Практическая инструкция и полезные советы по работе с личный помощник. Дмитрий Тетервак
Download as PPTX, PDF1 like878 views
Практическая инструкция и полезные советы по работе с личный помощник. Дмитрий Тетервак _________________________________________________ Подробней о нашей деятельности: http://week4hours.com/ Подписывайтесь на новости в соц. сетях: Наше сообщество ВКонтакте - http://vk.com/week4hours_com Наше сообщество facebook: https://www.facebook.com/week4hours Наш канал на YouTube: https://www.youtube.com/user/ISO9001Consult
More Related Content
What's hot (20)
Viewers also liked (14)
Similar to Практическая инструкция и полезные советы по работе с личный помощник. Дмитрий Тетервак (20)
More from Тетервак Дмитрий (9)
Практическая инструкция и полезные советы по работе с личный помощник. Дмитрий Тетервак
- 1. БИЗНЕС- ПОМОЩНИК Практическая инструкция и полезные советы
- 2. Вывод бизнеса на &ܴdz;автопилот&ܴdz;
- 3. Вывод бизнеса на &ܴdz;автопилот&ܴdz;
- 4. КТО ВАМ НУЖЕН? «Многорукий многоног» Бизнес-ассистент
- 5. Что можно делегировать? • Я – только я, и никто кроме меня • В принципе, могут другие нормальные, адекватные люди со знанием дела, если их правильно научить, вовремя проконтролировать • Могу не я • Точно должен делать не я
- 6. Как и что делегировать? • Входящие звонки Старайтесь использовать своей телефон только для ИСХОДЯЩИХ звонков. Поручите ВСЕ входящие персональному помощнику (для личных звонков – заведите отдельный номер). Помощник обязан принять звонок, выяснить в чем суть вопроса и срочность. В оговоренное Вами время (например утром и после обеда) доложить Вам о поступивших звонках.
- 7. Как и что делегировать? Электронная почта - Надиктовывайте тексты электронных писем, когда Вы находитесь в пробках или когда Вам это будет удобно - Если необходимо, чтобы письмо ушло с Вашего персонального адреса – пусть она подготовит Вам черновик письма по Вашей диктовке – а Вы потом просто подправите его перед отправкой. Например: Я говорю помощнику: «Напиши этому Алексею, что он «козел» и денег я ему платить не буду, пока он не исправит «косяки», которые я ему показал». А мой помощник в письме Алексею пишет: «Уважаемый, Алексей! При выполнении работ возникло ряд недоразумений, о которых Вам сказал Андрей Валерьевич. Оплату Выполненных Вами работ мы планируем после исправления этих недоработок»
- 8. Как и что делегировать? Контроль - выполнения Ваших поручений - отчетности ваших менеджеров и отдела (Скажем, если отчеты должны быть высланы до 21.00 в пятницу, то вам не нужно самостоятельно сидеть около компьютера и ждать девяти часов вечера, чтобы проверить, все ли успеют сдать вовремя. Это можно без проблем делегировать) - записей телефонных разговоров по чек-листу,
- 9. Как и что делегировать? Личные задачи Заказ билетов, бронирование столиков в ресторанах, курьерские задачи.
- 10. Система взаимодействия. Постановка задачи Основной принцип постановки задач: Задача поставленная Вами ЛЮБЫМ способом(по телефону, СМС, Е-мейл, устно) должна быть зафиксирована Вашим помощником в ЕДИНОЙ учетной системе. ЕДИНОЙ учетной системой может быть что угодно: • файл word, excel в Dropbox • Общий документ в Google Doc’s • Система контроля поручений (типа “Мегаплан”, Wrike, ToDoist и т.д.) Личный помощник ОБЯЗАТЕЛЬНО заносит задачу и время ее постановки в единую учетную систему(независимо от того понял он ее или нет).
- 11. Система взаимодействия Звонки Контроль Установка на день Приоритеты Один раз в день (по началу можно два – утром и после обеда)
- 12. Система взаимодействия Звонки Вам сегодня звонили: «….». По окончанию – зафиксировать действия, необходимые по результатам звонка. Например: «Звонил Николай – напоминает об оплате за …» Решение: «Поставь в план оплат финансовому директору на четверг» - занести в учетную систему.
- 13. Система взаимодействия Например: «За вчерашний день полностью заполнили отчетность отделы …. Не вовремя отчитались …. Не заполнена отчетность у …» Проинформировать по движению основных проектов Решения занести в учетную систему. Контроль
- 14. Система взаимодействия Например: «Меня сегодня нет ни для кого, кроме ….» или «Сегодня плотно работаем с розницей, поэтому назначь встречи с 10 до 14 всем администраторам салонов» Установка на день
- 15. Система взаимодействия Вы проходите по всем поставленным задачам и помогаете помощнику расставить приоритеты выполнения в зависимости от ВАШИХ интересов (делается регулярно, например раз в 2-3 дня). СРОЧНО! - это означает: “Отложить все и делать то что я сказал” В ПРИОРИТЕТЕ – это означает: “Доделать задачу, которую ты делаешь и следующей заняться той что я сказал» СЕГОДНЯ! - это означает: "Сделать сегодня в любое время» НА НЕДЕЛЕ! Без указания этих приоритетов – это означает: “Задача должна быть просто сделана. Срок – не срочно. Поставить задачу в общий перечень, выполнять в порядке “живой” очереди”. Приоритеты
- 16. Контроль и отчетность После выполнения задачи Ваш персональный помощник обязан отметить статус задачи и время, которое он потратил на выполнение этого задания в единой учетной системе, а затем отсылает SMS (Viber сообщение или, если вам удобно, E-mail) о том, что задача решена.
- 17. Вопросы • Где и как их искать? • Что лучше? Взять молодого, «сырого» за «недорого», или опытного сотрудника? • В каких случаях нужно жестко прописывать алгоритм для выполнения, а в каких давать ему свободу, делай, как считаешь нужным? • С чего лучше может начать делегировать? С домработницы
- 19. Бизнес-помощник – это «дятел» Вы платите ему деньги за то, чтобы он Вас держал постоянно «в фокусе»
- 20. Вывод Если раньше вы не прибегали к услугам личного помощника, то вам следует в ближайшую неделю его нанять, протестировать и начать с ним работать. Громадное количество дел, которыми вам приходится заниматься постоянно, вы можете делегировать. Для этого нужно всего лишь прописать четкую пошаговую инструкцию решения задач и контролировать только процесс и результаты. Распределяйте свое время эффективно, живите так, как вы хотите, а для текучки и нелюбимых дел покупайте чужое время. Со временем личный помощник, при желании, ОЧЕНЬ поднимается в уровне своих навыков и либо уходит в свой бизнес, либо Вырастает на должность руководителя какого- нибудь из направлений в Вашей компании. И Вам придется искать нового помощника…
- 21. ОБО МНЕ В ходе этого всего: • написал около тысячи инструкций для более чем 40 предприятий, • обучил более 300 человек. Например на такие темы как: ◦ Эффективная формализация бизнес-процессов ◦ 21 способ увеличения эффективности вашего бизнеса. Продажи+бизнес-процессы ◦ Постановка системы контроля на предприятии. Управление по результатам ◦ и другие, которые касаются повышения эффективности (а значит увеличения денег в вашем кармане и, что не менее важно ВРЕМЕНИ тратить эти деньги) • разработал более 200 чек-листов, как например вот такие: Чек- лист подготовки к мероприятию В «теме бизнес-процессов» уже с 2001 года. Прошел путь от «менеджера по качеству» «МКС", Зам.генерального директора авиакомпании «UmAir» по качеству - до консультанта по системам управления. Всегда моим основным направлением и желанием было, чтобы «бизнес-процессы» - работали. Чтобы было минимальное количество сбоев/проблем/потерь. Чтобы каждый человек на своем рабочем месте знал что, как, когда делать и (самое главное) чтобы он это ДЕЛАЛ!!! Веду блог по эффективности бизнес-процессов и построению системы: www.week4hours.livejournal.com
- 22. ЧТО ДАЛЬШЕ? Для обсуждения проекта необходимо связаться со мной: Skype: tetervak80 E-mail: tetervak80@gmail.com +38(091) 315-0-400 (Украина) +7(925) 040-50-28 (Россия) +7(702) 798-04-16 (Казахстан) По окончаниивстречимыпоймемможемли мы быть друг другу полезныив чем конкретно. Жду Вашего звонка…