More Related Content
Similar to Substitutie, de eerste stap naar een e-depot (20)
More from Digital groep (20)
Substitutie, de eerste stap naar een e-depot
- 1. Substitutie, de eerste stap naar een E-depotMiriam Weeda
- 2. InhoudDe weg naar een Machtiging voor vervangingEen E-depot opbouwenStructuur van je E-depot?En dan
- 3. Even voorstellen2003 in DIV-wereld terechtgekomenStudie Duitse taal en cultuur (afgestudeerd op Duitse manuscripten)Vooral DMS trajecten: gebruikers-trainingen, RMA inrichting, digitale DIV-processenConsultant bij Dino4
- 4. Herkenbaar?Hybride dossiersBeheer papieren archief (traditionele dossiers)Digitale documenten (inscanning of digital born)Beheer ingescande papieren documenten (kosten per meter, hoeveel heb je?)
- 5. Oplossing?Alle papieren documenten weggooienDigitale documenten leidend maken!Machtiging voor vervanging aanvragen en eigen E-depot opzetten (=digitaal archief met te bewaren en op termijn vernietigbare records)
- 6. 6In de praktijk: DCMR Milieudienst RijnmondActief voor bewoners, bedrijven en overheid
- 7. Milieu-expertise voor binnen- en buitenland
- 8. 24 uur per dag, 550 medewerkers voor 22000 bedrijven.7Afdeling DCI (Documentatie, Communicatie en Informatie)Actief voor medewerkers en bezoekers
- 9. Archief expertise: voorbeeldfunctie voor regio en vergelijkbare organisaties1 bureauhoofd24 medewerkers150.000 dossiers
- 10. De Weg naar de MachtigingMachtiging aanvragen: eng! DCMR: Traject van 2 jaar (na 1 jaar digitaliseren)Aangroei 400 m per jaar tegengaanSSA: op termijn vervangenMachtiging van Gedeputeerde Staten
- 11. De Weg naar de Machtiging
- 12. MachtigingHet recht om fysieke te bewaren archiefbescheiden na scanning te vernietigenNog maar weinig machtigingen afgegeven:Gemeente Oss : Werk en Inkomen (aanvragen Levensonderhoud), Financi谷le Administratie (Inkomende facturen) en de afdeling Belastingen (Bezwaarschriften)
- 13. Gemeente Schijndel: alleen vernietigbare bescheiden
- 14. Gemeente Deventer: te bewaren bescheiden
- 16. ..Wetgeving - Archiefwet, artikel 7Te bewarenVernietigbaarMachtiging van Onze Minister OCW (Rijksarchiefbewaarplaats) of Gedeputeerde StatenMachtiging van zorgdrager
- 17. Handboek Toont situatie van jouw informatiehuishoudingPuur beschrijvendKwaliteitsproject!Helaas geen model handboek of standaardWat zijn de minimale eisen in je informatiehuishouding?
- 18. Tip: Zoek direct contact met gemeentelijk en provinciaal archiefinspecteur Minimale eisen handboek: inhoud ArchiefbeschrijvingProcessen & structuurTechniek4. Kwaliteitsmanagement
- 19. Minimale eisen handboekArchiefafbakening: Weet je voor welk proces, vernietigbare of te bewaren archiefbescheiden? DCMR: primaire proces2. Processen & structuur : Zijn alle documentstromen/processen helder? Heb je een RM functionaliteit waarin je de digitale documenten in een structuur kan opbergen?
- 20. Voorwaarden3) Techniek (ICT) Hoe en welke software is aanwezig. Is er een breed informatieplan beschikbaar?4) Kwaliteit Wie heeft welke taken en verantwoordelijkheden?DCMR: kwaliteitstraject met medewerkers
- 21. De weg naar substitutieTijdens gehele traject: communiceer en overleg met betreffende instanties Doe het samen!Kaders vaststellen: belangrijk zijn NEN-normen (15489, 2082)Inrichting digitaal beheervan documenten en kwaliteitszorg zijn essentiele onderdelenBegin klein (valkuil om groot te willen beginnen)
- 22. MachtigingJe hebt de machtiging en dan ?E-depot krijgt status!Machtiging van Onze Minister (Rijksarchiefbewaarplaats) of Gedeputeerde Staten
- 23. Een e-depot bouwenE-depot? Definieer E-depot - Bak met digitale documentenEn aanvullende info over..
- 24. Te vernietigen of te bewaren informatie?
- 25. Alleen voor semi-statische informatie?- Los systeem of Recordsmanagement functionaliteit ingebouwd?
- 26. E-depotOf het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van tebewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt(rapport E-depot Duurzame digitale toegang tot informatie mei 2010)
- 27. Welke structuur in je E-depot? Waar worden records beheerd?In dynamische fase: in DMS of processysteemSemi-statische fase: beheer in RMA of RM functionaliteitStatische fase: Regionaal of landelijk E-depot
- 28. Welke structuur in je E-depot?Welke records heb je?Dossiers: documenten met verschillende bewaartermijnenDocumenten: per soort gecategoriseerdGestructureerde processen (AO)Zaakgericht: processen met daarin zakenOngestructureerde en semi-gestructureerde informatie?
- 29. Welke beheer-instrumenten heb je?DSPFileplanZaaktypencatalogus
- 30. Documentair Structuur PlanDSP : proces-georienteerdCompleet overzicht informatie beheerVoordelen: alle documenten in processen onder te brengenAan elk proces koppel je een bewaartermijnZaak, dossier of documentKeuze van DCMR (voorbeeld Model DSP)
- 31. FileplanDocumentgeorienteerdTerm wordt in DMS E-DocsgebruiktVoorbeeld: University of Toronto
- 32. ZaaktypencatalogusZaaksgewijs archiverenCompleet overzicht van alle zaak- informatie voor gemeentelijke activiteiten Beheer-voordeel: 1 bewaartermijn voor 1 zaak Dienstverlening staat vooropKomt samen met DSP
- 33. SamengevatBaken duidelijk af waarvoor machtiging wordt aangevraagdKwaliteit ! (processen, instrumenten, structuur)Werk samen met archiefinspectie!
- 34. Vragen?