More Related Content
Viewers also liked (11)
Similar to деловая переписка татьяна индина (20)
деловая переписка татьяна индина
- 2. Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.
- 3. «E-mail не воробей, вылетит - не поймаешь!»
- 4. Принципы деловой переписки - Позитивность, Доброжелательность, Конструктивность - Доступность для понимания - Точность - подразумевается четкое указание данных, на которые вы ссылаетесь (дата, место, время, и.т.д.). - Конкретность — получатель вашего письма должен с первых же строк понимать, что именно от него требуется. - Лаконичность. Если вы ясно мыслите, то вы способны ясно изложить свои мысли. И ваш собеседник это сразу увидит и оценит. Пользуйтесь ключевыми словами.
- 5. 2. Этика деловой переписки Главный принцип – корректность и уважение к партнеру. не рекомендуется: -начинать послание с констатации отказа. навязывать адресату ожидаемый исход вопроса. -побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами "срочно", "незамедлительно", - намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность - Возвращать письма-запросы с размещенной на них же ответной информацией
- 6. Стиль письма - Подберите подходящее обращение - Избегайте использования интернет-языка, жаргонизмов и смайликов; - Начинайте с самого важного. Если вы ставите задачу или о чем-то просите, начните с этой задачи или просьбы. Дальше излагайте суть. - Формулируйте кратко. Пишите короткими предложениями.
- 7. Стиль письма -Следите за актуальностью темы письма. Используйте не более 5 слов в теме. -Старайтесь оживить свой язык и сделать письмо более теплым и личным. -Не стесняйтесь демонстрировать чувства - радость, уверенность, одобрение, признательность. -Всегда благодарите партнеров за своевременный ответ, внесенное предложение, участие в проекте; - В завершении письма используйте конструктивные, позитивные фразы.
- 8. 4. Структура делового письма -обращение, - преамбула, -основной текст, -подпись, -постскриптум, -приложения.
- 9. Обращение (в шапке письма, с большой буквы и по центру листа) Правильно: «Уважаемый Иван Иванович», «Уважаемый господин Иванов». Не правильно: «господин» до «г-н». «Уважаемый господин Иванов И.И.», «Иван Иванович», «господин Иванов».
- 10. Преамбула Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.
- 11. Основной текст. В 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, озвучена просьба о конкретных действиях, либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.
- 12. Заключение краткое подведения итогов и логичного завершения письма. Подпись «С уважением», «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п. При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Постскриптум. Включает информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма. Приложения. дополнение к основному тексту письма, оформляются на отдельных листах.
- 13. «Пиши такие письма, которые ты хотел бы получить»
- 14. Оформление писем на бланках • Бланк делового письма с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами; • Служебные деловые письма печатаются на лицевой стороне листа, все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами; • Ширина поля с левой стороны листа не менее 2-х см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки; • Текст печатается через полтора — два интервала; желательно избегать переноса слов;
- 15. • В правом верхнем углу делового письма под адресом организации- отправителя ставится дата, желательно полностью (например, 2 января 2007 года); наименование организации или • Фамилия и адрес человека, куда отправляется деловое письмо проставляется на левой стороне листа; • Ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение; после обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;
- 16. • Заканчивается деловое письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение; • Подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, • Фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью; • Резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах; • Деловое письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, • Для чего посылаются в больших плотных конвертах.
- 17. Специфика оформления электронных деловых писем «Кому» - в данном поле указываются данные получателя. «Копия» - олучатели являются как бы «приглашенными очевидцами». «Скрытая копия» - при массовой рассылке почты. Функция «ответить всем» поможет вам не пропустить ни одного получателя. Поле «тема» следует заполнять всегда. Тема письма должна кратко и информативно отображать его содержание. «Важность письма». В особых случаях. Не злоупотребляйте напрасно этой функцией.
- 18. Электронная подпись Ее наличие – обязательно. Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя Вашу фамилию и имя. номер вашего телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта. Имейте два варианта электронной подписи: для инициативных (собственных) писем с полной подписью и для ответных – с короткой.
- 19. Вложения Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие почтовые клиенты или сервера блокируют такие вложения. Упаковывайте такие файлф в архив (zip, rar) перед вложением. Приемлемым считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер.
- 20. Рекомендации по оформлению Структурируйте текст: выделяйте абзацы, используйте подзаголовки, нумерацию или маркеры. Используйте удобный читаемый шрифт (стандарт Times New Roman 12 кегль, цвет черный или темно- синий). Следите за интервалами, пробелами, сокращениями. Обращайте внимание на то, чтобы терминология была понятна деловому партнеру. Следите за объемом. Постарайтесь, чтобы электронное письмо уместилось на экране ноутбука. Если письмо длинное, в конце еще раз напишите, чего вы ждете от адресата. Убедитесь, что в Вашей подписи всегда есть контакты, по которым с вами можно связаться. Всегда вычитывайте свои письма перед отправлением.
- 21. Оформление официальных писем на бланках • Обязательны должны быть дата и регистрационный номер, причем дата указывается та, когда документ был подписан руководителем. • Должен быть обозначен адресат – тот, кому это письмо отправлено. А также личная подпись, ее расшифровка и должность лица, подписавшего документ. • Может также быть ссылка на номер и дату документа, на который отвечают.
- 22. Некоторые виды писем, такие как гарантийные, пишутся на гербовом бланке и скрепляются печатью. На обычное деловое письмо на бланке печать ставить не нужно. Особые отметки могут быть как почтовыми (авиа, ценное, заказное, наложенный платеж, экспресс-почта), так и проставляться отправителем ("лично" или гриф ограничения доступа к документу). Конверты, на которых есть пометка "коммерческая тайна", имеет право вскрывать только сотрудник, получивший разрешение от директора на работу с такой перепиской. А конверт с пометкой "лично" или "приватно" не имеет права вскрывать никто, кроме лица, которому он адресован.
- 23. «Это письмо получилось таким длинным потому, что у меня не было времени написать его короче».
- 24. Виды деловых писем Информационное письмо Коммерческое предложение Письмо-запрос, просьба Письмо-ответ Письмо-подтверждение Письмо-претензия Гарантийное письмо Резюме Рекомендательное письмо Пресс-релиз Письмо-поздравление Письмо-благодарность Письмо-приглашение
- 25. Виды деловых писем Письмо-ходатайство Письмо о намерениях Письмо-соглашение Письмо-разрешение Письмо-требование Письмо-отказ Письмо- отзыв Письмо-заявление Письмо-подтверждение
- 26. Сопроводительное письмо Леонардо да Винчи • Высокочтимый синьор, вдоволь насмотревшись на творения рук тех несносных выскочек, которые воображают себя подлинными мастерами и изобретателями орудий войны, и окончательно убедившись в том, что устройство и применение оных орудий ни в каком отношении не отличается от тех, которые повсеместно используются на полях сражений, я взял на себя смелость без малейшего ущерба для третьих лиц предложить Вашему Высочеству свои услуги с тем, чтобы ознакомить Вас с моими секретами; после чего я мог бы в любой удобный для Вас момент всецело предоставить себя самого в милостивое Ваше распоряжение и продемонстрировать Вам все те приспособления, какие я тут кратко перечисляю.
- 27. Ошибки писем- коммерческих предложений • Ошибка 1: Неправильный выбор целевой группы • Ошибка 2: Типичная реклама • Ошибка 3: Безличное обращение • Ошибка 4: Отсутствие аргументов • Ошибка 5: А почему именно вы? • Ошибка 7: Избыточное описание • Ошибка 8: Абстрактность
- 28. Тайм-менеджмент деловой переписки • Рабочий день должен начинаться с проверки почты. • Следует проверять свой почтовый ящик несколько раз в течение рабочего дня. • Чтобы не отвлекаться во время работы - рекомендуется настроить проверку почты вручную (не автоматически). • Пользуйтесь функцией сортировки писем. • Отвечайте на письмо не позже чем через 24 часа после его получения. • При невозможности ответить оперативно уведомите отправителя о сроке своего ответа. • В случае задержки ответа извинитесь, кратко объяснив причину.
- 29. Полезные советы • Старайтесь оперативно отвечать на письма, • Подтверждайте получение информации. если не можете уделить время написанию подробного письма обозначьте время ответа • В отсутствие пользуйтесь автоответчиком • Обозначайте тему письма и следите за ее актуальностью • Следите за стилем и формулировками письма • Всегда перечитывайте прежде чем отправить • Подберите правильное обращение, используйте побудительный стиль • Разработайте и используйте оригинальную подпись. • Структурируйте письма, чтобы их было легче читать.
- 30. Ошибки деловых писем • "Мы выражаем свою благодарность и в соответствии с телефонной договоренностью просим оказать помощь и поддержку по следующей деловой позиции. Мы объединяем группу заводов по производству товара (наименование), и на данный момент для нас очень важно иметь мировые цены на ряд продуктов (перечисление). Будем признательны Вам, если Вы подскажете нам пути получения цен с биржи города N. Готовы получать это удобным для Вас способом: по факсу, периодические издания, подписка и т. д. Будем рады рассмотреть Ваши встречные идеи и предложения".
- 31. : "За время длительного сотрудничества наши отношения 'поставщик- покупатель' переросли в гораздо более доверительные и дружеские партнерские отношения. И все это время наша компания показывала себя как достойный стратегический партнер. В то же время мы хотели бы получить ответ на вопрос: являемся ли мы сегодня для Вас действительно стратегическим партнером? Этот вопрос мы задаем Вам в связи с тем, что интерес к нам с Вашей стороны проявляется только в сезонные месяцы, а зимой полностью угасает. Учитывая наши длительные сложившиеся отношения, мы формируем определенные планы продаж в целях обеспечения бесперебойности поставок на Ваше предприятие, постоянно держим на складе необходимое количество продукции и, не получая от Вас никаких заказов, вследствие непрерывности производства несем существенные убытки в результате замораживания оборотных средств товарных заказов. В подобной ситуации мы не можем планировать производство и сбыт, нарушается сложившийся алгоритм работы нашей компании, и это не позволяет четко и своевременно выполнять заявки наших партнеров. В связи с этим просим Вас описать стратегические цели Вашей компании по отношению к нам для лучшего понимания потребности Вашей компании".
- 32. Ошибки деловых писем Заголовок письма «Мы хотим вас нанять»: «Чувак, я создаю проект, могу с тобой сотрудничать ровно пол года, ты получаешь % (договоримся) от заработка компании, на этом проекте. У меня вопрос — имеешь опыт редактирования сайтов на CMS drypal И ещѐ чем ты можешь помочь из перечисленного *Создание видеоролика о компании *Реконструкция сайта на CMS *Веб дизайн Что то другое P.S. Успех проекта не обеспечен, но если вы согласны то можно на этом заработать, и мне и вам.»
- 33. Спасибо! До новых встреч! Татяна Индина www.indina.ru