際際滷

際際滷Share a Scribd company logo
KEYPERFORMANCE
INDICATORS
DalamProsesKinerja
Organisasi
Seni Raftsan Zani, S.T., M.M.
Agenda
2
Latar Belakang
Apa itu Key Performance Indicators?
Penyelarasan Kinerja
Area Kinerja Utama / Tugas Utama
Komponen Utama dari Performance Result Description
Menentukan KPI
Proses-proses Penunjang
1
2
3
4
5
6
7
3
ASSALAMU'ALAIKUM!
Kami
SRZ Consulting & Training
Anda bisa menemukan kami di:
@srz-consulting-training
@srzconsulting
1. Latar Belakang
4
Gambaran
5
Keadaan untuk
dipertanggungjawabkan
(akuntabilitas) dimulai dengan
sasaran-sasaran kinerja yang
didefinisikan secara jelas.
Mengejewantahkan sasaran-
sasaran organisasi ke dalam
kegiatan-kegiatan harian
adalah sisi proses dari
Manajemen Kinerja
(Performance Management)
Gambaran
(lanjutan)
6
Ketika kita memikirkan elemen
manusia dari kinerja, kita juga
menyadari bahwa pernyataan
"seringkali" tidaklah cukup
untuk mengetahui apa yang
harus dikerjakan.
Penting juga untuk mengetahui
"bagaimana", "kenapa", dan
"seberapa baik atau seberapa
sering", supaya orang memberikan ide-
ide dan kontribusi terbaik mereka pada
pekerjaan mereka.
Gambaran
(lanjutan)
7
Tanpa sasaran
kinerja yang
didefinisikan dengan
jelas, kita tidak dapat
menentukan apakah
orang atau sistem
yang harus dirubah.
Kita harus buat target
kinerja yang jelas dan
spesifik yang
mendukung visi dan
tujuan organisasi
secara keseluruhan.
 Sekedar sibuk tidak cukup,
pertanyaannya adalah Apa
yang menyibukkan kita?".
-Henry David Threau-
(penulis dan filsuf asal Amerika Serikat)
8
2. Apa itu Key Performance
Indicators?
Atau Standar Kinerja
9
10
Human Capital Management Process
Corporate
Vision, Mission,
Values,
Business
Strategy &
Policies
Org. Structure
JDQR
Job Competency
Profile
Personnel
Data
Personnel
History
People
Attribut
I
N
T
E
R
F
A
C
I
N
G
Workload
Analysis
Man Power
Planning
Recruitment &
Selection, Placement
Training
Catalogue
Training Need
Analysis
Training
Design
Implement
Training
Evaluation
Competency
Directory
Competency
Assesment
KPI
Performance
Appraisal
HAV IDP, ICP
Career Path
Replacement
Table Chart
IDP: Individual Development Plan
ICP: Individual Career Plan
Personnel
Administration
Strategic
Panning
Learning Management
Talent
Organization
Development Performance Management
WLA, MPP & Recruitment
HAV: Human Asset Value
PERAN KPI
UNTUK
PERBAIKAN &
PENINGKATAN
11
DENGAN KPI KITA TAHU DIMANA KINERJA ORGANISASI DAPAT
DIPERBAIKI DAN DITINGKATKAN!
Tujuan
 Yang
ingin
dicapai
Hasil kerja
 periode
penilaian
Kinerja
Bagus
Pertahankan
& Tingkatkan
Kinerja
Jelek
Perbaikan/
Perubaha
Tercapai
Tidak
Tercapai
Kinerja
lebih
Baik
KPI
12
KPI / Standar Kinerja, berupa kondisi
nyata dan terukur yang harus tercapai
sebelum suatu pekerjaan dapat dinilai
"telah terlaksana dengan baik". Standar-
standar tersebut fokus pada hasil, bukan
sekedar aktivitas / kegiatan.
Siapa yang memerlukan KPI?
13
KPI
Diperlukan
Dimiliki
Digunakan
DIkembangkan
- Organisasi korporat
- Setiap Sub organisasi
- Setiap Jabatan
CONTOH
STRUKTUR
ORGANISASI
Direktur
Kepala
Divisi
Manajer
Supervisor
Staf
Supervisor
Staf
Manajer
Supervisor
Staf
Supervisor
Staf
Kepala
Divisi
Manajer
Supervisor
Staf
Supervisor
Staf
Manjer
Supervisor
Staf
Supervisor
Staf
15
TIAP JENJANG
ORGANISAI
MEMILIKI KPI
BERBEDA
Direksi
Kepala
Divisi
Manajer
Supervisor
Staff
KPI Direksi
KPI Divisi
KPI Departement
KPI Bidang
KPI Individu
16
Tingkat
Perusahaan
Divisi I Divisi II Divisi III
Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran .
Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran .
Tingkat
Divisi I
Departemen A Departemen B Departemen C
Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran .
Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran .
Tingkat
Departemen A
Seksi 1 Seksi 2 Seksi 3
Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran .
Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran .
3. Penyelarasan Kinerja
17
Manajerial Skill
Contoh Skill berdasarkan Strata Jabatan
Strata 4:
Kepala
Divisi
Strata 3:
Manajer
Strata 2:
Supervisor
Strata 1:
Operator, Inspector,
Staff dll
Supervisional
Teknikal Skill
Strategikal
Skill
19
Visi / Misi
Nilai-nilai
Unit Organisasi
Tugas Utama
KPI
Aktifitas
Skill
Visi Misi & Nilai-
nilai Perusahaan
Rencana Unit Organisasi
Tugas Utama
Sasaran Kerja
Aktifitas
Skill
Penjelasan
Gambar
Dimulai dari titik puncak dengan penentuan visi, misi
dan nilai-nilai organisasi, lalu turun hingga hasil-hasil
seorang individu yang selaras dengan tim
20
pembentukan sub organisasi / unit kerja,
penentuan tugas utama,
menentukan sasaran kinerja yang (diharapkan) selalu selaras
dengan tim, atasannya serta visi dan misi organisasi
menentukan aktifitas harian
menentukan kompetensi yang diperlukan
Penjelasan
Gambar
(lanjutan)
Misal pada sebuah
perusahaan penjualan
terdiri dari Akuntan yang
pekerjaannya membuat laporan
keuangan, ada yang bekerja
sebagai Sales yang menawarkan
produk atau jasa, ada seorang
ahli sistem informasi yang
merawat jaringan internet dan
website perusahaan, ada petugas
security yang menjaga
keamanan perusahaan, dan
masih banyak lagi.
21
Perusahaan
Baja
IT
HR
Gudang Delivery
Akuntan
Sales
4. Area Kinerja Utama /
Tugas Utama
Tugas Utama Organisasi Anda
22
Contoh
Tugas
Utama
untuk
beberapa
profesi /
fungsi.
23
Sales Konstruksi Finance
 Pengembangan
bisnis baru
 Pelayanan
pelanggan
 Administrasi
 Repeat business
 Budgeting
 Sub-contractors
 Administrasi
 Evaluasi
 Deadline
 Analisa
keuangan
 Evaluasi
 Administrasi
 Saving
Procedure
 Improvement
Contoh
Tugas
Utama
untuk
beberapa
profesi /
fungsi.
24
Konsultan Bisnis Kecil Customer Service
 Administras
 Kontrol Mutu
 Anggaran
 Kinerja konsultan
 Standar kepuasan
 Mengembangkan
bisnis baru
 Strategi untuk
tumbuh
 Peluang bisnis
baru
 Pemenuhan
kebutuhan
pelanggan
 Evaluasi
pelanggan
 Aturan dan
kebijakan
 Menghubungi
pelanggan
 Retensi
Latihan:
Tugas
Utama Unit
Organisasi
Anda
Dalam bidang-bidang pekerjaan apa saja, yang
merupakan kritikal bagi Anda / organisasi yang Anda
pimpin, untuk mencapai hasil yang diinginkan, yang
telah ditentukan sebelumnya?
 (.............................)
 (.............................)
 (.............................)
 (.............................)
(Sebutkan)
Tugas
Utama:
25
5. Komponen Utama dari Performance
Result Description (Deskripsi Hasil Kinerja)
26
27
Nama Departemen / Bidang atau Tujuan Posisi Saya
Kenapa pekerjaan / jabatan / posisi saya diciptakan?
Komitmen
Suatu pernyataan dari apa yang menjadi komitmen saya dalam pekerjaan, dan mengapa?
Tugas Utama
Bidang-bidang di mana saya atau organisasi yang saya pimpin harus mencapai hasil-hasil tertentu yang,
bilamana semuanya tercapai keseluruhan, pada akhirnya memenuhi fungsi pekerjaan / organisasi saya.
Sasaran Pendukung
Sasaran dalam setiap Tugas Utama. Harus selaras dengan Tujuan Posisi Anda, dan visi serta misi organisasi.
Key Performance Indicators (Indikator Utama Kinerja)
Pekerjaan saya dalam Tugas Utama dapat dinilai telah tercapai dengan baik apabila syarat-syarat berikut
terealisasi: (Sebutkan indikator-indikator lengkap yang menjadi pedoman penilaian karya Anda).
Tugas dan Aktivitas Rutin
- Aktivitas apa saja yang diperlukan untuk merealisasikan KPI?
Keterampilan, Pengetahuan, dan Kemampuan
- Apa saja yang harus Anda ketahui, dan mampu lakukan untuk merealisasikan KPI?
28
Contoh 1
Tugas Utama (Contoh) : Pengembangan Tim
Tujuan Pendukung: Tujuan dari Tugas Utama ini adalah:
Membangun tim yang handal, solid, loyal serta berkembang
KPI:
Pekerjaan saya dalam Tugas Utama ini akan terlaksana dengan baik bilamana hal-hal berikut
terjadi:
1. Recruitment harus sesuai dengan SOP, dilaksanakan paling lambat satu bulan sebelum
kebutuhan jatuh tempo.
2. Semua karyawan memperoleh pelatihan yang sesuai dengan pekerjaan, minimal 7 hari dalam 1
tahun.
3. Semua karyawan mendapatkan pelatihan pilihan minimal 3 hari per tahun
4. Seluruh karyawan memperoleh coaching & counseling minimal 1 kali dalam 1 semester
29
Contoh 1 (lanjutan)
Tugas dan Aktivitas Harian
Latihlah menyusun sejumlah tugas dan aktivitas yang harus dilaksanakan dalam Tugas Utama ini.
1. Recruitment
2. Pelatihan bagi anggota tim
3. Briefing dengan tim
4. Coaching & Counseling
Keterampilan, Pengetahuan, Kemampuan
Tulislah sejumlah keterampilan, pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan untuk mencapai KPI ini. Hal-hal ini
akan menolong saat merekrut, melatih, dan mendelegasikan.
1. Psikologi orang dewasa
2. Training needs analysis
3. Teknik recruitment
4. Coaching & counseling skills
30
Contoh 2
Tugas Utama (Contoh) : Product Presentation
Tujuan Pendukung: Tujuan dari Tugas Utama ini adalah:
Menciptakan citra positif mengenai perusahaan dan produk / layanan melalui presentasi kepada
(calon) pelanggan
KPI:
Pekerjaan saya dalam Tugas Utama ini akan terlaksana dengan baik bilamana hal-hal berikut
terjadi:
1. Rasio closing rata-rata adalah 40% dengan pelanggan lama dan 30% dengan pelanggan baru
2. Penjualan rata-rata sebanyak Rp 100 juta per bulan
3. 50% dari presentasi-presentasi menggunakan dukungan teknis (misalnya powerpoint), sehingga
meninggalkan kesan yang positif pada pelanggan
31
Contoh 2 (lanjutan)
Tugas dan Aktivitas Harian
Latihlah menyusun sejumlah tugas dan aktivitas yang harus dilaksanakan dalam Tugas Utama ini.
1. Membuat presentasi
2. Menyiapkan bahan presentasi
3.
4.
Keterampilan, Pengetahuan, Kemampuan
Tulislah sejumlah keterampilan, pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan untuk mencapai KPI ini. Hal-hal ini
akan menolong saat merekrut, melatih, dan mendelegasikan.
1. Menguasai software prowerpoint
2. Menguasai metode presentasi
3.
4.
32
Tugas Utama No. 1. :
Tujuan Pendukung: Tujuan dari Tugas Utama ini ialah:
KPI:
Latihlah menyusun sejumlah Performance Standard, yang mengikuti pedoman
SMART. Gunakan "Check List" pada pesan sebelumnya.. Pekerjaan saya
dalam Tugas Utama ini akan terlaksana dengan baik bilamana hal-hal berikut
terjadi:
1
2
3
4
5
Tugas dan Aktivitas Harian
Latihlah menyusun sejumlah tugas dan aktivitas yang harus dilaksanakan
dalam KPI ini.
1
2
3
4
5
Keterampilan, Pengetahuan, Kemampuan
Tulislah sejumlah keterampilan, pengetahuan dan kemampuan yang
diperlukan untuk mencapai KPI ini. Hal-hal ini akan menolong saat merekrut,
melatih, dan mendelegasikan.
1
2
3
4
5
Tugas Utama No. 2 :
Tujuan Pendukung: Tujuan dari Tugas Utama ini ialah:
KPI:
Latihlah menyusun sejumlah Performance Standard, yang mengikuti pedoman
SMART. Gunakan "Check List" pada pesan sebelumnya.. Pekerjaan saya dalam
Tugas Utama ini akan terlaksana dengan baik bilamana hal-hal berikut terjadi:
1
2
3
4
5
Tugas dan Aktivitas Harian
Latihlah menyusun sejumlah tugas dan aktivitas yang harus dilaksanakan dalam
KPI ini.
1
2
3
4
5
Keterampilan, Pengetahuan, Kemampuan
Tulislah sejumlah keterampilan, pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan
untuk mencapai KPI ini. Hal-hal ini akan menolong saat merekrut, melatih, dan
mendelegasikan.
1
2
3
4
5
Tugas Utama No. 3 :
Tujuan Pendukung: Tujuan dari Tugas Utama ini ialah:
KPI:
Latihlah menyusun sejumlah Performance Standard, yang mengikuti pedoman
SMART. Gunakan "Check List" pada pesan sebelumnya.. Pekerjaan saya dalam
Tugas Utama ini akan terlaksana dengan baik bilamana hal-hal berikut terjadi:
1
2
3
4
5
Tugas dan Aktivitas Harian
Latihlah menyusun sejumlah tugas dan aktivitas yang harus dilaksanakan dalam
KPI ini.
1
2
3
4
5
Keterampilan, Pengetahuan, Kemampuan
Tulislah sejumlah keterampilan, pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan
untuk mencapai KPI ini. Hal-hal ini akan menolong saat merekrut, melatih, dan
mendelegasikan.
1
2
3
4
5
33
No Tugas Utama
Tujuan
Pendukung
KPI
Tugas & Akivitas
harian
Keterampilah,
Pengetahuan,
Kemampuan
Bidang-bidang di
mana Saya harus
mencapai hasil-hasil
tertentu yang
bilamana semuanya
tercapai secara
keseluruhan, pada
akhirnya memenuhi
Job Function saya.
Sasaran dalam
setiap Tugas
Utama . Harus
selaras dengan
position goal, dan
visi serta misi
organisasi.
Pekerjaan saya dalam Tugas Utama
dapat dinilai telah tercapai dengan
baik apabila syarat-syarat berikut
terealisasi. Harus memenuhi kriteria
SMART:
Dan memiliki setidaknya satu dari hal-
hal berikut: (Deadline, Dokumentasi
yang harus dihasilkan, Persentasi,
Besaran moneter. Misal: dalam rupiah)
Aktifitas apa saja
yang diperlukan untuk
merealisasikan KPI?
Apa saja yang harus
diketahui dan dilakukan untuk
merealisasikan KPI
Job Function or
Position Goal
: Kenapa pekerjaan / jabatan / posisi saya diciptakan
Commitment :Suatu pernyataan dari apa yang menjadi komitmen saya dalam pekerjaan dan mengapa
Latihan
34
1 Nama Departemen / Bidang atau Tujuan Posisi
Saya:
Kenapa pekerjaan / jabatan / posisi saya diciptakan?
35
Jawaban:
2 Komitmen:
Suatu pernyataan dari apa yang menjadi komitmen saya
dalam pekerjaan, dan mengapa?
36
Jawaban:
3 Tugas Utama
Bidang-bidang di mana saya atau organisasi yang saya
pimpin harus mencapai hasil-hasil tertentu yang, bilamana
semuanya tercapai keseluruhan, pada akhirnya memenuhi
fungsi pekerjaan / organisasi saya.
37
Jawaban:
4 Sasaran Pendukung:
Sasaran dalam setiap Tugas Utama. Harus selaras dengan
Tujuan Posisi Anda, dan visi serta misi organisasi.
38
Jawaban:
5 Key Performance Indicators
Pekerjaan saya dalam Tugas Utama dapat dinilai telah
tercapai dengan baik apabila syarat-syarat berikut terealisasi:
(Sebutkan indikator-indikator lengkap yang menjadi
pedoman penilaian karya Anda).
39
Jawaban:
6
Tugas dan Aktivitas Rutin
Aktivitas apa saja yang diperlukan untuk merealisasikan
KPI?
40
Jawaban:
7
Keterampilan, Pengetahuan, dan Kemampuan
Apa saja yang harus Anda ketahui, dan mampu lakukan
untuk merealisasikan KPI?
41
Jawaban:
Tugas
Kemudian sempatkan untuk mendiskusikan jawaban Anda dengan atasan
Anda untuk memastikan Anda telah sesuai dengan apa yang diharapkan
atasan Anda.
Pastikan anda menjawab pertanyaan " mengapa pekerjaan saya ada ?",
sebelum Anda melanjutkan pada pertanyaan-pertanyaan lainnya.
Selanjutnya, silahkan Anda susun KPI bagi jabatan Anda sendiri. Ini adalah
pengalaman yang berharga yang akan memberi pemahaman akan
pekerjaan Anda sendiri.
42
6. Menentukan KPI
Atau Standar Kinerja
43
Menentukan
KPI Untuk memastikan KPI menjadi sesuatu
yang obyektif, bukan subyektif dan dapat
menghilangkan ketakutan akan proses
penilaian karya.
Pada halaman berikut terdapat sejumlah
pertanyaan "Check List" yang dapat
digunakan untuk menentukan kekuatan
suatu Indikator Kinerja
44
"Check List
penentuan
KPI
Apakah sudah SMART?
Apakah dalam kendali atau kewenangan Anda?
Apakah Anda sudah mengukur hasil, dan bukan sekedar mengukur kegiatan?
Apakah Anda mengharapkan kesempurnaan?
Apakah kata-kata tertentu dapat diartikan berbeda oleh orang lain?, kata-kata seperti; "baik",
"banyak", "efektif", "bagus", "berhasil", "terbaik" dsb. adalah kata-kata yang tidak terukur atau
dapat diartikan secara berbeda-beda oleh masing-masing orang.
45
Gunakan Prinsip SMART:
46
S Specific = Tajam Jelas, tidak membingungkan, langsung
(berterus terang) dan dapat dimengerti
M Measurable = Dapat diukur Terukur secara kuantitas, kualitas, dan
atau uang
A Attainable = Realistis Berada dalam batas-batas kendali &
kapabilitas yang bersangkutan
R Result-oriented = Orientasi hasil Berorientasi pada hasil, bukan sekedar
kegiatan
T Time-phased = Ada batas
waktu
Batas waktu tertentu untuk
penyelesaiannya
KPI
47
 Deadline (tenggat waktu)
 Dokumentasi yang harus dihasilkan /
diserahkan / disetujui
 Persentase
 Besaran moneter dalam satuan mata
uang, misal Rupiah (Rp)
KPI harus memiliki setidaknya
satu dari empat hal berikut:
Dalam Menetapkan Sasaran Pelajari Juga:
48
Subyek / Obyek Cek
Pemegang kepentingan:
- Pemegang saham
- Pengurus
- Karyawan
- Pelanggan
- Pemasok
- dll
Apa harapan &
persyaratan mereka?
Yang ingin dicapai organisasi di waktu yad:
- Tujuan
- Strategi
- Sasaran
- Target
Sesuaikah dengan
harapan & persyaratan
pemegang kepentingan?
Latihan
Setidaknya 50% dari peningkatan pemasukan di tahun
fiskal berasal dari penjualan ke pelanggan baru.
Semua staf menyelesaikan sertifikasi-ulang wajib
tahunan mereka dalam waktu selambatnya satu bulan
setelah tanggal ulang tahun masa kerja mereka,
sebagaimana yang ditetapkan oleh ISO.
Keluhan pelanggan ditangani dengan baik.
49
Daftar
Proyek
Bulanan
50
Pada awal bulan, tulislah hal-hal yang
Anda rencanakan untuk setiap KPI:
Pada akhir bulan tulislah hal-hal yang
telah dicapai untuk setiap KPI:
KPI #1 KPI #1
KPI #2 KPI #2
KPI #3 KPI #3
7. Proses Penunjang KPI
51
Rekapitulasi
& Monitoring
KPI
KPI yang telah ditentukan oleh tiap-tiap
sub organisasi selanjutnya dapat dihimpun,
direview dan dimonitor capaiannya dalam
periode waktu tertentu.
52
Pembobotan
Pembobotan KPI dilakukan dengan
melihat tingkat kepentingan proses bisnis
kritis organisasi yang diukur melalui KPI.
Ada dua model pembobotan KPI yaitu
pembobotan secara langsung (direct
weighting) atau menggunakan AHP
(Analytic Hierarchy Process) .
53
Contoh Sederhana
54
No Sub
Organisasi
Area kinerja
utama / Tugas
Utama
KPI Bobot
KPI (*)
Reali
sasi
Skor Skor
Akhir
1 Sales Penjualan 1 M / tahun 0,3 90% 0,9 0,27
2 Logistic Pengiriman On time delivery 100 % 0,19 80% 0,8 0,152
3. Produksi Proses Produksi 1 % Reject max / tahun 0.3 80% 0.8 0.208
4. Keuangan Laporan
Keuangan
On Time Schedule 100
%
0.21 100% 100 0.21
Note: *Total harus = 1 (100%)
Proses Mengkaji-Ulang
Setiap unit organisasi secara reguler perlu mengkaji-ulang Daftar
KPI
Tujuannya untuk mengkinikan Daftar KPI sesuai dengan
perkembangan
Selain kaji-ulang reguler, kaji-ulang khusus harus dilakukan bila
sewaktu-waktu ada perubahan
 Perubahan lingkungan internal
 Perubahan lingkungan eksternal
KPI tidak selalu tetap, KPI baru dapat timbul & prioritas KPI dapat
berubah karena perubahan:
Sebaiknya unit yang bertanggung jawab sebagai pembina KPI,
lakukan juga kaji-ulang atas Daftar KPI dari unit-unit yang lain
55
Proses Memantau
Audit internal harus memantau penyelenggaraan pencapaian KPI
di seluruh unit untuk meyakini bahwa KPI telah dimanajemeni
dengan baik, caranya dengan:
56
Menyusun Program Audit
Melaksanakan
Audit
KPI
Proses Komunikasi
Komunikasi dilakukan untuk menyamakan
persepsi
Orang dapat berbeda persepsi tentang KPI
karena perbedaan asumsi, konsep, pengalaman,
kepentingan & minat
Yang paling penting dikomunikasikan adalah
Daftar KPI
Catatan: Komunikasi akan memudahkan semua
pihak terkait dapat memahami mengapa suatu
keputusan penting ditetapkan
57
Konsultansi dilakukan untuk
membantu unit-unit organisasi
terutama di dalam mengidentifikasi
dan melakukan penyusunan KPI
Konsultansi dapat dilakukan berupa
jasa fasilitasi
Konsultansi dilakukan oleh unit yang
bertanggungjawab
Proses Konsultansi
Proses Menyusun Dokumen
Manajemen KPI yang
dijalankan harus didasarkan
pada dokumen Kebijakan dan
Panduan yang berlaku
Daftar KPI
Daftar tindak lanjut
Arsip yang minimal harus
dipelihara:
Membuktikan adanya identifikasi KPI yang sistematis
Mengembangkan data base pengetahuan organisasi tentang KPI
Memfasilitasi audit
Arsip-arsip tersebut
diperlukan untuk tujuan
berikut:
Catatan Hasil Kaji-Ulang
Laporan Audit
Laporan Konsultansi
Bukti Komunikasi Pengungkapan KPI kepada pihak lain
Arsip Proses Penunjang
Manajemen KPI yang minimal
harus dipelihara:
58
Pengorganisasian
Tanggung Jawab & Wewenang
59
Unit yang Membidangi
Pembinaan Manajemen KPI
Unit-Unit Organisasi Lainnya
SPI (Satuan
Pengawasan Intern)
atau SKAI (Satuan
Kerja Audit Intern)
Pimpinan Puncak
a. Menyusun Kebijakan dan
Panduan Manajemen KPI
b. Mengumpulkan Daftar KPI
dari seluruh unit organisasi
c. Mengevaluasi KPI per KPI
dari gabungan KPI sejenis
dari seluruh unit organisasi
untuk mengusulkan apakah
ada rencana tindak-lanjut
tambahan yang diperlukan
a. Mengusulkan kebijakan KPI unit
organisasinya
b. Mengambil keputusan tentang
capaian KPI, bila sesuai dengan
wewenangnya
c. Membangkitkan dan memelihara
kultur sadar KPI di unit
organisasinya
d. Mengkaji-ulang Daftar KPI unit
organisasinya
a. Membuat program
audit dan
melaksanakan
audit
a. Membentuk unit yang
membidangi pembinaan
manajemen KPI
b. Menyediakan sumber daya
yang dibutuhkan
c. Memutuskan Kebijakan dan
Panduan Manajemen KPI
d. Memutuskan tanggapan dan
perlakuan atas strategi
capaian KPI yang
kewenangannya berada pada
pimpinan puncak
Hubungan Antar Unit Kerja
60
Unit Kerja yang
membidangi pembinaan
manajemen KPI
 Merancang kebijakan &
panduan manajemen KPI
 Mengkonsolidasikan
Daftar KPI dari berbagai
Unit Kerja
Unit-Unit Kerja
 Mengidentifikasi dan
menentukan KPI
 Melakukan tanggapan &
perlakuan atas KPI
Satuan Kerja Audit Intern
(SPI)
 Merencanakan dan
melaksanakan audit
61
THANKS!
Any questions?
You can find us at:
@srz-consulting-training
@srzconsulting

More Related Content

Similar to Key Performance Indicators - SRZ Consulting (Desember 2021).pdf (20)

Makalah ke 2 manajeman stratejik ulfah 11150967
Makalah ke 2 manajeman stratejik ulfah 11150967Makalah ke 2 manajeman stratejik ulfah 11150967
Makalah ke 2 manajeman stratejik ulfah 11150967
Ulfah .
MAKALAH 2 EVALUASI DAN KOMPENSASI
MAKALAH 2 EVALUASI DAN KOMPENSASIMAKALAH 2 EVALUASI DAN KOMPENSASI
MAKALAH 2 EVALUASI DAN KOMPENSASI
bebynovianti
Tugas makalah i
Tugas makalah iTugas makalah i
Tugas makalah i
muty santika
Tugas makalah i
Tugas makalah iTugas makalah i
Tugas makalah i
muty santika
makalah 1
makalah 1makalah 1
makalah 1
fitrianipamungkas
Makalah evaluasi kinerja dan kompensasi uts yulianti agustini nim .1114073
Makalah evaluasi kinerja dan kompensasi uts yulianti agustini nim .1114073Makalah evaluasi kinerja dan kompensasi uts yulianti agustini nim .1114073
Makalah evaluasi kinerja dan kompensasi uts yulianti agustini nim .1114073
Ulie Ulie
Makalah 2 nasoro abdah (11150100) uas 7 o msdm
Makalah 2 nasoro abdah (11150100) uas 7 o msdmMakalah 2 nasoro abdah (11150100) uas 7 o msdm
Makalah 2 nasoro abdah (11150100) uas 7 o msdm
NasoroAbdah
juknis Job Description dan Job Specification
juknis Job Description dan Job Specificationjuknis Job Description dan Job Specification
juknis Job Description dan Job Specification
RintoPutra3
Makalah evaluasi kinerja
Makalah evaluasi kinerjaMakalah evaluasi kinerja
Makalah evaluasi kinerja
Hafida03
Tutorial menyusun key performance indicator (kpi) untuk mengukur kinerja anda
Tutorial menyusun key performance indicator (kpi) untuk mengukur kinerja andaTutorial menyusun key performance indicator (kpi) untuk mengukur kinerja anda
Tutorial menyusun key performance indicator (kpi) untuk mengukur kinerja anda
Arief Rukmana
Manajemen Stratejik SDM
Manajemen Stratejik SDMManajemen Stratejik SDM
Manajemen Stratejik SDM
Nurmansyah Arif W
Informasi software kinerja / Sofware Kinerja Performance Balanced Scorecard S...
Informasi software kinerja / Sofware Kinerja Performance Balanced Scorecard S...Informasi software kinerja / Sofware Kinerja Performance Balanced Scorecard S...
Informasi software kinerja / Sofware Kinerja Performance Balanced Scorecard S...
Virgo Lazarus
Makalah ke 1
Makalah ke 1Makalah ke 1
Makalah ke 1
MisbaAndrayani
Makalah 1.maman.s. 11150342,7_imsdm[1]
Makalah 1.maman.s. 11150342,7_imsdm[1]Makalah 1.maman.s. 11150342,7_imsdm[1]
Makalah 1.maman.s. 11150342,7_imsdm[1]
MamanSuparman22
Cara_Cascading_Organisasi_Perusahaan.ppt
Cara_Cascading_Organisasi_Perusahaan.pptCara_Cascading_Organisasi_Perusahaan.ppt
Cara_Cascading_Organisasi_Perusahaan.ppt
Antonius988186
Makalah evaluasi kinerja
Makalah evaluasi kinerjaMakalah evaluasi kinerja
Makalah evaluasi kinerja
JeriKojer
Agus nurrochman makalah ke 1
Agus nurrochman makalah ke 1Agus nurrochman makalah ke 1
Agus nurrochman makalah ke 1
agusnurr
PEOPLE DRIVEN print.pptx
PEOPLE DRIVEN print.pptxPEOPLE DRIVEN print.pptx
PEOPLE DRIVEN print.pptx
M. ABDUL AZIZ AL Fikri
Makalah uts
Makalah utsMakalah uts
Makalah uts
emahpurnamasari1
Neni armiti mkalah uts
Neni armiti mkalah utsNeni armiti mkalah uts
Neni armiti mkalah uts
NeniArmiti
Makalah ke 2 manajeman stratejik ulfah 11150967
Makalah ke 2 manajeman stratejik ulfah 11150967Makalah ke 2 manajeman stratejik ulfah 11150967
Makalah ke 2 manajeman stratejik ulfah 11150967
Ulfah .
MAKALAH 2 EVALUASI DAN KOMPENSASI
MAKALAH 2 EVALUASI DAN KOMPENSASIMAKALAH 2 EVALUASI DAN KOMPENSASI
MAKALAH 2 EVALUASI DAN KOMPENSASI
bebynovianti
Tugas makalah i
Tugas makalah iTugas makalah i
Tugas makalah i
muty santika
Tugas makalah i
Tugas makalah iTugas makalah i
Tugas makalah i
muty santika
Makalah evaluasi kinerja dan kompensasi uts yulianti agustini nim .1114073
Makalah evaluasi kinerja dan kompensasi uts yulianti agustini nim .1114073Makalah evaluasi kinerja dan kompensasi uts yulianti agustini nim .1114073
Makalah evaluasi kinerja dan kompensasi uts yulianti agustini nim .1114073
Ulie Ulie
Makalah 2 nasoro abdah (11150100) uas 7 o msdm
Makalah 2 nasoro abdah (11150100) uas 7 o msdmMakalah 2 nasoro abdah (11150100) uas 7 o msdm
Makalah 2 nasoro abdah (11150100) uas 7 o msdm
NasoroAbdah
juknis Job Description dan Job Specification
juknis Job Description dan Job Specificationjuknis Job Description dan Job Specification
juknis Job Description dan Job Specification
RintoPutra3
Makalah evaluasi kinerja
Makalah evaluasi kinerjaMakalah evaluasi kinerja
Makalah evaluasi kinerja
Hafida03
Tutorial menyusun key performance indicator (kpi) untuk mengukur kinerja anda
Tutorial menyusun key performance indicator (kpi) untuk mengukur kinerja andaTutorial menyusun key performance indicator (kpi) untuk mengukur kinerja anda
Tutorial menyusun key performance indicator (kpi) untuk mengukur kinerja anda
Arief Rukmana
Informasi software kinerja / Sofware Kinerja Performance Balanced Scorecard S...
Informasi software kinerja / Sofware Kinerja Performance Balanced Scorecard S...Informasi software kinerja / Sofware Kinerja Performance Balanced Scorecard S...
Informasi software kinerja / Sofware Kinerja Performance Balanced Scorecard S...
Virgo Lazarus
Makalah 1.maman.s. 11150342,7_imsdm[1]
Makalah 1.maman.s. 11150342,7_imsdm[1]Makalah 1.maman.s. 11150342,7_imsdm[1]
Makalah 1.maman.s. 11150342,7_imsdm[1]
MamanSuparman22
Cara_Cascading_Organisasi_Perusahaan.ppt
Cara_Cascading_Organisasi_Perusahaan.pptCara_Cascading_Organisasi_Perusahaan.ppt
Cara_Cascading_Organisasi_Perusahaan.ppt
Antonius988186
Makalah evaluasi kinerja
Makalah evaluasi kinerjaMakalah evaluasi kinerja
Makalah evaluasi kinerja
JeriKojer
Agus nurrochman makalah ke 1
Agus nurrochman makalah ke 1Agus nurrochman makalah ke 1
Agus nurrochman makalah ke 1
agusnurr
Neni armiti mkalah uts
Neni armiti mkalah utsNeni armiti mkalah uts
Neni armiti mkalah uts
NeniArmiti

Recently uploaded (6)

Pengukuran_Instrumentasi_Pertemuan1.pptx
Pengukuran_Instrumentasi_Pertemuan1.pptxPengukuran_Instrumentasi_Pertemuan1.pptx
Pengukuran_Instrumentasi_Pertemuan1.pptx
gintingdesiana
pelatihanScaffolding-Training-With-Bahasa.ppt
pelatihanScaffolding-Training-With-Bahasa.pptpelatihanScaffolding-Training-With-Bahasa.ppt
pelatihanScaffolding-Training-With-Bahasa.ppt
rhamset
1 Pengantar-dan-Dasar-Hukum-Scaffolding.pptx
1 Pengantar-dan-Dasar-Hukum-Scaffolding.pptx1 Pengantar-dan-Dasar-Hukum-Scaffolding.pptx
1 Pengantar-dan-Dasar-Hukum-Scaffolding.pptx
rhamset
8-Standar-pemasngan-Pembongkaran-Perancah-Rev.pptx
8-Standar-pemasngan-Pembongkaran-Perancah-Rev.pptx8-Standar-pemasngan-Pembongkaran-Perancah-Rev.pptx
8-Standar-pemasngan-Pembongkaran-Perancah-Rev.pptx
rhamset
Matematika Mengengah Pertemuan Ke-13 ok.
Matematika Mengengah Pertemuan Ke-13 ok.Matematika Mengengah Pertemuan Ke-13 ok.
Matematika Mengengah Pertemuan Ke-13 ok.
Sekolah Tinggi Teknologi Nasional
Training Managemen-gawat-darurat-1-ppt.ppt
Training Managemen-gawat-darurat-1-ppt.pptTraining Managemen-gawat-darurat-1-ppt.ppt
Training Managemen-gawat-darurat-1-ppt.ppt
rhamset
Pengukuran_Instrumentasi_Pertemuan1.pptx
Pengukuran_Instrumentasi_Pertemuan1.pptxPengukuran_Instrumentasi_Pertemuan1.pptx
Pengukuran_Instrumentasi_Pertemuan1.pptx
gintingdesiana
pelatihanScaffolding-Training-With-Bahasa.ppt
pelatihanScaffolding-Training-With-Bahasa.pptpelatihanScaffolding-Training-With-Bahasa.ppt
pelatihanScaffolding-Training-With-Bahasa.ppt
rhamset
1 Pengantar-dan-Dasar-Hukum-Scaffolding.pptx
1 Pengantar-dan-Dasar-Hukum-Scaffolding.pptx1 Pengantar-dan-Dasar-Hukum-Scaffolding.pptx
1 Pengantar-dan-Dasar-Hukum-Scaffolding.pptx
rhamset
8-Standar-pemasngan-Pembongkaran-Perancah-Rev.pptx
8-Standar-pemasngan-Pembongkaran-Perancah-Rev.pptx8-Standar-pemasngan-Pembongkaran-Perancah-Rev.pptx
8-Standar-pemasngan-Pembongkaran-Perancah-Rev.pptx
rhamset
Training Managemen-gawat-darurat-1-ppt.ppt
Training Managemen-gawat-darurat-1-ppt.pptTraining Managemen-gawat-darurat-1-ppt.ppt
Training Managemen-gawat-darurat-1-ppt.ppt
rhamset

Key Performance Indicators - SRZ Consulting (Desember 2021).pdf

  • 2. Agenda 2 Latar Belakang Apa itu Key Performance Indicators? Penyelarasan Kinerja Area Kinerja Utama / Tugas Utama Komponen Utama dari Performance Result Description Menentukan KPI Proses-proses Penunjang 1 2 3 4 5 6 7
  • 3. 3 ASSALAMU'ALAIKUM! Kami SRZ Consulting & Training Anda bisa menemukan kami di: @srz-consulting-training @srzconsulting
  • 5. Gambaran 5 Keadaan untuk dipertanggungjawabkan (akuntabilitas) dimulai dengan sasaran-sasaran kinerja yang didefinisikan secara jelas. Mengejewantahkan sasaran- sasaran organisasi ke dalam kegiatan-kegiatan harian adalah sisi proses dari Manajemen Kinerja (Performance Management)
  • 6. Gambaran (lanjutan) 6 Ketika kita memikirkan elemen manusia dari kinerja, kita juga menyadari bahwa pernyataan "seringkali" tidaklah cukup untuk mengetahui apa yang harus dikerjakan. Penting juga untuk mengetahui "bagaimana", "kenapa", dan "seberapa baik atau seberapa sering", supaya orang memberikan ide- ide dan kontribusi terbaik mereka pada pekerjaan mereka.
  • 7. Gambaran (lanjutan) 7 Tanpa sasaran kinerja yang didefinisikan dengan jelas, kita tidak dapat menentukan apakah orang atau sistem yang harus dirubah. Kita harus buat target kinerja yang jelas dan spesifik yang mendukung visi dan tujuan organisasi secara keseluruhan.
  • 8. Sekedar sibuk tidak cukup, pertanyaannya adalah Apa yang menyibukkan kita?". -Henry David Threau- (penulis dan filsuf asal Amerika Serikat) 8
  • 9. 2. Apa itu Key Performance Indicators? Atau Standar Kinerja 9
  • 10. 10 Human Capital Management Process Corporate Vision, Mission, Values, Business Strategy & Policies Org. Structure JDQR Job Competency Profile Personnel Data Personnel History People Attribut I N T E R F A C I N G Workload Analysis Man Power Planning Recruitment & Selection, Placement Training Catalogue Training Need Analysis Training Design Implement Training Evaluation Competency Directory Competency Assesment KPI Performance Appraisal HAV IDP, ICP Career Path Replacement Table Chart IDP: Individual Development Plan ICP: Individual Career Plan Personnel Administration Strategic Panning Learning Management Talent Organization Development Performance Management WLA, MPP & Recruitment HAV: Human Asset Value
  • 11. PERAN KPI UNTUK PERBAIKAN & PENINGKATAN 11 DENGAN KPI KITA TAHU DIMANA KINERJA ORGANISASI DAPAT DIPERBAIKI DAN DITINGKATKAN! Tujuan Yang ingin dicapai Hasil kerja periode penilaian Kinerja Bagus Pertahankan & Tingkatkan Kinerja Jelek Perbaikan/ Perubaha Tercapai Tidak Tercapai Kinerja lebih Baik
  • 12. KPI 12 KPI / Standar Kinerja, berupa kondisi nyata dan terukur yang harus tercapai sebelum suatu pekerjaan dapat dinilai "telah terlaksana dengan baik". Standar- standar tersebut fokus pada hasil, bukan sekedar aktivitas / kegiatan.
  • 13. Siapa yang memerlukan KPI? 13 KPI Diperlukan Dimiliki Digunakan DIkembangkan - Organisasi korporat - Setiap Sub organisasi - Setiap Jabatan
  • 16. 16 Tingkat Perusahaan Divisi I Divisi II Divisi III Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran . Tingkat Divisi I Departemen A Departemen B Departemen C Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran . Tingkat Departemen A Seksi 1 Seksi 2 Seksi 3 Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran . Sasaran .
  • 18. Manajerial Skill Contoh Skill berdasarkan Strata Jabatan Strata 4: Kepala Divisi Strata 3: Manajer Strata 2: Supervisor Strata 1: Operator, Inspector, Staff dll Supervisional Teknikal Skill Strategikal Skill
  • 19. 19 Visi / Misi Nilai-nilai Unit Organisasi Tugas Utama KPI Aktifitas Skill Visi Misi & Nilai- nilai Perusahaan Rencana Unit Organisasi Tugas Utama Sasaran Kerja Aktifitas Skill
  • 20. Penjelasan Gambar Dimulai dari titik puncak dengan penentuan visi, misi dan nilai-nilai organisasi, lalu turun hingga hasil-hasil seorang individu yang selaras dengan tim 20 pembentukan sub organisasi / unit kerja, penentuan tugas utama, menentukan sasaran kinerja yang (diharapkan) selalu selaras dengan tim, atasannya serta visi dan misi organisasi menentukan aktifitas harian menentukan kompetensi yang diperlukan
  • 21. Penjelasan Gambar (lanjutan) Misal pada sebuah perusahaan penjualan terdiri dari Akuntan yang pekerjaannya membuat laporan keuangan, ada yang bekerja sebagai Sales yang menawarkan produk atau jasa, ada seorang ahli sistem informasi yang merawat jaringan internet dan website perusahaan, ada petugas security yang menjaga keamanan perusahaan, dan masih banyak lagi. 21 Perusahaan Baja IT HR Gudang Delivery Akuntan Sales
  • 22. 4. Area Kinerja Utama / Tugas Utama Tugas Utama Organisasi Anda 22
  • 23. Contoh Tugas Utama untuk beberapa profesi / fungsi. 23 Sales Konstruksi Finance Pengembangan bisnis baru Pelayanan pelanggan Administrasi Repeat business Budgeting Sub-contractors Administrasi Evaluasi Deadline Analisa keuangan Evaluasi Administrasi Saving Procedure Improvement
  • 24. Contoh Tugas Utama untuk beberapa profesi / fungsi. 24 Konsultan Bisnis Kecil Customer Service Administras Kontrol Mutu Anggaran Kinerja konsultan Standar kepuasan Mengembangkan bisnis baru Strategi untuk tumbuh Peluang bisnis baru Pemenuhan kebutuhan pelanggan Evaluasi pelanggan Aturan dan kebijakan Menghubungi pelanggan Retensi
  • 25. Latihan: Tugas Utama Unit Organisasi Anda Dalam bidang-bidang pekerjaan apa saja, yang merupakan kritikal bagi Anda / organisasi yang Anda pimpin, untuk mencapai hasil yang diinginkan, yang telah ditentukan sebelumnya? (.............................) (.............................) (.............................) (.............................) (Sebutkan) Tugas Utama: 25
  • 26. 5. Komponen Utama dari Performance Result Description (Deskripsi Hasil Kinerja) 26
  • 27. 27 Nama Departemen / Bidang atau Tujuan Posisi Saya Kenapa pekerjaan / jabatan / posisi saya diciptakan? Komitmen Suatu pernyataan dari apa yang menjadi komitmen saya dalam pekerjaan, dan mengapa? Tugas Utama Bidang-bidang di mana saya atau organisasi yang saya pimpin harus mencapai hasil-hasil tertentu yang, bilamana semuanya tercapai keseluruhan, pada akhirnya memenuhi fungsi pekerjaan / organisasi saya. Sasaran Pendukung Sasaran dalam setiap Tugas Utama. Harus selaras dengan Tujuan Posisi Anda, dan visi serta misi organisasi. Key Performance Indicators (Indikator Utama Kinerja) Pekerjaan saya dalam Tugas Utama dapat dinilai telah tercapai dengan baik apabila syarat-syarat berikut terealisasi: (Sebutkan indikator-indikator lengkap yang menjadi pedoman penilaian karya Anda). Tugas dan Aktivitas Rutin - Aktivitas apa saja yang diperlukan untuk merealisasikan KPI? Keterampilan, Pengetahuan, dan Kemampuan - Apa saja yang harus Anda ketahui, dan mampu lakukan untuk merealisasikan KPI?
  • 28. 28 Contoh 1 Tugas Utama (Contoh) : Pengembangan Tim Tujuan Pendukung: Tujuan dari Tugas Utama ini adalah: Membangun tim yang handal, solid, loyal serta berkembang KPI: Pekerjaan saya dalam Tugas Utama ini akan terlaksana dengan baik bilamana hal-hal berikut terjadi: 1. Recruitment harus sesuai dengan SOP, dilaksanakan paling lambat satu bulan sebelum kebutuhan jatuh tempo. 2. Semua karyawan memperoleh pelatihan yang sesuai dengan pekerjaan, minimal 7 hari dalam 1 tahun. 3. Semua karyawan mendapatkan pelatihan pilihan minimal 3 hari per tahun 4. Seluruh karyawan memperoleh coaching & counseling minimal 1 kali dalam 1 semester
  • 29. 29 Contoh 1 (lanjutan) Tugas dan Aktivitas Harian Latihlah menyusun sejumlah tugas dan aktivitas yang harus dilaksanakan dalam Tugas Utama ini. 1. Recruitment 2. Pelatihan bagi anggota tim 3. Briefing dengan tim 4. Coaching & Counseling Keterampilan, Pengetahuan, Kemampuan Tulislah sejumlah keterampilan, pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan untuk mencapai KPI ini. Hal-hal ini akan menolong saat merekrut, melatih, dan mendelegasikan. 1. Psikologi orang dewasa 2. Training needs analysis 3. Teknik recruitment 4. Coaching & counseling skills
  • 30. 30 Contoh 2 Tugas Utama (Contoh) : Product Presentation Tujuan Pendukung: Tujuan dari Tugas Utama ini adalah: Menciptakan citra positif mengenai perusahaan dan produk / layanan melalui presentasi kepada (calon) pelanggan KPI: Pekerjaan saya dalam Tugas Utama ini akan terlaksana dengan baik bilamana hal-hal berikut terjadi: 1. Rasio closing rata-rata adalah 40% dengan pelanggan lama dan 30% dengan pelanggan baru 2. Penjualan rata-rata sebanyak Rp 100 juta per bulan 3. 50% dari presentasi-presentasi menggunakan dukungan teknis (misalnya powerpoint), sehingga meninggalkan kesan yang positif pada pelanggan
  • 31. 31 Contoh 2 (lanjutan) Tugas dan Aktivitas Harian Latihlah menyusun sejumlah tugas dan aktivitas yang harus dilaksanakan dalam Tugas Utama ini. 1. Membuat presentasi 2. Menyiapkan bahan presentasi 3. 4. Keterampilan, Pengetahuan, Kemampuan Tulislah sejumlah keterampilan, pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan untuk mencapai KPI ini. Hal-hal ini akan menolong saat merekrut, melatih, dan mendelegasikan. 1. Menguasai software prowerpoint 2. Menguasai metode presentasi 3. 4.
  • 32. 32 Tugas Utama No. 1. : Tujuan Pendukung: Tujuan dari Tugas Utama ini ialah: KPI: Latihlah menyusun sejumlah Performance Standard, yang mengikuti pedoman SMART. Gunakan "Check List" pada pesan sebelumnya.. Pekerjaan saya dalam Tugas Utama ini akan terlaksana dengan baik bilamana hal-hal berikut terjadi: 1 2 3 4 5 Tugas dan Aktivitas Harian Latihlah menyusun sejumlah tugas dan aktivitas yang harus dilaksanakan dalam KPI ini. 1 2 3 4 5 Keterampilan, Pengetahuan, Kemampuan Tulislah sejumlah keterampilan, pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan untuk mencapai KPI ini. Hal-hal ini akan menolong saat merekrut, melatih, dan mendelegasikan. 1 2 3 4 5 Tugas Utama No. 2 : Tujuan Pendukung: Tujuan dari Tugas Utama ini ialah: KPI: Latihlah menyusun sejumlah Performance Standard, yang mengikuti pedoman SMART. Gunakan "Check List" pada pesan sebelumnya.. Pekerjaan saya dalam Tugas Utama ini akan terlaksana dengan baik bilamana hal-hal berikut terjadi: 1 2 3 4 5 Tugas dan Aktivitas Harian Latihlah menyusun sejumlah tugas dan aktivitas yang harus dilaksanakan dalam KPI ini. 1 2 3 4 5 Keterampilan, Pengetahuan, Kemampuan Tulislah sejumlah keterampilan, pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan untuk mencapai KPI ini. Hal-hal ini akan menolong saat merekrut, melatih, dan mendelegasikan. 1 2 3 4 5 Tugas Utama No. 3 : Tujuan Pendukung: Tujuan dari Tugas Utama ini ialah: KPI: Latihlah menyusun sejumlah Performance Standard, yang mengikuti pedoman SMART. Gunakan "Check List" pada pesan sebelumnya.. Pekerjaan saya dalam Tugas Utama ini akan terlaksana dengan baik bilamana hal-hal berikut terjadi: 1 2 3 4 5 Tugas dan Aktivitas Harian Latihlah menyusun sejumlah tugas dan aktivitas yang harus dilaksanakan dalam KPI ini. 1 2 3 4 5 Keterampilan, Pengetahuan, Kemampuan Tulislah sejumlah keterampilan, pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan untuk mencapai KPI ini. Hal-hal ini akan menolong saat merekrut, melatih, dan mendelegasikan. 1 2 3 4 5
  • 33. 33 No Tugas Utama Tujuan Pendukung KPI Tugas & Akivitas harian Keterampilah, Pengetahuan, Kemampuan Bidang-bidang di mana Saya harus mencapai hasil-hasil tertentu yang bilamana semuanya tercapai secara keseluruhan, pada akhirnya memenuhi Job Function saya. Sasaran dalam setiap Tugas Utama . Harus selaras dengan position goal, dan visi serta misi organisasi. Pekerjaan saya dalam Tugas Utama dapat dinilai telah tercapai dengan baik apabila syarat-syarat berikut terealisasi. Harus memenuhi kriteria SMART: Dan memiliki setidaknya satu dari hal- hal berikut: (Deadline, Dokumentasi yang harus dihasilkan, Persentasi, Besaran moneter. Misal: dalam rupiah) Aktifitas apa saja yang diperlukan untuk merealisasikan KPI? Apa saja yang harus diketahui dan dilakukan untuk merealisasikan KPI Job Function or Position Goal : Kenapa pekerjaan / jabatan / posisi saya diciptakan Commitment :Suatu pernyataan dari apa yang menjadi komitmen saya dalam pekerjaan dan mengapa
  • 35. 1 Nama Departemen / Bidang atau Tujuan Posisi Saya: Kenapa pekerjaan / jabatan / posisi saya diciptakan? 35 Jawaban:
  • 36. 2 Komitmen: Suatu pernyataan dari apa yang menjadi komitmen saya dalam pekerjaan, dan mengapa? 36 Jawaban:
  • 37. 3 Tugas Utama Bidang-bidang di mana saya atau organisasi yang saya pimpin harus mencapai hasil-hasil tertentu yang, bilamana semuanya tercapai keseluruhan, pada akhirnya memenuhi fungsi pekerjaan / organisasi saya. 37 Jawaban:
  • 38. 4 Sasaran Pendukung: Sasaran dalam setiap Tugas Utama. Harus selaras dengan Tujuan Posisi Anda, dan visi serta misi organisasi. 38 Jawaban:
  • 39. 5 Key Performance Indicators Pekerjaan saya dalam Tugas Utama dapat dinilai telah tercapai dengan baik apabila syarat-syarat berikut terealisasi: (Sebutkan indikator-indikator lengkap yang menjadi pedoman penilaian karya Anda). 39 Jawaban:
  • 40. 6 Tugas dan Aktivitas Rutin Aktivitas apa saja yang diperlukan untuk merealisasikan KPI? 40 Jawaban:
  • 41. 7 Keterampilan, Pengetahuan, dan Kemampuan Apa saja yang harus Anda ketahui, dan mampu lakukan untuk merealisasikan KPI? 41 Jawaban:
  • 42. Tugas Kemudian sempatkan untuk mendiskusikan jawaban Anda dengan atasan Anda untuk memastikan Anda telah sesuai dengan apa yang diharapkan atasan Anda. Pastikan anda menjawab pertanyaan " mengapa pekerjaan saya ada ?", sebelum Anda melanjutkan pada pertanyaan-pertanyaan lainnya. Selanjutnya, silahkan Anda susun KPI bagi jabatan Anda sendiri. Ini adalah pengalaman yang berharga yang akan memberi pemahaman akan pekerjaan Anda sendiri. 42
  • 43. 6. Menentukan KPI Atau Standar Kinerja 43
  • 44. Menentukan KPI Untuk memastikan KPI menjadi sesuatu yang obyektif, bukan subyektif dan dapat menghilangkan ketakutan akan proses penilaian karya. Pada halaman berikut terdapat sejumlah pertanyaan "Check List" yang dapat digunakan untuk menentukan kekuatan suatu Indikator Kinerja 44
  • 45. "Check List penentuan KPI Apakah sudah SMART? Apakah dalam kendali atau kewenangan Anda? Apakah Anda sudah mengukur hasil, dan bukan sekedar mengukur kegiatan? Apakah Anda mengharapkan kesempurnaan? Apakah kata-kata tertentu dapat diartikan berbeda oleh orang lain?, kata-kata seperti; "baik", "banyak", "efektif", "bagus", "berhasil", "terbaik" dsb. adalah kata-kata yang tidak terukur atau dapat diartikan secara berbeda-beda oleh masing-masing orang. 45
  • 46. Gunakan Prinsip SMART: 46 S Specific = Tajam Jelas, tidak membingungkan, langsung (berterus terang) dan dapat dimengerti M Measurable = Dapat diukur Terukur secara kuantitas, kualitas, dan atau uang A Attainable = Realistis Berada dalam batas-batas kendali & kapabilitas yang bersangkutan R Result-oriented = Orientasi hasil Berorientasi pada hasil, bukan sekedar kegiatan T Time-phased = Ada batas waktu Batas waktu tertentu untuk penyelesaiannya
  • 47. KPI 47 Deadline (tenggat waktu) Dokumentasi yang harus dihasilkan / diserahkan / disetujui Persentase Besaran moneter dalam satuan mata uang, misal Rupiah (Rp) KPI harus memiliki setidaknya satu dari empat hal berikut:
  • 48. Dalam Menetapkan Sasaran Pelajari Juga: 48 Subyek / Obyek Cek Pemegang kepentingan: - Pemegang saham - Pengurus - Karyawan - Pelanggan - Pemasok - dll Apa harapan & persyaratan mereka? Yang ingin dicapai organisasi di waktu yad: - Tujuan - Strategi - Sasaran - Target Sesuaikah dengan harapan & persyaratan pemegang kepentingan?
  • 49. Latihan Setidaknya 50% dari peningkatan pemasukan di tahun fiskal berasal dari penjualan ke pelanggan baru. Semua staf menyelesaikan sertifikasi-ulang wajib tahunan mereka dalam waktu selambatnya satu bulan setelah tanggal ulang tahun masa kerja mereka, sebagaimana yang ditetapkan oleh ISO. Keluhan pelanggan ditangani dengan baik. 49
  • 50. Daftar Proyek Bulanan 50 Pada awal bulan, tulislah hal-hal yang Anda rencanakan untuk setiap KPI: Pada akhir bulan tulislah hal-hal yang telah dicapai untuk setiap KPI: KPI #1 KPI #1 KPI #2 KPI #2 KPI #3 KPI #3
  • 52. Rekapitulasi & Monitoring KPI KPI yang telah ditentukan oleh tiap-tiap sub organisasi selanjutnya dapat dihimpun, direview dan dimonitor capaiannya dalam periode waktu tertentu. 52
  • 53. Pembobotan Pembobotan KPI dilakukan dengan melihat tingkat kepentingan proses bisnis kritis organisasi yang diukur melalui KPI. Ada dua model pembobotan KPI yaitu pembobotan secara langsung (direct weighting) atau menggunakan AHP (Analytic Hierarchy Process) . 53
  • 54. Contoh Sederhana 54 No Sub Organisasi Area kinerja utama / Tugas Utama KPI Bobot KPI (*) Reali sasi Skor Skor Akhir 1 Sales Penjualan 1 M / tahun 0,3 90% 0,9 0,27 2 Logistic Pengiriman On time delivery 100 % 0,19 80% 0,8 0,152 3. Produksi Proses Produksi 1 % Reject max / tahun 0.3 80% 0.8 0.208 4. Keuangan Laporan Keuangan On Time Schedule 100 % 0.21 100% 100 0.21 Note: *Total harus = 1 (100%)
  • 55. Proses Mengkaji-Ulang Setiap unit organisasi secara reguler perlu mengkaji-ulang Daftar KPI Tujuannya untuk mengkinikan Daftar KPI sesuai dengan perkembangan Selain kaji-ulang reguler, kaji-ulang khusus harus dilakukan bila sewaktu-waktu ada perubahan Perubahan lingkungan internal Perubahan lingkungan eksternal KPI tidak selalu tetap, KPI baru dapat timbul & prioritas KPI dapat berubah karena perubahan: Sebaiknya unit yang bertanggung jawab sebagai pembina KPI, lakukan juga kaji-ulang atas Daftar KPI dari unit-unit yang lain 55
  • 56. Proses Memantau Audit internal harus memantau penyelenggaraan pencapaian KPI di seluruh unit untuk meyakini bahwa KPI telah dimanajemeni dengan baik, caranya dengan: 56 Menyusun Program Audit Melaksanakan Audit KPI
  • 57. Proses Komunikasi Komunikasi dilakukan untuk menyamakan persepsi Orang dapat berbeda persepsi tentang KPI karena perbedaan asumsi, konsep, pengalaman, kepentingan & minat Yang paling penting dikomunikasikan adalah Daftar KPI Catatan: Komunikasi akan memudahkan semua pihak terkait dapat memahami mengapa suatu keputusan penting ditetapkan 57 Konsultansi dilakukan untuk membantu unit-unit organisasi terutama di dalam mengidentifikasi dan melakukan penyusunan KPI Konsultansi dapat dilakukan berupa jasa fasilitasi Konsultansi dilakukan oleh unit yang bertanggungjawab Proses Konsultansi
  • 58. Proses Menyusun Dokumen Manajemen KPI yang dijalankan harus didasarkan pada dokumen Kebijakan dan Panduan yang berlaku Daftar KPI Daftar tindak lanjut Arsip yang minimal harus dipelihara: Membuktikan adanya identifikasi KPI yang sistematis Mengembangkan data base pengetahuan organisasi tentang KPI Memfasilitasi audit Arsip-arsip tersebut diperlukan untuk tujuan berikut: Catatan Hasil Kaji-Ulang Laporan Audit Laporan Konsultansi Bukti Komunikasi Pengungkapan KPI kepada pihak lain Arsip Proses Penunjang Manajemen KPI yang minimal harus dipelihara: 58
  • 59. Pengorganisasian Tanggung Jawab & Wewenang 59 Unit yang Membidangi Pembinaan Manajemen KPI Unit-Unit Organisasi Lainnya SPI (Satuan Pengawasan Intern) atau SKAI (Satuan Kerja Audit Intern) Pimpinan Puncak a. Menyusun Kebijakan dan Panduan Manajemen KPI b. Mengumpulkan Daftar KPI dari seluruh unit organisasi c. Mengevaluasi KPI per KPI dari gabungan KPI sejenis dari seluruh unit organisasi untuk mengusulkan apakah ada rencana tindak-lanjut tambahan yang diperlukan a. Mengusulkan kebijakan KPI unit organisasinya b. Mengambil keputusan tentang capaian KPI, bila sesuai dengan wewenangnya c. Membangkitkan dan memelihara kultur sadar KPI di unit organisasinya d. Mengkaji-ulang Daftar KPI unit organisasinya a. Membuat program audit dan melaksanakan audit a. Membentuk unit yang membidangi pembinaan manajemen KPI b. Menyediakan sumber daya yang dibutuhkan c. Memutuskan Kebijakan dan Panduan Manajemen KPI d. Memutuskan tanggapan dan perlakuan atas strategi capaian KPI yang kewenangannya berada pada pimpinan puncak
  • 60. Hubungan Antar Unit Kerja 60 Unit Kerja yang membidangi pembinaan manajemen KPI Merancang kebijakan & panduan manajemen KPI Mengkonsolidasikan Daftar KPI dari berbagai Unit Kerja Unit-Unit Kerja Mengidentifikasi dan menentukan KPI Melakukan tanggapan & perlakuan atas KPI Satuan Kerja Audit Intern (SPI) Merencanakan dan melaksanakan audit
  • 61. 61 THANKS! Any questions? You can find us at: @srz-consulting-training @srzconsulting