Riorganizzazione tecnologica degli ambulatori di mammografia dell'A.O. Sant'Anna di Como
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Il documento descrive un piano di riorganizzazione tecnologica degli ambulatori di mammografia presso l'a.o. Sant'Anna di Como, comprendente l'installazione di una nuova apparecchiatura con tomosintesi. Gli obiettivi principali includono l'adeguamento degli impianti, il trasporto e l'installazione delle apparecchiature, riducendo al minimo i tempi di fermo degli ambulatori. Viene anche presentata un'analisi dei rischi e un piano di comunicazione per gestire l'impatto sui pazienti durante il processo.
Riorganizzazione tecnologica degli ambulatori di mammografia dell'A.O. Sant'Anna di Como
- 1. PROJECT PLAN: RIORGANIZZAZIONE TECNOLOGICA DEGLI AMBULATORI DI MAMMOGRAFIA DELL’A.O. SANT’ANNA DI COMO Volonterio Nicola volonn@usi.ch Net-MEGS 2013-2015 Laboratorio di Project Management docente A. Gandolfi P.O. di MenaggioP.O. di Menaggio
- 2. INDICE 1. CONTESTO 2. OBIETTIVI 3. TRIANGOLO DEL PM 4. STAKEHOLDERS 5. ORGANIGRAMMA 6. MASTERPLAN 7. DIAGRAMMA DI GANT 8. WBS TEMPORALE 9. WBS FUNZIONALE 10. WORK PACKAGES 11. RUOLI E RESPONSABILITÀ 12. PIANO DI AZIONE 13. RISK ANALYSIS 14. CONTROLLING 15. PIANO DI COMUNICAZIONE
- 3. CONTESTO/1 L’A.O. Sant’Anna di Como ha attivato 4 ambulatori di mammografia: • 2 presso l’ambulatorio di Como, uno dedicato allo screening mammografico e uno alla diagnostica specialistica (biopsie); • 1 presso il P.O. di Cantù, dedicato allo screening mammografico; • 1 presso il P.O. di Menaggio, dedicato allo screening mammografico.
- 4. CONTESTO/2 Nel 2014 è stata acquisita una nuova apparecchiatura mammografica con tomosintesi e tavolo da biopsia. Rappresentando il golden standard tecnologico, la nuova apparecchiatura (mammografo_1) sarà installata presso il poliambulatorio di Como in sostituzione di una delle due attualmente presenti. L’apparecchiatura sostituita (mammografo_2) sarà trasferita nel P.O. di Menaggio nell’attuale ambulatorio di ecografia. L’apparecchiatura attualmente presente nel P.O. di Menaggio (mammografo_3) sarà smaltita e il locale che la ospita convertito in ambulatorio di ecografia. Il Servizio di Ingegneria Clinica aziendale è stato incaricato di gestire le installazioni e il trasferimento delle apparecchiature.
- 5. OBIETTIVI • Adeguare gli impianti dei locali perché si possano installare le nuove apparecchiature. • Garantire il corretto trasporto e installazione delle apparecchiature. • Ridurre al minimo i tempi di fermo degli ambulatori, possibilmente non più di una settimana di fermo per l’attività ambulatoriale di ogni presidio.
- 6. TRIANGOLO DEL PM Il vincolo più critico del progetto è il tempo di esecuzione che deve essere il minimo possibile. TEMPO RISORSE/COSTI OBIETTIVI
- 7. STAKEHOLDERS • Servizio di Senologia (medici, tecnici, personale amministrativo) • Pazienti Il disagio dei pazienti (allungamento liste di attesa, spostamento esami), dovrebbe essere ridotto al minimo attraverso la riduzione dei tempi di fermo degli ambulatori.
- 8. ORGANIGRAMMA COMMITTENTE: Servizio di Senologia RESPONSABILE DI PROGETTO: Servizio Ingegneria Clinica Servizio di Senologia Servizio di Ingegneria Clinica Ufficio TecnicoFisica Sanitaria Trasportatore Fornitore Apparecchiatura
- 10. MASTERPLAN/2 t DECISIONE DATA AVVIO ATTIVITÀ, BLOCCO AGENDE, COMUNICAZIONE A UTENTI RICHIESTA PREVENTIVO E FORMULAZIONE ORDINE TRASPORTATORE ATTIVITÀ AMMINISTRATIVE M1.1 M1.2
- 11. MASTERPLAN/3 ATTIVITÀ MILESTONE DELIVERABLE Attività amministrative M1.1 Data avvio lavori concordata. Comunicazione per blocco agende. M1.2 Formulazione dell’ordine al trasportatore. Ordine al trasportatore Disinstallazione M2 Apparecchiatura pronte per il trasferimento. Comunicazione al fornitore della disponibilità dei locali. Adeguamento locali M3 Impianti adeguati alle nuove apparecchiature. Certificazione impianti. Trasporto M3 Mammografo_2 presso il P.O. di Menaggio. DDT firmato per ricezione. Installazione M4 Apparecchiature installate. Comunicazione del fornitore di avvenuta installazione. Collaudo e verifica M5 Apparecchiature collaudate e verificate dalla Fisica Sanitaria. Verbale di collaudo.
- 12. DIAGRAMMA DI GANT attività ID attività DAY 1 DAY 2 DAY 3 DAY4 DAY 5 DAY 6 DAY7 DAY 8 DAY 9 DEFINIZIONE DATA AVVIO LAVORI 1.1 COMUNICAZIONE BLOCCO AGENDE 1.2 RICHIESTA PREVENTIVO 1.3 ACCETTAZIONE PREVENTIVO 1.4 COMUNICAZIONE AI PAZIENTI 1.5 SMONTAGGIO APPARECCHIATURE 2.1 IMBALLAGGIO MAMMOGRAFO_2 2.2 SMALTIMENTO MAMMOGRAFO_3 2.3 ADEGUAMENTO QUADRO ELETTRICO 3.1 COLLEGAMENTO SISTEMI SICUREZZA E LUCI 3.2 VERIFICA IMPIANTO 3.3 TRASPORTO AL P.O. DI MENAGGIO 4.1 TRASPORTO NELL’AMBULATORIO 4.2 INSTALLAZIONE MAMMOGRAFO_1 5.1 INSTALLAZIONE SISTEMI AUSILIARI MAMMOGRAFO_1 5.2 INSTALLAZIONE MAMMOGRAFO_2 5.3 COLLAUDO MAMMOGRAFO_1 6.1 COLLAUDO MAMMOGRAFO_2 6.2 VERIFICHE AMBIENTALI COMO 6.3 VERIFICHE AMBIENTALI MENAGGIO 6.4
- 13. WBS TEMPORALE Attività amministrative (1) Definizione data avvio lavori (1.1) Comunicazione blocco agende (1.2) Richiesta preventivo (1.3) Accettazione Preventivo (1.4) Comunicazione ai pazienti (1.5) Disinstallazione (2) Smontaggio apparecchiature (2.1) Imballaggio mammografo_2 (2.2) Smaltimento mammografo_3 (2.3) Adeguamento locali (3) Adeguamento quadro elettrico (3.1) Collegamento sistemi di sicurezza e luci di segnalazione (3.2) Verifica impianto (3.3) Trasporto (4) Trasporto presso il P.O. di Menaggio (4.1) Trasporto nell’ambulatorio (4.2) Installazione (5) Installazione mammografo_1 (5.1) Installazione sistemi ausiliari mammografo_1 (5.2) Installazione mammografo_2 (5.3) Collaudo e verifica (6) Collaudo mammografo_1 (6.1) Collaudo mammografo_2 (6.2) Verifiche ambientali ambulatorio di Como (6.3) Verifiche ambientali P.O. di Menaggio (6.4)
- 14. WBS FUNZIONALE Servizio di senologia Definizione data avvio lavori (1.1) Comunicazione blocco agende (1.2) Comunicazione ai pazienti (1.5) Servizio Ingegneria Clinica Richiesta preventivo (1.3) Accettazione Preventivo (1.4) Smontaggio apparecchiature (2.1) Imballaggio mammografo_2 (2.2) Smaltimento mammografo_3 (2.3) Installazione mammografo_2 (5.3) Collaudo mammografo_1 (6.1) Collaudo mammografo_2 (6.2) Fornitore dell’apparecchiatura Adeguamento quadro elettrico (3.1) Collegamento sistemi di sicurezza e luci di segnalazione (3.2) Installazione mammografo_1 (5.1) Installazione sistemi ausiliari mammografo_1 (5.2) Trasportatore Trasporto presso il P.O. di Menaggio (4.1) Trasporto nell’ambulatorio (4.2) Ufficio Tecnico Verifica impianto (3.3) Fisica Sanitaria Verifiche ambientali ambulatorio di Como (6.3) Verifiche ambientali P.O. di Menaggio (6.4)
- 15. WORK PACKAGES ID ATTIVITÀ 2.1 DESCRIZIONE ATTIVITÀ SMONTAGGIO APPARECCHIATURA DATA INIZIO 21 aprile DATA FINE 21 aprile DURATA 1 g CONTENUTO DI LAVORO 8 h GRADO DI OCCUPAZIONE 100% RISORSA 1 tecnico senior + 2 tecnici junior COSTO RISORSA 30.- €/h tecnico senior 20.- €/h tecnico junior
- 16. RUOLI E RESPONSABILITÀ ATTIVITÀ SENOLOGIA S.I.C. FORNITORE TRASPORTATORE U.T. FISICASANITARIA A = assiste C = messo a conoscenza D = decide E = esegue note Definizione data avvio lavori (1.1) D C C C C C Responsabile del Servizio di Senologia Comunicazione per il blocco delle agende (1.2) E Amministrativo del Servizio di Senologia … Smontaggio apparecchiature (2.1) C E A Collegamento sistemi di sicurezza e luci di segnalazione (3.2) C E C … Verifiche ambientali P.O. di Menaggio (6.4) C A E …
- 17. PIANO DI AZIONE attività ID attività DAY 1 DAY 2 DAY 3 DAY 4 DAY 5 DAY 6 DAY 7 DAY 8 DAY 9 SEN SIC FOR TRA UT FS DEFINIZIONE DATA AVVIO LAVORI 1.1 D C C C C C COMUNICAZIONE BLOCCO AGENDE 1.2 E RICHIESTA PREVENTIVO 1.3 E ACCETTAZIONE PREVENTIVO 1.4 E COMUNICAZIONE AI PAZIENTI 1.5 E SMONTAGGIO APPARECCHIATURE 2.1 C E A IMBALLAGGIO MAMMOGRAFO_2 2.2 A E SMALTIMENTO MAMMOGRAFO_3 2.3 E A A ADEGUAMENTO QUADRO ELETTRICO 3.1 C E A COLLEGAMENTO SISTEMI SICUREZZA E LUCI 3.2 C E C VERIFICA IMPIANTO 3.3 C A E TRASPORTO AL P.O. DI MENAGGIO 4.1 C E TRASPORTO NELL’AMBULATORIO 4.2 A E A INSTALLAZIONE MAMMOGRAFO_1 5.1 C A E A INSTALLAZIONE SISTEMI AUSILIARI MAMMOGRAFO_1 5.2 A E A INSTALLAZIONE MAMMOGRAFO_2 5.3 C E A COLLAUDO MAMMOGRAFO_1 6.1 C E E A COLLAUDO MAMMOGRAFO_2 6.2 C E A VERIFICHE AMBIENTALI COMO 6.3 C A E VERIFICHE AMBIENTALI MENAGGIO 6.4 C A E
- 18. RISK ANALYSIS/1 RISCHIO CONSEGUENZE IMPATTO ANTE PROB. ANTE RPN ANTE MISURE PREVENTIVE IMPATTO POST PROB. POST RPN POST Rottura durante trasporto Ritardo non definibile nello spostamento dell’attività ambulatoriale 3 0,1 0,5 Verifica dell’imballaggio con il trasportatore e assicurazione del bene 2 0,05 0,1 Ritardo nelle attività di installazione Ritardo nell’avvio dell’attività ambulatoriale rispetto data prevista 4 0,3 1,2 Fermo dell’ambulatorio un giorno aggiuntivo alla data prevista 4 0,1 0,4 Ritardo nelle attività di adeguamento locali Ritardo nelle fasi successive del progetto 3 0,1 0,3 Fermo dell’ambulatorio un giorno aggiuntivo alla data prevista 2 0,1 0,2
- 19. RISK ANALYSIS/2 Il peggior scenario futuro prevedibile è la presenza dei pazienti in ambulatorio senza la possibilità di usare l’apparecchiatura per ritardi in una delle fasi del progetto. Si ritiene che più le fasi siano vicine alla data stabilita per l’apertura più sia impattante un eventuale ritardo per la ridotta possibilità di recuperare tempo nelle fasi successive. Non si ritengono presenti rischi non individuabili. La misura preventiva consiste nell’accettare le prenotazioni dei pazienti un giorno dopo rispetto al termine previsto per l’esecuzione del progetto.
- 20. CONTROLLING La necessità di garantire tempi ridotti nell’esecuzione del progetto richiede un controlling quotidiano dell’attività. Non si ritiene conveniente implementare un vero sistema di controlling con riunioni tra gli stakeholders e rapporti intermedi formalizzati. Quotidianamente il responsabile del Servizio di Ingegneria Clinica eseguirà un sopralluogo nei cantieri al termine della giornata lavorativa e invierà un aggiornamento via mail agli altri attori coinvolti con le eventuali azioni correttive da intraprendere nei giorni successivi. Al termine del progetto sarà trasmesso al responsabile del Servizio di Senologia un report contentente i risultati dei collaudi e delle verifiche ambientali.
- 21. PIANO DI COMUNICAZIONE COMUNICAZIONE INTERNA Aggiornamento al responsabile del Servizio di Senologia tramite mail quotidiana dello stato di avanzamento del progetto. Comunicazione formale al Responsabile dell’Attività Ambulatoriale dopo il collaudo positivo dell’apparecchiatura. COMUNICAZIONE ESTERNA Comunicazione ai pazienti nei giorni di sospensione dell’attività ambulatoriale tramite affisssioni in cui scusarsi per il disagio ma anche comunicare l’impegno dell’A.O. a innovare le proprie tecnologie.