2. Sisältö
Asialista
• Tilat avoimiksi –teeman opit ja jatkosuositukset (Jenni Niemiaho)
• Digitaalisen palvelukokonaisuuden edistäminen (Päivi Helanto)
• Digitaalinen Helsinki -ohjelman tilannekatsaus (Ville Meloni)
• Vuoden 2017 suunnitelman yhteenveto (Ville Meloni)
• Muut asiat
Tiedoksi
• Digitaalinen transformaatio – kokemuksia Australiasta
• Stadin tilapankki –palvelu kaupungin työntekijöille – ilmoita tilasi kokeiluun
• Yhteiskehittämisen toimintamallin uusin luonnos (työtilassa)
• Ohjelman palvelulupauksen luonnos (työtilassa)
3. Tilat avoimeksi -teema
Digitaalinen Helsinki -ohjausryhmä 9.12.2016
Jenni Niemiaho
Helsingin kaupunki,
Kaupunginkanslia, Tietotekniikka- ja viestintä,
ICT-kehitys
Projektipäällikkö
jenni.niemiaho@hel.fi
4. Mitä tehty vuonna 2016
Mitä on opittu teemaan liittyen
Mitä tehdään vuonna 2017
5. Entä jos…
Kaikki kaupungin vapaana olevat
tilat löytyisivät helposti ja niitä olisi
mahdollisuus varata joustavasti
kaikkiin käyttötarkoituksiin
6. Kaupunginhallituksen kokouksessa 7.9.2016 (§ 60)
kaupunginjohtaja päätti todeta, että Asukas- ja
yhteisöyhteistyö alueilla –työryhmän julkisten
palvelutilojen käyttöä koskevat periaatteet otetaan
huomioon kaupungin tulevan osallisuus- ja
vuorovaikutusmallin valmistelussa
7. Periaatteet ja toimintatavat
• Lähtökohtaisesti kaikki julkiset
palvelutilat ovat kaupunkilaisten
käytössä. Tilankäytön rajaamiselle
täytyy olla erityiset perusteet
• Tilojen varaamiseen ja käyttöön
liittyvät yhtenäiset viestintäkanavat ja
tavat.
• Tilat näkyväksi ja varattavaksi
kaupungin sähköisiin
tilavarausjärjestelmiin.
• Yhtenäiset ja selkeät kriteerit
maksulliselle ja maksuttomalle
tilankäytölle.
• Yhtenäiset ja selkeät periaatteet
omavalvontaiseen käyttöön.
• Yhtenäiset ja selkeät tieto- ja
tilastotuotannon tavat.
• Tunnetut ja tiedossa olevat yhteistyön
ja viestinnän rakenteet.
• Kaupunki on aktiivinen, luotettava ja
sitoutunut kumppani vuoropuhelun ja
tiedonkulun lisäämiseksi, tilojen
yhteiskäytön tehostamiseksi sekä
tapahtumien ja palveluiden yhdessä
järjestämiseksi.
https://dev.hel.fi/paatokset/media/att/23/238e93c8af6cb0f505b5
0e97d69c269527acc138.pdf)
8. Osallisuus ja vuorovaikutusmallin
onnistumisen yksi kriteeri on ottaa nämä
periaatteet käyttöön
– Digitaalinen Helsinki -ohjelmassa kokeillaan
ja vauhditetaan uusien työkalujen ja
tilapalveluiden syntymistä ja käyttöönottoa
Yhteistyössä mm.: kaupunginkanslia, kirjasto, varhaiskasvatusvirasto,
opetusvirasto, nuorisoasiankeskus, tekniset virastot, Forum Virium Helsinki
9. Tilat avoimeksi
teemakokonaisuus 2016
• Avoimen rajapinnan RESPAn kehitys – Smart city palkinto
• Osana Helsingin kaupungin tietotekniikkaohjelman 2015-2017 Smart city moduulin
valmennusta – Stadin tilapankin ensimmäinen versio keväällä 2016
• Perustettiin ohjausryhmä viemään innovaatiorahaston hankkeita eteenpäin:
Varaamo, Joustotilat ja Kliffa innovations (selvitys tilojen käytöstä 6aika-
kaupungeissa)
• Tunnistettiin tilateemaan liittyväksi myös Refill – tyhjillään olevien kiinteistöjen
hyötykäyttö ja 6aika –avoimien rajapintojen yhtenäistäminen sekä
• Kanslian huonevarausjärjestelmän uusiminen ja muut kaupungin tilahankkeet
Tilateema tunnistettiin tärkeäksi teemaksi, jolla ei omistajaa kaupungissa,
mutta koskee kaupungin kaikkien toimialojen työntekijöitä ja asiakkaita, ja
sitä on tahtotila kehittää!
10. Tilat avoimeksi - teema
JULKINEN
PITKĂ„AIKAINEN KĂ„YTTĂ–
LYHYTAIKAINEN KĂ„YTTĂ–
SISĂ„INEN
11. Mitä on opittu?
• Tekniset ratkaisut - rajapinnat,
erilaiset tilanvarausjärjestelmät ja
niiden yhteentoimimattomuus,
kulunvalvontaan liittyvät ongelmat
• Prosessit - omistajuus, epäyhtenäiset
ja monimutkaiset käytännöt sekä
tilojen jakamisessa että hinnoittelussa
13. Mitä vauhditetaan 2017 -
prosessit
• Koordinoidaan Tilat avoimeksi -teemaa myös vuonna 2017
• Lisää tiloja ja periaatteiden käyttöönotto
• Kootaan yhteen tilateemaan liittyviä projekteja kaupungin eri yksiköissä ja
luodaan yhteinen roadmap ja visio tilateemalle
• Dokumentoidaan tilateeman opit
• Rakennetaan yhteistyössä ekosysteemiä, jossa yritykset yhtenä toimijana
• Tilat avoimeksi teemalle löydetään vastuutaho, joka suunnittelee ja
koordinoi kokonaisuutta, lisäksi kokeiluilla oltava vastuuhenkilöt
15. Koostetaan sähköiset palvelut
yhdeksi digitaalisten palvelujen
kokonaisuudeksi
Digitaalinen Helsinki –ohjelman 9.12.2016
ohjausryhmän kokouksen esitys
9.12.2016
Päivi Helanto
16. Taustaa
Kasvava tarve lisätä kaupungin eri sähköisten palvelujen
• löydettävyyttä
• käytettävyyttä
• saatavuutta
• toimivuutta siirryttäessä palvelusta ja prosessista toiseen
Haasteina on ollut mm.
• Kaupungin palvelutarjonnan ja tarpeiden laaja kirjo
• Organisaatiolähtöisyys
• Käyttäjätutkimus- ja analytiikkaosaamisen ja resursoinnin puute
• Tietojen siiloutuneisuus eri julkaisukanaviin, IT-järjestelmiin ja
organisaatioihin
17. Mitä kaupungissa on jo tehty tai
tehdään
• Sähköisen asioinnin tavoitearkkitehtuuri
• KAPA ja suomi.fi -palvelut + Helsinki
• Asiakassegmenttikohtaisia,poikkihallinnollisia sivustot
hel.fi/perheentuki, yritysten sähköiset palvelut –sivusto
• Palvelurekisterin hyödyntäminen
• Digitaalisten palvelujen kehittämisohjeistus
• 6Aika Avoin osallisuus ja asiakkuus – kaupunkiyhteisen
asiakaspalvelumallin luominen
18. Mitä vauhditetaan 2017
Lähtötilanteen koostaminen ja
tavoitteiden kirkastaminen
#1
#2
#3
#4
Selvitetään
• Poikkihallinnollisten asiakassegmenttien määrittäminen ja
perheentuki –sivuston kehitysprosessin mallintaminen
• Sähköisen asioinnin tavoitearkkitehtuurin jalkauttaminen
• Benchmarking, yksityiset ja julkiset
Parannetaan (hel.fi & asiointi.hel.fi kokonaisuus)
• Monistetaan perheentuki –sivustomallia ja saadaan aikaiseksi
malli poikkihallinnollisen kokonaisuuden ylläpidolle
• Rakennetaan muutamat palvelupolut ja monistetaan käytäntöjä
• Seurataan KAPA-kehitystä (mm. asiakasnäkymä) ja toimitaan
Kokeillaan ja opitaan (Kaupunkiyhteinen asiakkuus -teema)
• Kevyen tunnistuksen, asiakasprofiloinnin ja MyDatan-ratkaisuja
• Asiakkaan palvelunäkymäkokeilut
• Konseptoidaan ja protoillaan tulevaisuuden digitaalista
palvelukokonaisuutta (”alpha.helsinki”) – käyttökokemus tärkein
• Helsinki asiakkuus vs. Kapa-asiakkuus
Nykyisten palvelujen
löydettävyyden ja
käytettävyyden parantaminen
Tulevaisuuden
palvelukokonaisuutta
hahmottava kokeilu
Asiakkuuksien ja palvelujen
johtamisen kehittäminen Edistetään
• Asiakkuuksien ja palvelujen johtamisen toimintamalliin liittyvää
keskustelua ja yhteistyötä osana palvelujen digitalisointia ja
sähköisten palvelujen kehittämistä
19. Miten vauhditetaan
Kanslia
• Päivi Helanto vastaa kokonaisuudesta
• Digitaalisen Helsingin vauhdittajatiimi
• Verkkoviestintä ja hel.fi -konseptimietintä
• 6Aika Avoin osallisuus- ja asiakkuustiimi ja palvelupolkujen analysoinnissa
• Avoimen ohjelmistokehitys ja prototypointi + toimittajat
• Helsinki Lab tuo käyttäjät mukaan kehittämiseen
Ostopalveluina
• Käyttäjä- ja käytettävyystutkimusta, konseptointia, palvelujen prototypointia ja viestintää
Kaupungin toimialat
• Palvelu- ja omien palveluprosessien kehittäminen
• Yhteiskokeilutoiminta Digiryhmässä (Kaupunkiyhteinen asiakkuus –teema)
• Digitaalisen Helsingin ohjausryhmä johtaa
20. Aikataulu
#1
#2
#3
#4
1.6.2017 uusi
organisaatio
Aiheeseen
liityvät
N. 1.9.2017 hel.fi
uudistus alkaa
Asiakassegmenttikohtaisten sivujen edistäminen
Sähköisen asioinnin tavoitearkkitehtuurin
jalkauttaminen
1. Palvelupolku parannus
Seuraavien palvelupolkujen määritys ja parannus
Kevyen
tunnistuksen
konseptin
konseptointi
Kevyen
tunnistuksen
konseptin
protoilua
Perheentuki –
sivuston
ylläpitomalli
Alpha.helsinki – palvelu-
kokonaisuus
Q1 Q2 Q3 Q4
Asiakasnä-
kymäratkai-
sut kartoitettu
KAPA ja suomi.fi -palvelut
My Data protoilu
Hel.fi konseptin uudelleen mietintä
Asiakkuuksien ja palvelujen johtamisen toimintamalli-yhteistyö
Benchmarkingtyö
23. Digitaalinen Helsinki -verkostoa
Kaupungin tietokeskus
-Helsinki Region Infoshare
-avataan dataa
palvelukehityksen tueksi
Helsinki Loves Developers
-ohjelma digitaalisten palvelujen
kehittäjien aktivoimiseksi
Tietotekniikka- ja
viestintäosasto - DigiHub
-yhteiset kehitysprojektit
-palvelujen koostaminen
-digitaalinen tietoperusta
-kehittämisen välineet
-viestintä
6Aika-kaupunkiyhteistyö
-yhtenäiset datarajapinnat
-asiakaspalveluprosessien ja
asiakaskokemuksen
uudistaminen
-innovaatioalustat ja
yritysyhteistyö
Helsinki Lab
-käyttäjälähtöisen
kehittämisen ja
palvelumuotoilun tuki
kaupungissa
Forum Virium Helsinki
-kaupunki-innovaatiot
-yhteiskehittäminen yritysten kanssa
-Digitaalinen Helsinki –ohjelman
käynnistämisen tuki
Elinkeino-osasto
-yritysyhteistyö ja tuki
-kaupunkibrändi
Oiva-akatemia
-koulutus ja osaamisen
kehittäminen
24. 6Aika - Asiakkuus
ja palvelut
Elinkeinomarkkinointi ja
digitaaliset palvelut
Oiva -
Asiakkuuskokeilu
Kaupunkiyhteisö ja
kokeilut
Lab ja
digi-
palvelut
Lab - yhteensaattaja
DigiHub -
yhteistyö
HRI & Hel Dev
ja pelastuslaitos
Kasvatus ja
koulutus
Digiryhmä - yhteiskokeilut
HKR -
Pysäköinti
28. Painopisteet 2017
1. Palvelujen digitalisointia
edistävän kokeilutoiminnan
ja palvelukehityksen tuki
2. Sähköisten palvelujen
koostaminen yhteentoimivaksi
digitaalisten palvelujen
kokonaisuudeksi
3. Kaupungin strategiatyöhön
osallistuminen
JATKUU
KĂ„YNTIIN
• Yhteiskokeilumalli ja kokeilupankki
käyttöön
• Lisää yhteiskokeiluja
kaupunkitasoisesti eteenpäin
• Digipalveluopas käyttöön
• Käyttäjätutkimus ja benchmarkkaustyö
palvelujen käyttökokemuksen
kehittämiseksi
• Nykyisten palvelupolkujen analysointi ja
palvelukokemuksen parantaminen
• alpha.helsinki – digitaalisen
palvelukokonaisuuden protoilu
• Kaupungin digitaalinen visio ja keskeiset
strategiset toimenpiteet 2017 - 2021
VALMIIKSI
MITEN TEHDÄÄN – USER FIRST & FAIL FAST & INNOVATE
MITÄ TEHDÄÄN – ARJEN PALVELUJEN
SUJUVUUS
MIKSI TEHDÄÄN – YHTEINEN PUNAINEN
LANKA
KESKEISIĂ„ TUOTOKSIA
29. Kehittämisen
teemat ja
menetelmät
Sähköiset
palvelut &
kokonaisuus
Strateginen
suunnittelu
1.6. kaupungin
uusi organisaatio
Aiheeseen liityvät
Kaupungin strategiatyö Vuoden 2018 – 2020 TTO/D-ohjelmakausi suunn.
Q1 2017 Q2 2017 Q3 2017 Q4 2017
Kokeilupankki (ALFA)
Digipalveluopas (BETA)
Asiakkuus-teema? (SELV)
Tilat-teema (BETA)
Asiakkuus-teema? (ALFA)
Tilat-teema (TUOTANTO)
Digipalveluopas (TUOTANTO)
Kokeilupankki (BETA)
Muut kaupunkiyhteiset teemat
Viestintää
Koulutusta
Ohjelman koordinointi ja tuki (palvelulupaus)1.2. Vauhdittajatiimin
vahvistus
P1 Labin tiimi
vahvistus
Palvelupolkujen analysointi ja uudistaminen + asiakassegmenttikohtaiset sivut
6Aika-AOA-Asiakkuuksien ja palvelujen johtamisen toimintamalli -yhteistyö
alpha.helsinki (SELV)
Benchmarkkaus ja hyvät käytännöt
LUONNOS!
alpha.helsinki (ALFA)
Helsinki-
sovellus
Kytkeytyy:
digi.hel.ninja/kehmet/
P9 Hel.fi uudistamisen
konseptointi alkaa
30. Voimavarat
Keskitetty tuki
• Digitaalisen Helsingin vauhdittajatiimin täydentäminen digitaalisen
palvelukehityksen ja palvelukokonaisuuden tueksi
• Yhteistyö Helsinki Labin palvelu- ja kaupunkimuotoilijoiden kanssa
tärkeää
• Kaupunginkanslian ICT-palvelukehitystä, asiakkuutta ja osallisuutta,
viestintää, osaamisen kehittämistä ja yritysyhteistyötä tukevat eri
toimijat
Hankinnat – keskitetty tuki
• Käyttäjä- ja käytettävyystutkimusta, palvelukonseptointia, palvelujen
prototypointia ja viestintää
• Menetelmäkehitystä ja käyttöönottotukea
Kaupungin toimialat
• Huolehtivat osaltaan palvelujen kehittämisestä tehtyjen suositusten
mukaisesti
• Osallistuvat kehittämiseen Digiryhmässä suunnitellun yhteiskokeilu- ja
muun toiminnan kautta
• Ydintoiminnan digitalisaatiosuunnittelu, toimeenpano ja kytkös
kaupungin tulevaan strategiaan
Design
Digital Dialogue
32. Tausta-aineisto
• Painopisteet 2017
• pääkohtien alle listatut toimenpiteet ja aikataulutusta
• Tiedoksi
• Digitaalinen transformaatio – kokemuksia Australiasta
• Stadin tilapankki –palvelu kaupungin työntekijöille – ilmoita
virastosi tila mukaan kokeiluun
33. Painopisteet 2017
1. Palvelujen digitalisointia
edistävän kokeilutoiminnan
ja palvelukehityksen tuki
2. Sähköisten palvelujen
koostaminen yhteentoimivaksi
digitaalisten palvelujen
kokonaisuudeksi
3. Kaupungin strategiatyöhön
osallistuminen
JATKUU
KĂ„YNTIIN
• Yhteiskokeilumalli ja kokeilupankki
käyttöön
• Lisää yhteiskokeiluja
kaupunkitasoisesti eteenpäin
• Digipalveluopas käyttöön
• Käyttäjätutkimus ja benchmarkkaustyö
palvelujen käyttökokemuksen
kehittämiseksi
• Nykyisten palvelupolkujen analysointi ja
palvelukokemuksen parantaminen
• alpha.helsinki – digitaalisen
palvelukokonaisuuden protoilu
• Kaupungin digitaalinen visio ja keskeiset
strategiset toimenpiteet 2017 - 2021
VALMIIKSI
MITEN TEHDÄÄN – USER FIRST & FAIL FAST & INNOVATE
MITÄ TEHDÄÄN – ARJEN PALVELUJEN
SUJUVUUS
MIKSI TEHDÄÄN – YHTEINEN PUNAINEN
LANKA
KESKEISIĂ„ TUOTOKSIA
34. Toimenpiteet
1. Palvelujen digitalisointia edistävän kokeilutoiminnan ja
palvelukehityksen tuki toimialoille
• Digitaalisen Helsingin vauhdittajatiimin resursointi ja projektijohtaminen
• kaupungin digiryhmän toiminnan ylläpitäminen
(http://www.helsinkikanava.fi/www/kanava/fi/videot/video?id=3076)
• yhteiskokeilujen toimintamallin ylläpito ja kehittäminen
• yhteiskokeilujen teemojen suunnittelu, koordinointi ja kokeilujen tukeminen eri tavoin (vrt.
https://digi.hel.fi/projektit/tilat-avoimiksi/)
• kokeiluja ja yhteiskehittämistä tukevan digialustan tuottaminen / käyttöönotto (ideoiden, kokeilujen,
ratkaisujen yhdessä kehittäminen ja mahdollinen rahoittaminen, oppien näkyväksi tekeminen –
harkittava yhteistyö: valtio ja muut kunnat esim. http://kokeilevasuomi.fi/suunnittelukilpailu)
• digitaalisten palvelujen kehittämisohjeistuksen tuottaminen, jatkokehittäminen ja kouluttaminen
(https://digi.hel.fi/projektit/digipalveluopas/
• digitalisaatiosta ja tehdyistä toimenpiteistä viestiminen ja oppien levittäminen
35. Toimenpiteet
2. Sähköisten palvelujen koostaminen yhteentoimivaksi
digitaalisten palvelujen kokonaisuudeksi
• ”alpha.helsinki” – digitaalinen palvelujen kokonaisuus käyttäjälähtöisenä julkisena prototyyppinä* -
kokonaisuuden suunnittelu, projektointi, toteutus, jatkuvuuden suunnittelu sekä oppien dokumentointi
(UI – UX – teknologiavalinnat)
• yleisen käyttökokemuksen (loppukäyttäjät, työntekijät) kehittäminen
• >käyttäjän tarpeisiin ja preferensseihin perustuvat palvelunäkymät & toiminnot
• >käytetyimpien palvelujen palvelupolkujen uudelleenmuotoilu. Esim. alkuun pysäköinti,
hammashoito, vuokra-asunnon hakeminen, päivähoitoon hakeutuminen ja osallisuuspalvelut.
• >kohderyhmäkohtaisten sisältöjen hyödyntäminen
• + mahdollinen kytkös Helsinki-sovellukseen tai muihin kokeilualustoihin
• Lähtötilanteen koostaminen: mitä odotetaan kaupungin digitaalisilta palveluilta nyt ja tulevaisuudessa – keskeisten
kehityskohteisen tunnistaminen (olemassaolevat lähteet ja uudet lähteet)
• Benchmarkkaustyö: kenestä ottaa mallia kokonaisuuden kehittämisessä (olemassaolevat lähteet ja uudet lähteet)
• Asiakkuuksien ja palvelujen johtamisen visiotyön edistäminen (6Aika-Avoin osallisuus ja asiakkuus -tiimi tukee)
36. Toimenpiteet
3. Kaupungin strategiatyöhön osallistuminen
• Muiden kaupunkien ja meille keskeisten toimijoiden digitalisaatiostrategioiden
benchmarkkaustyö
• Keskeisten kaupunkiyhteisten ja toimialakohtaisten (ml. kanslia)
digitalisaatiotavoitteiden ja näistä johdettujen toimenpiteiden koostaminen toimialojen
digitalisaatiovisioista osaksi kaupungin uutta strategiaa
• Helsingin digitaalisen vision muodostaminen - digitalisaation muutosajurit ja niiden
tuoma murros kaupungissa (esim. teknologiset megatrendit ja sosioekonomiset
muutosajurit)
• Optio (idea): palvelujen digitalisaation johtamisen väline - digitalisaatiokehikon laatiminen kaupungin palveluille: mille
palveluille on suurin kysyntä > mitkä voidaan sähköistää > mitkä näistä on sähköistetty > mitkä näistä on
sähköistetty hyvin > mihin haetaan kokonaan uusia ratkaisuja ja kokeilun paikkoja
38. Stadin tilapankki -kokeilu kaupungin
työntekijöille – ilmoita tilasi mukaan
Tilojen käytön tehostaminen kehittämiskohteena etenee usealla rintamalla Digitaalinen Helsinki ohjelman tuella
Kaupungin työntekijöiden Stadin tilapankki –kokeilu on nyt käynnistetty jopa n. 100 työpisteen
resurssiperustalla!
Lue uutinen: http://helmi.hel.fi/Uutiset/Sivut/Kokeile-liikkuvan-työntekijän-Stadin-tilapankkia.aspx
Olemme käynnistäneet koko kaupungin yhteiskäyttöisten neuvottelu- ja työhuoneiden kokeilun. Etsimme virastojen
toimipaikoista kaupunkiyhteiseen käyttöön soveltuvia neuvottelu- ja työhuonetiloja. Tavoitteena on tehostaa tilojen käyttöä,
muodostaa tilojen tietovaranto, tukea liikkuvan työn tekemistä, virastojen yhteistyötä ja paperittoman toimiston ideaa.
Löytyykö virastostanne yhteiskäyttöön soveltuvia tiloja? Olemme keräämässä tietoja niistä.
(Tiloja ovat jo kuvailleet: Hkr, Ksv, KV, Rakvv, Tieke, Ymk ja Kanslia). Alamme etsiä parhaita käytäntöjä yhteiskäyttöisistä
tiloista käyttäjiltä kokemuksia keräten. Tilakuvausten kirjaaminen tapahtuu Kanslian toimesta toistaiseksi, mutta tavoite on
muodostaa vastuuverkosto tietojen ylläpitämiseksi.
Ole yhteydessä: outi.hermans@hel.fi
Lisätietoa: https://digi.hel.fi/projektit/tilat-avoimiksi/stadin-tilapankki/ ja https://digi.hel.fi/projektit/tilat-avoimiksi/