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- 1. 聯合勸募 數 位 應 ?用 輔 導 計 畫 數 位應 ?用課程 Go o g le?文 件 進階應?用 表 單 與試 算表操作 主 辦 單 位 ： 中 華社 會福利聯合勸募協會 執 ?行 單 位 ： 社 團法 ?人臺灣數位?文化協會
- 8. 進入雲端硬碟 2 1 3 進?入雲端硬碟之?方式 1.檢查右上?角顯?示帳號姓名，則表?示已經完成登?入。 2.選擇「更多」裡?面的「雲端硬碟」 3. 更多裡?面的選項排序以及顯?示項??目可能因為時間的推移有所異動，如果找 不到可以進?入「更多」裡?面的「更多」來尋找。 4. 開啟瀏覽器後輸?入 https://drive.google.com 也可以直接進?入雲端硬碟?頁?面 -3-
- 9. 雲端硬碟主畫面 雲端硬碟的主畫?面介紹 1.「建?立」按鈕：建?立?文件、簡報、試算表、表單、繪圖等等?文件 2.「上載」按鈕：上傳現有之Word、Excel、Power point等格式交由Google 代為轉檔成線上?文件，但表格，排版可能會有許多誤差。 3. 搜尋列：搜尋功能，Google三本柱（我亂講的，其他兩個我覺得是Gmail 跟Adsense）之?一，好好運?用，事半功倍，沒在?用.....我也不能強迫你?用XD 4. 「排序依據」按鈕：根據「上次修改時間」來檢視所有與我分享及?自?己擁 有的?文件列表。 5. 「設定」按鈕：調整「顯?示密度」到?自?己喜歡的設定。 6.星號標記：標記常?用?文件或者當做備忘錄使?用。 7.本?人擁有：完全掌握?文件權限控管。 8.所有項??目：亂七?八糟的?文件。 9.?文件集（資料夾）：職務交接時的好幫?手，快速修改?大量?文件權限。 10.與我共?用的?文件集：不在?自?己掌控的?文件集，但可以檢視或修改?文件集內 的所有?文件。 -4-
- 10. 建立表單 線上試算表的主畫?面介紹 1. 建?立表單：點選「建?立」後將會出現所有可 以建?立的?文件類型。 2. 點選「表單」：始進?入表單設計畫?面。 1 3. 點選「無標題表單」更改表單名稱 2 4. 新增「題??目」：題??目依照「作答?方式」不 同，分為「單?行?文字」、「多?行?文字」、「單 選按鈕」、「核取?方塊」、「下拉式選單」、 「以數字表?示程度」、「隔狀顯?示」、「?日 期」、「時間」等。 3 4 -5-
- 14. 「查看即時表單」 -9-
- 15. 線上試算表編輯畫面 線上試算表的主畫?面介紹 1. 標題：點選標題可以修改標題，標題的命名?方式值得單位內部討論。 2. 選單列：標準的「檔案」、「編輯」等選單裡?面藏了所有功能。 3. 快捷按鈕：控制字體?大?小、框線、合併儲存格、?自動換列等等。 4. 線上檢視者列表及聊天室：不同的顏?色顯?示??目前線上有誰跟你共同編輯?文 件，點選檢視者會出現?小型聊天室，可以即時討論。 5. 共?用設定：下?一?頁我們討論分享試算表將會仔細描述各式共?用?方式。 6. 凍結標題列：持續檢視重要欄位。 7. 列印：如何印的漂亮考驗著?大家的智慧。 - 10 -
- 16. 分享試算表 1.每份?文件右上?角?又?一個 鎖頭的圖?示，旁邊寫著「共 ?用」，點選可以設定該份?文 件的權限 1 2.利?用具有google帳號功 能之信箱進?行權限控管，共 分為三種： 「可以編輯」、「可以查 看」與「是擁有者」，其 中，只能有?一位擁有者，擁 有者可以在「變更」調整裡 ?面 調 整 該 份 ?文 件 的 共 ?用 設 定。 2 共?用設定內的權限分為： 1. 公開在網路上：完全開放，將 可以透過搜尋引擎找到該?文件， 並可開啟匿名編輯（允許所有?人 編輯），?一般來說單位內部?文件 不建議使?用。 2. 擁有連結的使?用者：半公開式 分享，使?用者不需擁有Gmail帳號 即可查閱，無法管控?文件閱覽?人 的?身分，並可選擇是否提供匿名 編輯修改權限，除?非有特殊需要，?一般來說也不常使?用。 3. 私?人：只有信箱經賦予權限者才可以查閱或編輯，所有內部?文件建議 使?用此種共?用設定。 - 11 -
- 17. tinyurl.com 縮短網址 1 2 3 1. 縮短網址網站： http://tinyurl.com/ 2. 將需要縮短的網址輸?入 「Make TinyUrl按鈕」旁輸?入框。 3. 依照需求選擇性?自訂網址：可不輸?入。 - 12 -
- 18. 二維條碼製作 1 5 2 3 1. ?二維條碼製作網站： http://qr.calm9.com/tw/ 2. 將google表單的「前台」??長網址貼到「網址」欄位內。 3. 選擇圖檔?大?小：依照需求，建議是越?大越好。 4.產?生條碼：確認設定皆無問題後點選「產?生條碼」。 5. 複製產製條碼：右鍵另存。 - 13 -
- 20. Mail Merge HD信件批次發送程式 2 1.開啟網址 http://tinyurl.com/puncarmailmerge 或 http://www.labnol.org/internet/personalized-mail-merge-in-gmail/20981/ 2. 點選「this spreadsheet」 - 15 -
- 21. 建立「副本」與「授權存取」 1.點 選 上 ?一 ?頁 的 This spreadsheet 後，點選「是，建 ?立副本」 2.點 選 「 M a i l M e r g e 」 內 的 「Start Mail 1 Merge」 2 3 4 3. 點選「確定」 4. 點選「授與存取權」 - 16 -
- 22. 在Gmail中建構寄送郵件樣本 1 2 1. 進?入Gmail主畫?面，點選「撰寫」 2. 在郵件內?文或者標題中運?用 $%First Name% 作為控制碼，將樣本信件準 備好，包含放?入附件檔案等 3.「不要」按傳送，就這樣把信件儲存在草稿夾內。 - 17 -
- 23. 正式使用Start Mail Merge 2 1 1.預設有三欄可以?用作取代之?用： First Name、Executive Name以及Meeting Date，為了避免出問題，我不建 議更改這些預設的名稱，就在寫mail的時候使?用控制碼$%First Name%、 $%Execute Name%、 $%Meeting Date%撰寫即可在後續的郵件中?自動代換。 另外Email Address則需填?入收件者的信箱，另外Mail Merge Status則是會顯?示 3 寄送狀況。 2.輸?入完相關資料也準備 好寄件樣本後，即可按下 Start Mail Merge。 3.在寄送前我們需選擇使 ?用的信件樣本，另外可以?自 定寄件者姓名，另外最下?面 則是勾選是否寄送密件副本 給?自?己備份。 - 18 -