More Related Content
Similar to White paper få succes med bi (20)
White paper få succes med bi
- 1. FÅ SUCCES MED BUSINESS IN- TELLIGENCE FALDGRUBER & FORDELE, OG EN GUIDE TIL AT STRUKTURERE BI- ARBEJDET. Sabina Begic, Senior Projektleder, BI, KMD
- 2. 2 RESUMÉ RESUMÉ Formålet med dette whitepaper er at adressere de ikke- teknologiske aspekter af en BI-installation. Whitepaperet gennemgår først de typiske faldgruber for BI-projekter, så de største fordele forbundet med en struktureret tilgang til BI, og endelig lanceres en best practice-model til BI-arbejdet i 5 trin. Selv de mindste Business Intelligence-projekter kan blive en kæmpe succes. Og omvendt risikerer selv de største Business Intelligence-projekter at blive anvendt af meget få personer. Ifølge en undersøgelse fra analysehuset Gartner fejler mere end 70 pct. af alle Business Intelligence-projekter i at leve- re de oprindelige mål, virksomheden havde sat for brugen af systemet. Det er der flere forskellige forklaringer på. Fejlslag- ne BI-projekter skyldes dels, at BI ikke spiller sammen med organisationens overordnede strategi, dels et manglende fokus på gevinsterne ved BI og opfølgning på disse gevinster og dels en manglende implementering og forankring af BI i organisationen. Hvis man deler et BI-projekt op i syv kategorier – mennesker, processer, organisation, kultur, lederskab, data og teknolo- gi – så afhænger hele 75 pct. af et BI-projekts succes af de bløde faktorer (mennesker, processer, organisation, kultur og lederskab). Data og teknologi fylder kun 25 pct. i denne ligning. Men det paradoksale er, at langt de fleste organisa- tioner bruger størstedelen af deres tid på de teknologiske fremfor de menneskeorienterede aspekter af BI i en imple- menteringsfase.
- 3. INTRODUKTION 3 INTRODUKTION Investeringen i Business Intelligence er en topprioritet i orga- nisationer verden over. Men selvom BI har et stort ledelses- mæssigt fokus, er det veldokumenteret, at det ikke altid er tydeligt for organisationerne, hvordan de skaber værdi med BI. En del af årsagen til dette gap mellem investeringsvilje og oplevet værdi er, at BI-projekter ikke opfattes som forret- ningsprojekter, men som teknologiprojekter. Ikke kun ude i de enkelte organisationer, men også af den BI-leverandør, der skal sælge og implementere løsningen i organisationen. Det er en misforståelse. Erfaringerne viser nemlig, at hvis ikke Business Intelligence bliver både forretningsdrevet og for- retningsforankret i den enkelte organisation, så går man glip af BI-løsningens fulde værdi. Det er altså de organisatoriske aspekter af Business Intelligence, der ender med at definere, om anvendelsen bliver en succes eller ej. Fokus skal flyttes fra at tænke BI-systemet som et teknologisk værktøj til at tænke BI-systemet som et ledelsesværktøj, der skal understøtte en virksomhedskultur. Det mindset forudsætter en struktureret tilgang til BI. Med en struktureret tilgang til BI højner man sandsynlighe- den for, at BI bliver en succes i organisationen. En strukture- ret tilgang til BI anbefales både til de organisationer, for hvem BI-arbejdet er nyt, og til de virksomheder, der har arbejdet med BI længe. Et BI-projekt står aldrig stille. Der kan altid skrues på parametrene, og nye erkendelser dukker op under- vejs. Med en struktureret tilgang til BI kan erfarne BI-bruge- re nemmere rette op på fortidens fejlantagelser og sikre, at fremtidige initiativer lykkes bedre.
- 4. 4 TYPISKE FALDGRUBER TYPISKE FALDGRUBER DE TYPISKE FORHINDRINGER FOR EN VELLYKKET BI-IMPLEMENTERING ER: __ MANGLENDE STRATEGI. Grundstenen for succesfuld BI-implementering bliver lagt i opstartsfasen. Denne fase bliver af mange nedprioriteret, fordi de begår den fejl, at de tror, de ved, hvilke målsætninger organisationen har for en BI-implementering, og hvilke data der skal bruges til at besvare denne målsætning. Dermed bliver anvendelsen af BI rent strategisk defineret som en teknisk og ikke en for- retningsdrevet disciplin. __ MANGLENDE BUSINESS CASE. Nogle virksomheder for- mår ikke at formulere et tydeligt slutresultat for BI-projek- tet. Det betyder dels, at man ikke opererer med et fælles mål, dels at man ikke er enige om ruten hen mod målet, og dels at der ikke bliver effektmålt på indsatsen. Det an- befales, at man formulerer alt dette i en business case med angivelse af den forventede forretningsværdi for BI-projek- tet, og den indsats det kræver fra organisationen at indfri potentialet. __ LAV BRUGER-ADOPTION. Én af udfordringerne forbun- det med implementering af BI er ofte, at der ikke bliver brugt nok ressourcer på at kommunikere det nye værktøj ud til brugerne. Der skal arbejdes målrettet med hver en- kelt slutbruger og superbruger, så alle anvender BI-værktø- jet på et tilfredsstillende niveau. __ MANGLENDE TILLID TIL DATA. Business Intelligen- ce-systemer skal ikke kun producere den rette informa- tion til den rette person på det rette tidspunkt. Business Intelligence-systemer skal også kunne producere tilpasset information til den rette person på det rette tidspunkt. Bru- gertilfredshed og nytteværdi er to størrelser, der gensidigt forstærker hinanden: Hvis man har tillid til, at BI-systemet har en høj nytteværdi, og man kan stole på data, bruger man det meget, og det højner i sig selv nytteværdien. Om- vendt bliver nytteværdien meget lav, hvis man erfarer, at BI-dataene er invalide, fordi data ikke registreres korrekt. __ MANGLENDE OPFØLGNING OG VIDEREUDVIKLING. De fleste BI-gevinster vil først blive realiseret, efter projek- tet er afsluttet. Selve realiseringen af gevinsterne sker som en konsekvens af først at have frembragt leverancer, der- næst at have opbygget kompetencerne til at bruge dem, og endelig at have skabt mulighed for at ændre adfærden i organisationen. Denne proces har det med at stoppe for tidligt. Gevinstrealiseringen opstår som en konsekvens af den løbende brug og finjustering i opsætningen. BI er skabt til at forandre sig. Hvis BI ikke forandrer sig, mister det hur- tigt sin relevans og dermed forretningsværdi. __ ISOLEREDE BI-PROJEKTER. Nogle virksomheder an- vender forskellige BI-systemer som beslutningsgrundlag. Det resulterer i et BI-miljø, der består af flere isolerede systemer i stedet for ét centralt. Det betyder ofte spildte ressourcer på vedligeholdelse og udviklingsopgaver af sy- stemet samt en BI-praksis præget af udbredt skepsis til va- liditeten af datagrundlaget.
- 5. TYPISKE FORDELE 5 TYPISKE FORDELE DE TYPISKE FORDELE FORBUNDET MED EN STRUK- TURERET TILGANG TIL BI-IMPLEMENTERING OG FORANKRING ER: __ TÆTTERE SAMSPIL MELLEM BI-STRATEGI OG OR- GANISATIONSSTRATEGI. Ved at tage udgangspunkt i organisationens forretningsbehov og samtænke det med anvendelsen af BI, bliver det tydeligt for alle, hvilken værdi BI-systemet reelt leverer. På den måde kommer BI-stra- tegien til at understøtte organisationsstrategien, og om- vendt kommer organisationsstrategien – og de løbende tilpasninger af denne – til at udgøre rammen for den frem- tidige brug af BI. __ HØJERE SYNLIGGØRELSE AF BI-PROJEKTETS SUC- CES OG VÆRDI. En struktureret tilgang hjælper med at risikostyre BI-projekter, det øger brugerens viden om det fulde BI-potentiale, og det er med til at forankre BI-projek- tet på ledelsesniveau. __ BEDRE GEVINSTREALISERING. En struktureret tilgang til gevinstrealisering begynder med at definere målet, de vigtigste gevinster samt hvad der kræves af organisationen for at høste gevinsterne. Derefter forbindes leverancerne med forandringer, forandringerne forbindes med gevin- sterne, og endelig knyttes gevinsterne til den oprindelige målsætning. __ BEDRE FORANKRING OG ANVENDELSE AF BI. En struktureret change management-tilgang er én af de væ- sentligste bidragsydere til succesfulde forandringer. For- maliserede forandringsledelsesværktøjer sikrer ledelsen og BI-styregruppen et højt engagement fra medarbejderne i organisationen, fordi de føler sig inddraget i processen. __ ETABLERING AF FAST BI-TEAM. Når BI bliver forank- ret i et fast BI-team, sikrer man, at organisationen bruger mindst lige så mange ressourcer på implementering, træ- ning og intern markedsføring som på den tekniske udvik- ling. __ MERE INNOVATION. Den helt store sidegevinst ved en vellykket BI-implementering er, at den vil generere nye idéer fra brugerne til, hvordan organisationen kan bruge data til at træffe bedre beslutninger i fremtiden. REALISERING AF GEVINSTPOTENTIALE Projekter med en struktureret tilgang til BI-implementering og forankring realiserer 80 pct. af gevinstpotentialet. Derimod re- aliserer 70 pct. af alle BI-projekter uden en struktureret tilgang kun 10-25 pct. af ge- vinstpotentialet. De sidste 30 pct. realiserer slet ingen gevinster.
- 6. 6 BI-LEVERANDØRENS ROLLE / KUNDECITATER KUNDECITATER BI-LEVERANDØRENS ROLLE - Så hele den her diskussion, at man rent faktisk kan lave fremskrivninger, det er en af de ting, som har gjort, at BI har flyttet sig over de seneste år hos os; at man er begyndt at tro på, at vores datagrundlag er tilstrække- ligt præcist, at vi i hvert fald i den nærmeste fremtid kan tolke ud fra det grundlag. Og så begynder man at få vil- jen til rent faktisk at bruge BI som beslutningsgrundlag. Chefkonsulent, Frederikshavn Kommune - Der skal være en forståelse for, at et beslutnings- grundlag ikke er en hæmsko, men rent faktisk noget, der hjælper os til at træffe den rigtige beslutning og på det rigtige tidspunkt. Chefkonsulent, Frederikshavn Kommune - Vi har kørt et projekt, hvor vi har alt det tekniske på plads, men vi har ikke organisationen med, og så funge- rer det jo ikke. Det bliver ikke brugt nok til, at det giver mening, og vi har nogle gamle data. Projektleder, Tårnby Kommune - Mange BI-leverandører er nok meget teknologifoku- serede og synes, wauw, det er spændende, vi kan lave et fint Dashboard og en flot graf, men i princippet er det lidt ligegyldigt, hvis man ikke har en forståelse for, hvor- dan organisationen kommer til at bruge det. Projektleder, Tårnby Kommune - Faldgruberne ved BI er flerartede. Når man anskaffer sig et BI-system, skal man være bevidst om at prioritere BI-indsatsen, at man har de rigtige kompetencer til at udnytte BI-mulighederne. Man skal have en strategi for, hvordan man vil bruge BI og prioritere ressourcer til at gennemføre BI-aktiviteter, og man skal løbende bruge tallene. Tal skal ikke bare være noget, der lever i en rap- port, som kommer uge for uge, de skal italesættes hele tiden. Specialkonsulent, Aabenraa Kommune - BI er en succes, når det bliver brugt, og det ligesom bliver det fælles sprog, man går ud fra. AC-Fuldmægtig, Hjørring Kommune - Fra start vil det være rigtig vigtigt, at leverandøren er med på, hvad formålet er med BI, altså hvem er det, der efterspørger det, hvad skal det bruges til, hvem skal ud- forme det, og hvilket niveau er det til. Specialkonsulent, Vordingborg Kommune - Leverandøren skal komme med hele pakken. De skal komme med det tekniske og undervise brugerne. De skal også kunne plante det i den organisation, de kom- mer ind i. AC-Fuldmægtig, Hjørring Kommune: De fleste BI-leverandører fokuserer entydigt på den tekniske del af et BI-projekt og lader kundens egen organisation om at sikre optimal udnyttelse af BI. Meget tyder på, at man endnu ikke er blevet bevidst om den rolle, leverandøren egentlig spiller i den- ne sammenhæng. Derfor er det først og fremmest nødvendigt, at både kunden og leverandøren tænker BI ud fra en helhedsori- enteret tilgang. Dernæst skal begge parter finde en samarbejds- form, der sikrer, at man sammen får skabt de mest hensigts- mæssige løsninger, som bliver forankret i kundens organisation og sikrer indfrielse af de ønskede gevinster.
- 7. STRUKTURERET TILGANG TIL BI I FEM TRIN 7 STRUKTURERET TIL- GANG TIL BI I FEM TRIN Uanset om I allerede er i gang, eller om I er ved at starte et BI-projekt op, følger her en gennemtestet best practice-model til at arbejde mere struktureret med Business Intelligence. DE 5 TRIN ER: 1. Undersøg egen BI-modenhed 2. Skab et strategisk fundament med fokus på gevinstrealise- ring 3. Skab den rette BI-organisation 4. Få udviklet de rette BI-kompetencer 5. Udarbejd en kommunikationsplan 1. UNDERSØG EGEN BI-MODENHED BI-modenhed er en faktor, der kan påvirke den optimale udnyt- telse af Business Intelligence. Der er tre forskellige aspekter ved BI-modenhed, som påvirker nytteværdien: 1. De menneskelige kapabiliteter, som består af viden, fær- digheder og kompetencer til at udføre en organisations forretningsaktiviteter 2. Procesmodenhed, som karakteriserer, i hvilket omfang en bestemt proces er udtrykkeligt defineret, styret, målt, kontrolleret og effektiv 3. Teknologisk modenhed, som sikrer, at organisationen har de bedste værktøjer, en understøttende infrastruktur og dokumenteret praksis for BI-succes Det anbefales, at man får en BI-leverandør til at undersøge sin organisations BI-modenhedsniveau. En fastlæggelse af moden- hedsniveauet er helt afgørende for udarbejdelsen af en mat- chende BI-strategi. En undersøgelse af BI-modenhedsniveauet foretages typisk som en BI-organisationsanalyse. BI-organisati- onsanalysen i sig selv skaber et godt udgangspunkt for at disku- tere, hvordan organisationen producerer ledelsesinformation i dag (“as is”), og hvordan man ønsker at producere ledelsesinfor- mation i fremtiden (“to be”). En BI-organisationsanalyse leverer en korrekt definition af organisationens eksisterende BI-infra- struktur, af BI-kompetencerne på tværs af organisationen, af de forskellige processer og af BI-kulturen. En BI-organisationsana- lyse giver samtidig organisationen redskaber til fremtidig udvik- ling af BI-modenhedsniveauet. M enneskelig kapacitet Processer IT infrastruktur Organisatoriske forhold 1 1 1 1 2 2 22 3 3 33 4 4 44 5 5 55 Figur 1 Model af BI-organisationsanalyse
- 8. 8 STRUKTURERET TILGANG TIL BI I FEM TRIN 2. SKAB ET STRATEGISK FUNDAMENT MED FOKUS PÅ GEVINSTREALISERING I klassisk projektledelse skabes fundamentet for et projekt ty- pisk gennem en beskrivelse af målsætningen, hvor den samlede målsætning ofte deles op i et målhierarki med formål, succeskri- terier og leverancer. I et BI-projekt er det desuden vigtigt, at I specificerer og beskri- ver gevinsterne samt den adfærd og de kompetencer, der skal sikre dem. Beskrivelsen skal være så præcis som muligt og fun- gerer som strategisk fundament og styringsværktøj for BI-arbej- det. Det kan være svært at være præcis i starten af et projekt. Derfor er det vigtigt, at I justerer beskrivelsen undervejs i takt med, at I får mere viden. Figur 2 illustrerer en procesmodel og gevinstkort for BI-arbejdet. Gevinstkortet er en måde at få overblik over de vigtigste gevin- ster og deres interne logik, samt hvad der kræves af organisatio- nen for at realisere dem. Ved at etablere et strategisk fundament for BI-arbejdet og holde fokus på gevinstrealiseringen, sikrer I: __ At BI-projektet leverer det, organisationen har brug for __ At BI-projektets målsætninger bliver præciseret og indfriet __ At der skabes organisatorisk forankring af BI-projektet __ At der skabes en stærk kobling mellem BI-strategi og det, BI leverer Leverancer Kompetencer Adfærd Gevinster Målsætninger Fælles BI-system på tværs af kommunens forvaltninger Alle ledelseslag tager BI- løsning i brug Beslutninger tages på oplyst grundlag Tidsmæssig besparelse enkelt og hurtigt overblik Præcist overblik over sygefraværet i kommunen Viden om, hvad der er i opgørelse af sygefraværet BI-løsning bliver brugt konsekvent (forankring) Flere varme hænder som følge af mindre sygefravær Vejledning, undervisning og påklædning i brugen af BI Ensartet indberetning i fagsystem Højere kvalitet Nedbringe sygefravær til 6% Lærende partnerskab i forandringsledelse Sparede penge (færre vikarudgifter) Figur 2 Procesmodel og gevinstkort for BI-arbejdet
- 9. STRUKTURERET TILGANG TIL BI I FEM TRIN 9 3. SKAB DEN RETTE BI-ORGANISATION BI-løsninger kræver engagerede og skarpe repræsentanter i organisationen, der kan sikre en helhedsorienteret tilgang til design, implementering, styring og support af BI-initiativer. Det anbefales derfor, at I skaber den helt rette BI-organisation, som tager udgangspunkt i jeres behov, og hvor valget af de rigtige mennesker, intern støtte og kommunikation af BI-succes er i fokus. Det kan eksempelvis etableres i et såkaldt BI-team, som sikrer: __ At I binder organisationens BI-initiativer bedre sammen __ At I understøtter og fremmer effektiv anvendelse af BI ude i organisationen __ At I højner brugertilfredsheden og spreder BI-værdien ved at dokumentere effektivitet 4. FÅ UDVIKLET DE RELEVANTE BI-KOMPETENCER Nogle BI-leverandører tilbyder trænings- og coaching-forløb, som afdækker den enkelte organisations behov for brugen af BI på alle niveauer. Det centrale i alle forandringssituationer er de mennesker, der bliver påvirket af forandringen. Det gælder også for arbejdet med BI, hvor de enkelte medarbejdere, afdelinger og topledelsen bliver bedt om at ændre vaner og velkendte ar- bejdsprocesser. Forandringsparathed kan øves – særligt, hvis man modtager den nødvendige sparring undervejs, så motivati- onen for at foretage en kulturændring er høj. Med trænings- og coachingforløb, der udvikler de relevante BI-kompetencer, sikrer I: __ At BI bliver forankret i hele organisationen. Nu og i fremtiden __ At I får den maksimale effekt ud af jeres BI-værktøjer __ At virksomhedens strategi og brugen af BI bliver praktiseret i hverdagen __ At I har mere motiverede og tilfredse medarbejdere FORRETNINGS- KOMPETENCER Strategi, styringsbehov, organisation, processer BI-TEAM Definere BI-vision Udvikle bruger- kompetence Kommunikere og udbrede BI Kontakt med BI-leverandører Standarder og best practices Håndtere BI-program IT- KOMPETENCER Systemstyring, administration, værktøjer, infrastruktur, applikationer, data ANALYTISKE KOMPETENCER Statistik, procesanalyse, forretningsbehov Figur 3 BI-teamet bør bestå af ressourcer med forskellige kompetencer. Figur 4 Udvikling af BI-kompetencer Train the Trainer Udvælgelse af nøglepersoner Kommunikere Træning og coaching Validere Engagement fra medarbejdere
- 10. 10 STRUKTURERET TILGANG TIL BI I FEM TRIN 5. UDARBEJD EN KOMMUNIKATIONSPLAN Jeres succes med BI er afhængig af, at værdien af BI synlig- gøres for hele organisationen. Til det formål anbefales det at udarbejde en målrettet kommunikationsplan. En effektiv kommunikationsplan: __ Skaber opmærksomhed om BI-projektet og sikrer opbak- ning i hele organisationen __ Motiverer medarbejderne til at ændre adfærd og holdning __ Fokuserer på projektets succes ved at formidle BI-resul- tater __ Reducerer risici __ Involverer interessenterne i vigtige forandringsaktiviteter Figur 5 Kommunikationsplan Kommunikations- kanaler Budskaber Målgruppe Kommunikationsplan Reducering af risici i BI-projekt Motivering af medarbejdere Hvem er modtager og hvem er afsender Målsætning for kommunikations- indsats Handlingsplan _Ressourcer _Ansvarsfordeling
- 11. CASE 11 I stedet for at lægge en stor og langsigtet BI-plan valgte I at dele jeres BI-projekt op i små bidder. Hvorfor? - Et BI-projekt kan nå at ændre sig mange gange. Derfor er det bedre at dele det op. For hvert lille fremskridt, vi har gjort, er effekten blevet synliggjort i hele organisationen. Jeg tror, det er vigtigt at fortælle om succesen, hver gang man oplever den. At dele, hvor meget nemmere det faktisk er blevet at få samlet tal- lene og få et overblik, så alle kan se, at det har forbedret vores processer og kvaliteten af de tal, vi anvender i økonomistyrin- gen og budgetopfølgningen. Hvad har været afgørende for jeres succes i arbejdet med BI? - Det at lave et BI-system er for mig mere et forandringsprojekt end et teknisk projekt. Hos os handlede det om at have organi- sationsstrukturen på plads og at få direktionen med som styre- gruppe. Og så er det vigtigt at huske, at det i den sidste ende er mennesker, man arbejder med. I starten blev jeg faktisk over- rasket over, hvor meget jeg skulle arbejde med min egen orga- nisation i forandringsprocessen. De havde – uden at lyde ne- gativ – magten. De havde deres egen forståelse og deres egne regneark. Og så kom vi og sagde, at vi havde et bestemt system og nogle bestemte processer, de skulle begynde at bruge. Det vakte lidt modstand i begyndelsen, men vi er efterhånden kom- met rigtig godt med. Hvad har I fået ud af BI-projektet indtil videre? - Vi har opnået en klar forbedring i vores processer og i kvalite- ten af vores tal. Vi har fået en økonomivurdering, som er skabt helt ude i det yderste led, og vi har fået gennemsigtighed, så alle nu har det samme billede og overblik. Og jeg tror faktisk, det kom bag på mine folk, hvor stor en forskel, det har gjort: hold da op, kan det gøres så smart? Har du et godt råd? - For os har det fungeret godt, at vi har været åbne omkring pro- cessen, og at vi valgte at bruge de første ni måneder som en for- søgsperiode. Vi har arbejdet med det, mens vi har etableret pro- cesserne og accepteret, at alt ikke har været perfekt fra starten. Hvad er næste skridt for jer rent BI-mæssigt? - Vores næste skridt er at organisere arbejdet med BI i et BI- team. BI-teamet skal have som formål at få BI til at leve i alle afkroge af organisationen. Blandt andet hos fagcheferne, i di- rektionen og blandt kommunens politikere. Arbejdet med BI er ikke en proces, der stopper. Det er en løbende optimering af vores organisations evne til at anvende data. Jo mere og jo flere, der anvender BI i det daglige arbejde, desto større værdi kan vi hente ud af systemet. BILLUND KOMMUNE: BI ER ET FORANDRINGS- PROJEKT Man skal passe på med ikke at overkomplicere et BI-projekt. For hvis man gør det, går der lang tid, før man får øje på succesen. Og så skal man italesætte og arbejde med BI som en kontinuerlig forandringsproces. Sådan lyder erfaringen fra økonomi og personalechef, Helle Kisum, om et større BI-projekt i Billund Kommune. I starten blev jeg overrasket over, at det egentlig var min egen organisation, jeg skulle arbejde mest med. Helle Kisum, økonomi og personale- chef samt tovholder for BI-projektet.
- 12. MARTS 2017 1. Boyer, J. et al. (2010): Business Intelligence Strategy 2. Bradley, G. (2010): Benefit Realisation Management 3. Davenport, T. et al. (2010). Analytics at work: Smarter de- cisions, better results 4. Davis, J. et al (2006): Information Revolution 5. Elbashir, M. et al. (2008): Measuring the effects of busi- ness intelligence systems 6. Gartner Executive Programs (2015): Flipping to Digital Leadership http://www.gartner.com/imagesrv/cio/pdf/cio_agen- da_insights2015.pdf 7. Howson, C. (2014): Successful BI Survey: Best Practices in Business Intelligence for Greater Business Impact. 8. Jenner, S. (2012): Managing Benefits 9. Rytter, R. et al. (2015): Gevinstrealisering – Skab mere værdi i dine projekter 10. Wixom & Watson (2010). The BI-based organization REFERENCER KONTAKT: Sabina Begic Senior Projektleder, BI T: 4460 1256 M: sbg@kmd.dk