Exp imp-bab-04
- 1. BAB IV MANAJEMEN DAN ORGANISASI IV.1. ORGANISASI Penyusunan struktur organisasi PT XYZ didasarkan kepada fungsi-fungsi yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Tujuan PT XYZ seperti layaknya tujuan perusahaan yang sehat, yaitu untuk mendapatkan keuntungan yang layak bagi pemegang saham dan memberikan kepuasan bagi semua pihak yang berhubungan dengan perusahaan (karyawan, pemerintah dan konsumen), serta tanpa mengabaikan kelangsungan dan kesinambungan usaha pada masa depan. PT XYZ dipimpin oleh Bapak Andika. Dibantu oleh 3 orang manajer. Fungsi dari pimpinan/direksi adalah sebagai pelaksana kegiatan (eksekutif) perusahaan, meliputi perencanaan dan pelaksanaan operasi perusahaan sehari-hari. Dalam tugas sehari-harinya, direktur dibantu oleh 3 orang manajer yang membawahi beberapa bagian, terdiri dari: 1. Manajer Pemasaran. 2. Manajer Administrasi dan Operational. 3. Manajer Keuangan, Umum dan Personalia. Agar dapat menjalankan fungsi tujuan tersebut diatas, maka disusun suatu struktur organisasi sebagai berikut: Gambar IV.1. Struktur Organisasi PT XYZ DEWAN KOMISARIS DIREKTUR ADMINISTRASI & MANAJER MANAJER KEUANGAN & OPERATIONAL PEMASARAN PERSONALIA SALES SALES Enjiniring Div Panel Maker Div. Penjualan Distributor & Kontraktor Fungsi para manajer adalah sebagai pelaksana dari fungsi-fungsi pokok dalam operasi perusahaan. Para manajer membawahi beberapa staf dan tenaga pelaksana. Adapun tugas dan tanggung jawab tiap departemen adalah sebagai berikut : IV.1.1. Departemen Pemasaran Departemen ini dipimpin oleh seorang manajer dan dibantu oleh 3 divisi dan beberapa staf pemasaran dan enjiniring. 3 divisi tersebut adalah divisi penjualan Panel Maker, Divisi Trading (distributor) dan divisi Enjiniring. Tugas dan fungsi bagian pemasaran, antara lain : Divisi Penjualan Panel Maker dan Divisi Trading (distributor) adalah: 1. Mengenal dan mencari informasi mengenai pasar. 2. Membantu suatu sistem enjiniring dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan. 3. Melaksanakan penerimaan pesanan dari konsumen. 4. Melakukan promosi dan mencari trobosan pemasaran baru. 5. Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan harga yang telah ditetapkan perusahaan. Bagian dari buku Menggali Potensi Wirausaha, Penulis: Ir. Harmaizar Z., dkk 1
- 2. Divisi Enjiniring, adalah 1. Mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang secara langsung berhubungan dengan analisa produk. 2. Melakukan pemeriksaan terhadap kualitas produk. 3. Melakukan uji coba sesuai dengan persyaratan teknis yang berlaku. 4. Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya pengiriman barang, kwantitas produk. 5. Bertanggung jawab terhadap penjelasan cara penggunaan produk. 6. Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pengumpulan data teknis. IV.1.2. Departemen Keuangan dan Personalia Departemen Umum, Keuangan dan Personalia dipimpin oleh seorang manajer yang dibantu oleh beberapa staf. Tugas dan tanggung jawab bagian keuangan antara lain: 1 Melaksanakan pembelian, pembayaran dan penagihan serta masalah-masalah lainnya di perusahaan yang berhubungan dengan transaksi keuangan. 2 Merencanakan, melakukan implementasi dan menyiapkan anggaran perusahaan dan cash flow perusahaan. 3 Menjalankan kegiatan pembukuan perusahaan, akuntansi biaya, laporan keuangan. 4 Melakukan analisa laporan keuangan untuk mengetahui perkembangan usaha dan kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam pembukuan perusahaan. 5 Melaksanakan penggajian dan fungsi kesejahteraan karyawan. 6 Merencanakan kebutuhan tenaga kerja dan melaksanakan recruitment karyawan. 7 Melaksanakan dan mengkoordinir tugas-tugas yang berhubungan dengan tata usaha. 8 Mengurus dan mengkoordinir rumah tangga kantor. 9 Melaksanakan absensi karyawan. IV.1.3. Departemen Administrasi dan Operational Tugas dan tanggung jawab bagian Umum dan Personalia yang utama adalah mengatur dan mengontrol keadaan kantor, antara lain: 1. Mengurus dokumen ekspor dan impor. 2. Mengurus pengepakan barang perkebunan. 3. Mengurus pengiriman barang lokal dan ekspor. 4. Mengurus penerimaan barang impor atau lokal. 5. Mencari sumber produk baru perkebunan. 6. Mengurus dan merencanakan area perkebunan baru (pengembangan produk). IV.2. MANAJEMEN PERUSAHAAN Salah satu unsur penting dari organisasi adalah manajemen, yaitu cara-cara pengolahan dan pendayagunaan sumber-sumber perusahaan dan lingkungan dalam menjalankan organisasi perusahaan. Sedapat mungkin manajemen tersebut menganut prinsip-prinsip manajemen modern yaitu perencanaan, organisasi, pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian. Aspek-aspek manajemen yang perlu diperhatikan antara lain meliputi : IV.2.1. Manajemen Tenaga Kerja Meliputi: 1. Penentuan jumlah dan kualifikasi personil yang sesuai dengan fungsi dan tugasnya di bidang masing-masing. 2. Sedapat mungkin tenaga kerja menggunakan tenaga lokal dan berasal dari daerah sekitar lokasi. Hal ini disamping dapat menekan biaya recruitment pegawai juga bertujuan membuka lapangan kerja baru bagi penduduk disekitar lokasi. 3. Memberikan pendidikan dan latihan personil sesuai dengan bidang/fungsi-fungsi yang ada untuk memperlancar jalannya usaha dan mengningkatkan profesionalisme. 2. Melakukan pembinaan karyawan, baik moril maupun materil untuk meningkatkan motivasi dan kegiatan kerja personil. Bagian dari buku Menggali Potensi Wirausaha, Penulis: Ir. Harmaizar Z., dkk 2
- 3. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan setelah rencana pengembangan elektrikal dan perkebunan berjalan 100% (tahun 2005) dapat dilihat pada tabel dibawah ini: Tabel IV-1 Perhitungan Jumlah Karyawan dan gaji (Rp 000) Jumlah Gaji/bulan/ Gaji/tahun NO Jabatan Gaji/bulan (orang) orang (13 bulan) 1 Direktur 1 7.500 7.500 97.500 2 Sekretaris 1 2.000 2.000 26.000 3 Manajer Pemasaran 1 4.000 4.000 52.000 4 Staf Pemasaran 4 1.500 6.000 72.000 6 Manajer Adm. & Oper. 1 4.000 4.000 52.000 7 Staf Adm & Oper 9 1.500 13.500 175.000 8 Manajer Keu & Person. 1 4.000 4.000 52.000 9 Staf Keuangan 3 1.500 4.500 58.500 11 Staf Peronalia 5 1.000 5.000 65.000 12 Receiptionis 2 1.000 2.000 26.000 13 Office Boy 4 600 2.400 31.200 14 Colektor 3 1.000 3.000 39.000 Total 35 57.900 746.200 IV.2.2. Manajemen Pemasaran Meliputi: 1 Pemilihan pasar dengan terlebih dahulu mengadakan survei pasar untuk mengetahui potensi pasar dan keinginan konsumen. 2 Melakukan penelitian pasar pengumpulan data terus menerus yang bersifat ringan 3 Melakukan penelitian pasar berkala yang bersifat berat 4 Menentukan kebijakan harga jual dengan memperhitungkan biaya, sifat/karakter produk (competitive product atau tidak) dan juga mempertimbangkan saingan dari perusahaan sejenis. 5 Menjaga dan menepati jadwal penyelesaian order ke konsumen, serta relasi usaha lainnya. == 0 == Bagian dari buku Menggali Potensi Wirausaha, Penulis: Ir. Harmaizar Z., dkk 3