Onboarding e-bog
0 likes79 views
Hvad du kan gøre for at holde fast i den nye medarbejders glade og positive energi Hvordan du skaber et godt førstehåndsindtryk af virksomheden Hvad du bør have med i et træningsforløb til nye medarbejdere Hjælp til hvem der skal være med i processen – og hvem som skal designe onboarding forløbet Hvorfor og hvordan I sætter mål sammen med medarbejderen En konkret plan for hvad der skal/bør ske den første dag, uge, måned og år Alle de dokumenter du skal have styr på 10 Trin til at lave dit eget onboarding-program Du får konkrete tiltag, køreplaner og checklister, som du kan eksekvere på i morgen. Skab en stærk onboarding og få nye medarbejdere “up to speed” hurtigere og mere effektivt.
Onboarding e-bog
- 2. orordF og metoder, som du kan bruge i din virksomhed til at skabe en succesfuld onboardingproces. E-bogen er ikke en facitliste som sådan – men du er velkommen til at plukke de gode råd, som I kan bruge i jeres virksomhed. God fornøjelse Når jeg arbejder med rekruttering, har jeg observeret, at der kan være ret stor forskel på, hvordan det foregår, når jeg ”slipper” kandidaterne, og virksomheden skal have dem ”om bord”. Nogle virksomheder har så travlt, at det er meget småt med en dissideret onboardingproces – og andre går mere grundigt til værks. Nogle gange bliver jeg spurgt til råds, fordi jeg kommer ret tæt på lederne og kandidaterne i løbet af en rekrutteringsproces. Dette har inspireret mig til at skrive denne e-bog. Den er fyldt med en masse værktøjer Mvh Jesper Dalhus Erhvervscoach
- 3. Onboarding Den glemte kunst… D&I Re-Defined ONBOARDING DEN GLEMTE KUNST… Onboarding er en fordel for: Den nyansatte Chefen Teamet Hele virksomheden Kunderne Vidste du i øvrigt, at når en ansat stopper i virksomheden, koster det normalt 3 gange deres månedsløn, at erstatte ham/hende… En tidligere undersøgelse fra Harward Business Institutviste, at op imod 30% vil forlade deres nye job inden for 6 mdr. Hvordan kan det være, at det er sådan? Det er jo nok det første spørgsmål, der melder sig. Det viser sig, at i næsten 90% af tilfældene har onboardingsprocessen været mangelfuld – hvis den i det hele taget har været tilstede. Utilfredshed kan være en farlig cocktail… Som skrevet oven for:Når den nye medarbejder ankommer til sit nye job, er de fleste positive og motiveret til at starte op. Der kan dog hurtigt opstå utilfredshed hos den nye medarbejder, hvis man har fået at vide, hvordan jobbet vil være, og når man så starter op, viser det sig, at jobbet er helt anderledes. Men hvorfor er onboarding i det hele taget vigtig? Onboarding starter op i det øjeblik, kandidaten accepterer dit jobtilbud… Næsten alle nyansatte møder op den første dag med en positiv attitude, og de er motiveret til at komme i gang med det nye job. Et af målene med onboarding er at fastholde disse positive følelser, for jobbet og for virksomheden, så længe som muligt. Et andet mål er, at den nye medarbejder gerne skal føle sig velkommen og støttet undervejs i deres ”nye rejse” som ansat i jeres virksomhed. Det handler om at skabe relationer i virksomheden, lære jeres virksomhedskultur at kende og blive trænet, så han eller hun bliver i stand til at udføre det job, vedkommende er blevet ansat til. Selvom onboarding koster penge, viser det sig, at det er en god investering for virksomheden, når de nye medarbejder bliver landet så godt som muligt. Page I 02
- 4. Page I 03 Onboarding Den glemte kunst… Nogle medarbejdere forlader virksomheden med det samme, når de opdager, at jobbet ikke svarer til deres forventninger. Dette giver naturligvis nogle udfordringer – for det stiller dig samme sted, som da du startede rekrutteringsprocessen. Det koster ”kassen”, hver gang en rekrutteringsproces må gå om, så det kan godt betale sig ikke at oversælge jobbet. Et andet udfald, som ofte kan være værre for virksomheden, er, at medarbejderen bliver, selvom han/hun ikke er tilfreds. Jeg siger bare med det samme: Denne situation kan som sagt være værre for virksomheden, også selvom du har fået udfyldt hullet i din organisation. Det er altså ikke ret fedt at have en medarbejder ansat i virksomheden, som ikke er tilfreds, og som reelt hellere ville være et andet sted. Denne medarbejder kæmper med at lykkes i jobbet, laver mange fejl, og måske er det, fordi de ”lukkede ned”, da han eller hun blev sat ind i tingene. Problemet med den negative attitude er, at den smitter af, og på denne måde går det ud over de andre gode og positive kollegaer. Den eneste grund til at de bliver i virksomheden er, at de har brug for pengene, og de fordele I tilbyder, og de er der kun, indtil de har fundet et andet job. Og det kan kun gå for langsomt, set med dine øjne. Det er noget at glæde sig over… Husk nu, at når I ansætter en ny medarbejder, så er der noget at glæde sig over, noget at fejre, noget at se frem til. Det skulle jo gerne være sådan, at man kunne sige, ”tillykke, jeres team er netop blevet endnu bedre ved at ansætte denne stjernemedarbejder!” Du har jo valgt den bedste, tænk over det! igennem hele rekrutteringsprocessen har du haft fokus på at finde den bedste til jobbet, gennem screening, samtaler og tests. Formålet med hele processen er at finde den bedst mulige kandidat. Det skal kunne mærkes fra det øjeblik man træder ind i jeres virksomhed – den nye ansatte kan virkelig hjælpe jeres virksomhed til at nå jeres mål. Tag dig tid til, at få det planlagt Hvornår og hvordan, skal den nye medarbejder trænes. Hvordan vil I introducerer den nye medarbejder til teamet. Jo mere selve teamet bliver involveret i denne proces, jo mere vil de ofte tage ansvar. Det er jo også i deres interesse, at deres team bliver endnu bedre. Hvad skal teamet gøre, for at byde den nye medarbejder velkommen bedst muligt. Det kan godt betale sig at tænke denne proces ind som en form for en teambuildingproces, det giver en god energi i teamet, at alle byder ind. Det er
- 5. Onboarding Den glemte kunst… D&I Re-Defined også i teamet, at man med fordel kan vælge en mentor ud, som kan støtte den nye undervejs i deres onboardingproces. Det første indtryk er vigtigt I har én mulighed for at give den nye medarbejder et godt førstehåndsindtryk, og det er den første dag, man møder ind. Det er jo klart, at hvis medarbejderen føler sig velkommen, og I er klar til at byde velkommen, sætter det nogle spor, som den nye går hjem og fortæller om i sit netværk. En virkelig nødvendig ting er, at der er styr på den nye medarbejders arbejdsplads, når man møder op første dag. Der er naturligvis bestilt visitkort, bordet er gjort rent, teamet har måske købt en lille velkomstgave, måske er der hængt et velkomstbanner op, og der er sørget for, at der bliver sendt en buket blomster hjem til ægtefællen/kæresten, med en lykønskning om det nye job. Dette har jeg selv praktiseret, da jeg var salgschef, og det er ret vildt at opleve den effekt, det kan have. Alt dette er med til at sikre, at den nye medarbejder føler sig ekstra velkommen. En buddy kan være en super god ide Men hvad er en buddy så, tænker du måske? Det er en medarbejder fra teamet, som i forvejen udfører pågældende job. Det er jo nærmest oplagt, at man har mange spørgsmål, og for at man ikke skal føle sig til besværi forhold til chefen, er det en god ide at have en buddy, som står til rådighed. Det er også oplagt at bruge en buddy til sidemandsoplæring. Det er samtidig også med til, at man hurtigt får skabt nogle gode relationer til en medarbejder, som kender virksomheden indefra. Brug forskellige træningsmetoder Træning er en vigtig faktor for, at mans som ny medarbejderklarer det job, man er ansat i. Det kan være træning i forskellige nye programmer, eller andre færdigheder man skal kunne som medarbejder. Mit forslag er at bruge forskelle træningsmetoder for at ramme så bredt som muligt. Jeg vil godt lige sige med det samme. Selvom vi er i disse online tider, kan internet og video ikke erstatte den fysiske kontakt. Jeg hørte på et tidspunkt om en virksomhed, som forsøgte sig med træning udelukkende via video.Men da medarbejderen mødte op, havde man ingen relationer og kunne ikke forstå kulturen. Når det kommer til træning, kan jeg godt lide, at man anvender en kombination af forskellige virkemidler: Online (introvideo m.m.)God til praktiske informationer og kan evt. sendes ud i god tid, inden man starter op i virksomheden. Page I 04
- 6. Page I 05 Onboarding Den glemte kunst… Offline (Sidemandsoplæring/fysiske kurser) Danner relationer, god til at fortælle om kulturen. Jeg kan rigtigt godt lide,at man arbejder med feedback, hvor en kollega giver feedback på opgaver, den nye medarbejder laver – meget gerne oplevelsesbaseret. Dette virker ret stærkt. (Brug gerne modellen ros, ros, ros – et forslag til forbedring – ros). Denne model er nemmere at sluge for de fleste. Onboarding-dokumenter: Send gerne dokumenter i forvejen, og bed den nye medarbejder om at udfylde dem i forvejen. Det kunne være oplysninger som: Skat Bank Fordelsprogram Forventninger Medarbejderhåndbog Kontaktperson i tilfælde af en ulykke Det sparer tid, og den nye ansatte kan bruge tiden på at lære om jeres organisation, når man møder ind den første dag. Når du sender dokumenter afsted i god tid, sender du også samtidig et signal om, at der er styr på de administrative ting i virksomheden. (Husk at sende dem via et lukket system i disse GDPR-tider). Men hvem designer processen Når I skal designe selve onboardingprocessen,vil det være ideelle, at der indgår team-medlemmer både op ad og vandret i jeres organisation. På denne måde sikrer man, at dem,der byder ind, har lyst (og mulighed), og vil se frem til at være en del af processen. Styregruppen skal naturligvis tilpasses til det enkelte job. Her er en ide til en styregruppe i en større virksomhed. Hvis der er tale om en mindre virksomhed – vil styregruppen automatisk være mindre: Mit forslag: Topleder Afdelingsleder HR En som for nylig er ansat i virksomheden En medarbejder, som har været ansat i 12-18 mdr. En medarbejder, som har potentiale til at blive forfremmet til leder Gruppen mødes en gang om året, for at sikre, at programmet er up2date i forhold til de ændringer, der er sket i organisationen. Det er naturligvis ret vigtigt, at den som er ”projektleder” på en onboardingproces har afsat den nødvendige tid. Orientering/onboarding Nogle ledere tror, at det er det samme – men i virkeligheden er det to ret
- 7. Onboarding Den glemte kunst… Page I 06 forskellige størrelser. Orientering er godt til at fortælle den nye ansatte om: Vision Mission Kulturen Historien Værdierne Orientering er kun en del af onboardingprocessen, og har til formål at give den nye medarbejder den nødvendige information. Orientering er en engangsevent – og kan normalt gøres færdig på 1-2 dage. Onboarding løber over flere mdr., og det vigtigste element er at motivere nye ansatte, så de får lyst til at fortsætte i virksomheden, og at de har lyst til at investere deres tid i jobbet. Sæt mål: Det med at sætte mål og nå dem vil være en ret stor del af hele onboardingprocessen. Mit forslag er at sætte nogle delmål undervejs.Det gør det oftere nemmere at nå, når man oplever nogle succeser undervejs. Det er også mere motiverende for den nye medarbejder. For de fleste mennesker kan det være utroligt powerfuldt, når først de får sat et mål, og de ved, hvad der forventes af dem. Jeg kan godt lide at bruge SMARTE målmodellen i denne forbindelse – og den kan bruges både til hovedmålet og delmålene. S=Specifik M=Målbart A=Attraktivt T=Tidsbestemt E=Evaluerbart Faser i onboarding Der er forskellige faser i en vellykket onboardingproces. Før (Hvilke aktiviteter skal sættes i gang, inden medarbejderen starter) Første dag – Hvem står for modtagelsen, og hvordan skal dagen foregå Første uge – Hvad skal den nye medarbejder igennem, hvem har ansvaret Første md. Hvordan klæder vi bedst muligt den nye medarbejder på Første 3 md. Medarbejderen bliver klædt bedre på, og er startet på selvstændige opgaver Første 6 md. – Medarbejderen klare flere og flere opgaver selvstændigt. Der kan være brug for coaching og støtte undervejs, så målene nås Første år – Medarbejderen er godt inde i stoffet – kig tilbage sammen med lederen for at vurdere selve onboardingprocessen. Hvad har virket rigtigt godt, hvad kan med fordel justeres I forbindelse med onboardingprocessen kan det være en fordel at koble
- 8. Page I 07 Onboarding Den glemte kunst… forskellige træningsaktiviteter på den nye medarbejder. Eksempelvis: En buddy–altså en kollega fra teamet, som hjælper ved evt. tvivlsspørgsmål Mentor – som er projektleder –sikrer, at den nye medarbejder kommer godt igennem processen. Coach – som sikrer, at den nye medarbejder arbejder på sine mål, og hjælper, så det bliver muligt at nå de opstillede mål. Både buddy og coach kan med fordel benytte sig af sidemandsoplæring. Video kan være et godt supplement, men efter min overbevisning kan det ikke stå alene. Leverandøren er ideel til at træne/undervise medarbejderen i de produkter, de leverer til virksomheden. Beskrivelse Bør være så generel, at den kan anvendes igen og igen. Den skal dog tilpasses den enkelte nye medarbejder og de aktuelle behov. Indhold i denne beskrivelse kan være: Opstartsdato, rolle, afdeling, chef 2 linjer med en jobbeskrivelse Liste med hvem der er ansvarlig for den enkelte opgave i onboardingprocessen Opsummering af det arbejde den nye medarbejder har arbejdet med, inden starten i jeres virksomhed Hvad der skal ske første dag, første uge Træningsplanen Mål for de første 30, 60 og 90 dage Første dag Denne dag er super vigtig, da I som virksomhed har mulighed for at gøre et godt førstehåndsindtryk – that’s it. Det er klart, at den nye medarbejder går hjem til venner og familie og fortæller, hvordan den første dag har været, og har I gjort jer umage, går de med sikkerhed hjem og fortæller, hvilken fed oplevelse det var at starte op i jeres virksomhed. Vær opmærksom på, at det modsatte også er tilfældet! For at komme i gang med dagen, kan det være en rigtig god ide at starte med at drikke en kop kaffe og give den information, som er nødvendig. Det kunne eksempelvis være: Den ansatte møder til tiden – og bliver budt velkommen af chefen Div. Sikkerhedsprocedure gennemgås Chefen introducerer den nye ansatte for mentoren/projektlederen, som har ansvaret for selve onboardingprocessen Chefen giver en kort rundvisning i virksomheden, viser omklædning, kantine, nødudgang, og hvis det er muligt, er det en god ide at spise sammen med teamet
- 9. Onboarding Den glemte kunst… Page I 08 Gennemgang af onboardingprocessen. Fokus bør ligge på den første dag og den første uge. Gennemgang af, hvordan man kommer på nettet, diverse politikker, intranet osv. Første uge Formålet med den første uge er at den nye medarbejder får mulighed for langsomt at få bygget en god relation om til medarbejderne og langsomt vænner sig til, hvordan det er at arbejde hos jer. Det er også vigtigt at få spurgt ind til, om der er noget man skal være specielt opmærksom på, eks. specielle hensyn mm., så kan man lige så godt få det af vide, så hurtigt som muligt Det kan være en rigtig god ide, at bede om feedback fra den nye ansatte, i forhold til onboardingprocessen, hvis der er noget der skal rettes til. For at gøre det målbart kan du evt. bruge denne skala: Meget enig, enig, neutral, uenig, meget uenig. I denne forbindelse kan du med fordel bruge nogle af disse spørgsmål: Hvad var det bedste du har oplevet i den første uge? Hvad var du mest ked af denne uge? Hvad ville du gerne ændre, for kommende medarbejdere? Hvordan vil du score din uge på en skala fra 1-5 – hvor 5 er super godt og 1 ikke så godt Beskriv din første uge med 1 ord Den første måned Arbejde sig igennem onboardingplanen – fokus på, hvilke mål der skal nås den første md. Arbejde samme med deres mentor/coach – for at sikrer at man arbejder i retningen af deres mål Så småt komme ind i deres nye rolle Bygge relationer, til kollegaer i teamet og i resten af virksomheden Færdiggøre træningen Samtale med deres chef, mindst 1 gang om ugen Hvis der er udfordringer undervejs, bringes disse til bordet, så de kan blive talt igennem, og løst, hvis det er muligt Kigge tilbage på onboardingprocessen den første md. – Brug evt. spørgsmål, der kun kan svares ja eller nej til Eller brug åbne spørgsmål – enten med en skala fra 1-5, eller en skala med: Meget enig, enig, neutral, lidt uenig, meget uenig – afhængig af, hvad du kunne tænke dig at få svar på Det første år Træningen er afsluttet Medarbejderen har udviklet de nødvendige evner Der er bygget relationer op i virksomheden Transformationen er i fuld gang, hvor man er gået fra at være den nye til en kollega, som er accepteret i virksomheden
- 10. Page I 09 Onboarding Den glemte kunst… For at udvikle på selve processen kan det være en god ide at stille nogle af disse spørgsmål: Hvor effektiv var selve onboardingprocessen? Hvad tænker du om at blive en del af virksomheden? Hvad har du fået ud af din træning? Hvad betød det, at der var konkrete mål undervejs? Hvad har du lært i perioden? Hvad vil du fortælle en ny medarbejder i dag? Hvad er din objektive mening om jobbet? Hvad er next step, før du træder ud af onboardingprogrammet? Har du evt. selv lyst til at blive mentor for kommende nye medarbejdere? 10 steps til at lave dit eget onboarding-program 1. Formålet er at styrke de nyansatte 2. Faciliter selve processen 3. Keep it simple 4. Giv det tid 5. Lav træningen interaktivt (video, hands-on, møder, træning, undervisning, sidemandsoplæring) 6. Mål fremskridtet 7. Hold den nye ansvarlig for deres handlinger undervejs i programmet 8. Gør onboarding-programmet personligt, så det bliver tilpasset det enkelte menneske 9. Gør det individuelt. Det er fristende at lave det i grupper, hvis der er flere, der bliver ansat samtidig, men husk, at vi er forskellige mennesker med forskellige behov 10. Gør det socialt. Relationen til andre og de sociale bånd, der bliver skabt, er altafgørende Men, er det det hele værd? Til dette, skal der lyde et rungende ja, og så skal programmet naturligvis tilpasses både virksomheden og den nye medarbejder, der kommer ind i virksomheden. Jeg er af den klare overbevisning, at hvis man laver en god onboardingproces, vil flere medarbejdere blive længere tid i virksomheden, og når alt kommer til alt, er det jo i alles interesse. Formålet med at skrive denne bog er at give dig en række muligheder. Pluk de metoder ud, som passer til kulturen i jeres virksomhed. Jeg ejer virksomheden Jemac Kommunikation ApS www.jemac.dk, og til daglig arbejder jeg med rekruttering, salgstræning, LinkedIn træning og lederudvikling. Med venlig hilsen Jesper Dalhus Erhvervscoach
- 11. www.jemac.dk