eOrganization - a better way to manage your company's support information
Download as PPTX, PDF
0 likes240 views
Companies work with two types of information: operational (typically managed by ERPs, CRMs, HRISs and the like) and support information (changes, best practices, success stories, employee knowledge, aso.) Properly managing the later will greater increase your organization's efficiency and ability to change and innovate.
eOrganization - a better way to manage your company's support information
- 1. ZENITH Consulting Eficienta operationala Reducerea costurilor Facilitarea schimbarii Stimularea inovatiei Nu poti face o floare sa creasca mai repede tragand-o de frunze. Poti insa sa ii creezi cele mai bune conditii pentru a creste Ettiene Wenger
- 2. 2 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Cat de bun este un sistem de organizare Cand un angajat nou se familiarizeaza usor cu noul job si cu functionarea companiei in general Atunci cand apare o schimbare, ea se propaga cu usurinta in organizatie Taskurile frecvente, mai ales cele inter-departamentale se desfasoara eficient Exista fluxuri formale de feedback Atunci cand un angajat pleaca, cunostintele sale de baza raman in organizatie
- 3. 3 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Angajaii sunt doar colegi sau lucreaz 樽mpreun? Angajaii sunt mult mai eficieni atunci c但nd colaboreaz Se ajut 樽ntre ei mprtesc informaii, experiene i cunoatere Distribuie informatii specifice rolului lor in organizatie
- 4. 4 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei De ce tipuri de informatii au angajatii nevoie nevoie ca sa colaboreze? Informatii de tip operational (comenzi, date clienti, facturi, salarii, etc) Sunt gestionate de sisteme in care s-a investit considerabil Adreseaza partea repetitiva a activitatii umane Informatii de tip suport sau colaborativ (cum fac, cu cine, de ce, cand, cine ma ajuta, ce e nou, etc) Sunt legate de invatare, adaptabilitate, motivare, inovatie, schimbare Aceste informatii sunt dispersate pe servere de fisiere sau intranet, comunicate pe mail sau prin viu grai In general, ele nu sunt organizate si gestionate
- 5. 5 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Informaii de tip suport Nouti i ultimele schimbri Metode i proceduri de lucru Trebuie s fie uor de gsit n plus fa de documentele oficiale, deseori sunt necesare explicaii i clarificri Cele mai bune practici Poveti de succes i lecii 樽nvate ntrebri frecvente Persoane de contact
- 6. 6 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei C但t de important este informaia suport? Este precum uleiul pentru un motor, face ca diferitele componente s funcioneze bine 樽mpreun Ulei bun performane mari i costuri de 樽ntreinere mici Ulei slab performane sczute i costuri mari
- 7. 7 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Disponibilitatea informatiei de tip suport Daca o informatie nu este facil accesibila, ea nu exista! Un mesaj trimis pe email ajunge alaturi de alte mii de mesaje Un mesaj este trimis atunci cand are nevoie expeditorul sau; el este consumat atunci cand are nevoie destinatarul, iar acesta va trebui sa compileze mai multe mai multe mesaje primate pe aceeasi tema Pe un server de fisiere, un fisier este in mai multe subfoldere, poate fi greu de gasit Pe un server de fisiere, numai numele fisierului iti spune despre ce este vorba in el Chiar daca informatiile de care am nevoie sunt pe intranet, ele trebuie grupate astfel incat sa am acces facil la el atunci cand cand trebuie sa finalizezi un task Daca articolele pe de site-ul tau preferat ar fi salvate ca si documente in foldere si subfoldere sau ti-ar fi trimise toate pe mail, le-ai mai citi?
- 8. 8 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei C但nd devine critic informaia suport? Atunci c但nd organizaia are nevoie de schimbare Orice schimbare se propaga in organizatie sub forma de informatie suport. Daca e bine gestionata, schimbarea va fi facila, daca nu, rezultatele nu vor fi optime. Atunci c但nd se dorete o mai bun sinergie 樽ntre departamente Modul de lucru al fiecarui department, serviciile oferite, informatii pe care le distribuie catre alte departamente sunt informatii de tip suport Atunci c但nd se dorete eficientizarea activitilor de suport reducerea efortului pentru taskuri repetitive prin construirea de baze de cunostinte
- 9. 9 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Cine suntem? Consultanti de business si dezvoltatori de software Ajutam angajatii si partenerii de afaceri sa colaboreze mai efficient din 2003
- 10. 10 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Ce facem? Generam si structuram informaia suport astfel 樽nc但t angajatii sa isi poata atinge mai usor obiectivele operationale Educare Colaborare Organizare Informare Motivare
- 11. eOrganizationZENITH Consulting Arhitectura informationala Serviciu suport Serviciu suport Serviciu suport Serviciu suport Serviciu suport Servicii furnizate intern Servicii de informare Colectare de feedback Operatiuni Vanzari Zone operationale/vanzari - Informatii proprii / dashboard - Informatii furnizate de serviciile suport Servicii suport - Servicii oferite in intern - Servicii de informare interna - Colectare de feedback
- 12. 12 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Cum facem? Construim Canale de informare Canale de educare Canale de feedback Cataloage de servicii Interfete pentru departamentele suport Librrii de proceduri, instruciuni, formulare, etc Detaliem procesele principale (modificri recente, proceduri, formulare, documentaie suport, 樽ntrebri frecvente, persoane de contact)
- 13. 13 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Ce rezult? Canale de comunicare care permit angajailor s interacioneze mai eficient unii cu alii O baz de cunotine care permite angajailor s deruleze procese interne cu un efort mai mic Extragerea i structurarea cunoaterii tacite (care se afl 樽n capul angajailor) i punerea ei la dispoziia celorlali angajai
- 14. Examplu pentru o echipa de vanzari Stiri Mesaj motivational de la top management Idei de la un specialist Live KPI Calendar de echipa Discutie pe o tema lunara Case studies Agregarea tuturor informatiilor relevante faciliteaza accesul la informatie faciliteaza performanta
- 15. 15 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Examplu pentru o pagina de suport pentru un proces Schimbari recente Mesaj motivational de la management Aspecte practice de la un specialist Linkuri catre resurse. Acestea se pot regasi pe intranet sau pe servere de fisiere Intrebari frecvente Access to applications Persoane de contact
- 16. 16 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Merita efortul? Intranetul reprezinta un canal de comunicare cu un randament mult mai bun decat mailul, serverul de fisiere sau comunicarea informala >> acuratete crescuta Daca angajatul in loc sa isi intrebe colegul cum sa isi faca treaba se uita pe un knowledge base pe intranet >> schimbarea devine mult mai facila Atunci cand am la un loc toate informatiile legate de un task >> costuri mai mici Tipic returul investitiei se face in mai putin de un an
- 17. 17 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei Este doar ceva nice to have? Organizarea, eficienta operationala, reducerea costurilor, facilitarea schimbarii si stimularea inovatiei sunt nice to have?
- 18. 18 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei better together Nu poti face o floare sa creasca mai repede tragand-o de frunze. Poti insa sa ii creezi cele mai bune conditii pentru a creste Ettiene Wenger ZENITH Consulting +4 021.317.51.00 office @ zen-it.ro