Document management in your company
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Proposta per un sistema documentale 1. Lo scenario di riferimento 2. Sistema Documentale in YCo - Il disegno «a tendere» - La soluzione proposta 3. L’approccio ad un «Progetto Pilota»
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- 1. Document Management in YCo Proposta per un sistema documentale Giovanni Rota| CTO| Chief Technology Officer Altea www.alteanet.it | altea@alteanet.it | grota@alteanet.it
- 2. Sommario • Lo scenario di riferimento • Sistema Documentale in YCo – Il disegno «a tendere» – La soluzione proposta • L’approccio ad un «Progetto Pilota» Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way 2 PAG
- 3. Sistema Documentale - Perchè 1/2 • Garantire la disponibilità del documento richiesto, e questo ovunque voi siate • Garantire rapidità e efficienza nell’individuazione e reperimento del documento di interesse nell’ambito dell’attività di processo • Diminuire drasticamente il numero e la movimentazione dei documenti cartacei e ridurre il tempo perso nella ricerca manuale di un documento • Ridurre i rischi connessi alla perdita di documenti, assicurando adeguata sicurezza e privacy • Migliorare la comunicazione con i dipendenti, i partner e i clienti/fornitori Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way 3 PAG
- 4. Sistema Documentale - Perchè 2/2 • Assicurare il governo e tracciabilità dei passi di redazione di un documento: Check- In/Out - controllo della versione principale e minore • Eliminare le difficoltà operative che derivano dal fatto che uno stesso documento cartaceo non può essere consultato da più persone contemporaneamente • Disporre delle informazioni su chi ha creato, chi ha aggiornato un documento, quando la versione è stata creata, quando è stata aggiornata • Assicurare la trasmissione e la conservazione di documenti autentici, cioè integri e di provenienza certa e identificata • Assicurare conformità a legislazioni e normative vigenti, come a procedure aziendali Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way 4 PAG
- 5. CM – Le due prospettive esaminate Aspetti caratterizzanti i sistemi di Content Management “Transactional” e i sistemi “Active” Transactional Content Active Content Caratteristiche Capture Document Management Imaging & Workflow WEB Content Management Reale Valore È nella «transazione» È nel contenuto Scopo Supportare, registrare o verificare Creazione di contenuti una «transazione» Condivisione della conoscenza Dati Disponibilità di schemi per estrarre i Difficili da estrarre o dati durante il processo di gestione categorizzare Consumo Singola o limitate versioni Numerose revisioni Accesso preferenziale mediante Condivisione diffusa applicazioni aziendali (es. Gestionale) Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way 5 PAG
- 6. CM – Le due prospettive esaminate Aspetti caratterizzanti i sistemi di Content Management “Transactional” e i sistemi “Active” Transactional Content Active Content Tipi di Contenuto Immagini da scanner Documenti Office Computer Reports Contenuti WEB Forms Corporate Records FAX Cataloghi Prodotto Corporate Records Media (immagini e video) Messaggi (blog/discussion) Esempi Fatture Offerte Ordini Documentazione tecnica Documenti di spedizione Materiale per Training Dichiarazioni fiscali Business Plan Comunicazioni aziendali Self-Service Clienti Contratti Tecnologie a Imaging Document Management supporto Document output mngt Records Management Document Management Web Content Management Workflow / BPM Workflow/ BPM E-forms Portal Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way 6 PAG
- 7. Possibile approccio progettuale Introduzione graduale, a Steps, di un sistema «integrato» di Gestione Documentale a) Introduzione di un sistema (“Piattaforma gestione documentale”) per l’acquisizione dei documenti provenienti dall’esterno (es. Ord. CLI, fatture FOR) con l’obiettivo di “eliminare” i documenti cartacei dai processi interni (“Dematerializzazione”) , assicurando un unico “repository” aziendale in cui archiviarli e renderli disponibili agli operatori interni. b) Estensione anche agli altri documenti aziendali (es. SK prodotto, Manuali, relazioni tecniche o amministrative, …) utilizzando le funzioni tipiche messe a disposizione della piattaforma introdotta quali, ad esempio, gestione delle versioni, gestione e controllo dei flussi approvativi, ….. c) Estensione del sistema ai documenti prodotti dal sistema gestionale interno (es. Fatture clienti) con l’obiettivo di avere un unico archivio documentale “dematerializzato” dove archiviare, reperire e distribuire - anche all’esterno - i “documenti” del ciclo attivo e passivo. d) Abilitazione della componente di “estrazione” dati dai documenti ricevuti e implementazione di funzioni di “registrazione” automatica delle informazioni all’interno del sistema gestionale «ERP» (es. registrazione degli ordini clienti o delle bolle di consegna fornitore) • In un qualsiasi momento a valle del completamento della fase di dematerializzazione potrà essere attivato il “servizio” di Conservazione Sostitutiva. Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way 7 PAG
- 8. Schema della soluzione Piattaforma di gestione documentale Architettura «a tendere» Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
- 9. Piattaforma gestione documentale Document Automation - Overview Viene proposta una soluzione «strategica» che permetta lo scambio di documenti e informazioni rivoluzionando la comunicazione e i processi aziendali basati sulla carta. La piattaforma consente di automatizzare lo scambio dei documenti aziendali tra clienti, business partner e fornitori indipendentemente dalla loro origine, dal formato o dalla loro destinazione. Capture Read Route Format Transport BUSINESS RULES Fax & Mail on Demand Paper Documents (scan) Sales Orders Invoices Email Purchase Order Fax Confirmations Emails Remittance Advice Proposals Piattaforma Print Confirmations Print Contracts di Document Archive Letters Account receivable Automation XML Faxes Purchase requisition Quotes Reports SMS Invoices E-documents (XML, idocs,…) … Web Publishing … ERP, CRM, Legacy Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way PAG 9
- 10. Architettura «a tendere» Gestione documentale “integrata” WEB / Extranet Conservazione Sostitutiva Documenti Content Servizi / Applicazioni Metadati Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way 10 PAG
- 11. Caratteristiche del sistema Benefici attesi • Sperimentare ed acquisire esperienze (in termini di nuove competenze e nuove prassi di lavoro) rispetto all’obiettivo della completa smaterializzazione della carta nell’attività di ufficio; • Utilizzo di una infrastruttura documentale omogenea, sia di natura tecnica che organizzativa. Tale omogeneità assicura e favorisce la circolarità dei documenti fra i diversi settori aziendali e, ovviamente, fra uffici appartenenti allo stesso settore; • Gestione dei processi relativi ai singoli documenti(/uffici) definibili a priori (ad es., gestione ordini), attraverso l’applicazione di un motore di workflow integrato alla piattaforma di gestione documentale ; • Introdurre, attraverso una gestione centralizzata del sistema, maggiori garanzie in termini di sicurezza nella rintracciabilità dei documenti, nella gestione dei backup, nella accessibilità controllata agli archivi documentali per le attività di gestione corrente dei documenti e delle «pratiche». Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way 11 PAG
- 12. Il Punto di partenza: Implementazione di un prototipo «funzionante» Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
- 13. L’approccio Metodologico Analisi fabbisogni e mappatura di valore e fattibilità 1 Individuazione della soluzione (Active vs. Transactional) 2 Creazione “Business Case” (Il processo da gestire nel “Prototipo funzionante”) 3 Piano di sviluppo del Prototipo (Pilota) 4 Deployment 5 Messa “in esercizio” 6 7 Valutazione Espansione 8 Affinamento Revisione Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way 13 PAG
- 14. Scenario d’azione Possibile PdL S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S.. S.. Individuazione e Definizione Messa Sviluppo del Prototipo Analisi del “Case” “Prototipo” in esercizio Formazione Formazione Utenti Utenti Attivazione Servizio di AM Valutazione, Affinamento, Revisione Analisi (altri) fabbisogni e Espansione Sistema Mappatura di valore e fattibilità M1 M2 Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way PAG 14
- 15. Ipotesi schema di processo Fase 1 : «Prototipo» 1 Applicazione di bar- 2 Scansione dei 3 Estrazione via «OCR» 4 Verifica documenti e 5 Registrazione in NAV code sui documenti documenti dei metadati metadati estratti, via con supporto da scansire ed «barcodati», Share Point, e documento inserire a sistema, eventualmente con validazione «digitalizzato» fornito eventualmente sistema Lettura e (NB. Se attivata «soluz. 3» da Share Point «pacchettizzati» multifunzione 3a registrazione è possibile attivare accessi ai sistemi «manuale» dei gestionali per verifiche metadati «automatizzate») • Fornitore 2 3 • Num. Docum. • Data Doc • ……. 4 5 Documenti Scanner in Ingresso Documenti Archiviati 3a Approvato 1 Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way PAG 15
- 16. Dettaglio fase di «Prototipo» Evidenza delle componenti di Progetto Voce Soluzione 3 Soluzione 3a Note Piattaforma per automatizzare lo scambio dei documenti aziendali . Gestione di documenti in Inbound ed in Outbound. Esker DeliveryWare Capacità di interfacciarsi con le basi-dati aziendali per la verifica dei dati «estratti» dai documenti ed, eventualmente, per attivazione di «registrazioni automatiche» Connettore Dynamic Document Capture (DDC) - Componente che permette riconoscimento ed Software Esker Inbound OliTouch <> «estrazione» automatica dei dati dai documenti (OCR) SharePoint Connettore per «trasferire» documenti e metadati dal device OliTouch a Share Point Piattaforma MS che abilita la condivisione delle informazioni tra le persone e che Share Point permette la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti Generatore di BarCode Programma per la creazione dei codici a barre (BarCode) Touch screen interfacciato allo scanner per la scansione e classificazione del na Device OliTouch documento. Utilizza in maniera semplice le tecnologie OCR per la classificazione del documento Hardware Server per l’installazione e l’erogazione del sistema proposto, comprensivo delle Server componenti di storage (non quotato, da definire anche in relazione a quanto già presente in azienda ed alla attività di assessment in corso per il sistema eMailing) Attività di analisi di dettaglio per la definizione della soluzione da implementare. Analisi e definizione della soluzione Prevede la definizione dei processi di gestione dei documenti. Servizi Implementazione Sistema Installazione ed attivazione delle componenti SW ed applicative previste. Formazione utenti Formazione utenti (prevista 1 sessione di corso) Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way PAG 16