERAZIONE tra le persone I Social
- 5. Opportunit¨¤ Richieste da parte del dipendente Opportunit¨¤ per l¡¯azienda in termini organizzativi, economici e di efficienza. Benefici per la soddisfazione dei dipendenti. Spesso La richiesta arriva dal basso
- 6. Il momento del mercato Crescita Maturit¨¤ Contrazione Ripresa Rapide e incalzanti evoluzioni coinvolgono le aziende
- 7. ripartire agendo sui modelli organizzativi che governano le info a favore del business L¡¯ipotesi
- 8. Cambiare l¡¯approccio¡ da applicazioni basate sulle FUNZIONI a un ambiente di lavoro dove al centro ¨¨ L¡¯UTENTE
- 9. ? Dipendenti APPLICAZIONE WEB HR TOTEM MOBILE APPLICAZIONE WEB ? Manager ? Personale viaggiante ? Operatori Amministrativi Un sistema con layout uguale per tutti
- 11. Necessit¨¤ HR Avere una conoscenza analitica, accurata e approfondita dei fenomeni aziendali che influiscono il core business dell¡¯azienda e incidono sulle decisioni strategiche ALCUNI ESEMPI ? Costi commerciali (pi¨´ personale viaggiante e internazionalizzazione) ? Costi del personale per commessa/attivit¨¤ ? Forecast ? Trend e confronti archi temporali ? Turnover ? Politiche retributive e valutazioni ? Skill e formazione ? Assenteismo
- 13. Caso FININVEST La Holding del gruppo Fininvest gestisce una realt¨¤ molto complessa caratterizzata dalla presenza di 8 diversi CCNL, una forte presenza di personale viaggiante e forti esigenze di correttezza e tracciabilit¨¤ dei dati amministrativi. Una complessit¨¤ che ha comportato la riprogettazione in logica dei processi amministrativi HR: presenze, paghe e definizione dei budget decentrando le informazioni sul cliente interno(Dipendente/Capo/Direzione) con la messa a punto di portali dedicati per ottimizzare lo scambio delle informazioni. I sistemi informativi a supporto della Direzione HR erano un insieme non integrato e disomogeneo di strumenti interni artigianali e prodotti offerti e gestiti da provider esterni che non garantivano una completa tracciabilit¨¤ delle informazioni e causavano spesso inefficienze. ESIGENZE
- 14. Caso FININVEST A fronte di queste complessit¨¤, prende avvio il progetto di ridefinizione dei processi HR in collaborazione con Zucchetti, basato sull'introduzione di nuovi applicativi a supporto dei principali servizi amministrativi di gestione delle risorse umane. In particolare: - una piattaforma di servizi web-based che poggia su un unico database con tutte le informazioni profilate per dipendente; - un portale con servizi e informazioni personalizzate che permette a ciascun dipendente di disporre di un accesso profilato che consente all'azienda di segmentare le comunicazioni e offrire servizi dedicati in base alle caratteristiche della mansione; - sistemi di HR Analytics per il monitoraggio e il controllo dei processi amministrativi secondo determinati KPI. PROGETTO
- 15. Caso FININVEST E.Panzeri - Direttore del Personale Organizzazione e Servizi ¡° Grazie alle soluzioni HR Zucchetti, Fininvest ¨¨ riuscita a ottimizzare la gestione dei processi amministrativi riducendo del 30% il tempo dedicato ad attivit¨¤ a basso valore aggiunto. I requisiti di qualit¨¤ e sicurezza interni ed esterni sono meglio soddisfatti grazie a un pi¨´ efficace sistema di monitoraggio dei KPI di processo. L'ottimizzazione delle attivit¨¤ di interscambio informativo ha consentito una riduzione del 70% delle attivit¨¤ di front-end verso i dipendenti e del 50% di quelle di reporting. L'introduzione di mobile device (smartphone e tablet) per consentire a determinate famiglie professionali di fruire in mobilit¨¤ di alcuni servizi amministrativi (gestione delle trasferte e note spese) ha consentito l'estensione del sistema anche al personale decentrato." RISULTATI
- 16. Caso POLTRONA FRAU 1. Semplificare e standardizzare a livello di Gruppo i processi di amministrazione e gestione del personale per renderli pi¨´ efficienti e meno onerosi. 2. Supportare le attivit¨¤ della Direzione sia tramite l'analisi dei dati relativi a tassi turnover, retribuzioni, assenteismo, ecc. sia attraverso la definizione del budget dedicato alle risorse umane. 3. Ottimizzare la comunicazione con i dipendenti e razionalizzare e governare il complesso flusso di richieste e autorizzazioni relative a giustificativi di assenza, ferie, note spese e trasferte che, a partire dal dipendente, coinvolgono i vari attori aziendali (Responsabili, Direzione e Ufficio Amministrazione del Personale). ESIGENZE
- 17. Caso POLTRONA FRAU PROGETTO Per soddisfare le esigenze amministrative, sono stati installati gli applicativi di gestione presenze , paghe e budget del personale che essendo collegati fra loro consentono la trasmissione diretta dei dati di presenza eliminando i rischi connessi al passaggio manuale. Grazie alle HR Analytics l'Ufficio del Personale pu¨° creare report di Business Intelligence per analizzare l'efficienza di gestione e monitorare i principali fenomeni relativi al personale (tassi di assenteismo, incidenza straordinari, mobilit¨¤ interna, malattie, ecc.). Infine, il progetto si ¨¨ concluso con l¡¯introduzione di HR Portal per ottimizzare la collaborazione e comunicazione fra dipendenti e Ufficio del Personale. HR Portal permette al Gruppo Poltrona Frau di pubblicare on line tutti i servizi, le informazioni, gli employee self services per i collaboratori. HR Portal ¨¨ oggi l'unico punto di accesso via web sul quale tutti i servizi e le informazioni come cedolino, cartellino, comunicazioni aziendali e personali sono pubblicati e facilmente accessibili dai dipendenti via web 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno.
- 18. Caso POLTRONA FRAU RISULTATI Risponde l'Ing. Roberto BOSELLI - CIO A partire dal 2008 abbiamo intrapreso un percorso per armonizzare e semplificare le piattaforme ed i sistemi gestionali impiegati nelle diverse Aziende del Gruppo. Oggi possiamo dire di disporre di un solo sistema di gestione delle presenze e di amministrazione del personale che ci ha permesso un significativo risparmio in termini di gestione dei processi e manutenzione dei sistemi. Grazie agli strumenti di analisi possiamo presentare rapidamente i dati che vanno dall'aggregato di Gruppo all'esploso per singolo CdC presso la singola Azienda. Altro importante vantaggi in termini di riduzione dei tempi ¨¨ stato ottenuto con l¡¯introduzione del portale all'interno della piattaforma HR, sia per la gestione delle anomalie che per la pubblicazione dei documenti legati al dipendente (cedolino, CUD,ecc.) che, tra l¡¯altro, ci porter¨¤ ad eliminare la stampa e la distribuzione dei documenti.
- 19. Caso THE SPACE CINEMA La tipologia di business di The Space Cinema richiede che la gestione delle Risorse Umane sia flessibile e dinamica dato l'elevato numero di addetti nelle oltre 260 sale cinematografiche; inoltre, la stagionalit¨¤ del lavoro porta il numero dei lavoratori ad incrementi rilevanti in determinati periodi dell'anno. L'esigenza era di dare pi¨´ autonomia di gestione alle singole filiali e ai singoli Direttori delle Unit¨¤ Commerciali, pur mantenendo un controllo centralizzato nella sede amministrativa. The Space Cinema aveva bisogno di uno strumento che consentisse ai Direttori di gestire al meglio le proprie risorse e di condividere in tempo reale tale gestione con la Direzione Centrale che ¨¨, cos¨¬, costantemente informata ed aggiornata. ESIGENZE
- 20. Caso THE SPACE CINEMA L'esigenza ¨¨ stata soddisfatta con la suite HR Zucchetti: grazie alla tecnologia web con cui ¨¨ realizzata ha permesso alla Direzione Centrale di distribuire le funzioni e i servizi a tutte le filiali, mantenendo la possibilit¨¤ di controllo. Tutti gli applicativi e i servizi sono accessibili tramite HR Portal che, grazie a profili differenziati, ha permesso di automatizzare e ottimizzare il flusso delle informazioni. Ciascun Direttore di filiale: - crea le proposte di assunzione; - gestisce autonomamente le variazioni di rapporto di lavoro, le cessazioni e ha completa autonomia anche nella gestione delle presenze dei collaboratori del proprio cinema, garantendo cos¨¬ particolare celerit¨¤ nella totalizzazione del mese e al successivo processo di elaborazione delle paghe. Sempre tramite il Portale, i dipendenti della sede amministrativa (circa 60) accedono alle funzioni di workflow per l'inserimento dei giustificativi di assenza coerentemente alle regole dell¡¯organigramma aziendale e a tutti i documenti quali cedolino, CUD e modulo richiesta detrazioni. PROGETTO
- 21. Caso THE SPACE CINEMA Risponde Claudio CORRIAS - Coordinatore Amministrazione Risorse Umane Grazie al sistema Zucchetti, ogni nostra Unit¨¤ Commerciale ¨¨ oggi autonoma nella gestione delle presenze dei dipendenti, ma ¨¨ anche sottoposta a un rigido rispetto delle indicazioni della Direzione Risorse Umane, nonch¨¦ di quanto disposto dal CCNL vigente. La piattaforma Zucchetti ci ha quindi garantito la possibilit¨¤ di ottenere il risultato a cui ambivamo, ovvero una omogeneit¨¤ nella gestione di tutto il Personale dislocato nelle Unit¨¤ Commerciali. Come Direzione Risorse Umane stiamo supportando le Unit¨¤ Commerciali nella gestione dell'elevatissimo turn over delle risorse attraverso HR Portal che consente a ai Direttore dei Multiplex di inserire, variare, cessare le anagrafiche dei dipendenti direttamente sul modulo che alimenta le paghe mensili. Anche in questo caso, grazie alla tecnologia Zucchetti la DRU ¨¨ riuscita a delegare il lavoro, mantenendo il controllo delle attivit¨¤ e le scelte definitive presso di s¨¦. RISULTATI
- 22. HR Infinity Global Solution
- 23. HR ANALITYCS: ORIENTATE ALLE STRATEGIE
- 24. HR ANALITYCS: ORIENTATE ALLE STRATEGIE
- 25. REPORT ASSENTEISMO: COM¡¯ERA IERI
- 26. REPORT ASSENTEISMO: COM¡¯E¡¯ CON HR ANALYTICS
- 27. REPORT TURNOVER: COM¡¯ERA IERI
- 28. REPORT TURNOVER: COM¡¯E¡¯ CON HR ANALYTICS
- 29. Luigi Rendina Direttore Commerciale Filiale Roma Email:luigi.rendina@zucchetti.it Tel. Voip: 0371.594.62.63 Cell. 338.944.75.43