2. Деловое письмо — документ,
применяемый для связи,
передачи информации на расстояние
между двумя
корреспондентами, которые могут
быть как юридическими,
так и физическими лицами.
4. Принципы деловой переписки
- Позитивность, Доброжелательность,
Конструктивность
- Доступность для понимания
- Точность - подразумевается четкое
указание данных, на которые вы
ссылаетесь (дата, место, время, и.т.д.).
- Конкретность — получатель вашего
письма должен с первых же строк
понимать, что именно от него требуется.
- Лаконичность. Если вы ясно мыслите, то
вы способны ясно изложить свои мысли. И
ваш собеседник это сразу увидит и оценит.
Пользуйтесь ключевыми словами.
5. 2. Этика деловой переписки
Главный принцип – корректность и
уважение к партнеру.
не рекомендуется:
-начинать послание с констатации
отказа. навязывать адресату
ожидаемый исход вопроса.
-побуждать адресата к спешке при
вынесении решения словами "срочно",
"незамедлительно",
- намекать адресату на его мнимую
невнимательность, некомпетентность
- Возвращать письма-запросы с
размещенной на них же ответной
информацией
6. Стиль письма
- Подберите подходящее обращение
- Избегайте использования интернет-языка,
жаргонизмов и смайликов;
- Начинайте с самого важного. Если вы ставите
задачу или о чем-то просите, начните с этой
задачи или просьбы. Дальше излагайте суть.
- Формулируйте кратко. Пишите короткими
предложениями.
7. Стиль письма
-Следите за актуальностью темы письма. Используйте
не более 5 слов в теме.
-Старайтесь оживить свой язык и сделать письмо
более теплым и личным.
-Не стесняйтесь демонстрировать чувства - радость,
уверенность, одобрение, признательность.
-Всегда благодарите партнеров за своевременный
ответ, внесенное предложение, участие в проекте;
- В завершении письма используйте конструктивные,
позитивные фразы.
8. 4. Структура делового письма
-обращение,
- преамбула,
-основной текст,
-подпись,
-постскриптум,
-приложения.
9. Обращение (в шапке письма, с большой буквы и
по центру листа)
Правильно:
«Уважаемый Иван Иванович»,
«Уважаемый господин Иванов».
Не правильно:
«господин» до «г-н». «Уважаемый господин Иванов
И.И.», «Иван Иванович», «господин Иванов».
10. Преамбула
Составляет первый абзац письма,
в котором изложена его цель,
причина, побудившая Вас его написать.
Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.
11. Основной текст.
В 2х – 4х абзацах должна быть
изложена ситуация,
озвучена просьба о конкретных
действиях,
либо предложен Ваш вариант
разрешения вопроса.
12. Заключение краткое подведения итогов
и логичного завершения письма.
Подпись «С уважением», «Искренне Ваш»,
«С надеждой на продуктивное сотрудничество»,
«С благодарностью за сотрудничество» и т.п.
При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта.
Постскриптум. Включает информацию,
которая имеет косвенное отношение к теме письма.
Приложения. дополнение к основному тексту письма,
оформляются на отдельных листах.
14. Оформление писем на бланках
• Бланк делового письма с эмблемой
организации, ее полным названием, почтовым
адресом, телефоном, факсом, электронным
адресом и банковскими реквизитами;
• Служебные деловые письма печатаются на
лицевой стороне листа, все страницы, кроме
первой, нумеруются арабскими цифрами;
• Ширина поля с левой стороны листа
не менее 2-х см, абзац начинается с красной
строки с отступлением в пять интервалов от
левого края строки;
• Текст печатается через полтора — два
интервала; желательно избегать переноса слов;
15. • В правом верхнем углу делового
письма под адресом организации-
отправителя ставится дата, желательно
полностью (например, 2 января 2007
года); наименование организации или
• Фамилия и адрес человека,
куда отправляется деловое письмо
проставляется на левой стороне листа;
• Ниже, с края строки или в центре
листа пишется вежливое обращение;
после обращения требуется запятая,
но часто ставят восклицательный знак,
чтобы следующую фразу начать с
красной строки и с заглавной буквы;
16. • Заканчивается деловое письмо словами
благодарности за сотрудничество и
выражением надежд на его продолжение;
• Подпись ставится в правой стороне листа,
после заключительной фразы
вежливости,
• Фамилия подписывающего печатается под его
рукописной подписью;
• Резолюции на всех видах входящей
корреспонденции должны делаться
карандашом или на отдельных листах;
• Деловое письмо складывается
текстом внутрь, а наиболее важные деловые
письма не сгибаются,
• Для чего посылаются в больших плотных
конвертах.
17. Специфика оформления электронных деловых писем
«Кому» - в данном поле указываются данные получателя.
«Копия» - олучатели являются как бы «приглашенными очевидцами».
«Скрытая копия» - при массовой рассылке почты.
Функция «ответить всем» поможет вам не пропустить ни одного
получателя.
Поле «тема» следует заполнять всегда.
Тема письма должна кратко и информативно отображать его
содержание.
«Важность письма». В особых случаях. Не злоупотребляйте
напрасно этой функцией.
18. Электронная подпись
Ее наличие – обязательно.
Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя
Вашу фамилию и имя. номер вашего телефона, адрес электронной почты,
название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта.
Имейте два варианта электронной подписи: для инициативных
(собственных) писем с полной подписью и для ответных – с короткой.
19. Вложения
Не вкладывайте в письма файлы
форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD,
SCR – многие почтовые клиенты или
сервера блокируют такие вложения.
Упаковывайте такие файлф в архив (zip,
rar) перед вложением.
Приемлемым считается высылать без
предупреждения вложения до 2-3
мегабайт.
Если Вы хотите выслать вложение
большего размера, уточните у
корреспондента, пройдет ли такой файл
через его сервер.
20. Рекомендации по оформлению
Структурируйте текст: выделяйте абзацы,
используйте подзаголовки, нумерацию или
маркеры.
Используйте удобный читаемый шрифт (стандарт
Times New Roman 12 кегль, цвет черный или темно-
синий).
Следите за интервалами, пробелами, сокращениями.
Обращайте внимание на то, чтобы терминология
была понятна деловому партнеру.
Следите за объемом. Постарайтесь, чтобы
электронное письмо уместилось на экране ноутбука.
Если письмо длинное, в конце еще раз напишите,
чего вы ждете от адресата.
Убедитесь, что в Вашей подписи всегда есть
контакты, по которым с вами можно связаться.
Всегда вычитывайте свои письма перед
отправлением.
21. Оформление официальных писем на бланках
• Обязательны должны быть дата и
регистрационный номер,
причем дата указывается та, когда
документ был подписан руководителем.
• Должен быть обозначен адресат – тот,
кому это письмо отправлено.
А также личная подпись, ее
расшифровка и должность лица,
подписавшего документ.
• Может также быть ссылка на номер и
дату документа, на который отвечают.
22. Некоторые виды писем, такие как гарантийные,
пишутся на гербовом бланке и скрепляются
печатью.
На обычное деловое письмо на бланке печать
ставить не нужно.
Особые отметки могут быть как почтовыми
(авиа, ценное, заказное,
наложенный платеж, экспресс-почта), так и
проставляться отправителем
("лично" или гриф ограничения доступа к
документу).
Конверты, на которых есть пометка
"коммерческая тайна",
имеет право вскрывать только сотрудник,
получивший разрешение от директора на
работу с такой перепиской.
А конверт с пометкой "лично" или "приватно" не
имеет права вскрывать никто,
кроме лица, которому он адресован.
23. «Это письмо получилось таким
длинным потому, что у меня не было времени написать его короче».
24. Виды деловых писем
Информационное письмо
Коммерческое
предложение
Письмо-запрос, просьба
Письмо-ответ
Письмо-подтверждение
Письмо-претензия
Гарантийное письмо
Резюме
Рекомендательное письмо
Пресс-релиз
Письмо-поздравление
Письмо-благодарность
Письмо-приглашение
25. Виды деловых писем
Письмо-ходатайство
Письмо о намерениях
Письмо-соглашение
Письмо-разрешение
Письмо-требование
Письмо-отказ
Письмо- отзыв
Письмо-заявление
Письмо-подтверждение
26. Сопроводительное письмо
Леонардо да Винчи
• Высокочтимый синьор,
вдоволь насмотревшись на творения рук тех несносных выскочек,
которые воображают себя подлинными мастерами и
изобретателями орудий войны, и окончательно убедившись в том,
что устройство и применение оных орудий ни в каком отношении
не отличается от тех, которые повсеместно используются на
полях сражений, я взял на себя смелость без малейшего ущерба для
третьих лиц предложить Вашему Высочеству свои услуги с тем,
чтобы ознакомить Вас с моими секретами; после чего я мог бы в
любой удобный для Вас момент всецело предоставить себя самого
в милостивое Ваше распоряжение и продемонстрировать Вам все
те приспособления, какие я тут кратко перечисляю.
27. Ошибки писем- коммерческих предложений
• Ошибка 1: Неправильный выбор целевой группы
• Ошибка 2: Типичная реклама
• Ошибка 3: Безличное обращение
• Ошибка 4: Отсутствие аргументов
• Ошибка 5: А почему именно вы?
• Ошибка 7: Избыточное описание
• Ошибка 8: Абстрактность
28. Тайм-менеджмент деловой переписки
• Рабочий день должен начинаться с проверки почты.
• Следует проверять свой почтовый ящик несколько раз
в течение рабочего дня.
• Чтобы не отвлекаться во время работы -
рекомендуется настроить проверку почты вручную (не
автоматически).
• Пользуйтесь функцией сортировки писем.
• Отвечайте на письмо не позже чем через 24 часа после
его получения.
• При невозможности ответить оперативно уведомите
отправителя о сроке своего ответа.
• В случае задержки ответа извинитесь, кратко объяснив
причину.
29. Полезные советы
• Старайтесь оперативно отвечать на письма,
• Подтверждайте получение информации. если не можете уделить
время написанию подробного письма обозначьте время ответа
• В отсутствие пользуйтесь автоответчиком
• Обозначайте тему письма и следите за ее актуальностью
• Следите за стилем и формулировками письма
• Всегда перечитывайте прежде чем отправить
• Подберите правильное обращение, используйте побудительный
стиль
• Разработайте и используйте оригинальную подпись.
• Структурируйте письма, чтобы их было легче читать.
30. Ошибки деловых писем
• "Мы выражаем свою благодарность и в соответствии
с телефонной договоренностью просим оказать
помощь и поддержку по следующей деловой
позиции. Мы объединяем группу заводов по
производству товара (наименование), и на данный
момент для нас очень важно иметь мировые цены на
ряд продуктов (перечисление). Будем признательны
Вам, если Вы подскажете нам пути получения цен с
биржи города N. Готовы получать это удобным для
Вас способом: по факсу, периодические издания,
подписка и т. д. Будем рады рассмотреть Ваши
встречные идеи и предложения".
31. : "За время длительного сотрудничества наши отношения 'поставщик-
покупатель' переросли в гораздо более доверительные и дружеские
партнерские отношения. И все это время наша компания показывала себя
как достойный стратегический партнер. В то же время мы хотели бы
получить ответ на вопрос: являемся ли мы сегодня для Вас действительно
стратегическим партнером? Этот вопрос мы задаем Вам в связи с тем, что
интерес к нам с Вашей стороны проявляется только в сезонные месяцы, а
зимой полностью угасает. Учитывая наши длительные сложившиеся
отношения, мы формируем определенные планы продаж в целях
обеспечения бесперебойности поставок на Ваше предприятие, постоянно
держим на складе необходимое количество продукции и, не получая от Вас
никаких заказов, вследствие непрерывности производства несем
существенные убытки в результате замораживания оборотных средств
товарных заказов. В подобной ситуации мы не можем планировать
производство и сбыт, нарушается сложившийся алгоритм работы нашей
компании, и это не позволяет четко и своевременно выполнять заявки
наших партнеров. В связи с этим просим Вас описать стратегические цели
Вашей компании по отношению к нам для лучшего
понимания потребности Вашей компании".
32. Ошибки деловых писем
Заголовок письма «Мы хотим вас нанять»:
«Чувак, я создаю проект,
могу с тобой сотрудничать ровно пол года,
ты получаешь % (договоримся) от заработка компании, на этом проекте.
У меня вопрос — имеешь опыт редактирования сайтов на CMS drypal
И ещѐ чем ты можешь помочь из перечисленного
*Создание видеоролика о компании
*Реконструкция сайта на CMS
*Веб дизайн
Что то другое
P.S. Успех проекта не обеспечен, но если вы согласны
то можно на этом заработать, и мне и вам.»
