![Cara penanganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian [autosaved]](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/carapenangananpemeliharaandokumenadministrasikepegawaianautosaved-190107154444-thumbnail.jpg?width=560&fit=bounds)
More Related Content
Viewers also liked (19)
Similar to Resume profesi pendidikan bagian xi (20)
Recently uploaded (20)
Resume profesi pendidikan bagian xi
- 1. BAB XI ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN DAN STRUKTUR ORGANISASI DEPDIKNAS A. Pengertian Bidang lain garapan administrasi pendidikan adalah administrasi ketata usahaan. Bidang ini memiliki peranan yang sangat penting. The Liang Gie (1998:16) merumuskan pengertian tata usaha sebagai segenap rnagkaian aktivitas enghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan keteranganketerangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Enam Pola kegiatan tata usaha: a. Menghimpun segala keterangan yang diperlukan baik yang belum ada maupun yang masih berserakan b. Mencatat berbagai keterangan baik dalam bentuk tulisan maupun audio visual secara manual maupun elektronik sehingga dapat dibaca, dikirim dan disimpan c. Mengolah berbagai keterangan-keterangan yang telah dihimpun untuk dapat disajikan menjadi informasi yang berguna d. Menggandakan berbagai keterangan untuk didistribusikan maupun pendokumentasian e. Mengirimkan berbagai keterangan untuk dipergunakan pihak lain f. Menyimpan berbagai keterangan untuk dapat digunakan pada saat yang lain. Ada ciri utama dalam kegiatan tata usaha yaitu pelayanan, merembes segenap bagiandalam organisasi dan dilaksanakan oleh semua pihak organisasi. Namun kegiatan pelayanan tata usaha merupakan bagian kegiatan yang ikut menunjang terlaksananya kegiatan operasional yang baik. Kegiatan usaha seperti yang diunggapkan oleh The Liang Gie (1998) mempunyai 3 peranan pokok: a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebai suatu keseluruhan
- 2. Implikasi dalam dunia pendidikan , peran melayani pelaksana pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi diantaranya, penyediaan informasi siswa yang dapat berguna bagi guru untuk melaksanakan proses belajar mengajar dikelas dengan baik, informasi siswa yang bermasalah untuk dilakukan bimbingan dan konseling serta guru yang mengalami masalah pelaksanaan pengajaran untuk dilakukan supervise pengajaran oleh kepala sekolah. B. Penataan Surat a. Pengertian Surat Menurut kepmen Depdikbud nomor 091/U/1995 surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak ke pihak lain. b. Jenis Surat Surat menurut jenisnya ada 12 jenis uaitu: 1. Surat Dinas 2. Nota Dinas 3. Memo 4. Surat Pengantara 5. Surat Kawat atau telegram 6. Surat Keputusan 7. Surat edaran 8. Surat Undangan 9. Surat Tugas 10. Surat Kuasa 11. Surat Pernyataan 12. Berita Acara c. Sifat dan derajat surat 1. Suart sangat rahasia 2. Surat rahasia 3. Surat terbatas 4. Surat biasa Derajat surat dikelompokkan atas tiga derajat:
- 3. 1. Kilat 2. Segera 3. Bisa d. Pencatatan alamat surat Alamat surat dicantumkan pada dua tempat yaitu sampul, dan surat. Alamat pada samapul surat terdiri dari atas ¡° Kepada Yth: nama, jabatan, unit kerja dan alamat lengkap sedangkan alamat pada surat terdiri atas kata Yth: nama, jabatan, unit kerja dan alamat lengkap. e. Kode Surat Kode surat dibedakan atas dua kategori yaitu: 1. Kode Jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat yang menadatangani surat 2. Kode unit merupakan tanda dari unit kerja yang membuat / mengeluarkan surat. f. Cap Jabatan dan cap Dinas Sehubungan dengan pelaksanaan tugas dan organisasi pendidikan dikenal dua jenis cap yaitu cap jabatan dan cap dinas. Cap jabatan merupakan cap/stempel yang dipergunakan oleh pejabat tertentu untuk memenuhi keabsahan suatu surat dalam melaksanakan tugas sesuai dengan jabatannya. Cap dinas merupakan cap/stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat untuk memenihi keabsahan surat pada unit organisasi , unit pelaksana teknis, dan lain-lain. g. Prosedur Penguasaan Surat Setiap unit organisasi harus ada komponen pengelola surat yang terdiri dari: 1. Penerima Surat 2. Pengirim surat 3. Pencatat Surat 4. Pengarah Surat 5. Pengelolaan Surat C. Penataan Arsip
- 4. Arsip adalah dokumen seperti naskah, buku, foto, microfilm, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan yang dibuat dan diterima oleh lembaga dalam bentuk dan corak apapun (asli ataupun duplikat) baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam pelaksanaan kegiatan lembaga tersebut. a. Asas Penataan Arsip Asas dalam penataaan arsip dikategorikan atas asas-asas: 1. Asas sentralisasi 2. Asas desentralisasi 3. Asas gabungan b. Sistem penataan arsip: 1. Sistem Penataan berdasarkan masalah ( subjek fillingg system) 2. Sistem Penataan berdasarkan abjad ( alphabetic filling system) 3. Sistem Penataan berdasarkan tanggal ( chronological filling system) 4. Sistem Penataan berdasarkan nomor ( numeric filling system) 5. Sistem Penataan berdasarkan wilayah ( geographic filling system) c. Prosedur Penataan Arsip 1. Meneliti arsip yang akan disimpanapakah sudah ada tanda disposisi dari pimpinan unit kerja yang bersangkutan meyatakan bahwa arsip yang bersangkutan boleh disimpan 2. Mengelompokkan arsip surat masuk dan arsip surat keluar yang saling berhubungan dikelompokkan menjadi Satu 3. Meneliti kesesuaian lampiran dengan jumlah yang disebutkan dalam surat 4. Mengklasifikasikan arsip yang akan disimpan sesuai dengan pola klasifikasi dan mengisi dan men cantumkan kode arsip 5. Mengindeks arsip dengan cara member cirri kas atau tanda suatu arsip untuk mengetahui tempat okumen itu dimasukkan 6. Menyusun arsip sesuai dengan tempat penyimpanan menurut pola klasifikasi kedalam peralatan yang tersedia d. Peralatan dalam penataan arsip 1. Filling Cabinet : lemari yang terdiri atas laci
- 5. 2. Sekat penunjuk yaitu alat pennjuk dan pemisah 3. Tab sejenis map atau map pi?ata arsi 4. Folder yaitu sejenis map atau tempat menata arsip didalam filling cabinet 5. Kotak ( box) 6. Rak Arsip e. Peminjaman arsip Peminjaman arsip merupakan kegiatan menemukan kembali arsip yang telah ditata untuk suatu keperluan tertentu. Kegiatan peminjaman arsip dilakukan secara terkoordinasi dengan menggunkana formulir lembar peminjaman arsip. f. Penyusutan Arsip Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip. Dapat dilakukan dengan kegiatan: 1. Pemindahan arsip 2. Pemusnahan arsip 3. Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke arsip nasional yang berada di pusat. g. Pemelihraan arsip Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan mencegah kemungkinan hilangnya informasi yang terkandung didalam setiap arsip serta menjaga kerahasiaan dan keutuhan arsip. Kegiatan pemeliharaan meliputi tempat, peralatan, cara menangani arsip yang rusak, dan pembuatan duplikat arsip secara fotografis, atau rekaman dan data computer. Struktur Organisasi A. Pengertian Struktur Organisasi Pengertian organisasi dapat ditinjau dari batasan organissi dan pengorganisasian. Mengorganisasi merupakan kegiatan menyusun struktur dan membentuk hubungan agar diperoleh kesesuaian dalam
- 6. usaha mencapai tujuan bersama. Suatu organisasi memiliki prinsip dasar adalah: 1. Perumusan tujuan secara jelas 2. Anggota organisasi harus selalu memenuhi dan menjiwai tujuan yang akan dicapai 3. Adanya pembagian kerja yang sedemikian rupa yang dilakukan atas dasar perbedaan kemampuan dan minat angota organisasi 4. Pelimpahan wewenang sesuai dengan tanggung jawab 5. Hirarki wewenang dari atas sampai kebawah hanya dilakukan tegas agar dapat memberikan gambaran pola hubungan kerja yang perlu dipelihara 6. Kesatuan arah dari pelaksanaan kegiatan dan pendayagunaan suber organisasi 7. Adanya kesatuan perintah diantar pemimpin an anggota organisasi 8. Susunan struktur organisasi 9. Pola dasar organisasi hendaknya relative permanen Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai: mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola . struktur orgaisasi menunjukkan