eOrganization - a better way to manage your company's support information
Download as pptx, pdf0 likes240 views
Zenith Consulting se concentrează pe eficiența operațională, reducerea costurilor și facilitarea schimbării prin organizarea și structura informațiilor de suport, esențiale pentru colaborarea angajaților. Compania oferă soluții care facilitează accesul la informații, îmbunătățind astfel performanța și reducând efortul necesar în activitățile zilnice. Cu o experiență de peste 20 de ani, Zenith Consulting ajută organizațiile să creeze cele mai bune condiții pentru inovare și creștere.
eOrganization - a better way to manage your company's support information
- 1. ZENITH Consulting Eficienta operationala Reducerea costurilor Facilitarea schimbarii Stimularea inovatiei “Nu poti face o floare sa creasca mai repede tragand-o de frunze. Poti insa sa ii creezi cele mai bune conditii pentru a creste” Ettiene Wenger
- 2. 2 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Cat de bun este un sistem de organizare • Cand un angajat nou se familiarizeaza usor cu noul job si cu functionarea companiei in general • Atunci cand apare o schimbare, ea se propaga cu usurinta in organizatie • Taskurile frecvente, mai ales cele inter-departamentale se desfasoara eficient • Exista fluxuri formale de feedback • Atunci cand un angajat pleaca, cunostintele sale de baza raman in organizatie
- 3. 3 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Angajații sunt doar colegi sau lucrează împreună? Angajații sunt mult mai eficienți atunci când colaborează • Se ajută între ei • Împărtășesc informații, experiențe și cunoaștere • Distribuie informatii specifice rolului lor in organizatie
- 4. 4 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei De ce tipuri de informatii au angajatii nevoie nevoie ca sa colaboreze? • Informatii de tip operational (comenzi, date clienti, facturi, salarii, etc) Sunt gestionate de sisteme in care s-a investit considerabil Adreseaza partea repetitiva a activitatii umane • Informatii de tip suport sau colaborativ (cum fac, cu cine, de ce, cand, cine ma ajuta, ce e nou, etc) Sunt legate de invatare, adaptabilitate, motivare, inovatie, schimbare Aceste informatii sunt dispersate pe servere de fisiere sau intranet, comunicate pe mail sau prin viu grai In general, ele nu sunt organizate si gestionate
- 5. 5 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Informații de tip suport • Noutăți și ultimele schimbări • Metode și proceduri de lucru • Trebuie să fie ușor de găsit • În plus față de documentele oficiale, deseori sunt necesare explicații și clarificări • Cele mai bune practici • Povești de succes și lecții învățate • Întrebări frecvente • Persoane de contact
- 6. 6 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Cât de importantă este informația suport? Este precum uleiul pentru un motor, face ca diferitele componente să funcționeze bine împreună • Ulei bun – performanțe mari și costuri de întreținere mici • Ulei slab – performanțe scăzute și costuri mari
- 7. 7 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Disponibilitatea informatiei de tip suport • Daca o informatie nu este facil accesibila, ea nu exista! • Un mesaj trimis pe email ajunge alaturi de alte mii de mesaje • Un mesaj este trimis atunci cand are nevoie expeditorul sau; el este “consumat” atunci cand are nevoie destinatarul, iar acesta va trebui sa compileze mai multe mai multe mesaje primate pe aceeasi tema • Pe un server de fisiere, un fisier este in mai multe subfoldere, poate fi greu de gasit • Pe un server de fisiere, numai numele fisierului iti spune despre ce este vorba in el • Chiar daca informatiile de care am nevoie sunt pe intranet, ele trebuie grupate astfel incat sa am acces facil la el atunci cand cand trebuie sa finalizezi un task Daca articolele pe de site-ul tau preferat ar fi salvate ca si documente in foldere si subfoldere sau ti-ar fi trimise toate pe mail, le-ai mai citi?
- 8. 8 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Când devine critică informația suport? • Atunci când organizația are nevoie de schimbare Orice schimbare se propaga in organizatie sub forma de informatie suport. Daca e bine gestionata, schimbarea va fi facila, daca nu, rezultatele nu vor fi optime. • Atunci când se dorește o mai bună sinergie între departamente Modul de lucru al fiecarui department, serviciile oferite, informatii pe care le distribuie catre alte departamente sunt informatii de tip suport • Atunci când se dorește eficientizarea activităților de suport reducerea efortului pentru taskuri repetitive prin construirea de baze de cunostinte
- 9. 9 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Cine suntem? • Consultanti de business si dezvoltatori de software • Ajutam angajatii si partenerii de afaceri sa colaboreze mai efficient din 2003
- 10. 10 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Ce facem? Generam si structuram informația suport astfel încât angajatii sa isi poata atinge mai usor obiectivele operationale Educare Colaborare Organizare Informare Motivare
- 11. eOrganizationZENITH Consulting Arhitectura informationala Serviciu suport Serviciu suport Serviciu suport Serviciu suport Serviciu suport Servicii furnizate intern Servicii de informare Colectare de feedback Operatiuni Vanzari Zone operationale/vanzari - Informatii proprii / dashboard - Informatii furnizate de serviciile suport Servicii suport - Servicii oferite in intern - Servicii de informare interna - Colectare de feedback
- 12. 12 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Cum facem? • Construim • Canale de informare • Canale de educare • Canale de feedback • Cataloage de servicii • Interfete pentru departamentele suport • Librării de proceduri, instrucțiuni, formulare, etc • Detaliem procesele principale (modificări recente, proceduri, formulare, documentație suport, întrebări frecvente, persoane de contact)
- 13. 13 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Ce rezultă? • Canale de comunicare care permit angajaților să interacționeze mai eficient unii cu alții • O bază de cunoștințe care permite angajaților să deruleze procese interne cu un efort mai mic • Extragerea și structurarea cunoașterii tacite (care se află în capul angajaților) și punerea ei la dispoziția celorlalți angajați
- 14. Examplu pentru o echipa de vanzari Stiri Mesaj motivational de la top management Idei de la un specialist Live KPI Calendar de echipa Discutie pe o tema lunara Case studies Agregarea tuturor informatiilor relevante faciliteaza accesul la informatie faciliteaza performanta
- 15. 15 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Examplu pentru o pagina de suport pentru un proces Schimbari recente Mesaj motivational de la management Aspecte practice de la un specialist Linkuri catre resurse. Acestea se pot regasi pe intranet sau pe servere de fisiere Intrebari frecvente Access to applications Persoane de contact
- 16. 16 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Merita efortul? • Intranetul reprezinta un canal de comunicare cu un randament mult mai bun decat mailul, serverul de fisiere sau comunicarea informala >> acuratete crescuta • Daca angajatul in loc sa isi intrebe colegul cum sa isi faca treaba se uita pe un knowledge base pe intranet >> schimbarea devine mult mai facila • Atunci cand am la un loc toate informatiile legate de un task >> costuri mai mici Tipic returul investitiei se face in mai putin de un an
- 17. 17 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Este doar ceva “nice to have”? Organizarea, eficienta operationala, reducerea costurilor, facilitarea schimbarii si stimularea inovatiei sunt “nice to have”?
- 18. 18 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei better together “Nu poti face o floare sa creasca mai repede tragand-o de frunze. Poti insa sa ii creezi cele mai bune conditii pentru a creste” Ettiene Wenger ZENITH Consulting +4 021.317.51.00 office @ zen-it.ro