ISO 19011:2018 Auditing Guidance - Awareness
0 likes2,166 views
Panduan Audit berbasis ISO 19011:2018
![WEBINAR INTEGRATED MGT SYSTEM 9K 14K 45K [ok]](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/materiwebinarintegrasi9k14k45kok-201031072521-thumbnail.jpg?width=560&fit=bounds)
More Related Content
What's hot (20)
Similar to ISO 19011:2018 Auditing Guidance - Awareness (20)
More from Ali Fuad R (18)
ISO 19011:2018 Auditing Guidance - Awareness
- 1. INTERNAL AUDITOR TRAINING FOR QMS Berdasarkan Panduan Audit Sistem Manajemen ISO 19011:2018 1. Definisi 2. Jenis & Kedalaman Audit 3. Prinsip Audit 4. Pengelolaan Program Audit 5. Aktivitas Audit 6. Kompetensi Auditor
- 2. TUJUAN AUDIT INTERNAL Menilai kesesuaian terhadap persyaratan yang ditentukan Mengetahui kondisi organisasi pada saat ini Mengevaluasi keefektifan sistem mutu yang diterapkan Mengidentifikasi kemungkinan penyempurnaan
- 3. ISO 19011:2002 Panduan untuk Quality and/or environmental management systems auditing ISO 19011:2011 Panduan untuk audit systems manajemen (Guidelines for auditing management systems) STANDAR PANDUAN AUDIT SISTEM MANAJEMEN PENDAHULUAN ISO 19011:2018 Panduan untuk audit systems manajemen (Guidelines for auditing management systems)
- 4. Audit mutu internal sebaiknya dilaksanakan 6 bulan sekali dan periodik. Dilaksanakan oleh auditor yang tidak terkait tanggung jawab dengan penanggung jawab aktivitas yang diaudit Hasil audit harus dicatat dan dikomunikasikan kepada personil penanggung jawab aktifitas yang diaudit KEGIATANAUDITMUTU INTERNAL 4
- 5. KEGIATANAUDITMUTUINTERNAL Penanggung jawab tersebut harus melakukan tindakan perbaikan dalam waktu yang disepakati Audit ulang dilaksanakan untuk memeriksa dan mencatat pelaksanaan dan efektifitas tindakan perbaikan Hasil audit digunakan sebagai masukan tinjauan manajemen 5
- 6. 1. Definisi Audit Proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. Kriteria audit Sejumlah kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan. Bukti Audit Rekaman, pernyataan atas fakta atau informasi lain, yang relevan terhadap kriteria audit dan dapat diverifikasi .
- 7. 2. Jenis & Kedalaman Audit Audit Pihak 1 AUDIT INTERNAL yaitu audit yang dilakukan oleh, atau atas nama organisasi sendiri untuk tujuan internal Audit Pihak 2 Audit yang dilakukan oleh pihak yang berkepentingan dengan organisasi contohnya pelanggan, pemerintah, pemasok, dll. Audit Pihak 3 Audit yang dilakukan oleh organisasi mandiri eksternal, seperti badan sertifikasi, konsultan.
- 8. Organisasi Vendor Sub-Kontraktor Badan Eksternal & Independen Audit Pihak I Audit Pihak II Audit Pihak III JENIS AUDIT
- 9. AUDIT PIHAK 1 (AUDIT INTERNAL) TUJUAN Memantau efektifitas dan efisiensi dalam penerapan sistem manajemen mutu. SASARAN Pemenuhan persyaratan standar sistem manajemen mutu Memonitor perkembangan dan penerapan sistem mutu Mengetahui ketidaksesuaian dan melakukan tindakan perbaikan Memonitor pemeliharaan dan efektifitas sistem manajemen mutu Sebagai sarana untuk mengumpulkan & memecahkan persoalan
- 10. AUDIT PIHAK 2 (SUPPLIER) TUJUAN Melakukan penilaian terhadap SUPPLIER baru / lama SASARAN Menentukan kualifikasi SUPPLIER Merangsang supplier agar meningkatkan sistem manajemen tersebut Pemenuhan dari persyaratan pelanggan terhadap perubahan supplier Menjadi mediator untuk pemecahan masalah yang berkaitan dengan supplier
- 11. AUDIT PIHAK 3 (AUDIT EKSTERNAL) TUJUAN Untuk menilai kesesuaian sistem manajemen perusahaan dengan standard sistem manajemen mutu maupun penerapannya. SASARAN Dapat sebagai pengganti audit pihak kedua (mengurangi audit yang berulang) Mengetahui kesiapan untuk audit sertifikasi Tujuan registrasi / sertifikasi sistem manajemen mutu
- 12. KEDALAMAN AUDIT Kedalaman audit dibagi menjadi : AUDIT SISTEM AUDIT KESESUAIAN AUDIT PRODUK
- 13. KEDALAMAN AUDIT 13 Standard Manual, prosedur, WI Implementasi Audit Sistem Audit Kesesuaian Produk Audit Produk
- 14. AUDIT SISTEM Audit yang dilakukan untuk melihat pemenuhan terhadap persyaratan standar, dengan membandingkan sistem yang ada dengan persyaratan standar yang diacu
- 15. Beberapa hal yang diperhatikan dalam audit sistem antara lain : a. Kontrak pelanggan, b. Spesifikasi, c. Peraturan teknis, d. Standar nasional, industri, e. Standar perusahaan, f. Standar internasional g. Dokumen ISO (manual dan prosedur operasional perusahaan) h. dan lainnya
- 16. AUDIT KESESUAIAN Audit yang dilakukan untuk melihat apakah sistem manajemen sudah diterapkan sesuai dengan perencanaan yang ditetapkan, serta mengidentifikasi peluang peningkatan berkelanjutan Your Solution For Improvement
- 17. Bagaimana proses diterapkan sesuai dengan input, output, pengukuran, interaksi antar proses yang telah ditetapkan Bagaimana sasaran dan target diukur secara sistematis Bagaimana sistem dikendalikan, efektif dan efisien Bagaimana pucuk pimpinan mengendalikan sistem secara keseluruhan Bagaimana kebutuhan pelanggan telah dipenuhi Bagaimana umpan balik ditindaklanjuti dan proses ditingkatkan Bagaimana setiap orang terlibat dalam penerapan sistem Beberapa hal yang diperhatikan dalam audit kesesuaian antara lain :
- 18. AUDIT PRODUK Untuk menentukan apakah produk sesuai dengan spesifikasi yang dipersyaratkan Audit biasanya dapat dilakukan pada tahapan : Setelah produk diperiksa Setelah pengemasan Setelah diterima oleh distributor Setelah diterima oleh pelanggan Umpan balik dari bagian Customer service Your Solution For Improvement
- 19. 7 Prinsip Dasar Audit Integrity Objective Professional Independent Evidence based approch Confidentially Risk based approach I O P I E C R 3. Prinsip Audit
- 20. 4. Pengelolaan Program Audit Pembuatan Program Audit Implementasi Program Audit Monitoring & Peninjauan Program Audit Meningkatkan Program Audit
- 21. Tujuan Program Audit untuk memenuhi persyaratan sertifikasi terhadap standar sistem manajemen untuk memastikan kesesuaian dengan persyaratan kontraktual untuk memperoleh dan memelihara keyakinan terhadap kemampuan pemasok
- 22. 4. Pengelolaan Program Audit Wewenang untuk program audit Membuat program audit implementasi program audit Memonitor dan mereview program audit plandocheck Peningkatan program audit act tujuan tanggung jawab sumber daya prosedur evaluasi auditor penugasan tim mengarahkan kegiatan audit perekaman identifikasi peluang untuk perbaikan
- 23. 5. Aktivitas Audit Inisiasi Audit Meninjau Dokumen Menyiapkan on-site audit On-site Audit Pelaporan Audit Menyelesaikan Audit Audit Follow-up
- 24. 5. Aktivitas Audit Inisiasi Audit Meninjau Dokumen Menyiapkan on-site audit On-site Audit Pelaporan Audit Menyelesaikan Audit Audit Follow-up Rencana/jadwal audit Tujuan, lingkup, kriteria audit Waktu dan durasi audit Tim auditor Wakil auditee
- 25. Contoh rencana/jadwal audit Rencana audit untuk Perusahaan ZZZ Tanggal : 15 Juni 2019 Lead Auditor : Anugerah Setiawan Tempat : Pabrik I ZZZ Lingkup audit : manufaktur Standar audit : ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, OHS 18001 Auditor 1: Auditor 2: Elemen ISO Standard 09.00 09.15 Opening Meeting 09.15 10.00 Managing Director MR 10.00 11.00 Desain dan Pengembangan Sales dan Marketing 11.00 12.00 Rencana Produksi Purchasing 12.00 13.00 Makan siang 13.00 14.00 Produksi 1 P2K3 / Tim HSE 14.00 15.00 Produksi 2 Laboratorium 15.00 16.00 Maintenance Warehouse 16.00 16.30 Persiapan pelaporan 16.30 17.00 Closing Meeting
- 26. 5. Aktivitas Audit Inisiasi Audit Meninjau Dokumen Menyiapkan on-site audit On-site Audit Pelaporan Audit Menyelesaikan Audit Audit Follow-up Tugas Lead Auditor merencanakan audit serta menggunakan sumber daya secara efektif komunikasi dengan auditee mengelola dan mengarahkan anggota tim audit memimpin audit mencegah dan memecahkan masalah menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit Penugasan Tim Auditor
- 27. 5. Aktivitas Audit Inisiasi Audit Meninjau Dokumen Menyiapkan on-site audit On-site Audit Pelaporan Audit Menyelesaikan Audit Audit Follow-up Tugas Auditor Kompeten dalam melakukan audit Mempersiapkan chesklist Melaksanakan rencana audit Berkomunikasi dengan auditee dan tim audit Mencatat dan melaporkan observasi secara jelas Menjaga dokumen audit Mematuhi peraturan Menjaga kerahasiaan
- 28. 5. Aktivitas Audit Inisiasi Audit Meninjau Dokumen Menyiapkan on-site audit On-site Audit Pelaporan Audit Menyelesaikan Audit Audit Follow-up Tugas Auditee Koordinasi dengan tim auditor dalam penyediaan waktu Menjamin kehadiran representatif Menyediakan fasilitas untuk auditor Bekerja sama dengan auditor mencapai sasaran audit Memberi keleluasaan kepada tim auditor untuk mengaudit bagian atau informasi tertentu Membuat persetujuan batas waktu tindakan perbaikan
- 29. 5. Aktivitas Audit Inisiasi Audit Meninjau Dokumen Menyiapkan on-site audit On-site Audit Pelaporan Audit Menyelesaikan Audit Audit Follow-up Checklist Alat bantu Daftar pertanyaan kunci Daftar rujukan Pengingat waktu Sediakan ruang untuk mencatat Bahan untuk membuat laporan Menyiapkan dokumen kerja
- 30. CONTOH AUDIT : PENGADAAN PENGADAAN Performance Methods Man Infrastruktur 1. SOP/IK Pengadaan 2. IK Penilaian Supplier 1. Kompetensi Petugas Pengadaan 2. Pemahaman jenis barang B3 3. Pemahaman MSDS 4. Pemahaman darurat 1. Kelengkapan data/spec 1. Kesesuaian permintaan Input Output 1. Waktu pengadaan 1. Data SarPras 2. Pemeliharaan Database 1. Penggunaan kertas 2. Penggunaan Energi Lingkungan K3 1. Alat emergency 2. APAR CONTOH-CONTOH
- 31. ITEM PERTANYAAN Mutu Lingkungan K3 Input Request slip, daftar pemasok yang disetujui Apakah semua request slip lengkap berisi persyaratan produk dan pengiriman? Apakah semua request slip diperiksa sebelum diproses menjadi PO? Output PO yang dikirim Apakah semua PO telah disetujui oleh Direktur? Apakah semua PO lengkap berisi data persyaratan produk dan tanggal pengiriman sesuai dengan request slip? Apakah semua PO ditujukan kepada pemasok yang terdaftar dalam daftar pemasok yang disetujui? Apakah ada persyaratan lingkungan? Apakah ada persyaratan K3? Equipment/Infrastructure Computer, software Apakah ada pengendalian (back-up data, pemeliharaan software dll) Aspek lingkungan terkait ditentukan? Persyaratan K3 terkait ditentukan? Training/Knowledge/Skill Hanya diperlukan kompetensi standar Instructions/Procedures/Meth ods Prosedur pembelian Performance Indicators Akurasi data PO, Kecepatan pemrosesan request slip Pemenuhan persyaratan lingkungan Pemenuhan persyaratan K3
- 32. Struktur QMS ISO 9001:20015
- 33. AKTIVITAS AUDIT A. OPENING MEETING Mengisi daftar hadir Perkenalan Auditor dan Auditee Konfirmasi tujuan, lingkup dan kriteria audit Konfirmasi waktu kegiatan audit Outline pelaksanaan audit Pernyataan sampling dan hal-hal yang belum jelas Konfirmasi sumber daya dan fasilitas yang dibutuhkan Konfirmasi kerahasiaan
- 34. B. CLOSING MEETING (CM) Mengisi daftar hadir Pernyataan temuan secara umum Sampaikan rangkuman hasil audit Pihak auditee dapat memberikan masukan/umpan balik Temuan dibacakan secara terbuka dan dapat disanggah Pihak auditee menerima hasil temuan audit Tindakan dan batas waktu penyelesaian Terima kasih kepada auditee AKTIVITAS AUDIT
- 35. CONTOH AUDIT : PENGADAAN PENGADAAN Performance Methods Man Infrastruktur 1. SOP/IK Pengadaan 2. IK Penilaian Supplier 1. Kompetensi Petugas Pengadaan 2. Pemahaman jenis barang B3 3. Pemahaman MSDS 4. Pemahaman darurat 1. Kelengkapan data/spec 1. Kesesuaian permintaan Input Output 1. Waktu pengadaan 1. Data SarPras 2. Pemeliharaan Database 1. Penggunaan kertas 2. Penggunaan Energi Lingkungan K3 1. Alat emergency 2. APAR VIII. CONTOH-CONTOH
- 36. PELAKSANAAN AUDIT A. Rapat Pembukaan (konfirmasi jadwal) B. Pelaksanaan audit sesuai skedul C. Auditor meng-audit Auditee dengan metode: - Wawancara - Pengamatan A. Mencatat ketidaksesuaian B. Membuat Temuan
- 37. PROSES AUDIT 1. FORWARDS Memeriksa urutan proses mulai dari input proses, tahapan kegiatan selama proses sampai output dihasilkan. 2. BACKWARDS Memeriksa proses mulai dari rekaman hasil proses dan ditelusuri balik pada tahapan kegiatan proses hingga mendapatkan persyaratan input yang ditentukan ORDER PRODUKSI REQUEST TESTINGDELIVERY FORWARDS BACKWARDS CUSTOMER PRODUKSI
- 38. TEKNIK WAWANCARA Mendemonstrasikan komitmen dan kebijakan Memaparkan target dan pencapaian Meminta tugas dan tanggung jawabnya Meminta penjelasan tentang alur proses kerja Verifikasi terhadap rekaman (bukti kerja) TEKNIK AUDIT
- 39. Pertanyaan Terbuka: Merangsang keberanian auditee untuk menjawab Menggunakan: Apa, Kapan, Di Mana, Mengapa dan Siapa what, who, when, where, why, how SHOW ME Pertanyaan Pengujian: Pertanyaan tindak lanjut yang terfokus kepada hal-hal tertentu secara mendalam. Pertanyaan Tertutup: Untuk menyimpulkan: Ya atau Tidak TEKNIK BERTANYA
- 40. MENULIS HASIL TEMUAN Pernyataan temuan mengikuti kaidah PLOR - Problem (masalah yang ditemukan) - Location (lokasi ditemukan problem) - Objective (bukti temuan) - Reference (dokumen yang mendasari) 40
- 41. KLASIFIKASI TEMUAN Klasifikasi Temuan 1. MINOR Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem manajemen Contoh: Ketidaksempurnaan Ketidakkonsistenan 2. MAJOR Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap sistem manajemen Contoh: Pelanggaran terhadap sistem manajemen Tidak dipenuhinya persyaratan
- 42. KLASIFIKASI TEMUAN 3. OBSERVASI Temuan bukan ketidaksesuaian yang dimaksudkan untuk penyempurnaan sistem mutu Dapat bersifat mengarah kepada ketidaksesuaian TEMUAN YANG DILAPORKAN Harus disetujui process owner (auditee) Berdasarkan bukti
- 43. Hasil temuan Status hasil audit Memastikan temuan kepada auditee Persetujuan hasil temuan audit Deadline penyelesaian temuan audit Tindakan perbaikan dan rencana tindak lanjut RAPAT PENUTUPAN AUDIT INTERNAL Ketua Tim memberikan penjelasan mengenai : PENUTUPAN AUDIT
- 44. diplomatis sopan berdisiplin diri jujur sabar penuh perhatian gemar bertanya pandai menjelaskan berpikiran terbuka analitis rajin tidak mudah dipengaruhi rajin mencatat, cermat menyimpan catatan mendengarkan orang lain profesional Atribut Auditor Kompetensi Auditor
- 45. PERSYARATAN AUDITOR 1. Memiliki pengetahuan SMM ISO 9001 2. Mandiri / Independen 3. Mampu berkomunikasi dengan baik 4. Mampu bekerja secara tim 5. Memiliki jejak rekam yang baik di perusahaan 6. Keakraban dengan proses/ teknologi yang akan dihadapi 7. Pengalaman audit
- 46. ATTRIBUTAUDITOR Ethical - fair, benar, tulus, jujur, dan hati-hati; Open minded - mau memahami ide alternatif; Diplomatic - bijaksana dalam tawar menawar; Observant - peduli terhadap kegiatan dan fisik sekeliling; Perceptive - dapat memahami situasi; Versatile - selalu siap terhadap perubahan situasi; Tenacious - berketetapan, fokus dalam pencapaian sasaran; Decisive - mencapai hasil pada waktunya berdasarkan alasan dan analisa yang logis; Self-reliant - bertindak dan berfungsi mandiri.
- 47. Auditor Yang Baik Is NOT a Police task force Is NOT an Inspection of products Is NOT an Interrogation task force
- 48. Auditor yang tidak baik Kurang persiapan : tidak terarah/sistematis, membingungkan, keluar dari tujuan dan kriteria audit Tidak menepati kesepakatan yang sudah dicapai Suka berdebat, tanpa data dan alasan yang jelas, keluar dari tujuan dan kriteria yang disepakati Menghabiskan waktu dengan menjelaskan pandangan- pandangannya sendiri Kurang mengkaji terhadap catatan
- 49. Auditor Yang Tidak Baik Hanya melihat suatu kejadian tanpa melihat akar masalahnya Langsung menyimpulkan sesuatu tanpa didukung data yang obyektif atau alasan yang jelas Kurang jelas dalam meyampaikan temuan Agresif (selalu menyerang auditee), kasar
- 50. LAPORAN AUDIT Memuat: Program audit (tujuan dan ruang lingkup audit) Tim Auditor dan area audit Referensi audit (Standar,SOP, instruksi) Ringkasan temuan Catatan ketidaksesuaian Rekomendasi tindak lanjut dan tindakan perbaikan Daftar distribusi laporan
- 51. TINDAK LANJUT Tindakan Perbaikan melingkupi : Identifikasi akar masalah Catatan Perbaikan Tindakan Perbaikan Verifikasi Tindakan Perbaikan Tindakan koreksi adalah tindakan untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian terhadap jadwal/standar/rencana dan mencegah pengulangan ketidak sesuaian dikemudian hari dalam rangka peningkatan mutu secara berkelanjutan
- 52. Kompetensi Auditor Peninjuauan Record Wawacara Observasi Peninjauan Setelah Audit Testing Feedback Positif Dan Negatif Evaluasi Auditor
- 53. Konsep KompetensiAuditor Pengetahuan Generik dan Ketrampilan Pengetahuan khusus K3 K3LTeknis Pengetahuan khusus Teknis & ketrampilan Karakter Pribadi (Beretika- Adil, Terbuka, Diplomatis, Pengamat, Pemaham, Cakap, Gigih, Percaya diri) Pendidikan Pengalaman Kerja Pelatihan Auditor Pengalaman Audit KOMPETENSI & EVALUASI AUDITOR
- 54. METODE EVALUASI KOMPETENSI AUDITOR
- 55. Auditor mengaudit Departemen Gudang Pada waktu mengaudit di gudang bahan baku, auditor menemukan adanya alat pengukur suhu dan kelembaban. Ketika ditanyakan kepada petugas gudang apakah alat-alat tersebut sudah dikalibrasi, dia menjawab belum. Petugas tersebut menambahkan bahwa alat ukur temperatur dan kelembaban hanya berfungsi sebagai indikator dan tidak mempengaruhi mutu bahan baku yang disimpan. PERTANYAAN: Menurut anda apakah kondisi telah memenuhi persyaratan standar yang anda ketahui. Berikan alasan terhadap jawab anda (klausul) PRAKTEK AUDIT - Studi Kasus 1