Тайм-менеджмент_памятка-стандарт по коммуникациям
0 likes124 views
Памятка по коммуникациям описывает основные принципы общения в рабочей среде, включая использование телефона для срочных вопросов и строгие правила написания писем. Рекомендуется четко формулировать темы писем, использовать стандартные подписи и устанавливать автоответчики при отсутствии. Также подчеркивается важность оперативного реагирования на письма и ведения личных встреч для обсуждения нерешенных вопросов.
Тайм-менеджмент_памятка-стандарт по коммуникациям
- 1. Памятка по коммуникациям Базовые принципы 1. Срочное – телефоном, остальное – почтой! 2. Срочно – это значит: a)вопрос связан с тем, что нужно начинать прямо сейчас. b)риск остановки ключевых бизнес-процессов c) фосмажор (по таким вопросам можно звонить в течение дня) d)согласование платежа e)решение вопроса влияет на репутацию f) секретныйконфиденциальный вопрос 3. Сначала решаем вопрос по горизонтали, а потом с непосредственным руководителем Звонки 4. По важным и срочным вопросам звонить во внерабочее время нормально. 5. Звонки в случае важности и срочности не являются проблемой 6. Если звонок сбросили или неответили, значит заняты. Перезванивает тот, кому звонили. 7. Если звонит первый руководитель, то удерживаем текущий разговор и обязательно отвечаем на второй. 8. В случае обрыва связи – перезванивает инициатор звонка (исключение: руководитель – он н перезванивает) 9. У сотрудника должна быть настроена функция второго звонка Почта 10. Рекомендуется отключать оповещение о новых письмах в почте кроме писем с пометкой «Важность высокая».Помним, что даже взгляд на них уже переключает внимание и отнимает время на включение обратно в текущую задачу! 11. Знак восклицания – значит на письмо требуется срочный ответ! Низкая важность – в течение дня ответа не требуется. Дублируем срочные и важные письма звонком. 12. Настраиваем отдельную папку для отчётов по задачам, куда имеет доступ личный помощник 13. Разрабатываем внешнюю и внутреннюю корпоративные подписи (полнуюкраткую) ТЕМА И ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА 14. Всегда указываем тему! 15. Одно письмо – одна тема 16. Пишем кратко, предлагаем варианты решений. Кратко суть письма должна быть объяснена в первом абзаце 17. Формулируем правильно тему письма в результато-ориентированной формулировке, дабы получатель всегда сразу понимал, что от него требуется: Глагол+результат: Обычно: Правильно: «Письмо» «Дать обратную связь по письму» «Договор» «Переслать договор Иванову И.В.» 18. Используем единый стандарт подписи «КОМУ» И «КОПИЯ» 19. В поле «Кому» указываем сотрудника, от которого требуется реакция и действиеответ. Ответ должен содержать: ответ по существу; срок, когда будет дан ответ по существу; отказ в принятии задачи/запроса к рассмотрению, с обоснованием отказа; перенаправление письма на другого сотрудника, с копией инициатору, в случае ошибочного обращения. 20. В поле «Копия» указываем тех, кто вовлечён в процесс. Ответа на данное письмо не требуется ОТВЕТ НА ПИСЬМО 21. Ответ на письмо, где вы стоите в поле «Кому», должен быть получен в течение дня, за исключением когда отправителем отдельно не указан срок обратной связи. 22. На важные письма можно ставить уведомление о прочтении 23. Во время отсутствия на работе настраиваем «Автоответ». В поле автосообщения указываем ФИО замещающего сотрудника, а так же свои контактные данные на случай форс-мажора. 24. Реагируем на переписку, в которой вы не должны участвовать 25. Прекращаем переписку и встречаемся лично в случае, если за 3 раза нельзя было решить вопрос.
- 2. Памятка по коммуникациям Как правильно оформить письмо Как из письма сделать задачу? Заполнять поля правильно следующим образом: 1. Название темы должно начинаться с названия проекта, документа или поручения, с которым связано письмо. 2. Первая строка письма – обращение. Оно должно начинаться с приветствия. 3. Подпись должна содержать возможно более полную информацию об отправителе: фамилия, имя, название компании, должность, контактные телефоны, электронную почту. Подпись должна начинаться со слов «С уважением». Выберите письмо, из которого вы хотите сделать задачу. Правой кнопкой мыши перетащите его на картинку с изображением задачи, если хотите сохранить письмо вместе с вложениями. Если вложений нет, можно перетаскивать левой кнопкой. Выберите «Копировать как задача с вложением». Настройка функции представителя Представитель – это человек, который в случае вашего отсутствия на работе имеет доступ к выбранным разделам и имеет назначенные права (также используется для настройки учетной записи Контроль поручений). Настраивается в меню «Файл» → «Настройка учётных записей» → «Передача прав доступа». Настройка корпоративной подписи Зайдите в «Файл» → «Параметры» → «Почта» → «Подписи». Создайте подпись. Удобнее будет скопировать чью-то подпись и вставить, изменив личные данные. В компании Савушкин продукт принят следующий стандарт подписи: С уважением, Василий Пупкин Помощник директора Раб.: +71234567 13; +71245678 Моб.: +71234567 Факс: +12345678789 e-mail: vasiliy pupkin@romashkaholding.com www.romashkatholding.com Настройка функции Автоответ Чтобы во время вашего отсутствия на работе корреспондентам автоматически отправлялись ответы, пройдите в меню «Файл» → «Автоответ», включите: «Отправлять автответы» и впишите нужный текст. Укажите время, в течение которого вы не можете отвечать на почту, альтернативный способ связаться с вами и/или контактную информацию заместителя. Например: Не забудьте отключить автоответ, вернувшись.